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Procore

Guide de l'utilisateur des flux de travail

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Table des matières

Démarrage

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Ce guide d’utilisation fournit aux utilisateurs de Procore des informations sur la manière d’utiliser l’outil Flux de travail de Procore pour concevoir et utiliser des flux de travail du début à la fin.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :
  • Qu’est-ce qu’un flux de travail ? Un flux de travail est un processus qui définit un chemin d’approbation unique pour un élément de vos projets. Par exemple, un flux de travail vous permet de créer des étapes pour « Approuver » un élément (comme une facture ou un contrat de sous-traitant) dans Procore. Un modèle de flux de travail définirait les rôles, les groupes et les conditions responsables pour acheminer un élément à travers ce processus d’approbation, et ce processus est adapté pour répondre aux besoins uniques et aux exigences spécifiques de l’environnement commercial de votre entreprise. 
  • Comment migrer des flux de travail hérités vers les flux de travail en libre-service. Les flux de travail en libre-service remplacent les flux de travail hérités créés par l’équipe Solutions personnalisées de Procore. Si vous avez déjà utilisé des flux de travail hérités, votre entreprise devra mettre à jour chaque outil à l’aide de flux de travail en libre-service avant que de nouveaux flux de travail puissent être créés par votre entreprise.
  • Comment créer et gérer des modèles de flux de travail. Découvrez comment créer et gérer vos propres modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail de l’entreprise.
  • Comment affecter des flux de travail à des projets. Après avoir créé des modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail, ils devront être affectés à vos projets. Cela vous permet de créer des flux de travail qui peuvent être utilisés sur un seul projet ou sur tous les projets.
  • Comment configurer les flux de travail à utiliser sur les projets. Il s’agit de l’étape finale avant l’activation d’un flux de travail sur un élément. Configurez les rôles, les responsabilités et les notifications pour vos flux de travail.
  • Comment visualiser et répondre à un flux de travail. Utilisez vos modèles de flux de travail pour faciliter le processus d’approbation de votre ou vos éléments.

Flux de travail

Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore. 

What is a custom workflow?

Example

The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment. 
v2-workflows-sub-invoices.png

Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?

Supported Tools 

 

Installation et configuration

La transition du moteur de flux de travail hérité vers le moteur en libre-service n’est pas terminée tant que la mise à jour n’est pas activée via la page de configuration des paramètres des flux de travail. Toutefois, cela permet aux utilisateurs de mettre en place et de configurer leurs propres modèles de flux de travail personnalisés avant de mettre à jour entièrement leur version de flux de travail. Les modèles de flux de travail ne peuvent pas être appliqués aux éléments (contrats et factures) tant que la version du flux de travail n’a pas été mise à jour dans les paramètres de configuration des flux de travail.

Consultez les étapes de la section « Activer les flux de travail en libre-service » lorsque vous êtes prêt à effectuer la mise à jour.

Modèles de flux de travail de démarrage rapide

Que sont les modèles de flux de travail de démarrage rapide ?

Les modèles de flux de travail de démarrage rapide sont des modèles de flux de travail préconfigurés pour les outils financiers de Procore. Ces modèles ont été conçus sur la base des meilleures pratiques de l’industrie.

Vous pouvez les personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise en modifiant les statuts, les noms des étapes, etc. Voir Modifier un modèle de flux de travail.

Comment obtenir des modèles de démarrage rapide dans le compte de mon entreprise ?

Les modèles de flux de travail de démarrage rapide sont automatiquement disponibles dans l’outil Flux de travail de votre entreprise pour tous les clients aux États-Unis, en Australie, en Nouvelle-Zélande, au Canada, en Grande-Bretagne et en Irlande.

Ils apparaissent à côté de tous les flux de travail personnalisés déjà créés dans votre compte et sont étiquetés « Support client » pour indiquer qu’ils ont été créés par Procore.

Que faire si je ne souhaite pas utiliser les modèles de démarrage rapide ?

Vous pouvez archiver tous les modèles de démarrage rapide que vous ne souhaitez pas utiliser en cliquant sur le bouton « Archiver » à côté du modèle. Voir Archiver un modèle de flux de travail.

L’ajout de modèles de démarrage rapide a-t-il un impact sur mes modèles de flux de travail personnalisés existants ?

Non, il n’y a aucun impact sur les modèles personnalisés existants.

