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Procore

Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Réponse

An Invoice Contact is a person who ensures that an invoice is submitted to an upstream contractor for payment. In Procore, an invoice contact is always an employee of the designated 'Contract Company' on a purchase order or subcontract. The contract company is the party responsible for performing work and/or supplying materials for a project. For customers in the United States using Procore's Progress Billings tool, this term is synonymous with progress billing contact.

De quelles autorisations les contacts de facturation ont-ils besoin pour créer & soumettre les factures des sous-traitants dans Procore ? 

Ce tableau détaille les autorisations dont les contacts de facturation ont besoin pour créer des factures de sous-traitant dans Procore. 

  Niveaux d'autorisation sur les engagements
Action Aucun Lecture seule la norme Admin
Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation :moins: :coche: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:
Soumettre une nouvelle facture en tant que « contact de facturation »  :moins: :coche: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:
Créer une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation :moins: :coche: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:

1 Certains clients Procore choisissent de fournir aux contacts de facturation des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements. Il est important de noter que Procore ne recommande PAS de fournir à des collaborateurs externes des autorisations de niveau supérieur à « Lecture seule ».

SUPPORT PROCORE : NOTES INTERNES

Lors du dépannage du compte utilisateur d’un contact de facturation dans l’annuaire de l’entreprise, assurez-vous que :

  • Le contact de facturation doit disposer des autorisations de niveau « Lecture seule » dans l’outil Engagements. Bien que les autorisations de niveau « Standard » soient autorisées, Procore ne recommande pas de fournir des autorisations de niveau « Standard » aux collaborateurs en aval, car cela donne à l’utilisateur la possibilité de voir les informations dans d’autres engagements. 
  • Le compte utilisateur du contact de facturation dans l’outil Annuaireau niveau entreprise doit être défini sur Actif.
  • L’adresse e-mail du contact de facturation dans son compte utilisateur Procore doit être valide.
  • Le paramètre « Envoyer des messages à cet utilisateur » dans le compte utilisateur Procore doit être activé en sélectionnant l’option Par e-mail dans la liste déroulante.  
  • Pour que l’option apparaisse dans la liste déroulante « Contacts de facturation » d’un engagement, l’entreprise de l’utilisateur doit être définie comme « Entreprise contact » et l’utilisateur doit être répertorié dans l’onglet « Utilisateurs » de la fiche d’entreprise dans l’annuaire au niveau entreprise. 
  • Lors de l’ajout du contact de facturation à un engagement, Procore ajoute automatiquement le contact à la liste privée de cet engagement.

Les contacts de facturation doivent-ils disposer d'autorisations d'accès spéciales à Procore ?

Non. Lorsqu'il est désigné comme contact de facturation pour un engagement, Procore ajoute automatiquement le contact à la liste « Privé(e) » pour cet engagement. Un contact de facturation peut alors visualiser l'engagement et ses factures dans Procore.

Remarque
Sur une facture de sous-traitant, le nom du contact apparaît dans la section « Facture » de l'onglet « Paramètres avancés » de la zone « Contacts de facturation ».

Comment ajouter des contacts de facturation dans Procore ?

Pour ajouter un contact de facturation, un utilisateur autorisé de l'entreprise qui gère l' engagement dans le projet Procore doit :

  1. Ajouter l'entreprise sous-traitante à l'annuaire de l'entreprise. L'entreprise sous-traitante correspond à « l'entreprise sous-traitante » sur un engagement. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise. L'utilisateur qui sera le contact de facturation doit être ajouté à l'entreprise. Voir Ajouter des utilisateurs à l'entreprise.
     Remarques
  2. Accordez au compte utilisateur du contact de facturation des autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements au niveau projet. Procore recommande de gérer les autorisations de contact de facturation avec un modèle d'autorisations de projet. Voir Gérer les modèles d'autorisation de projet.
  3. Ajoutez à l'engagement « Entreprise sous-traitante » et « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. 
  4. Facultatif. Configurez les notifications par e-mail facultatives pour le contact de facturation : 

Vous n'êtes pas sûr du statut de votre contact de facturation ou il manque une « invitation à facturer » ?

Quand Procore envoie-t-il une invitation à facturer ?

Lorsqu'un administrateur des factures pour le compte d'entreprise Procore crée une nouvelle période de facturation, cet utilisateur a la possibilité d'envoyer une invitation de facturation automatisée à toute personne qui est soit (1) nommée sur la liste « Privé » pour la facture ou (2) une membre de la liste « Contacts de facturation » par défaut de l'outil Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

Un contact de facturation a-t-il besoin d'une invitation à facturer pour créer une facture ?

Non. Un contact de facturation dispose de plusieurs options pour créer une facture. 

