Guide de l'utilisateur des flux de travail

Démarrage

Ce guide d’utilisation fournit aux utilisateurs de Procore des informations sur la manière d’utiliser l’outil Flux de travail de Procore pour concevoir et utiliser des flux de travail du début à la fin.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :

Qu’est-ce qu’un flux de travail ? Un flux de travail est un processus qui définit un chemin d’approbation unique pour un élément de vos projets. Par exemple, un flux de travail vous permet de créer des étapes pour « Approuver » un élément (comme une facture ou un contrat de sous-traitant) dans Procore. Un modèle de flux de travail définirait les rôles, les groupes et les conditions responsables pour acheminer un élément à travers ce processus d’approbation, et ce processus est adapté pour répondre aux besoins uniques et aux exigences spécifiques de l’environnement commercial de votre entreprise.
Comment migrer des flux de travail hérités vers les flux de travail en libre-service. Les flux de travail en libre-service remplacent les flux de travail hérités créés par l’équipe Solutions personnalisées de Procore. Si vous avez déjà utilisé des flux de travail hérités, votre entreprise devra mettre à jour chaque outil à l’aide de flux de travail en libre-service avant que de nouveaux flux de travail puissent être créés par votre entreprise.
Comment créer et gérer des modèles de flux de travail. Découvrez comment créer et gérer vos propres modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail de l’entreprise.
Comment affecter des flux de travail à des projets. Après avoir créé des modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail, ils devront être affectés à vos projets. Cela vous permet de créer des flux de travail qui peuvent être utilisés sur un seul projet ou sur tous les projets.
Comment configurer les flux de travail à utiliser sur les projets. Il s’agit de l’étape finale avant l’activation d’un flux de travail sur un élément. Configurez les rôles, les responsabilités et les notifications pour vos flux de travail.
Comment visualiser et répondre à un flux de travail. Utilisez vos modèles de flux de travail pour faciliter le processus d’approbation de votre ou vos éléments.

Flux de travail

Bienvenue dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Avec les flux de travail, les utilisateurs ont la possibilité de créer leurs propres chemins d'approbation pour les éléments dans Procore.

Qu'est-ce qu'un flux de travail personnalisé ?

Exemple

La figure ci-dessous montre un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un flux de travail personnalisé publié pour les factures des sous-traitants. Les étapes et les conditions du flux de travail peuvent être différentes dans votre environnement.

Quels outils Procore sont pris en charge par l'outil Flux de travail ?

Outils pris en charge

Installation et configuration

La transition du moteur de flux de travail hérité vers le moteur en libre-service n’est pas terminée tant que la mise à jour n’est pas activée via la page de configuration des paramètres des flux de travail. Toutefois, cela permet aux utilisateurs de mettre en place et de configurer leurs propres modèles de flux de travail personnalisés avant de mettre à jour entièrement leur version de flux de travail. Les modèles de flux de travail ne peuvent pas être appliqués aux éléments (contrats et factures) tant que la version du flux de travail n’a pas été mise à jour dans les paramètres de configuration des flux de travail.

Consultez les étapes de la section « Activer les flux de travail en libre-service » lorsque vous êtes prêt à effectuer la mise à jour.

Modèles de flux de travail de démarrage rapide

Que sont les modèles de flux de travail de démarrage rapide ?

Les modèles de flux de travail de démarrage rapide sont des modèles de flux de travail préconfigurés pour les outils financiers de Procore. Ces modèles ont été conçus sur la base des meilleures pratiques de l’industrie.

Vous pouvez les personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise en modifiant les statuts, les noms des étapes, etc. Voir Modifier un modèle de flux de travail.

Comment obtenir des modèles de démarrage rapide dans le compte de mon entreprise ?

Les modèles de flux de travail de démarrage rapide sont automatiquement disponibles dans l’outil Flux de travail de votre entreprise pour tous les clients aux États-Unis, en Australie, en Nouvelle-Zélande, au Canada, en Grande-Bretagne et en Irlande.

Ils apparaissent à côté de tous les flux de travail personnalisés déjà créés dans votre compte et sont étiquetés « Support client » pour indiquer qu’ils ont été créés par Procore.

Que faire si je ne souhaite pas utiliser les modèles de démarrage rapide ?

