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Procore

Importer des formulaires d'appel d'offres dans l'outil d'appel d'offres

Remarque
Le contenu ci-dessous décrit les fonctionnalités qui font partie de la nouvelle expérience améliorée de la gestion des appels d'offres. Voir À propos de l'expérience améliorée de la gestion des appels d'offres.

Objectif

Pour créer des formulaires d'appel d'offres à partir d'un fichier CSV, importez. 

Contexte

En plus de créer un formulaire d'appel d'offres dans l'outil Appels d'offres, vous pouvez également télécharger un modèle CSV pour remplir et importer les informations. Avec une importation CSV, vous pouvez créer plusieurs formulaires d'appel d'offres à la fois. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appels d'offres du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Vous pouvez importer et créer plusieurs formulaires d'appel d'offres à la fois à partir du même fichier CSV. 
    • Les exigences suivantes s'appliquent au modèle :
      • Le nom du formulaire d'appel d'offres doit être rempli pour chaque poste. Les noms de formulaire d'appel d'offres ne peuvent pas être dupliqués.
      • Un poste ne peut avoir qu'un code de coût ou un objet rempli, pas les deux. 
      • Les codes de coût doivent correspondre aux codes de coût du projet. 
    • Si vous modifiez le modèle CSV dans un éditeur de texte et que vous devez séparer les valeurs, utilisez des virgules ou des points-virgules. La plupart des fichiers CSV utilisent des virgules par défaut.
    • Le formulaire d'appel d'offres n'est pas importé si des erreurs sont détectées, et une bannière répertorie les détails de ce qui a empêché l'importation. Après avoir corrigé les problèmes et enregistré le fichier de modèle sur votre ordinateur, vous pouvez le réimporter. 

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
  2. Ouvrez un dossier d'appel d'offres.
  3. S'il n'y a pas encore de formulaire d'appel d'offres dans le dossier d'appel d'offres, cliquez sur Créer un formulaire d'appel d'offres dans l'onglet Appel d'offres. 
    OU
    S'il existe au moins un formulaire d'appel d'offres, cliquez sur Afficher les formulaires d'appel d'offres, puis sur Créer un formulaire d'appel d'offres
  4. Dans le menu Créer un formulaire d'appel d'offres , sélectionnez À partir d'un fichier CSV
  5. Cliquez sur Télécharger le modèle CSV et sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Modèle vierge: le fichier de modèle sera vide, à l'exception des en-têtes de colonne. 
    • Modèle avec codes de coût: le modèle contiendra des en-têtes de colonne et des postes pour chaque code de coût du projet. 
  6. Ouvrez le fichier CSV sur votre ordinateur et remplissez le modèle si nécessaire :
    Note: La seule colonne requise est le nom du formulaire d’appel d’offres, car il peut y avoir des moments lorsque vous souhaitez créer de nouveaux formulaires d’appel d’offres sans postes. Si vous souhaitez ajouter des postes, remplissez les autres colonnes répertoriées ci-dessous.   
    import-csv-bid-form-example.png
    • Nom du formulaire d'appel d'offres: saisissez le nom du formulaire d'appel d'offres que vous souhaitez créer. 
    • Type d'élément: saisissez « Offre de base » ou « Alternatives » pour spécifier dans quelle section un poste doit être répertorié. 
    • Code de coût: si le poste est associé à un code de coût, saisissez le code de coût (exemple : 03-100 Béton). Sinon, laissez ce champ vide et accédez à la colonne Objet. Les codes de coût doivent correspondre aux codes de coût qui existent dans le projet.
    • Objet: si le poste n'a pas besoin d'un code de coût, saisissez un objet pour le poste (exemple : finition du béton). S'il a besoin d'un code de coût, laissez ce champ vide et passez à la colonne Code de coût. 
    • Description: saisissez une description du poste. 
    • Type de champ de réponse : saisissez un type de réponse (Montant, Inclure/Exclure ou Unité &quantité) pour chaque poste. 
      Note:
      • Les trois types de réponse peuvent être utilisés pour les éléments d’appel d’offres de base, mais « Inclure/exclure » n’est pas autorisé pour les autres.
      • Lors de la saisie de valeurs, l’espacement doit correspondre à l’exemple de texte dans l’en-tête de colonne Type de champ de réponse. Par exemple :
        • « Unité et quantité » au lieu de « Unité&quantité »
        • « Inclure/exclure » au lieu de « Inclure /Exclure »
  7. Lorsque vous avez terminé de remplir le modèle, enregistrez le fichier CSV et revenez à la fenêtre « Créer des formulaires d'appel d'offres à partir d'un fichier CSV » dans Procore.
  8. Sous « Sélectionner le délimiteur CSV », sélectionnez le type de caractère que vous avez utilisé pour séparer les valeurs dans le modèle :
    Remarque : ceci s'applique uniquement si vous avez modifié le fichier CSV dans un éditeur de texte.
    • virgule (,)
    • Point- virgule (;)
  9. Dans la section « Fichier CSV », cliquez sur Charger un fichier ou faites glisser le fichier et déposez-le dessus. 
  10. Lorsque vous êtes prêt à importer le fichier, cliquez sur Créer.
    • Si l'importation est réussie, le ou les formulaires d'appel d'offres seront créés automatiquement dans l'outil Appels d'offres.
    • Si des erreurs sont détectées, une bannière apparaîtra avec des détails sur ce qui a empêché l'importation. Après avoir corrigé les problèmes et enregistré le fichier de modèle sur votre ordinateur, vous pouvez le réimporter.