Créer un dossier d'appel d'offres

Objectif

Créer un dossier d'appel d'offres dans l'outil Appels d'offres d'un projet.

Contexte

L'outil Appels d'offres de Procore permet aux entreprises de distribuer les documents d'appel d'offres, de gérer les listes d'appels d'offres et d'inviter des candidats par e-mail. Une fois invités, les candidats peuvent se connecter à Procore pour récupérer les documents d'appel d'offres d'appel d'offres et soumettre leur offre.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appels d'offres du projet.
• Informations supplémentaires :
  • Le projet n’a pas à être à l’étape d’appel d’offres pour créer un dossier d’appel d’offres.

Conditions préalables

• Confirmez les paramètres par défaut des dossiers d'appel d'offres dans l'outil Configurer les paramètres. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d'offres.

Vidéo

Procédure

1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
2. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.
3. Saisissez les informations suivantes :
   Remarque : les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*).
   • Informations générales:
     • Titre dudossier * : saisissez un titre pour votre dossier d'appel d'offres (par ex. Plomberie). Ceci apparaîtra sur la page de liste de l'outil Appels d'offres et dans l'e-mail que vos sous-traitants recevront.
     • Numéro: saisissez un numéro pour votre dossier d'appel d'offres. Si vous avez déjà un dossier d'appel d'offres, ce champ est renseigné avec le numéro suivant de la séquence.
     • Statut: sélectionnez « Ouvert » si le dossier d'appel d'offres est toujours en cours. Sélectionnez « Fermé » si l'appel d'offres a été attribué et fermé. Une fois qu'un appel d'offres est « fermé », les candidats ne peuvent pas voir les informations sur l'appel d'offres.
     • Date d'échéance de l'appel d'offres* : définissez la date et l'heure auxquelles cet appel d'offres sera dû. Si vous recevez l'autorisation de prolonger l'appel d'offres, vous devrez modifier la date d'échéance de l'appel d'offres pour refléter cela ; Sinon, les candidats peuvent ne pas être en mesure de saisir leurs montants s'ils tentent de saisir leurs devis après la date d'échéance de l'appel d'offres initial. Vous pouvez activer l'option permettant d'autoriser les soumissions après la date d'échéance. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d'offres pour plus d'informations. Ceci apparaîtra sur l'e-mail d'invitation que vos sous-traitants recevront. Remarque : vous pouvez cocher la case à cocher « À déterminer » si la date d'échéance de l'appel d'offres est indéterminée.
     • Méthode comptable de la feuille de l'appel d'offres* : choisissez si vous souhaitez une méthode comptable Basée sur un montant ou Basée sur une unité/ Quantité dans votre feuille de l'appel d'offres.
     • Désactiver les appels d'offres détaillés: cochez cette case si vous souhaitez autoriser les candidats à soumettre des offres qui ne sont pas détaillées, ce qui modifie l'appel d'offres spécifique au poste à un montant forfaitaire.
       Remarque : cette option n'est disponible que si vous avez sélectionné Basé sur le montant comme méthode comptable de la feuille d'appel d'offres. S'ils sont activés, les codes de coût seront désactivés dans le dossier d'appel d'offres.

        Important

       Pour les nouveaux projets utilisant la gestion de l’appel d’offres Améliorée, les paramètres « Méthode comptable de la fiche de l’appel d’offres » et « Désactiver les appels d’offres détaillées » ne sont plus disponibles.

       Au lieu d'être limité à une seule méthode comptable pour l'ensemble du dossier d'appel d'offres, vous avez la possibilité de choisir une méthode comptable pour chaque poste dans la colonne « Type de réponse du chantier » des formulaires d'appel d'offres. Pour plus d'informations, voir Appels d' offres : types de réponse flexibles.