Vous pouvez archiver tous les modèles de démarrage rapide que vous ne souhaitez pas utiliser en cliquant sur le bouton « Archiver » à côté du modèle. Voir Archiver un modèle de flux de travail.

L’ajout de modèles de démarrage rapide a-t-il un impact sur mes modèles de flux de travail personnalisés existants ?

Non, il n’y a aucun impact sur les modèles personnalisés existants.

Créer un modèle de flux de travail

Objectif

Créer un modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail de l'entreprise.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour afficher, créer ou modifier un modèle de flux de travail:
  - Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Flux de travail de l'entreprise.
    OU
  - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Flux de travail de l'entreprise avec les autorisations granulaires « Afficher les modèles de flux de travail » et « Créer et modifier les modèles de flux de travail » activées dans votre modèle d'autorisations.
Les clients utilisant Procore en anglais peuvent également choisir parmi une sélection de modèles de flux de travail de démarrage rapide préremplis pour les outils financiers. Ces modèles peuvent être utilisés tels quels ou modifiés pour répondre aux besoins de votre entreprise. Les modèles de flux de travail de démarrage rapide ne sont pas disponibles en dehors des régions anglophones pour le moment.

Procédure

Ajouter un flux de travail

Accédez à l'outil Flux de travail au niveau Entreprise.
Cliquez sur Créer.
La boîte de dialogue « Ajouter un flux de travail » s’ouvre.
Saisissez un nom pour le flux de travail.
Sélectionnez l’outil pour le flux de travail dans le menu Outil .

Remarque
Certains outils Procore doivent être activés pour apparaître en tant que sélection dans cette liste. Pour obtenir la liste des outils disponibles, consultez Quels outils Procore prennent en charge les flux de travail ?
Cliquez sur Créer.
Procore ouvre le générateur de flux de travail et crée une première étape « Sans titre ».

Mettre à jour la première étape du flux de travail

Commencez par sélectionner le type d’étape (étape de réponse, étape de condition) que vous utiliserez au début du flux de travail.
Suivez les directives correspondant au type d'étape sélectionné :

Ajouter une étape de réponse à un flux de travail

Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales :
- Nom de l'étape. Saisissez un nom pour l'étape.
- Tapez. Sélectionnez Étape de réponse.
- Statut de l'élément. Saisissez le statut d'élément qui sera associé à cette étape du flux de travail.
- Jours pour terminer. Saisissez le nombre de jours dont le « groupe responsable » dispose pour terminer l'étape du flux de travail. Sélectionnez ensuite Jours civils ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Une fois le nombre de jours défini dépassé, Procore envoie un e-mail de rappel jusqu'à ce que l'étape soit terminée.
- Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail n'est PAS terminée dans le nombre de jours spécifié sous Jours pour terminer. Les destinataires nommés ici recevront également un e-mail lorsque l'étape du flux de travail sera terminée. Les groupes par défaut incluent :
  - Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné pour un projet.
  - Créateur d'élément. Un créateur d'élément est un utilisateur Procore qui a créé l'élément sur un projet.
  - Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau Projet.
  - Tous les utilisateurs du projet de l’entreprise. Tous les utilisateurs du projet de l’entreprise du créateur de l’élément qui sont affectés au projet sont automatiquement avertis lorsque vous sélectionnez l’entreprise du créateur de l’élément dans la liste des destinataires de la notification.

