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Procore

(Bêta) Créer un modèle de flux de travail personnalisé

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 Important
Cet article décrit les étapes de création d'un modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise. Certaines fonctionnalités répertoriées sont en version bêta fermée et peuvent ne pas être disponibles. Pour plus d'informations sur les outils disponibles dans la version bêta ouverte, consultez À propos du programme bêta de Workflows . 

Objectif 

Créer un modèle de flux de travail personnalisé dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour afficher, créer ou modifier un flux de travail personnalisé au niveau entreprise :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise avec l'autorisation granulaire « Afficher les flux de travail personnalisés » et « Créer et modifier des modèles de flux de travail » activée dans votre modèle d'autorisation. 

Étapes

Ajouter un flux de travail personnalisé 

  1. Accédez à l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 
  2. Cliquez sur le bouton Créer . 
  3. Dans la boîte de dialogue « Ajouter un flux de travail », procédez comme suit :
    • Nom *. Saisissez un nom pour votre nouveau flux de travail. 
    • Outil *. Sélectionnez l'outil et l'élément pour lesquels vous créez le nouveau flux de travail.
      • Facture de sous-traitant
      • Correspondance/Outils personnalisés
        Remarque : si vous sélectionnez Correspondance/Outils personnalisés, vous devrez également choisir un type avant de passer à l'étape suivante.
      • Contrat principal
      • Contrat de sous-traitance
      • Bon de commande
      • Changement budgétaire
      • Ordre de changement au Contrat principal – Niveau unique
      • Ordre de changement de l'engagement - Un seul niveau
      • Ordre de changement potentiel au contrat principal
      • Ordre de changement potentiel de l'engagement
  4. Cliquez sur Créer.
    Procore ouvre automatiquement le générateur de flux de travail et crée une première étape « Sans titre » pour vous. 

Mettre à jour la première étape du flux de travail personnalisé 

  1. Commencez par sélectionner le type d'étape (étape de réponse, étape de condition) que vous utiliserez pour le début du flux de travail. 
    workflows-first-step-choice.png
  2. Dans le générateur de flux de travail, nommez votre première étape de flux de travail comme suit :
    • Cliquez sur l'icône de crayon, puis saisissez le titre de l'étape « Sans titre » dans le volet de droite. 

      OU
    • Cliquez sur le titre actuel dans le volet de droite et tapez sur l'étape « Sans titre ».
  3. Facultatif : si vous utilisez une étape de condition pour l'étape initiale, voir Ajouter une étape de condition à un flux de travail personnalisé.
  4. À l'étape du flux de travail, mettez à jour la section « Détails » comme suit :
  • Rôle de la personne assignée*. Sélectionnez un rôle ou un groupe dans la liste déroulante. Vos choix de rôles sont les suivants :
    • Créateur d'élément
    • Contact de facturation
    • Assigné à 
    • Ajouter Assigné au rôle du projet
    • Réviseur désigné
  • Jours restants* . Saisissez un numéro dans la première case. Sélectionnez ensuite Jours calendaires ouvrés dans la liste déroulante. L'option par défaut de Procore est Jours calendaires . Ceci définit le nombre de jours dont le « rôle de personne assignée » dispose pour terminer l'étape du flux de travail. Une fois le nombre de jours écoulé, Procore envoie un rappel automatisé une fois par jour jusqu'à ce que l'étape soit terminée. 
  • Statut de l'élément* . Sélectionnez le statut dans lequel l'élément doit se trouver dans la liste déroulante. Ceci définit le statut dans lequel le contrat doit se trouver avant que l'étape puisse être effectuée dans le flux de travail personnalisé. Vos choix pour cette étape initiale sont :
    • Ébauche
    • En appel d'offres
    • Sortir pour signature
  • Facultatif : envoyer des e-mails à la personne assignée et à _____. Sélectionnez les groupes ou rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail n'est PAS terminée dans le nombre de jours spécifié ci-dessus. Les groupes par défaut incluent :
    • Gestionnaire de flux de travail . Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
    • Créateur d'élément . Un créateur d'élément est un utilisateur de Procore qui a créé l'engagement sur un projet.
    • Groupe de distribution . Il s'agit d'un groupe par défaut pour ce flux de travail personnalisé dans l'outil Flux de travail. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir assigné à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau projet.
  1. Choisissez parmi les options suivantes pour ajouter la ou les étapes suivantes à votre flux de travail personnalisé :

Ajouter une étape de condition à un flux de travail personnalisé 

Les étapes de condition permettent d'acheminer un chemin de flux de travail différemment selon que les conditions de l'étape sont remplies ou non. Pour créer une étape de condition, suivez les instructions ci-dessous. 

