Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?
Réponse
Questions courantes
- Comment ajouter des contacts de facturation dans Procore ?
- Comment désigner un utilisateur comme contact de facturation ?
- Les contacts de facturation reçoivent-ils des e-mails de Procore ?
- Les contacts de facturation doivent-ils disposer d'autorisations d'accès spéciales à Procore ?
- Que peuvent ajouter ou mettre à jour les contacts de facturation dans Procore ?
Comment ajouter un contact de facturation dans Procore ?
Pour ajouter un contact de facturation dans Procore, vous devez créer deux enregistrements dans l'outil Annuaire au niveau entreprise :
- Un enregistrement d'entreprise pour l'entreprise sous-traitante. Il s'agit de l'entreprise ou du fournisseur qui exécute les travaux pour votre entreprise. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise.
- Un compte utilisateur dans l'annuaire de l'entreprise. Il s'agit de la personne chargée du compte qui travaille pour l'entreprise sous-traitante et qui servira de contact de facturation. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire de l'entreprise.
Comment désigner un utilisateur comme contact de facturation ?
Pour désigner un contact de facturation pour Procore, vous disposez des options suivantes :
- Si vous êtes l'administrateur Procore de votre entreprise, vous pouvez désigner un contact de facturation pour chaque enregistrement d'entreprise stocké dans l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise.
- Si vous êtes un utilisateur avec des autorisations « Admin » dans l'outil Engagements, vous pouvez ajouter des contacts de facturation à un engagement comme suit :
- À l'aide de l'outil Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
OU - À l'aide de l'outil Facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- À l'aide de l'outil Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
Les contacts de facturation reçoivent-ils des e-mails de Procore ?
Oui, si vous êtes désigné comme contact de facturation pour votre entreprise, votre compte utilisateur Procore recevra des e-mails lorsque les actions suivantes se produisent :
- Lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton « Créer et envoyer un e-mail » ou « Enregistrer et envoyer un e-mail » dans l'onglet Général d'un engagement. Voir Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance.
- Lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant est rejetée et que la partie contractuelle change le statut du bon de commande ou du contrat de sous-traitance à « Réviser et renvoyer ».
- Lorsque les informations relatives à la police d'assurance de votre entreprise ont été chargées dans Procore et qu'il reste environ deux (2) semaines avant l'expiration. L'option « Envoyer une notification d'expiration » dans le dossier d'assurance de votre entreprise doit être sélectionnée par un administrateur Procore. Voir Qui reçoit des e-mails de notification à l'expiration de l'assurance d'un fournisseur ?
- Facultatif. Vous invite à soumettre une facture de sous-traitant pour la période de facturation en cours. Voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation.
- Facultatif. Lorsque le statut d'une facture de sous-traitant est changé à « Approuvé ». Toutefois, ceci nécessite que l'administrateur Procore de l'entreprise configure le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Voir Configurer les paramètres : Facturation.
Les contacts de facturation doivent-ils disposer d'autorisations d'accès spéciales à Procore ?
Non. Si vous avez été désigné comme contact de facturation pour un engagement, Procore vous ajoute automatiquement à la liste privée pour cet engagement. Ceci signifie que vous pouvez afficher cet engagement dans Procore, à condition que votre compte utilisateur Procore remplisse les conditions requises dans Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Sur une facture de sous-traitant, le nom du contact apparaît dans la section « Facture » de l'onglet Paramètres avancés des « Contacts de facturation ». Les contacts peuvent également recevoir des invitations à soumettre des factures de sous-traitants et des e-mails de rappel de Procore.
Que peuvent ajouter ou mettre à jour les contacts de facturation dans Procore ?
Ceci dépend du compte d'entreprise Procore que vous utilisez et des autorisations accordées à votre compte utilisateur Procore. La plupart des clients Procore ne permettent pas aux contacts de facturation d'ajouter ou de mettre à jour des données dans Procore. Cependant, les clients de Procore ont la possibilité d'autoriser les contacts de facturation à :
- Créer une facture de sous-traitant. Vous pouvez être invité à créer et à soumettre une facture de sous-traitant pour la période de facturation en cours. Pour en savoir plus, voir Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
- Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant. Une ventilation des coûts du sous-traitant pour un engagement est généralement remplie lorsque l'entrepreneur en amont (par exemple, un entrepreneur général) a besoin d'une ventilation détaillée par poste des travaux effectués par un entrepreneur en aval (par exemple, un sous-traitant). Pour en savoir plus, voir Mettre à jour la VDC du sous-traitant en tant que contact de facturation.