Ajouter des personnes assignées

Compléter les personnes assignées section :
- Type de décision. Sélectionnez l'un des types de décision par défaut pour l'étape. Ce paramètre déterminera également les options d'exigences de réponse disponibles.
  - Le premier intervenant décide.
  - Plusieurs répondants décident.
    - Seuls les intervenants requis décident. Cochez cette case si vous souhaitez que la décision finale concernant l'étape soit déterminée uniquement par les intervenants dans les rôles avec un ou tous les membres tenus de répondre.
Cliquez sur Gérer les personnes assignées.
Vous pouvez gérer les personnes assignées en fonction du rôle du projet ou du type de personne assignée dans un rôle personnalisé . En fonction de la méthode de configuration de votre personne assignée, suivez les instructions pertinentes :
- Personnes assignées au rôle du projet:
  Aucune mise à jour manuelle n’est nécessaire pour gérer les personnes assignées individuelles.
  Les personnes assignées sont automatiquement renseignées dans chaque étape du flux de travail en fonction des rôles de projet assignés à partir de l’annuaire du projet.
  Important: Assurez-vous que les rôles de l’annuaire du projet sont correctement attribués et à jour. Voir Comment assigner automatiquement des rôles de projet aux étapes du flux de travail ? pour plus de détails.
1. Créez des rôles de projet dans l’outil Admin de l’entreprise. Découvrez comment →
2. Assignez des personnes à des rôles de projet dans l’outil Annuaire du projet. Découvrez comment →
3. Configurez un modèle de flux de travail au niveau entreprise. Lors de la configuration de chaque étape du flux de travail, sélectionnez le(s) rôle(s) de projet approprié(s) que vous souhaitez affecter à cette étape.
4. Pour tout projet auquel le modèle est affecté, les personnes associées à ces rôles de projet sont automatiquement renseignées à chaque étape du flux de travail en fonction de la configuration de votre modèle de flux de travail au niveau entreprise.
5. Assurez-vous que tous les membres répertoriés dans l’annuaire du projet disposent des autorisations appropriées nécessaires pour les éléments de chaque outil et des autorisations de flux de travail appropriées.
6. Pour terminer la configuration, il est encore nécessaire de configurer manuellement le gestionnaire de flux de travail pour chaque modèle de projet par outil. Cette étape est requise car l’annuaire du projet est géré par projet et le gestionnaire de flux de travail peut varier selon l’outil.
- Personnes assignées du rôle personnalisé:
  1. Cliquez sur Gérer les personnes assignées dans les détails de l’étape sous la section Personnes assignées .
  2. Cliquez sur Modifier les membres à côté du rôle personnalisé.
  3. Sélectionnez les utilisateurs dans l’annuaire du projet disponible members.
    Remarque: chaque rôle personnalisé d’une étape de flux de travail doit avoir au moins un utilisateur assigné.
  4. (Facultatif) Si le type de décision est Plusieurs intervenants décident, vous pouvez définir l’exigence de chaque membre à l’aide de l’option Requis pour répondre ? liste déroulante.
  5. Cliquez sur Terminé pour confirmer les mises à jour de la personne assignée.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser vos modifications.
    Note: Si des champs obligatoires contiennent des informations manquantes, une bannière apparaît en haut de la visionneuse de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour.

Remarque

Vous pouvez également évaluer les rôles du projet par lot à partir de l’annuaire de l’entreprise.

Ajouter des réponses

Une fois que les rôles des personnes assignées pour l’étape ont été déterminés, l’étape suivante consiste à ajouter des réponses. Les options disponibles lors de l’ajout de réponses sont déterminées par le type de décision de l’étape et par la nécessité ou non de répondants.

Les étapes d’ajout de réponses sont séparées par type de décision. Suivez les étapes correspondant au type de décision sélectionné pour l’étape.

Le premier intervenant décide : afficher/masquer
- Dans la carte Réponses des paramètres d’étape, procédez comme suit :
  - Si la réponse est. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.
  - Allez à l'étape. Sélectionnez l'étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l'étape.
- Facultatif : cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplissez les informations ci-dessus si nécessaire.

Plusieurs intervenants décident : afficher/masquer
- Dans la carte Réponses des paramètres d’étape, procédez comme suit :
- Si seuls les répondeurs requis décident , IS est coché :
  - Si nécessaire, ce sont les intervenants qui décident. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.
  - Allez à l'étape. Sélectionnez l'étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l'étape.
- Si Seuls les intervenants requis décident n'est PAS coché :
  - Si tous les intervenants le décident. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.
  - Allez à l'étape. Sélectionnez l'étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l'étape.
- Facultatif : cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplissez les informations ci-dessus si nécessaire.

Pour ajouter d’autres types d’étapes, voir :

Ajouter une étape de condition à un flux de travail

Les étapes conditionnelles permettent à un chemin de flux de travail d'être acheminé différemment selon que les conditions de l'étape sont remplies ou non. Pour créer une étape de condition, suivez les instructions ci-dessous.

Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales :
- Nom de l'étape. Saisissez un nom pour l'étape.
- Tapez. Sélectionnez Étape de la condition.
- Quand. Sélectionnez la première partie de l'hypothèse dans l'énoncé de la condition. Il existe différentes déclarations de condition pour chaque outil. Voir Déclarations conditionnelles par outil.
  - Supérieur à. Si votre organisation a besoin de signatures supplémentaires pour des montants supérieurs ou égaux à un montant spécifique, vous pouvez choisir cette option et saisir un montant dans le champ de droite.
    OU
  - Inférieur à. Si vous voulez que l'étape fonctionne lorsque l'hypothèse est inférieur à un nombre spécifié.
  - Est. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'un certain champ est sélectionné pour un champ personnalisé.
  - Est coché. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une case d'un champ personnalisé est cochée.
  - Contient l'un des. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une ou plusieurs options de sélection multiple sont choisies pour un champ personnalisé.
- Puis. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape.
- Dans le cas contraire. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape . Il s’agit de l’étape suivante du flux de travail si les conditions de l’étape en cours ne sont PAS remplies.
Choisissez parmi ces options :
- Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications que vous avez apportées.
- Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée du flux de travail « Ébauche ». Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail.
  OU
- Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à affecter votre flux de travail à un projet.

Déclarations conditionnelles par outil

Modifications budgétaires... Afficher/Masquer

État	Définition
Montant de la modification budgétaire	Le total général de toutes les valeurs des postes d'ajustement de changement budgétaire « À » et « De ».
Montant de l'ajustement	Somme des montants positifs du poste d'ajustement OU valeur absolue des montants négatifs du poste d'ajustement. La plus grande valeur absolue sera utilisée pour déterminer le résultat de l'étape de condition.

Engagements... Afficher/Masquer

État	Définition	Exemple
Montant du contrat original	Montant total de la ventilation des coûts du contrat approuvé.	Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coûts approuvés	Le montant total de la ventilation des coûts des engagements « approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total. Formule... Afficher/Masquer Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés = Montant total des objets de coûts approuvés	Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats approuvés, des ordres de changement et des coûts directs est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût	Montant total de la ventilation des coûts de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total. Formule... Afficher/Masquer Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente = Montant total de tous les objets de coût	Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut est supérieur ou inférieur à un montant spécifique
Montant Au-dessus du budget sur les objets de coûts approuvés	Le montant total de la colonne désignée du projet est soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés », des ordres de changement de l’engagement et des coûts directs. Formule... Afficher/Masquer Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés - Montant total du budget = Montant supérieur au budget sur les objets de coûts approuvés	Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.*
Montant supérieur au budget pour tous les objets de coût	Montant budgétaire total du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs. Formule... Afficher/Masquer Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Montant supérieur au budget pour tous les objets de coût	Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.*
% du budget alloué aux objets de coûts approuvés	Le pourcentage du montant budgétaire total du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs. Formule... Afficher/Masquer (Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué aux objets de coûts approuvés	Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût	Le pourcentage du montant budgétaire total du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs. Formule... Afficher/Masquer (Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué à tous les objets de coût	Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.*
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires* dans le .* Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.	Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.	Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ; ou « N° de bâtiment ». Si le « Nº de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « Nº de bâtiment » est 1, acheminez le flux de travail vers Suzanne.
Bêta Montant au-dessus de la valeur du code budgétaire pour les objets de coûts approuvés	Différence entre les montants approuvés associés (engagements, ordres de changement de l’engagement, coûts directs) à chacun des codes budgétaires inclus dans la ventilation des coûts de l’élément et le montant budgété révisé du code budgétaire.	Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’élément entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’élément au-delà du montant défini.
Bêta Montant au-dessus de la valeur du code budgétaire pour tous les objets de coûts	Différence entre les montants approuvés, en attente et révisés associés (engagements, ordres de changement de l’engagement, coûts directs) aux codes budgétaires inclus dans la ventilation des coûts de l’élément et au montant budgété révisé du code budgétaire.	Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’élément entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’élément au-delà du montant défini.
Bêta Coûts approuvés : pourcentage des valeurs de code budgétaire budgétées	Le pourcentage du montant budgété révisé pour le(s) montant(s) de code budgétaire inclus(s) dans la ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments de coût approuvés.	Le flux de travail sera acheminé selon que les valeurs des codes budgétaires de ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgété révisé des codes budgétaires.
Bêta Tous les coûts : pourcentage des valeurs de code budgétaire budgétées	Le pourcentage du montant budgété révisé pour le(s) montant(s) de code budgétaire inclus(s) dans la ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés.	Le flux de travail sera acheminé selon que les valeurs des codes budgétaires de ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgété révisé des codes budgétaires.