Créer un modèle de flux de travail

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :

    • Pour afficher, créer ou modifier un modèle de flux de travail:

      • Autorisations de niveau Admin dans l’outil Entreprise Flux de travail.
        OU

      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Entreprise Flux de travail avec les options « Afficher Flux de travail modèles » et « Créer et modifier des modèles Flux de travail » Autorisations granulaires activées sur votre modèle d’autorisation.

  • Les clients qui utilisent Procore en anglais peuvent également choisir parmi une sélection de modèles de flux de travail de démarrage rapide préremplis pour les outils financiers. Ces modèles peuvent être utilisés tels quels ou modifiés pour répondre aux besoins de votre entreprise. Les modèles de flux de travail de démarrage rapide ne sont pas disponibles en dehors des régions anglophones pour le moment.

Procédure

Ajouter un flux de travail

  1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau Entreprise .

  2. Cliquez sur Créer. La boîte de dialogue « Ajouter un flux de travail » s’ouvre.
    Une boîte de dialogue permettant d’ajouter un flux de travail avec des chantiers pour la sélection du nom et de l’outil, ainsi que des boutons Annuler et Créer.

  3. Saisissez un nom pour le flux de travail.

  4. Sélectionnez l’outil pour le flux de travail dans le menu Outil.

    Remarque
    Certains outils Procore doivent être activés pour apparaître en tant que sélection dans cette liste. Pour obtenir la liste des outils disponibles, consultez Quels outils Procore prennent en charge les flux de travail ?

  5. Cliquez sur Créer. Procore ouvre le générateur de flux de travail et crée une première étape « Sans titre ».

Mettre à jour la première étape du flux de travail

  1. Commencez par sélectionner le type d’étape (étape de réponse, étape de condition) que vous utiliserez au début du flux de travail.

Flux de travail : choix de la première étape

2. Suivez les instructions pour le type d’étape sélectionné :

  • Ajouter une étape de réponse à un flux de travail

  • Ajouter une étape de condition à un flux de travail

  • Ajouter une étape d’action à un flux de travail

Ajouter une étape de réponse à un flux de travail

  1. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales :

    • Nom de l’étape. Saisissez un nom pour l’étape.

    • Tapez. Sélectionnez Étape de réponse .

    • Élément Statut. Saisissez les élément statut qui seront associées à cette étape flux de travail.

    • Jours pour terminer. Saisissez le nombre de jours dont dispose le « groupe responsable » pour réaliser l’étape du flux de travail. Sélectionnez ensuite Jours calendaires ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Une fois le nombre de jours défini écoulé, Procore envoie un e-mail de rappel jusqu’à ce que l’étape soit terminée.

    • Facultatif : destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l’étape du flux de travail n’est PAS terminée dans le nombre de jours spécifié sous Jours pour terminer. Les destinataires nommés ici recevront également un e-mail lorsque l’étape du flux de travail sera terminée. Les groupes par défaut sont les suivants :

      • Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné pour un projet.

      • Élément Créateur. Un élément créateur est un utilisateur Procore qui a créé le élément d’un projet.

      • groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau projet.

      • Tous les utilisateurs du projet de l’Entreprise. Tous les utilisateurs du projet du entreprise de élément créateur qui sont affectés au projet sont automatiquement avertis lorsque vous sélectionnez Entreprise de Élément Créateur dans la liste destinataire notification.

Ajouter des personnes assignées

  1. Complétez la section Personnes assignées :

    • Type de décision. Sélectionnez l’un des types de décision par défaut pour l’étape. Ce paramètre déterminera également les options d’exigence de réponse disponibles.

      • C’est le premier intervenant qui décide.

      • Ce sont plusieurs intervenants qui décident.

        • Seuls requis les intervenants décident. Cochez cette case si vous souhaitez que la décision finale sur l’ étape soit à déterminer uniquement par les intervenants dans des rôles où un ou tous les membres sont tenus de répondre.

  2. Cliquez sur Gérer les personnes assignées.

  3. Vous pouvez gérer les personnes assignées en fonction du rôle du projet ou du type de personne assignée de rôle personnalisé. Selon la méthode de configuration de votre personne assignée, suivez les instructions pertinentes :

    • Personnes assignées au rôle du projet:
      Aucune mise à jour manuelle n’est nécessaire pour gérer les personnes assignées individuelles.
      Les personnes assignées sont automatiquement renseignées dans chaque étape du flux de travail en fonction des rôles de projet attribués à partir de l'

    • Annuaire du projet.
      À noter : Assurez-vous que les rôles de l’annuaire du projet sont correctement attribués et à jour. Voir Comment assigner automatiquement des rôles de projet aux étapes du flux de travail ? pour plus de détails.

