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Procore

Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?

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 Pour les clients Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour connaître les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (en gras) et les termes dans les dictionnaires de points de vue pour Finances. Ces dictionnaires sont disponibles en anglais américain uniquement. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Maîtres d'ouvrage

      Anglais (terminologie du maître d'ouvrage V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations proportionnelles
      Maître d’ouvrage Financement Maître d’ouvrage
      Maître d'ouvrage/client Maître d'ouvrage/client EG/client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement de financement Ordre de changement du contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts du sous-traitant Ventilation des coûts du sous-traitant (VDC) Ventilation des coûts du sous-traitant

Réponse

Un contact de facturation est une personne qui s'assure qu'une facture est soumise à un entrepreneur en amont pour paiement. Dans Procore, un contact de facturation est toujours un employé de l'entreprise sous-traitante désignée sur un bon de commande ou un Contrat de sous-traitance. L' entreprise sous-traitante est la partie responsable de l'exécution des travaux et/ou de la fourniture des matériaux pour un projet. Pour les clients aux États-Unis utilisant l'outil Facturation progressive de Procore, ce terme est synonyme de contact de facturation proportionnelle .

De quelles autorisations les contacts de facturation ont-ils besoin pour créer & soumettre les factures des sous-traitants dans Procore ? 

Ce tableau détaille les autorisations dont les contacts de facturation ont besoin pour créer des factures de sous-traitant dans Procore. 

  Niveaux d'autorisation sur les engagements
Action Aucun Lecture seule la norme Admin
Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation :moins: :coche: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:
Soumettre une nouvelle facture en tant que « contact de facturation »  :moins: :coche: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:
Créer une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation :moins: :coche: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:

1 Certains clients Procore choisissent de fournir aux contacts de facturation des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements. Il est important de noter que Procore ne recommande PAS de fournir à des collaborateurs externes des autorisations de niveau supérieur à « Lecture seule ».

Les contacts de facturation doivent-ils disposer d'autorisations d'accès spéciales à Procore ?

Non. Lorsqu'il est désigné comme contact de facturation pour un engagement, Procore ajoute automatiquement le contact à la liste « Privé(e) » pour cet engagement. Un contact de facturation peut alors visualiser l'engagement et ses factures dans Procore.

Remarque
Sur une facture de sous-traitant, le nom du contact apparaît dans la section « Facture » de l'onglet « Paramètres avancés » de la zone « Contacts de facturation ».

Comment ajouter des contacts de facturation dans Procore ?

Pour ajouter un contact de facturation, un utilisateur autorisé de l'entreprise qui gère l' engagement dans le projet Procore doit :

  1. Ajouter l'entreprise sous-traitante à l'annuaire de l'entreprise. L'entreprise sous-traitante correspond à « l'entreprise sous-traitante » sur un engagement. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise. L'utilisateur qui sera le contact de facturation doit être ajouté à l'entreprise. Voir Ajouter des utilisateurs à l'entreprise.
     Remarques
  2. Accordez au compte utilisateur du contact de facturation des autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements au niveau projet. Procore recommande de gérer les autorisations de contact de facturation avec un modèle d'autorisations de projet. Voir Gérer les modèles d'autorisation de projet.
  3. Ajoutez à l'engagement « Entreprise sous-traitante » et « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. 
  4. Facultatif. Configurez les notifications par e-mail facultatives pour le contact de facturation : 

Vous n'êtes pas sûr du statut de votre contact de facturation ou il manque une « invitation à facturer » ?

Quand Procore envoie-t-il une invitation à facturer ?

Lorsqu'un administrateur des factures pour le compte d'entreprise Procore crée une nouvelle période de facturation, cet utilisateur a la possibilité d'envoyer une invitation de facturation automatisée à toute personne qui est soit (1) nommée sur la liste « Privé » pour la facture ou (2) une membre de la liste « Contacts de facturation » par défaut de l'outil Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

Un contact de facturation a-t-il besoin d'une invitation à facturer pour créer une facture ?

Non. Un contact de facturation dispose de plusieurs options pour créer une facture. 

Il existe deux façons de répondre à une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation : (1) à partir de l'e-mail « Invitation à facturer » ou (2) à partir de l'outil Engagements au niveau projet du collaborateur en amont. Utilisez la deuxième option lorsque vous savez que vous disposez des autorisations de contact de facturation mais que l'invitation à facturer est manquante ou perdue.

Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez l'accepter ou la refuser comme suit :

  • Pour répondre à un e-mail « Invitation à facturer » : Afficher/Masquer      
      1. Ouvrez votre boîte de réception de e-mails.
      2. Recherchez l'e-mail contenant la ligne d'objet « [Nom du projet] : [nom d'utilisateur] vous a invité à facturer. »
      3. Ouvrez l’invitation à facturer. 
        invite-to-bill-this-period.png
      4. Vérifiez les détails de la facture :
        • Période de facturation. Plage de dates pour la période de facturation ouverte . 
        • Invité par. Le nom de l’expéditeur. En règle générale, il s’agit de la administrateur de facture. 
        • Date d’échéance. La date à laquelle votre facture est due. Les contacts de facturation ne peuvent pas créer ou soumettre une facture dans le projet Procore après cette date.  
      5. Répondez à cette période ? Invite:
        • Cliquez sur Oui pour accepter l’invitation à facturer et modifier le statut de la facture sur Accepté. Ensuite, continuez avec les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
        • Cliquez sur Non si vous ne souhaitez pas soumettre de facture pour la période de facturation ouverte . Le statut de la facture devient Refusé.  
  • Pour répondre à une invitation à facturer dans l'outil Engagements : Afficher/Masquer      
    1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
    2. Recherchez l'engagement auquel vous avez été ajouté en tant que contact de facturation. 
    3. Sous Voulez-vous facturer cette période ?, indiquez votre intention de soumettre une facture en cliquant sur le bouton Oui . 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Cliquez sur le bouton Publier une réponse . 
 Conseil

Vous ne trouverez pas votre invitation à facturer ou incertain si l’un d’eux a été envoyé ?  Un contact de facturation dispose toujours des autorisations suffisantes pour créer une facture pour une période de facturation ouverte dans le projet Procore du collaborateur en amont. Voir Créer une nouvelle facture en tant que contact de facturation.

Que peuvent ajouter ou mettre à jour les contacts de facturation dans Procore ?

Vous ne pouvez effectuer des tâches dans Procore que lorsque vous êtes ajouté en tant que contact de facturation sur un engagement dans le projet Procore du collaborateur en amont. Ce que vous pouvez faire et la façon dont vous le faites dépendent des options utilisées par le collaborateur en amont. 

Les contacts de facturation peuvent... Pour en savoir plus...
Acceptez ou refusez une invitation à facturer à partir de l'e-mail envoyé par un administrateur des factures. Voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation.  Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation
Répondez à une invitation à facturer envoyée par un administrateur des factures. Voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation.  Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation
Créer une facture dans l'outil Engagements sans « invitation à facturer » d'un administrateur des factures. Vous devez accorder au destinataire les autorisations de contact de facturation.  Créer une nouvelle facture en tant que contact de facturation
Mettre à jour une ventilation des coûts du sous-traitant. Cette fonctionnalité doit être activée sur le projet. Voir Activer ou désactiver l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l'outil Engagements.  Mettre à jour la ventilation des coûts d'un sous-traitant en tant que contact de facturation
Révisez et renvoyez les postes de facture qui sont rejetés par un administrateur des factures. Réviser et renvoyer une facture de sous-traitant en tant que contact de facturation

Les contacts de facturation reçoivent-ils des e-mails de Procore ?

Oui. Procore envoie des notifications par e-mail aux contacts de facturation lorsque ces actions se produisent :

Action Détails & En savoir plus Étape suivante
Lorsqu'un engagement avec un contact de facturation désigné est créé. L'e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont clique sur « Créer & « Envoyer par e-mail » ou « Enregistrer & « E-mail » dans l'onglet Général de l'engagement. Voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation à partir de l'outil Facturation.
Si un administrateur des factures active l'option « Rappeler aux sous-traitants de facturer ».   Si un contact de facturation accepte une « invitation à facturer », un rappel est envoyé à l'intervalle spécifié jusqu'à ce que la facture « ébauche » soit soumise. Les rappels ne sont plus envoyés une fois que le statut de la facture passe à En cours de révision. 
Lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant est « Rejeté ». Voir Qu'est-ce qu'une ventilation des coûts du sous-traitant ? Un e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut d’une ventilation des coûts du sous-traitant à « Réviser et renvoyer ». Voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures.
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Envoyer une notification d'expiration pour l'assurance dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.  Un e-mail est envoyé lorsque l'assurance est à moins de deux (2) semaines de sa date d'expiration. Voir Ajouter une assurance à un enregistrement d'entreprise dans l'annuaire de l'entreprise.
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées dans l'outil Facturation au niveau projet.  Un e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut de la facture à « Approuvé ». Voir Configurer les paramètres : facturation et Modifier par lot le statut des factures des sous-traitants. -