Ordres de changement de l'engagement... Afficher/Masquer

État	Définition	Exemple
Montant	Montant total de la ventilation des coûts de l'ordre de changement approuvé.	Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coûts approuvés	Le montant total de la ventilation des coûts des engagements « approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total. Formule... Afficher/Masquer Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés = Montant total des objets de coûts approuvés	Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats approuvés, des ordres de changement et des coûts directs est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût	Montant total de la ventilation des coûts de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total. Formule... Afficher/Masquer Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente = Montant total de tous les objets de coût	Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut est supérieur ou inférieur à un montant spécifique
Montant Au-dessus du budget sur les objets de coûts approuvés	Le montant total de la colonne désignée du projet est soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés », des ordres de changement de l’engagement et des coûts directs. Formule... Afficher/Masquer Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés - Montant total du budget = Montant supérieur au budget sur les objets de coûts approuvés	Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.*
Montant supérieur au budget pour tous les objets de coût	Montant budgétaire total du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs. Formule... Afficher/Masquer Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Montant supérieur au budget pour tous les objets de coût	Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.*
% du budget alloué aux objets de coûts approuvés	Le pourcentage du montant budgétaire total du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs. Formule... Afficher/Masquer (Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué aux objets de coûts approuvés	Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût	Le pourcentage du montant budgétaire total du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs. Formule... Afficher/Masquer (Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué à tous les objets de coût	Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.*
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires* dans l'ensemble de champs.* Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.	Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.	Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ; ou « N° de bâtiment ». Si le « Nº de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « Nº de bâtiment » est 1, acheminez le flux de travail vers Suzanne.
Bêta Montant au-dessus de la valeur du code budgétaire pour les objets de coûts approuvés	Différence entre les montants approuvés associés (engagements, ordres de changement de l’engagement, coûts directs) à chacun des codes budgétaires inclus dans la ventilation des coûts de l’élément et le montant budgété révisé du code budgétaire.	Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’élément entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’élément au-delà du montant déterminé dans le modèle de flux de travail.
Bêta Montant au-dessus de la valeur du code budgétaire pour tous les objets de coûts	Différence entre les montants approuvés, en attente et révisés associés (engagements, ordres de changement de l’engagement, coûts directs) aux codes budgétaires inclus dans la ventilation des coûts de l’élément et au montant budgété révisé du code budgétaire.	Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’élément entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’élément au-delà du montant défini.
Bêta Coûts approuvés : pourcentage des valeurs de code budgétaire budgétées	Le pourcentage du montant budgété révisé pour le(s) montant(s) de code budgétaire inclus(s) dans la ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments de coût approuvés.	Le flux de travail sera acheminé selon que les valeurs des codes budgétaires de ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgété révisé des codes budgétaires.
Bêta Tous les coûts : pourcentage des valeurs de code budgétaire budgétées	Le pourcentage du montant budgété révisé pour le(s) montant(s) de code budgétaire inclus(s) dans la ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés.	Le flux de travail sera acheminé selon que les valeurs des codes budgétaires de ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgété révisé des codes budgétaires.

Correspondance/Outils personnalisés... Afficher/Masquer

État	Définition
Valeur de l'impact financier	Le montant entré dans le champ « Impact financier » sur l'élément de correspondance.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires* dans l'ensemble de champs.* Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.	Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

Factures au maître d'ouvrage... Afficher/Masquer

État	Définition
Montant net facturé cette période	Montant facturé avant les taxes.
Montant brut facturé cette période	Montant facturé après taxes.

Contrats principaux... Afficher/Masquer

État	Définition	Exemple
Montant du contrat original	Montant total de la ventilation des coûts du contrat approuvé.	Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires* dans l'ensemble de champs.* Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.	Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.	Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ; ou « N° de bâtiment ». Si le « Nº de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « Nº de bâtiment » est 1, acheminez le flux de travail vers Suzanne.

Ordres de changement au contrat principal... Afficher/Masquer

État	Définition	Exemple
Montant	Montant total de la ventilation des coûts de l'ordre de changement approuvé.	Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires* dans l'ensemble de champs.* Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.	Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.	Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ; ou « N° de bâtiment ». Si le « Nº de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « Nº de bâtiment » est 1, acheminez le flux de travail vers Suzanne.