There are two ways to respond to an 'Invite to Bill' as an invoice contact: (1) from the 'Invite to Bill' email or (2) from the upstream collaborator's Project level Commitments tool. Use the second option when you know you have invoice contact permissions but the 'Invite to Bill' is missing or lost.

When responding to an invite, you can accept or decline it as follows:

  • To respond to an 'Invite to Bill' email: Show/Hide      
      1. Open your email Inbox. 
      2. Look for the email message with the subject line, " "Project Name: User Name has invited you to bill." 
      3. Open the 'Invite to Bill'. 

        invite-to-bill.png
         
      4. Review the Invoice Details:
        • Commitment. Shows the commitment number and name. 
        • Invoice Type. Shows the invoice type. See Configure Settings: Invoicing. 
        • Billing Period. The date range for the Open billing period. 
        • Invited By. The first and last name of the sender. Typically, this is the invoice administrator. 
        • Due Date. The date your invoice is due. Invoice contacts cannot create or submit an invoice in the Procore project after this date.  
      5. Click one of these buttons to respond to the Do you want to bill this period? prompt:
        • Yes. Accept the invite and submit an invoice. This changes the invoice status to Accepted. Continue with the steps in Submit a New Invoice as an Invoice Contact.
        • No. Decline the invite if you don't want to submit an invoice for the Open billing period. This changes the invoice status to Declined.  
  • To respond to an 'Invite to Bill' in the Commitments tool: Show/Hide      
    1. Navigate to the project's Commitments tool. 
    2. Locate the commitment to which you were added as an invoice contact. 
    3. Under Do you Want to Bill this Period?, indicate your intent to submit an invoice by clicking the Yes button. 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Click the Post Response button. 
 Tip

Can't find your 'Invite to Bill' or uncertain if one was sent?  An invoice contact always has sufficient permissions to create a new invoice for an open billing period in the upstream collaborator's Procore project. See Create a New Invoice as an Invoice Contact.

Que peuvent ajouter ou mettre à jour les contacts de facturation dans Procore ?

Vous ne pouvez effectuer des tâches dans Procore que lorsque vous êtes ajouté en tant que contact de facturation sur un engagement dans le projet Procore du collaborateur en amont. Ce que vous pouvez faire et la façon dont vous le faites dépendent des options utilisées par le collaborateur en amont. 

Les contacts de facturation peuvent... Pour en savoir plus...
Acceptez ou refusez une invitation à facturer à partir de l'e-mail envoyé par un administrateur des factures. Voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation.  Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation
Répondez à une invitation à facturer envoyée par un administrateur des factures. Voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation.  Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation
Créer une facture dans l'outil Engagements sans « invitation à facturer » d'un administrateur des factures. Vous devez accorder au destinataire les autorisations de contact de facturation.  Créer une nouvelle facture en tant que contact de facturation
Mettre à jour une ventilation des coûts du sous-traitant. Cette fonctionnalité doit être activée sur le projet. Voir Activer ou désactiver l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l'outil Engagements.  Mettre à jour la ventilation des coûts d'un sous-traitant en tant que contact de facturation
Révisez et renvoyez les postes de facture qui sont rejetés par un administrateur des factures. Réviser et renvoyer une facture de sous-traitant en tant que contact de facturation

Les contacts de facturation reçoivent-ils des e-mails de Procore ?

Oui. Procore envoie des notifications par e-mail aux contacts de facturation lorsque ces actions se produisent :

Action Détails & En savoir plus Étape suivante
Lorsqu'un engagement avec un contact de facturation désigné est créé. L'e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont clique sur « Créer & « Envoyer par e-mail » ou « Enregistrer & « E-mail » dans l'onglet Général de l'engagement. Voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation à partir de l'outil Facturation.
Si un administrateur des factures active l'option « Rappeler aux sous-traitants de facturer ».   Si un contact de facturation accepte une « invitation à facturer », un rappel est envoyé à l'intervalle spécifié jusqu'à ce que la facture « ébauche » soit soumise. Les rappels ne sont plus envoyés une fois que le statut de la facture passe à En cours de révision. 
Lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant est « Rejeté ». Voir Qu'est-ce qu'une ventilation des coûts du sous-traitant ? Un e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut d’une ventilation des coûts du sous-traitant à « Réviser et renvoyer ». Voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures.
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Envoyer une notification d'expiration pour l'assurance dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.  Un e-mail est envoyé lorsque l'assurance est à moins de deux (2) semaines de sa date d'expiration. Voir Ajouter une assurance à un enregistrement d'entreprise dans l'annuaire de l'entreprise.
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées dans l'outil Facturation au niveau projet.  Un e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut de la facture à « Approuvé ». Voir Configurer les paramètres : facturation et Modifier par lot le statut des factures des sous-traitants. -

 

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.