      1. Créez des rôles de projet dans l’outil administrateur Procore. Découvrez comment →

      2. Assignez des personnes à des rôles de projet dans l’outil Annuaire du projet. Découvrez comment →

      3. Configurez un modèle de flux de travail au niveau entreprise. Lors de la configuration de chaque étape du flux de travail, sélectionnez le(s) rôle(s) de projet approprié(s) que vous souhaitez affecter à cette étape.

      4. Pour tout projet auquel le modèle est affecté, les personnes associées à ces rôles de projet sont automatiquement renseignées à chaque étape du flux de travail en fonction de la configuration de votre modèle de flux de travail au niveau entreprise.

      5. Assurez-vous que tous les membres répertoriés dans l’annuaire du projet disposent des autorisations appropriées nécessaires pour les éléments de chaque outil et des autorisations de flux de travail appropriées.

      6. Pour terminer la configuration, il est encore nécessaire de configurer manuellement le gestionnaire de flux de travail pour chaque modèle de projet par outil. Cette étape est requise car l’annuaire du projet est géré par projet et le gestionnaire de flux de travail peut varier selon l’outil.

    • Personnes assignées au rôle personnalisé:

      1. Cliquez sur Gérer les personnes assignées dans les détails de l’étape sous la section Personnes assignées .

      2. Cliquez sur Modifier les membres à côté du rôle personnalisé.

      3. Sélectionnez des utilisateurs parmi les membres disponibles de l’annuaire du projet. Remarque: chaque rôle personnalisé d’une étape de flux de travail doit avoir au moins un utilisateur assigné.

      4. (Facultatif) Si le type de décision est Plusieurs intervenants décident, vous pouvez définir les exigences de chaque membre à l’aide de la liste déroulante Requis pour répondre ?.

      5. Cliquez sur Terminé pour confirmer les mises à jour de votre personne assignée.

      6. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser vos modifications. Remarque : Si des chantiers obligatoires contiennent des informations manquantes, une bannière apparaîtra en haut de la visionneuse de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour.

         Conseil
        Vous pouvez également en masse assigner des rôles de projet à partir de l’Entreprise Annuaire.

Ajouter des réponses

Une fois que les rôles des personnes assignées pour l’étape ont été déterminés, l’étape suivante consiste à ajouter des réponses. Les options disponibles lors de l’ajout de réponses sont déterminées par le type de décision de l’étape et par la nécessité ou non de répondants.

Les étapes d’ajout de réponses sont séparées par type de décision. Suivez les étapes correspondant au type de décision sélectionné pour l’étape.

  •  

    Le premier intervenant décide : afficher/masquer

    • Dans la carte Réponses des paramètres d’étape, procédez comme suit :

    • Si la réponse est. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.

    • Allez à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

    • Facultatif : Cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplissez les informations ci-dessus si nécessaire.

  •  

    Plusieurs intervenants décident : afficher/masquer

    • Dans la carte Réponses des paramètres d’étape, procédez comme suit :

    • Si seuls les répondeurs requis décident, IS est coché :

    • Si nécessaire, ce sont les intervenants qui décident. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.

    • Allez à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

    • Si seuls les intervenants requis décident n’est PAS coché :

    • Si tous les intervenants le décident. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.

    • Allez à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

    • Facultatif : Cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplissez les informations ci-dessus si nécessaire.

Ajouter une étape de condition à un flux de travail

Les étapes de condition permettent d’acheminer un chemin de flux de travail différemment selon que les conditions de l’étape sont remplies ou non. Pour créer une étape de condition, suivez les instructions ci-dessous.

  1. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales :

    • Nom de l’étape. Saisissez un nom pour l’étape.

    • Tapez. Sélectionnez l’étape de condition.

    • Quand. Sélectionnez la première partie de l’hypothèse dans l’énoncé de la condition. Il existe différentes instructions conditionnelles pour chaque outil. Voir Instructions conditionnelles par outil.

      • Supérieur à. Si votre organisation exige des signatures supplémentaires pour des montants supérieurs ou égaux à un montant déterminé, vous devrez choisir cette option et saisir un montant dans le chantier de droite.

      • Inférieur à. Si vous voulez que l’étape fonctionne lorsque l’hypothèse est inférieur à un nombre spécifié.

      • Est. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsqu’un certain chantier est sélectionné pour un chantier personnalisé.

      • est cochée. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsqu’une case à cocher de champ personnalisé est cochée.

