Créer un dossier d'appel d'offres

Objectif

Créer un dossier d'appel d'offres dans l'outil Appels d'offres d'un projet.

Contexte

L'outil Appels d'offres de Procore permet aux entreprises de distribuer les documents d'appel d'offres, de gérer les listes d'appels d'offres et d'inviter des candidats par e-mail. Une fois invités, les candidats peuvent se connecter à Procore pour récupérer les documents d'appel d'offres d'appel d'offres et soumettre leur offre.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Appels d’offres du projet. 
     
• Informations supplémentaires :
  • Le projet n’a pas à être à l’étape d’appel d’offres pour créer un dossier d’appel d’offres.
  • Des autorisations de niveau « Admin » sont requises pour être assigné en tant que contact principal d’appel d’offres.

Conditions préalables

• Confirmez les paramètres par défaut des dossiers d'appel d'offres dans l'outil Configurer les paramètres. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d'offres.

Vidéo

Procédure

1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
2. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.
3. Saisissez les informations suivantes :
   Remarque : les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*).
   • Informations générales:
     • Titre du dossier* : saisissez le titre de votre dossier d’appel d’offres. Celui-ci apparaîtra sur la page de liste de l’outil Appels d’offres et dans l’e-mail envoyé à vos sous-traitants.
     • Numéro: saisissez un numéro pour votre dossier d'appel d'offres. Si vous avez déjà un dossier d'appel d'offres, ce champ est renseigné avec le numéro suivant de la séquence.
     • Statut: sélectionnez « Ouvert » si le dossier d'appel d'offres est toujours en cours. Sélectionnez « Fermé » si l'appel d'offres a été attribué et fermé. Une fois qu'un appel d'offres est « fermé », les candidats ne peuvent pas voir les informations sur l'appel d'offres.
     • Date d’échéance de l’appel d’offres* : définissez la date et l’heure auxquelles cet appel d’offres sera dû. Si vous recevez l’autorisation de prolonger l’appel d’offres, vous devrez modifier la date d’échéance de l’appel d’offres pour en tenir compte. Dans le cas contraire, les candidats pourraient ne pas être en mesure de saisir leurs montants s’ils tentent d’entrer leurs devis après la date d’échéance initiale de l’appel d’offres. Vous pouvez activer l’option permettant d’autoriser les soumissions d’appel d’offres après la date d’échéance. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations. Celui-ci apparaîtra dans l’e-mail d’invitation que vos sous-traitants recevront.
       Note: Vous pouvez cocher la case « À déterminer » si la date d’échéance de l’appel d’offres est indéterminée.
   • Contacts de l’emballage:
     • Contact principal d'appel d'offres* : spécifiez un contact principal au nom duquel vous souhaitez que l'appel d'offres soit envoyé.
       Remarque : le nom du contact principal apparaîtra sur l'appel d'offres et toute correspondance, et il recevra tous les e-mails d'appel d'offres à la place du créateur du dossier d'appel d'offres.
     • Appel d'offres Groupe CC: ajoutez des membres à cette liste qui seront avertis lorsque les appels d'offres seront soumis.
   • Description du projet: saisissez une description qui apparaîtra dans l'e-mail d'invitation envoyé aux candidats invités.
     Remarque : vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de l'entreprise afin qu'il soit renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de l'entreprise.
   • Instructions d'appel d'offres: saisissez les instructions qui apparaîtront sur la fiche d'appel d'offres et incluez un lien vers la page d'assistance aux appels d'offres de Procore pour fournir aux candidats un accès rapide à la façon de télécharger les documents d'appel d'offres.
     Remarque : vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de l'entreprise afin qu'il soit renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de l'entreprise.
   • Informations préalables à l'appel d'offres:
     • Date limite de la DDR: cliquez pour activer une date limite de la DDR avant l'appel d'offres.
       • Définissez une date et une heure.
     • Présentation du site: cliquez pour activer la présentation avant l'appel d'offres.
       • Définissez une date et une heure.
       • Remarquessur la procédure pas à pas : saisissez toute information pertinente sur la procédure pas à pas.
   • Paramètres avancés:
     • Dated'attribution prévue : définissez une date d'attribution anticipée pour le package. Cette date s'affichera sur la fiche de l'appel d'offres.
     • E-mails de compte à rebours: activez la bascule et activez les e-mails de compte à rebours quotidiens, puis saisissez la date de début envoyée à tous les candidats qui n’ont pas refusé l’appel d’offres, à partir du nombre de jours spécifié avant la date d’échéance.
     • Accepter les soumissions après la dated'échéance : cliquez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à soumettre des soumissions après la date d'échéance spécifiée.
     • Activer les appels d'offres à l'aveugle: cliquez si vous ne souhaitez voir aucun montant d'appel d'offres ou recevoir d'e-mails de notification lorsque des appels d'offres sont placés jusqu'à la date d'échéance. Voir Qu'est-ce qu'un appel d'offres à l'aveugle ?
     • Désactiver la soumission électronique des offres: cliquez sur pour les projets qui ne permettent pas aux sous-traitants de soumettre des offres par voie électronique.
     • Inclure les documents d'appel d'offres: cliquez si vous souhaitez inclure les Documents d'appel d'offres sous forme de fichiers téléchargeables dans l'e-mail d'invitation au dossier d'appel d'offres.
     • Message de confirmation de soumission d’appel d’offres: saisissez le message qui sera envoyé aux candidats une fois qu’ils auront soumis leur offre.
     • Note: Vous pouvez définir la valeur par défaut de ce champ dans l’outil Admin de l’entreprise pour qu’il soit automatiquement renseigné chaque fois que vous créez un dossier d’appel d’offres. Voir Définir la configuration par défaut des appels d’offres de l’entreprise.
4. Cliquez sur Créer un dossier d’appel d’offres.
5. Voir la section « Joindre les documents d’appel d’offres » ci-dessous si vous souhaitez joindre des fichiers au dossier d’appel d’offres.

Prochaines étapes

• Pour les projets avec une expérience améliorée de la gestion des offres, voir Créer un formulaire d'appel d'offres.
• Pour les projets avec l'expérience Ancien, voir Inviter des candidats.

Voir également

• Modifier un dossier d'appel d'offres
• Créer un formulaire d'appel d'offres