Factures de sous-traitants... Afficher/Masquer

État	Définition
Montant brut	Le montant brut facturé sur la facture avec la retenue de garantie appliquée.
Quantité de matériaux entreposés	Montant facturé pour les matériaux entreposés sur la facture.
Montant net	Le montant net facturé sur la facture avec la retenue de garantie appliquée.
Valeur d'engagement d'origine	Le montant initial du contrat d’engagement avant tout changement, ajustement ou avenant.
Montant de la retenue de garantie libérée	Le montant de la retenue de garantie indiqué sur la facture.
Totale de la retenue de garantie libérée	Pourcentage de la retenue de garantie libérée à ce jour.
Total terminé et entreposé à ce jour	Pourcentage de travail achevé et de matériaux entreposés à ce jour.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires* dans l'ensemble de champs.* Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.	Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.
Champs personnalisés de l’engagement parent (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les champs Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans les deux ensembles de champs pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.	Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé, sur l’engagement parent tel qu’il a été configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

* Les déclarations conditionnelles liées au budget du projet sont basées sur le montant total de la colonne Budget sélectionnée dans la vue du budget des rapports personnalisés située dans l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés.

Pour savoir comment ajouter des types d'étapes supplémentaires :

Ajouter une étape de fin (réussie) à un flux de travail

Une étape finale définit la fin d'un flux de travail. Une étape de fin indique que le flux de travail est terminé.

Cliquez sur le associée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Étape de fin (réussie).
Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales :
- Nom de l'étape. Saisissez un nom pour l'étape.
- Statut de l'élément. Sélectionnez le statut approprié qui indique l'achèvement réussi. Les options de statut varient selon l'outil.
- Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut incluent :
  - Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné pour un projet.
  - Créateur d'élément. Un créateur d'élément est un utilisateur Procore qui a créé l'élément sur un projet.
  - Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau Projet.

Choisissez parmi ces options :
- Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications que vous avez apportées.
- Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous travaillez encore sur la création de votre flux de travail.
  OU
- Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à affecter votre flux de travail à un projet.

Pour savoir comment ajouter des types d'étapes supplémentaires :

Ajouter une étape de fin (échec) à un flux de travail

Cliquez sur le associée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Étape de fin (échec).
Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales :
- Nom de l'étape. Saisissez un nom pour l'étape.
- Statut de l'élément. Sélectionnez le statut approprié qui indique une exécution infructueuse. Les options de statut varient selon l'outil.
- Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut incluent :
  - Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné pour un projet.
  - Créateur d'élément. Un créateur d'élément est un utilisateur Procore qui a créé l'élément sur un projet.
  - Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau Projet.

Pour savoir comment ajouter des types d'étapes supplémentaires :

Enregistrement d'un modèle de flux de travail

Les options suivantes sont disponibles pour enregistrer le modèle de flux de travail :

Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Le fait de cliquer sur Enregistrer comme ébauche ne fermera pas le générateur de flux de travail, vous pouvez donc enregistrer votre travail au fur et à mesure. Les modèles de flux de travail d'ébauche ne peuvent pas être utilisés sur les projets.
OU
Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Les flux de travail publiés peuvent être utilisés sur les projets.
OU
Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications que vous avez apportées.

Voir aussi

Affecter des modèles de flux de travail aux projets

Une fois que vos flux de travail sont publiés, l’étape suivante consiste à les affecter à un projet afin qu’ils puissent être configurés. Les étapes suivantes vous montrent comment affecter des modèles de flux de travail à des projets dans l’outil Flux de travail de l’entreprise.

Accédez à l'outil Flux de travail de l'entreprise.
Dans le tableau « Flux de travail », localisez la version que vous souhaitez publier.
Cliquez sur le lien hypertexte dans la colonne « Projets assignés ».
Dans la boîte de dialogue « Assigner des projets », procédez comme suit :
- Pour sélectionner tous les projets actifs dans le compte de votre entreprise, cochez la case Sélectionner tout .
- Pour rechercher des projets individuels, commencez par saisir le nom du projet dans le champ Rechercher . Cochez ensuite la ou les cases correspondant au(x) projet(s) souhaité(s).
Cliquez sur Mettre à jour.