      • Contient l’un des éléments suivants. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsqu’une ou plusieurs options de sélection multiple sont choisies pour un chantier personnalisé.

    • Puis. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape.

    • Dans le cas contraire. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape. Il s’agit de l’étape suivante du flux de travail si les conditions de l’étape en cours ne sont PAS remplies.

  2. Choisissez parmi ces options :

    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications que vous avez apportées.

    • Enregistrer comme Ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée Ébauche flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail.

    • Enregistrez et publiez. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à affecter votre flux de travail à un projet.

Déclarations conditionnelles par outil

 

changements budgétaires... Afficher/Masquer

État

Définition

Montant de la modification budgétaire

Le total général de toutes les valeurs des postes d'ajustement de changement budgétaire « À » et « De ».

Montant de l'ajustement

Somme des montants positifs du poste d’ajustement OU valeur absolue des montants négatifs du poste d’ajustement. La valeur absolue la plus élevée sera utilisée pour déterminer le résultat de l’étape de condition.

 

Engagements... Afficher/Masquer

État

Définition

Exemple

Montant du contrat original

Montant total de la ventilation des coûts du contrat approuvé.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.

Montant total des objets de coûts approuvés

 

Le montant total VDC des engagements approuvés, ordres de changement de l'engagement et coûts directs sur le projet. Le montant VDC du flux de travail élément est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés = Montant total des objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats approuvés, des ordres de changement et des coûts directs est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.

Montant total de tous les objets de coût

 

Le montant total VDC de tous les engagements, ordres de changement de l'engagement et coûts directs « approuvés » et « en attente » sur le projet. Le montant VDC du flux de travail élément est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente = Montant total de tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut est supérieur ou inférieur à un montant spécifié

Montant Au-dessus du budget sur les objets de coûts approuvés

Le montant total de la colonne désignée du projet est soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés », des ordres de changement de l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés - Montant total du budget = Montant supérieur au budget sur les objets de coûts approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat en cours d’approbation et d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d’un montant spécifique.*

Montant supérieur au budget pour tous les objets de coût

Montant budgétaire total du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Montant supérieur au budget pour tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat en cours d’approbation et d’autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d’un montant spécifique.*

% du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Le pourcentage du montant budgétaire total du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer

(Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *

% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements, ordres de changement de l'engagement et coûts directs « approuvés » et « en attente ».

Formule... Afficher/Masquer

(Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué à tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat en cours d’approbation et d’autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d’un pourcentage spécifique.*

Chantiers personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les chantiers à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans le. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d’un chantier personnalisé « Type de contrat » ou « # de bâtiment ». Si le « # de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers Jean. Si le « # de bâtiment » est égal à 1, acheminez le flux de travail vers Susan.

Montant bêta par rapport à la valeur du code budgétaire pour les objets de coûts approuvés

La différence entre les montants approuvés associés ( engagements, ordres de changement de l'engagement, coûts directs ) à chacun des codes budgétaires inclus dans le VDC de l'élément et le montant du budget révisé du code budgétaire.

Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’élément entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’élément au-delà du montant défini.

Montant bêta sur la valeur du code budgétaire pour tous les objets de coûts

Différence entre les montants Approuvé, En attente et Révisé associés ( engagements, ordres de changement de l'engagement, coûts directs ) aux codes budgétaires inclus dans le VDC de l'élément et dans le montant budgété révisé du code budgétaire.

Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’élément entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’élément au-delà du montant défini.

Bêta : coûts approuvés en pourcentage des valeurs des codes de budget budgétés

Pourcentage du montant du budget révisé pour le(s) montant(s) du code budgétaire inclus dans le VDC de l’élément du flux de travail pour tous les éléments de coût approuvés.

Le flux de travail sera acheminé selon que les valeurs des codes budgétaires de ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgété révisé des codes budgétaires.

Bêta Tous les coûts : pourcentage des valeurs des codes de budget budgétés

Pourcentage du montant budgété révisé pour le(s) montant(s) du code Budget inclus dans la VDC du flux de travail élément pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés.

Le flux de travail sera acheminé selon que les valeurs des codes budgétaires de ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgété révisé des codes budgétaires.

 

ordres de changement de l'engagement... Afficher/Masquer

État

Définition

Exemple

Montant

Montant total de la ventilation des coûts de l'ordre de changement approuvé.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.

Montant total des objets de coûts approuvés

Le montant total VDC des engagements approuvés, ordres de changement de l'engagement et coûts directs sur le projet. Le montant VDC du flux de travail élément est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés = Montant total des objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats approuvés, des ordres de changement et des coûts directs est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.

