Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?

Comment ajouter un contact de facturation dans Procore ?

Avant de pouvoir désigner un utilisateur comme contact de facturation dans Procore, vous devez :

• Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise
• Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire de l'entreprise 
• Créer un engagement

Après avoir créé l'existant, Contrat l'entreprise et l'entreprise sous-traitante dans l'engagement et l'utilisateur en tant que contact de facturation. 

Comment désigner un utilisateur comme contact de facturation ?

Pour désigner un contact de facturation pour Procore, vous disposez des options suivantes :

• Si vous êtes l'administrateur Procore de votre entreprise, vous pouvez désigner un contact de facturation pour chaque enregistrement d'entreprise stocké dans l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise.
• Si vous êtes un utilisateur avec des autorisations « Admin » dans l'outil Engagements, vous pouvez ajouter des contacts de facturation à un engagement comme suit :
  • À l'aide de l'outil Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
    OU
  • Avec l'outil Facturation . Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance .
    OU
  • Avec l'outil Facturation proportionnelle. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance depuis l'outil Facturation proportionnelle. 

    Remarque

    L'outil Facturation progressive est disponible pour les clients de Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, consultez Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l'application Web Procore ?

Les contacts de facturation reçoivent-ils des e-mails de Procore ?

Oui, si vous êtes désigné comme contact de facturation pour votre entreprise, votre compte utilisateur Procore recevra des e-mails lorsque les actions suivantes se produisent :

• Lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton « Créer et envoyer un e-mail » ou « Enregistrer et envoyer un e-mail » dans l'onglet Général d'un engagement. Voir Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance.
• Lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant est rejetée et que la partie contractuelle change le statut du bon de commande ou du contrat de sous-traitance à « Réviser et renvoyer ».
• Lorsque les informations relatives à la police d'assurance de votre entreprise ont été chargées dans Procore et qu'il reste environ deux (2) semaines avant l'expiration. L'option « Envoyer une notification d'expiration » dans le dossier d'assurance de votre entreprise doit être sélectionnée par un administrateur Procore. Voir Qui reçoit des e-mails de notification à l'expiration de l'assurance d'un fournisseur ?
• Facultatif. Vous invite à soumettre une facture de sous-traitance pour la période de facturation en cours. Pour en savoir plus, consultez l'un de ces liens :
  • Si vous disposez de l'outil Facturation, voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation depuis l'outil Facturation.
    OU
  • Si vous disposez de l'outil Facturation proportionnelle, voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation depuis l'outil Facturation proportionnelle. 
• Facultatif.  Lorsque le statut d'une facture de sous-traitant passe à « Approuvé ». Pour cela, il faut toutefois que l'administrateur Procore de l'entreprise ait configuré le paramètre « Avertir les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Pour en savoir plus, consultez l'un de ces liens :
  • Si vous disposez de l'outil Facturation, voir Configurer les paramètres : Facturation.
    OU
  • Si vous disposez de l'outil Facturation proportionnelle, voir Configurer les paramètres : Facturation proportionnelle.

Les contacts de facturation doivent-ils disposer d'autorisations d'accès spéciales à Procore ?

Non. Si vous avez été désigné comme contact de facturation pour un engagement, Procore vous ajoute automatiquement à la liste privée pour cet engagement. Ceci signifie que vous pouvez afficher cet engagement dans Procore, à condition que votre compte utilisateur Procore remplisse les conditions requises dans Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

• Sur une facture de sous-traitant, le nom du contact apparaît dans la section « Facture » de l'onglet Paramètres avancés des « Contacts de facturation ». Les contacts peuvent également recevoir des invitations à soumettre des factures de sous-traitants et des e-mails de rappel de Procore.

Que peuvent ajouter ou mettre à jour les contacts de facturation dans Procore ?

Cela dépend du compte d'entreprise Procore que vous utilisez et des autorisations accordées à votre compte utilisateur Procore . La plupart des clients Procore n'autorisent pas les contacts de facturation à ajouter ou à mettre à jour des données dans Procore.