Affecter un modèle de flux de travail aux nouveaux projets

Un modèle de flux de travail peut être attribué automatiquement à tous les nouveaux projets afin qu'il ne soit pas nécessaire de le faire à chaque fois qu'un nouveau projet est créé.

Accédez à l'outil Flux de travail de l'entreprise.
Dans le tableau « Flux de travail », localisez la version que vous souhaitez affecter à tous les nouveaux projets.
Passez la souris sur l'espace dans la colonne « Assigner aux nouveaux projets ».
Cliquez sur Assigner.
Une coche apparaîtra pour indiquer qu'elle a été assignée à tous les nouveaux projets.
Remarque : cliquez sur la coche pour interrompre automatiquement l'attribution du modèle aux nouveaux projets.

Configurer les modèles de flux de travail sur les projets

Une fois que les modèles de flux de travail sont attribués aux projets, ils doivent être configurés avec les paramètres d’un outil individuel. Il s’agit du processus par lequel les étapes du flux de travail sont attribuées à des utilisateurs spécifiques et le nombre de jours dont ils disposent pour répondre est défini. Un flux de travail par défaut devra également être défini pour l’outil auquel il est associé avant de pouvoir être appliqué et utilisé pour approuver un élément.

Objectif

Configurer un modèle de flux de travail sur un outil.

Contexte

Une fois qu'un modèle de flux de travail est publié et assigné à un projet, il doit être configuré sur le projet avant de pouvoir être utilisé. La configuration comprend la désignation d'une personne pour agir en tant que « gestionnaire de flux de travail » et l'affectation des groupes de distribution et des personnes assignées appropriées à votre flux de travail. Un modèle spécifique doit également être défini comme « par défaut » pour l'outil avant de pouvoir être utilisé.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil de projet en cours de configuration.

Procédure

(Facultatif) Vous pouvez activer des modèles de flux de travail au niveau projet pour donner aux équipes de projet l’autonomie nécessaire pour créer et personnaliser des flux de travail directement dans leur environnement de projet, sans dépendre des autorisations au niveau entreprise.
Accédez à l'outil dans lequel le flux de travail est en cours de configuration.
Cliquez sur Configurer les paramètres icône .
Remarque : Pour l'outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type de correspondance spécifique du modèle de flux de travail.
(Facultatif) Vous pouvez cloner un modèle de flux de travail au niveau projet pour créer un modèle de flux de travail identique ou très similaire à un modèle existant.

Remarque
Les modèles de flux de travail au niveau projet doivent être activés pour pouvoir utiliser la fonctionnalité de clonage.
Cliquez sur « Paramètres de flux de travail » dans le volet de droite.
Remarque : les outils Facturation et Correspondance n'ont pas de page « Paramètres de flux de travail » dédiée. Faites défiler jusqu'au bas des paramètres de configuration de l'outil Facturation pour accéder aux configurations du flux de travail de facturation.
Cliquez sur le bouton Configurer à côté du flux de travail en cours de configuration pour ouvrir la visionneuse de flux de travail.

Exemple
En haut de la visionneuse de flux de travail, affectez un gestionnaire de flux de travail en sélectionnant un utilisateur du projet dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : si des champs obligatoires contiennent des informations manquantes, une bannière apparaît en haut de la visionneuse de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour.

Étapes facultatives. Terminer en fonction des exigences du flux de travail.

Assigner un groupe de distribution. Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Il s’agit des groupes d’utilisateurs qui recevront des e-mails de notification de Procore lorsque certaines actions se produisent dans un flux de travail.
Jours pour terminer. Saisissez le nombre de jours dont disposeront les personnes assignées pour soumettre leurs réponses à l’étape. Dans la section « Informations générales » des détails de l’étape sous Jours pour terminer, saisissez un nombre de jours dans la première case, puis sélectionnez Jours civils ou Jours ouvrables dans la liste déroulante.
Note: Si les personnes assignées ne soumettent pas de réponse dans le délai défini, elles recevront des rappels automatisés par e-mail.

Définir un flux de travail par défaut

Un flux de travail par défaut doit être choisi avant qu'un flux de travail puisse être lancé sur un élément.