Montant total de tous les objets de coût

Le montant total VDC de tous les engagements, ordres de changement de l'engagement et coûts directs « approuvés » et « en attente » sur le projet. Le montant VDC du flux de travail élément est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente = Montant total de tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut est supérieur ou inférieur à un montant spécifié

Montant Au-dessus du budget sur les objets de coûts approuvés

Le montant total de la colonne désignée du projet est soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés », des ordres de changement de l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés - Montant total du budget = Montant supérieur au budget sur les objets de coûts approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat en cours d’approbation et d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d’un montant spécifique.*

Montant supérieur au budget pour tous les objets de coût

Montant budgétaire total du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Montant supérieur au budget pour tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat en cours d’approbation et d’autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d’un montant spécifique.*

% du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Le pourcentage du montant budgétaire total du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer

(Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *

% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements, ordres de changement de l'engagement et coûts directs « approuvés » et « en attente ».

Formule... Afficher/Masquer

(Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué à tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat en cours d’approbation et d’autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d’un pourcentage spécifique.*

Chantiers personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les chantiers à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans l’ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d’un chantier personnalisé « Type de contrat » ou « # de bâtiment ». Si le « # de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers Jean. Si le « # de bâtiment » est égal à 1, acheminez le flux de travail vers Susan.

Montant bêta par rapport à la valeur du code budgétaire pour les objets de coûts approuvés

La différence entre les montants approuvés associés ( engagements, ordres de changement de l'engagement, coûts directs ) à chacun des codes budgétaires inclus dans le VDC de l'élément et le montant du budget révisé du code budgétaire.

Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’élément entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’élément au-delà du montant déterminé dans le fichier modèle de flux de travail.

Montant bêta sur la valeur du code budgétaire pour tous les objets de coûts

Différence entre les montants Approuvé, En attente et Révisé associés ( engagements, ordres de changement de l'engagement, coûts directs ) aux codes budgétaires inclus dans le VDC de l'élément et dans le montant budgété révisé du code budgétaire.

Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’élément entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’élément au-delà du montant défini.

Bêta : coûts approuvés en pourcentage des valeurs des codes de budget budgétés

Pourcentage du montant du budget révisé pour le(s) montant(s) du code budgétaire inclus dans le VDC de l’élément du flux de travail pour tous les éléments de coût approuvés.

Le flux de travail sera acheminé selon que les valeurs des codes budgétaires de ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgété révisé des codes budgétaires.

Bêta Tous les coûts : pourcentage des valeurs des codes de budget budgétés

Pourcentage du montant budgété révisé pour le(s) montant(s) du code Budget inclus dans la VDC du flux de travail élément pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés.

Le flux de travail sera acheminé selon que les valeurs des codes budgétaires de ventilation des coûts de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgété révisé des codes budgétaires.

 

Correspondance/Outils personnalisés... Afficher/Masquer

État

Définition

Valeur de l'impact financier

Le montant entré dans le champ « Impact financier » sur l'élément de correspondance.

Chantiers personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les chantiers à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans l’ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

 

Factures au maître d’ouvrage... Afficher/Masquer

État

Définition

Montant net facturé cette période

Le montant facturé avant taxes.

Montant brut facturé cette période

Montant facturé après taxes.

 

Contrats principaux... Afficher/Masquer

État

Définition

Exemple

Montant du contrat original

Montant total de la ventilation des coûts du contrat approuvé.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.

Chantiers personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les chantiers à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans l’ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d’un chantier personnalisé « Type de contrat » ou « # de bâtiment ». Si le « # de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers Jean. Si le « # de bâtiment » est égal à 1, acheminez le flux de travail vers Susan.

 

Ordres de changement au contrat principal... Afficher/Masquer

État

Définition

Exemple

Montant

Montant total de la ventilation des coûts de l'ordre de changement approuvé.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.

Chantiers personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les chantiers à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans l’ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d’un chantier personnalisé « Type de contrat » ou « # de bâtiment ». Si le « # de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers Jean. Si le « # de bâtiment » est égal à 1, acheminez le flux de travail vers Susan.

 

Factures de sous-traitants... Afficher/Masquer

État

Définition

Montant brut

Le montant brut facturé sur la facture complète avec la retenue de garantie appliquée.

Quantité de matériaux entreposés

Montant facturé pour les matériaux stockés sur la facture complète.