   • Contenu de l'emballage:
     • Contact principal d'appel d'offres* : spécifiez un contact principal au nom duquel vous souhaitez que l'appel d'offres soit envoyé.
       Remarque : le nom du contact principal apparaîtra sur l'appel d'offres et toute correspondance, et il recevra tous les e-mails d'appel d'offres à la place du créateur du dossier d'appel d'offres.
     • Appel d'offres Groupe CC: ajoutez des membres à cette liste qui seront avertis lorsque les appels d'offres seront soumis.
   • Description du projet: saisissez une description qui apparaîtra dans l'e-mail d'invitation envoyé aux candidats invités.
     Remarque : vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de l'entreprise afin qu'il soit renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de l'entreprise.
   • Instructions d'appel d'offres: saisissez les instructions qui apparaîtront sur la fiche d'appel d'offres et incluez un lien vers la page d'assistance aux appels d'offres de Procore pour fournir aux candidats un accès rapide à la façon de télécharger les documents d'appel d'offres.
     Remarque : vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de l'entreprise afin qu'il soit renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de l'entreprise.
   • Informations préalables à l'appel d'offres:
     • Date limite de la DDR: cliquez pour activer une date limite de la DDR avant l'appel d'offres.
       • Définissez une date et une heure.
     • Présentation du site: cliquez pour activer la présentation avant l'appel d'offres.
       • Définissez une date et une heure.
       • Remarquessur la procédure pas à pas : saisissez toute information pertinente sur la procédure pas à pas.
   • Paramètres avancés:
     • Dated'attribution prévue : définissez une date d'attribution anticipée pour le package. Cette date s'affichera sur la fiche de l'appel d'offres.
     • E-mails de compte à rebours : cliquez pour activer l'envoi d'e- e-mails de compte à rebours quotidiens à tous les candidats qui n'ont pas refusé d'enchérir, à partir du nombre de jours spécifié avant la date d'échéance.
     • Accepter les soumissions après la dated'échéance : cliquez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à soumettre des soumissions après la date d'échéance spécifiée.
     • Activer les appels d'offres à l'aveugle: cliquez si vous ne souhaitez voir aucun montant d'appel d'offres ou recevoir d'e-mails de notification lorsque des appels d'offres sont placés jusqu'à la date d'échéance. Voir Qu'est-ce qu'un appel d'offres à l'aveugle ?
       • Facultatif :  lorsque l'appel d'offres à l'aveugle est activé, un gestionnaire peut être assigné à partir de l'annuaire du projet en tant qu'utilisateur chargé de révéler les offres lorsqu'elles sont prêtes à être révisées. Voir Afficher ou masquer les offres à l'aveugle dans un dossier d'appel d'offres.  Le gestionnaire des appels d'offres à l'aveugle recevra une notification par e-mail une fois que le dossier d'appel d'offres aura été créé. Si aucun responsable n'est assigné, les offres soumises seront révélées le jour de l' échéance de l'appel d'offres.
     • Désactiver la soumission électronique des offres: cliquez sur pour les projets qui ne permettent pas aux sous-traitants de soumettre des offres par voie électronique.
     • Inclure les documents d'appel d'offres: cliquez si vous souhaitez inclure les Documents d'appel d'offres sous forme de fichiers téléchargeables dans l'e-mail d'invitation au dossier d'appel d'offres.
     • Message de Confirmationde la soumission de l'appel d'offres : saisissez un message qui sera envoyé aux candidats une fois qu'ils auront soumis leur offre.
       Remarque : vous pouvez définir une valeur par défaut pour ce champ dans l'outil Admin de l'entreprise afin qu'il soit préremplis chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration d'appel d'offres par défaut de l'entreprise.
4. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.
5. Si vous souhaitez joindre des fichiers au dossier d'appel d'offres, consultez la section « Joindre les documents d'appel d'offres » ci-dessous. Cliquez sur Ignorer si vous souhaitez les ajouter plus tard.

Prochaines étapes

• Pour les projets avec une expérience améliorée de la gestion des offres, voir Créer un formulaire d'appel d'offres.
• Pour les projets avec l'expérience Ancien, voir Inviter des candidats.

Voir également

• Modifier un dossier d'appel d'offres
• Créer un formulaire d'appel d'offres