  1. Mettez en surbrillance une étape existante dans le flux de travail personnalisé ou cliquez sur le bouton icon-blue-plus-pfcp.png sur une étape dans le générateur de flux de travail et choisissez « Conditionnel ». 
    OU 
    Dans la section « Réponses » dans le volet droit d'une étape existante, procédez comme suit :
    • Si la réponse est . Sélectionnez la réponse souhaitée dans la liste déroulante. Ces options correspondent aux actions effectuées par le « rôle de personne assignée » assigné à l'étape du flux de travail.
      • Retour
      • Rejeter
      • Approuver
    • Allez à l'étape . Sélectionnez le type d'étape que vous souhaitez créer.
    • Cliquez sur Ajouter une étape . Remarque : si vous avez déjà créé l'étape conditionnelle que vous souhaitez utiliser, vous pouvez la sélectionner dans la liste déroulante « Accéder à l'étape » au lieu de cliquer sur Ajouter une étape .
  2. Choisissez Étape de condition dans la liste des types d'étape et nommez l'étape.
  3. Cliquez sur Créer une nouvelle étape.
  4. Après avoir créé l'étape conditionnelle, cliquez dessus dans le générateur de flux de travail pour commencer à définir les conditions :
    • Quand. Sélectionnez la première partie de l'hypothèse dans l'instruction conditionnelle. Différentes instructions conditionnelles existent pour chaque outil. Voir Instructions conditionnelles par outil. 
      • Supérieur à . Si votre organisation exige des signatures supplémentaires pour des montants supérieurs ou égaux à un montant spécifié, vous devez choisir cette option et saisir un montant dans le champ à droite.
        OU
      • Moins de . Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsque l'hypothèse est inférieure à un nombre spécifié.
      • Est. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'un certain champ est sélectionné pour un champ personnalisé.
      • Est coché. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une case à case à cocher de champ personnalisé est cochée.
      • Contient l'un des. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une ou plusieurs options à sélection multiple sont choisies pour un champ personnalisé.
  • Ensuite . Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une en cliquant sur le bouton Ajouter une étape . 
  • Sinon . Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une en cliquant sur le bouton Ajouter une étape . Il s'agit de l'étape suivante si les conditions de l'étape ne sont pas remplies.

Énoncés conditionnels par outil

Changements budgétaires... Afficher/Masquer 

État Définition
Montant Montant total de la ventilation des coûts du changement budgétaire en cours d'approbation.

Engagements... Afficher/Masquer 

État Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total de la ventilation des coûts du contrat en cours d'approbation.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation selon le montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coûts approuvés

Montant total de la ventilation des coûts des engagements « Approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés = Montant total des objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats, ordres de changement et coûts directs approuvés est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût

Montant total de la ventilation des coûts de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », ordres de changement de l'engagement et coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente = Montant total de tous les objets de coûts

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut est supérieur ou inférieur à un montant spécifié 
Dépassement du budget sur les objets de coûts approuvés

Montant total du budget du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements, ordres de changement de l'engagement et coûts directs « approuvés ».

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés - Montant total du budget = Montant dépassant le budget sur les objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
Dépassement du budget sur tous les objets de coûts

Montant total du budget du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Dépassement du budget pour tous les objets de coût

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
% du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « Approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

(Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant budgétaire total = % du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

(Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué à tous les objets de coûts

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.* 

Ordres de changement de l'engagement... Afficher/Masquer  

État Définition Exemple
Montant Montant total de la ventilation des coûts de l'ordre de changement en cours d'approbation.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation selon le montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coûts approuvés

Montant total de la ventilation des coûts des engagements « Approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés = Montant total des objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats, ordres de changement et coûts directs approuvés est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût

Montant total de la ventilation des coûts de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », ordres de changement de l'engagement et coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente = Montant total de tous les objets de coûts

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut est supérieur ou inférieur à un montant spécifié 
Dépassement du budget sur les objets de coûts approuvés

Montant total du budget du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements, ordres de changement de l'engagement et coûts directs « approuvés ».

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés - Montant total du budget = Montant dépassant le budget sur les objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
Dépassement du budget sur tous les objets de coûts

Montant total du budget du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Dépassement du budget pour tous les objets de coût

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
% du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « Approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

(Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant budgétaire total = % du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

(Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué à tous les objets de coûts

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.* 

Correspondance/Outils personnalisés... Afficher/Masquer 

État Définition
Valeur d'impact sur les coûts Montant saisi dans le champ « Impact financier » sur l'élément de correspondance.

Contrats principaux... Afficher/Masquer 

État Définition
Montant du contrat initial Le montant total de la ventilation des coûts du contrat en cours d'approbation.

Ordres de changement au contrat principal... Afficher/Masquer 

État Définition
Montant Montant total de la ventilation des coûts de l'ordre de changement en cours d'approbation.

Factures de sous-traitant... Afficher/Masquer 

État Définition
Montant net Montant facturé sur la facture avec la retenue de garantie appliquée.
Valeur de l'engagement d'origine L'engagement de montant de la ventilation des coûts d'origine associé à la facture.

*Les énoncés conditionnels liés au budget du projet sont basés sur le montant total de la colonne du budget sélectionnée dans la vue du budget des rapports personnalisés située dans l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés .

 

Ajouter une étape de réponse à un flux de travail personnalisé  

  1. Cliquez sur le icon-blue-plus-pfcp.png associée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Étape . 
     Conseil

    De nouvelles étapes peuvent également être effectuées lors de la création de réponses pour des étapes existantes. Dans le menu déroulant « Aller à l'étape », choisissez Ajouter une étape.

  2. Facultatif : modifiez le nom de l'étape du flux de travail comme vous le souhaitez :
    • Cliquez sur l'icône de crayon, puis saisissez le titre de l'étape existant dans le volet de droite. 
      OU
    • Cliquez sur la zone de texte dans le volet droit et saisissez un titre. 
  3. À l'étape du flux de travail, mettez à jour la section « Détails » comme suit :
    • Rôle de la personne assignée* . Sélectionnez un rôle ou un groupe dans la liste déroulante. Par défaut, « Créateur d'élément » est la seule option disponible. Pour les engagements, un « créateur d'élément » est la personne qui a créé un engagement sur un projet.
    • Jours restants*. Saisissez un numéro dans la première case. Sélectionnez ensuite Jours civils ouvrés dans la liste déroulante. L'option par défaut de Procore est Jourscalendaires . Ceci définit le nombre de jours dont le « groupe responsable » dispose pour terminer l'étape du flux de travail. Une fois le nombre de jours écoulé, Procore envoie un e-mail de rappel jusqu'à ce que l'étape soit terminée. 
    • Statut de l'élément* . Sélectionnez le statut dans lequel l'élément doit se trouver pour déclencher l'étape dans le flux de travail.
    • Facultatif : envoyer des e-mails à la personne assignée et à _____. Sélectionnez les groupes ou rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail n'est PAS terminée dans le nombre de jours spécifié ci-dessus. Les destinataires nommés ici recevront également un e-mail lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut incluent :
  • Gestionnaire de flux de travail . Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
  • Créateur d'élément . Un créateur d'élément est un utilisateur de Procore qui a créé l'engagement sur un projet.
  • Groupe de distribution . Il s'agit d'un groupe par défaut pour ce flux de travail personnalisé dans l'outil Flux de travail. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir assigné à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau projet.

Ajouter une étape de fin (réussi) à un flux de travail personnalisé 

Une étape de fin définit la fin d'un flux de travail. Par exemple, dans votre flux de travail d'engagement, vous ajouteriez une étape de fin pour indiquer qu'un contrat de sous-traitance ou un bon de commande a été approuvé et que toutes les conditions ont été satisfaites. Une étape de fin indique que le flux de travail personnalisé est terminé. 

  1. Cliquez sur le icon-blue-plus-pfcp.png associée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Fin de l'étape (réussi). 
    • Facultatif : modifiez le nom de l'étape du flux de travail comme vous le souhaitez :
      • Cliquez sur l'icône de crayon, puis saisissez le titre de l'étape existant dans le volet de droite. 
        OU
      • Cliquez sur la zone de texte dans le volet droit et saisissez un titre. 
  2. Dans le volet de droite, mettez à jour la section « Détails » comme suit :
    • Statut de l'élément* . 
      • Approuvé
      • Terminé
    • Facultatif : envoyer des e-mails à la personne assignée et à _____. Sélectionnez les groupes ou rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut incluent :
  • Gestionnaire de flux de travail . Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
  • Créateur d'élément . Un créateur d'élément est un utilisateur de Procore qui a créé l'engagement sur un projet.
  • Groupe de distribution . Il s'agit d'un groupe par défaut pour ce flux de travail personnalisé dans l'outil Flux de travail. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir assigné à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau projet.
  1. Choisissez parmi ces options :
    • Enregistrer en tant que brouillon . Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier . Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à assigner votre flux de travail à un projet. 

Ajouter une étape de fin (échec) à un flux de travail personnalisé 

  1. Cliquez sur le icon-blue-plus-pfcp.png associée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Fin d'étape (Échec). 
    • Facultatif : modifiez le nom de l'étape du flux de travail comme vous le souhaitez :
      • Cliquez sur l'icône de crayon, puis saisissez le titre de l'étape existant dans le volet de droite. 
        OU
      • Cliquez sur la zone de texte dans le volet droit et saisissez un titre. 
  2. Dans le volet de droite, mettez à jour la section « Détails » comme suit :
    • Statut de l'élément* . 
      • Terminé
      • Vide
    • Facultatif : envoyer des e-mails à la personne assignée et à _____. Sélectionnez les groupes ou rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut incluent :
  • Gestionnaire de flux de travail . Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
  • Créateur d'élément . Un créateur d'élément est un utilisateur de Procore qui a créé l'engagement sur un projet.
  • Groupe de distribution . Il s'agit d'un groupe par défaut pour ce flux de travail personnalisé dans l'outil Flux de travail. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir assigné à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau projet.
  1. Choisissez parmi ces options :
    • Enregistrer en tant que brouillon . Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier . Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à assigner votre flux de travail à un projet.