Montant net

Le montant net facturé sur la facture complète avec la retenue de garantie appliquée.

Valeur d'engagement d'origine

Le montant initial du contrat d’engagement avant tout changement, ajustement ou avenant.

Montant de la retenue de garantie libérée

Le montant de la retenue de garantie indiqué sur la facture complète.

Totale de la retenue de garantie libérée

Le pourcentage de retenue de garantie libéré sur la facture complète.

Total terminé et entreposé à ce jour

Le pourcentage de travail terminé et de matériaux entreposés à ce jour sur la facture complète.

Chantiers personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher) Remarque : les chantiers à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans l’ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

Chantiers personnalisés du parent Engagement (Sélection unique, Sélection multiple ou Case à cocher) Remarque : les chantiers Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans les deux ensembles de champs pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé, sur l’engagement parent tel qu’il a été configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

* Les états conditionnels liés au budget du projet sont basés sur le montant total de la colonne Budget sélectionnée dans la vue Budget Personnalisé Reporting située dans l’outil niveau Entreprise Admin. Voir Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés.

Ajouter une étape d’action à un flux de travail

Les étapes d’action détaillent les différentes actions que vous pouvez effectuer à l’étape suivante d’un flux de travail. Actuellement, les étapes d’action prises en charge sont Terminer le flux de travail, Envoyer le Webhook et Synchroniser les données externes ERP.

Fin du flux de travail

Une action Fin de flux de travail définit la fin d’un flux de travail et que le flux de travail est terminé.

  1. Cliquez sur l’icône Icône Bleu Plus Pfcp en regard d’une étape existante dans le générateur de flux de travail. Sélectionnez Action > Fin Flux de travail.

  2. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales :

    1. Nom de l’étape. Saisissez un nom pour l’étape.

    2. Type d’extrémité. Choisissez le succès OU l’échec.

    3. Élément Statut. Sélectionnez le statut approprié. Les options de statut varient selon l’outil.

    4. Facultatif : destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut sont les suivants :

      • Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné pour un projet.

      • Élément Créateur. Un élément créateur est un utilisateur Procore qui a créé le élément d’un projet.

      • groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau projet.

  3. Choisissez parmi ces options :

    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications que vous avez apportées.

    • Enregistrer comme Ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version Ébauche numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail.

    • Enregistrez et publiez. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à affecter votre flux de travail à un projet.

Envoyer un webhook

Une action Envoyer Webhook envoie flux de travail données à un système externe lorsque le flux de travail atteint une étape spécifique. Cette action fonctionne avec tous les types de flux de travail.

  1. Dans la section Réponse du générateur de flux de travail, accédez à l’étape Aller.

  2. Cliquez sur l’étape plus (+) Créer et sélectionnez Action > Envoyer le Webhook. 

  3. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales : 

    • Nom de l’étape : Saisissez un nom pour l’étape. 

    • Tapez : Par défaut, il s’agit de « Étape d’action ». 

    • Facultatif : destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut sont les suivants : Flux de travail Manager, Élément Créateur et groupe de distribution. 

  4. Facultatif : Dans la section Envoyer le Webhook - Détails, saisissez Personnalisé Données.

    Remarque : Ces données seront incluses dans la charge utile du webhook avec les informations de flux de travail standard. Exemple : données JSON, messages simples et numéros de référence.

  5. Dans la section Aller à l’étape, sélectionnez l’étape appropriée suivante ou sélectionnez Terminer le flux de travail. 

  6. Cliquez sur Enregistrer et publier. L’action Envoyer un webhook est ajoutée avec succès dans le flux de travail.

Créez un nouveau webhook :

Une fois que vous avez ajouté l’action à votre flux de travail, configurez un webhook dans le projet pour recevoir les données de Procore :

  1. Sélectionnez votre projet et accédez à l’outil Admin du projet. 

  2. Sous Paramètres du projet , dans le panneau de gauche, cliquez sur Webhooks. La fenêtre Webhooks du projet s’ouvre.

  3. Cliquez sur + Créer une accroche dans le coin supérieur droit. La fenêtre Nouveau crochet s’ouvre.  

  4. Entrez les informations suivantes dans la section Configuration du point de terminaison : 

    • URL du point de terminaison : entrez l’URL à laquelle recevoir la charge utile de la demande lorsqu’un événement se produit. 

    • En-tête d’autorisation : Saisissez le jeton à placer dans l’en-tête d’une requête POST de Procore.