Passez la souris sur la colonne « Flux de travail par défaut » dans le tableau « Paramètres du flux de travail ».
Cliquez sur Définir par défaut sur la ligne du flux de travail que vous souhaitez définir par défaut.
Remarque : si un flux de travail par défaut a déjà été défini, la même action inverse la désignation par défaut du flux de travail.
Une fois qu'un flux de travail par défaut est choisi, une coche apparaît dans la colonne « Flux de travail par défaut » du flux de travail.

Voir également

Démarrer un flux de travail

Si vous avez activé le moteur de flux de travail en libre-service dans les paramètres de configuration de l’outil Flux de travail, vous êtes maintenant prêt à utiliser vos flux de travail sur des éléments au niveau projet. Après avoir créé et configuré un modèle sur un projet, l’étape suivante consiste à créer un élément qui nécessite un flux de travail pour être approuvé. Les flux de travail sur les factures des sous-traitants démarrent automatiquement, mais les flux de travail sur les contrats et d’autres éléments doivent être lancés manuellement. Les directives ci-dessous vous montrent comment démarrer un flux de travail.

Objectif

Après avoir créé un nouvel engagement, contrat principal ou changement budgétaire sur un projet, l'étape suivante consistera à lancer le flux de travail afin que les personnes assignées puissent répondre.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire de l'entreprise.
  OU
- Utilisateurs avec l'autorisation granulaire « Peut démarrer des flux de travail » activée dans leur modèle d'autorisation. Voir Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisation de projet.
  OU
- Utilisateurs dont l'autorisation granulaire « Peut être un gestionnaire de flux de travail » est activée dans leur modèle d'autorisation. Voir Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisation de projet.

Procédure

Accédez à l'outil et à l'élément contenant le flux de travail.
Cliquez sur Démarrer le flux de travail dans le coin supérieur droit de l'élément.

Voir aussi

Répondre à un flux de travail sur un projet

Répondre à un flux de travail

Objectif

Répondre à un flux de travail sur un élément au niveau Projet.

Contexte

Une fois qu'un flux de travail a été lancé sur un élément de projet, les utilisateurs désignés peuvent répondre à l'étape qui leur est assignée.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour répondre à un flux de travail sur un engagement ou à un ordre de changement de l'engagement :
  - Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements ou Contrats principaux du projet.
  - Vous devez être autorisé à afficher l'élément contenant le flux de travail. Si l'élément est marqué comme « Privé », le répondeur doit disposer des autorisations de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » dans les paramètres de confidentialité de l'élément.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail du contrat.
- Pour répondre à un flux de travail sur un contrat principal ou un ordre de changement au contrat principal :
  - Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements ou Contrats principaux du projet.
  - Vous devez être autorisé à afficher l'élément contenant le flux de travail. Si l'élément est marqué comme « Privé », le répondeur doit disposer des autorisations de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » dans les paramètres de confidentialité de l'élément.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail du contrat.
- Pour répondre à un flux de travail d'une facture de sous-traitant :
  - Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements du projet.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de la facture.
  - La facture doit être associée à une période de facturation ouverte.
  - Vous devez être autorisé à afficher l'élément contenant le flux de travail. Si l'élément est marqué comme « Privé », le répondeur doit disposer des autorisations de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » dans les paramètres de confidentialité de l'élément.
- Pour répondre à un flux de travail sur un changement budgétaire :
  - Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Budget du projet.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail pour le changement budgétaire.
- Pour répondre à un flux de travail sur un document de correspondance :
  - Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures pour le type de correspondance du projet.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail du document de correspondance.

Étapes

Accédez à l'élément de projet contenant le flux de travail.
Dans le volet de droite de l'élément, révisez l'étape « Actuel » du flux de travail.
Remarque : cliquez sur « Afficher le flux de travail » si le panneau latéral est réduit.
Sélectionnez votre réponse pour le flux de travail en bas du volet de droite.
Remarque : vous aurez toujours la possibilité d'annuler votre réponse à l'étape suivante.
Facultatif : chargez ou joignez des fichiers au flux de travail.
Facultatif : saisissez un motif de votre réponse.
Remarque : un motif de votre réponse peut être requis en fonction de la configuration du modèle de flux de travail.
Cliquez sur Envoyer pour finaliser votre réponse ou sur Retour pour revenir et modifier votre réponse.

Voir aussi

Redémarrer un flux de travail