    • Format de la charge utile : Sélectionnez la version de la charge utile de l’API REST que vous souhaitez recevoir. Remarque : une fois le hook créé, la version de la charge utile ne peut pas être modifiée. 

  5. Faites défiler jusqu’à la section Sélectionner les événements à envoyer . 

  6. Sous Outils > > Flux de travail de base, sélectionnez Flux de travail instance.Personnalisé. 

  7. Après avoir rempli les chantiers obligatoires, cliquez sur + Créer une accroche.

  8. Le hook apparaît sur la page Webhooks du projet avec l’ID du hook, le Statut, l’abonné et l’URL du point de terminaison. Une icône d’édition est également disponible. 

Remarque : Lorsque le flux de travail atteint l’étape configurée, le webhook est automatiquement envoyé à l’URL du point de terminaison de l’action sélectionnée.

Synchroniser les données externes de l’ERP

Une action Synchroniser un Données externe ERP flux de travail élément données synchronise avec un intégration ERP lorsque le Le flux de travail atteint une étape spécifique. Cela permet à votre système de comptabilité d’identifier automatiquement les enregistrements prêts à être extraits de Procore. Cette action ne nécessite aucune configuration et est prise en charge pour les types de flux de travail suivants : Coûts directs de l'entreprise, factures, applications de paiement, contrats principaux, contrats de bon de commande, contrats d'ordre de travail, changements budgétaires, ordres de changement au contrat principal (tous les types) et ordres de changement de l'engagement (tous les types).

  1. Dans la section Réponse du générateur de flux de travail, accédez à l’étape Aller.

  2. Cliquez sur l’étape plus (+) Créer et sélectionnez Action > synchroniser les Données externes ERP. 

  3. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales : 

    • Nom de l’étape : Saisissez un nom pour l’étape. 

    • Tapez : Par défaut, il s’agit de « Étape d’action ». 

    • Facultatif : destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut sont les suivants : Flux de travail Manager, Élément Créateur et groupe de distribution.

  4. Dans la section Aller à l’étape, sélectionnez l’étape appropriée suivante ou sélectionnez Terminer le flux de travail. 

  5. Cliquez sur Enregistrer et publier. L’action Synchroniser les données externes ERP est ajoutée au flux de travail.

Enregistrer un modèle de flux de travail

Les options suivantes sont disponibles pour enregistrer le modèle de flux de travail :

  • Enregistrer comme Ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version Ébauche numérotée du flux de travail. Cliquez sur Enregistrer comme ébauche pour fermer le générateur de flux de travail afin que vous puissiez enregistrer votre travail au fur et à mesure. Ébauche flux de travail modèles ne peuvent pas être utilisés sur des projets.

  • Enregistrez et publiez. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Les flux de travail publiés peuvent être utilisés sur des projets.

  • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications que vous avez apportées.

Voir aussi

Affecter des modèles de flux de travail aux projets

Une fois que vos flux de travail sont publiés, l’étape suivante consiste à les affecter à un projet afin qu’ils puissent être configurés. Les étapes suivantes vous montrent comment affecter des modèles de flux de travail à des projets dans l’outil Flux de travail de l’entreprise. 

  1. Navigate to the Company Workflows tool. 
  2. In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish. 
  3. Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
    • To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box. 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s). 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Click Update. 

Assign a Workflow Template to New Projects

A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created. 

  1. Navigate to the Company Workflows tool.
  2. In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
  3. Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
  4. Click Assign.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
    Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.

 

Configurer les modèles de flux de travail sur les projets

Une fois que les modèles de flux de travail sont attribués aux projets, ils doivent être configurés avec les paramètres d’un outil individuel. Il s’agit du processus par lequel les étapes du flux de travail sont attribuées à des utilisateurs spécifiques et le nombre de jours dont ils disposent pour répondre est défini. Un flux de travail par défaut devra également être défini pour l’outil auquel il est associé avant de pouvoir être appliqué et utilisé pour approuver un élément.

Objectif

Configurer un modèle de flux de travail sur un outil. 

Contexte

Une fois qu'un modèle de flux de travail est publié et assigné à un projet, il doit être configuré sur le projet avant de pouvoir être utilisé. La configuration comprend la désignation d'une personne pour agir en tant que « gestionnaire de flux de travail » et l'affectation des groupes de distribution et des personnes assignées appropriées à votre flux de travail. Un modèle spécifique doit également être défini comme « par défaut » pour l'outil avant de pouvoir être utilisé.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil de projet en cours de configuration. 

Procédure

  1. (Facultatif) Vous pouvez activer des modèles de flux de travail au niveau projet pour donner aux équipes de projet l’autonomie nécessaire pour créer et personnaliser des flux de travail directement dans leur environnement de projet, sans dépendre des autorisations au niveau entreprise.
  2. Accédez à l'outil dans lequel le flux de travail est en cours de configuration.
  3. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
    Note: Pour l’outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type de correspondance spécifique du modèle de flux de travail.
  4. (Facultatif) Vous pouvez cloner un modèle de flux de travail au niveau projet pour créer un modèle de flux de travail identique ou très similaire à un modèle existant. 
    Remarque
    Les modèles de flux de travail au niveau projet doivent être activés pour pouvoir utiliser la fonctionnalité de clonage.
  5. Cliquez sur « Paramètres de flux de travail » dans le volet de droite.
    Remarque : les outils Facturation et Correspondance n'ont pas de page « Paramètres de flux de travail » dédiée. Faites défiler jusqu'au bas des paramètres de configuration de l'outil Facturation pour accéder aux configurations du flux de travail de facturation.
  6. Cliquez sur le bouton Configurer à côté du flux de travail en cours de configuration pour ouvrir la visionneuse de flux de travail.
    Exemple
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  7. En haut de la visionneuse de flux de travail, affectez un gestionnaire de flux de travail en sélectionnant un utilisateur du projet dans la liste déroulante.
  8. Cliquez sur Enregistrer. 
    Remarque : si des champs obligatoires contiennent des informations manquantes, une bannière apparaît en haut de la visionneuse de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour. 

Étapes facultatives. Terminer en fonction des exigences du flux de travail.

  • Assigner un groupe de distribution. Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Il s’agit des groupes d’utilisateurs qui recevront des e-mails de notification de Procore lorsque certaines actions se produisent dans un flux de travail.
  • Jours pour terminer. Saisissez le nombre de jours dont disposeront les personnes assignées pour soumettre leurs réponses à l’étape. Dans la section « Informations générales » des détails de l’étape sous Jours pour terminer, saisissez un nombre de jours dans la première case, puis sélectionnez Jours civils ou Jours ouvrables dans la liste déroulante.  
    Note: Si les personnes assignées ne soumettent pas de réponse dans le délai défini, elles recevront des rappels automatisés par e-mail.

Définir un flux de travail par défaut

Un flux de travail par défaut doit être choisi avant qu'un flux de travail puisse être lancé sur un élément.

  1. Passez la souris sur la colonne « Flux de travail par défaut » dans le tableau « Paramètres du flux de travail ».
  2. Cliquez sur Définir par défaut sur la ligne du flux de travail que vous souhaitez définir par défaut. 
    Remarque : si un flux de travail par défaut a déjà été défini, la même action inverse la désignation par défaut du flux de travail. 
  3. Une fois qu'un flux de travail par défaut est choisi, une coche apparaît dans la colonne « Flux de travail par défaut » du flux de travail.

Démarrer un flux de travail

Si vous avez activé le moteur de flux de travail en libre-service dans les paramètres de configuration de l’outil Flux de travail, vous êtes maintenant prêt à utiliser vos flux de travail sur des éléments au niveau projet. Après avoir créé et configuré un modèle sur un projet, l’étape suivante consiste à créer un élément qui nécessite un flux de travail pour être approuvé. Les flux de travail sur les factures des sous-traitants démarrent automatiquement, mais les flux de travail sur les contrats et d’autres éléments doivent être lancés manuellement. Les directives ci-dessous vous montrent comment démarrer un flux de travail.

 

Objective

After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.

Things to Consider

Steps

  1. Navigate to the tool and item containing the workflow.
  2. Click Start Workflow at the top right corner of the item.
    start-workflow-button.png

See Also

 

Répondre à un flux de travail

 

Objective 

To respond to a workflow on a project level item. 

Background

After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.

Things to Consider

  • Required User Permissions:
    • To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
      • Must be the assignee of the contract's current workflow step.
    • To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
      • Must be the assignee of the contract's current workflow step.
    • To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
      • Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
      • The invoice must be associated with an open billing period.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
    • To respond to a workflow on a budget change:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
      • Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
    • To respond to a workflow on a correspondence item:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
      • Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.

Steps 

  1. Navigate to the Project item containing the workflow. 
  2. In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow. 
    Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed.
  3. Select your response for the workflow at the bottom of the right pane. 
    Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step.
  4. Optional: Upload or attach files to the workflow. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Optional: Enter a reason for your response.
    Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template.
  6. Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.

See Also