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Procore

Créer un dossier d’appel d’offres

Objectif

Créer un dossier d'appel d'offres à l'aide de l'outil Soumission d'appel d'offres du projet.

Contexte

L'outil Gestion des appels d'offres de Procore permet aux entreprises de distribuer des documents d'appel d'offres, de gérer des listes d'appels d'offres et d'inviter des candidats par e-mail. Une fois invités, les candidats peuvent se connecter à Procore pour récupérer les documents d'appel d'offres et soumettre leur offre.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations d'utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Soumission d'appel d'offres du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Quel que soit l'étape de construction du projet, il est possible de créer un dossier d'appel d'offres et de permettre à vos subordonnés d'y répondre.
    • Les utilisateurs ne peuvent voir que l'appel d'offres pour lequel ils sont répertoriés et auquel ils ont été invités. 

Conditions préalables

  • Suivez les étapes décrites dans Configurer les paramètres avancés : soumettre un appel d'offres.
  • Créez un dossier dans votre outil Documents pour vos documents d'appel d'offres et vos plans (par exemple, « Documents d'appel d'offres »). Sous ce dossier, vous pouvez créer un nombre illimité de sous-dossiers pour chaque dossier d'appel d'offres et charger les documents pertinents dans chacun.
    • Seuls les dossiers et sous-dossiers contenant des fichiers pourront être téléchargés à l'aide du lien de téléchargement présent dans l'e-mail d'invitation.
    • Pour savoir comment créer un dossier à l'aide de votre outil Documents, voir Créer un dossier.

Vidéo

 

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Procédure

  1. Ouvrez l'outil Appel d'offres du projet.
  2. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.
  3. Saisissez les informations suivantes :
    Remarque : les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
  • Informations générales
    • *Titre du dossier : saisissez le titre de votre dossier d'appel d'offres (par exemple, Plomberie). Ce titre apparaît dans la page de liste de l'outil Appels d'offres et dans l'e-mail envoyé à vos sous-traitants.
    • Numéro : entrez un numéro pour votre offre. Si vous avez des dossiers d'appel d'offres existants, le numéro suivant de la séquence sera automatiquement renseigné dans ce champ.
    • Statut : sélectionnez « Ouvert » si le dossier de l'appel d'offres est toujours en cours. Sélectionnez « Fermé » si l'appel d'offres a été attribué et fermé. Une fois qu'un appel d'offres est « fermé », les candidats ne peuvent pas voir les informations de l'appel d'offres.
    • *Date d'échéance de l'appel d'offres : définissez la date et l'heure auxquelles cet appel d'offres sera dû. Si l'autorisation de prolonger l'appel d'offres vous a été accordée, vous devrez modifier la date d'échéance de l'appel d'offres en conséquence ; sinon, les candidats pourraient ne pas être en mesure de saisir leurs montants s'ils tentent d'entrer leurs devis après la date d'échéance de l'appel d'offres initiale.
      Vous pouvez activer l'option autorisant les soumissions d'appel d'offres après la date d'échéance. Voir Configurer les paramètres avancés : Soumettre un appel d'offres pour plus d'informations. Cela apparaîtra dans l'e-mail d'invitation envoyé à vos sous-traitants.
      Remarque : vous pouvez cocher la case « À déterminer » si la date d'échéance de l'appel d'offres est encore indéterminée.
    • *Méthode de comptabilité de la fiche de l'appel d'offres : sélectionnez au choix une méthode de comptabilité basée sur le montant ou sur l'unité/quantité dans votre fiche d'appel d'offres.
    • Désactiver les soumissions détaillées : cochez cette case si vous souhaitez autoriser les candidats à soumettre des offres non détaillées, ce qui transforme une soumission spécifique à un poste en une somme forfaitaire.
      Remarques :
      • Cette option n'est disponible que si vous avez sélectionné « Selon le montant » comme méthode de comptabilité de la fiche de l'appel d'offres. 
      • Lorsque cette option est activée, les codes de coût sont désactivés dans le dossier de l'appel d'offres.
    • *Contact principal de l'appel d'offres : choisissez d'envoyer des e-mails d'invitation à l'appel d'offres à partir d'un nom de personne ou de « Procore Mailer ». Dans les deux cas, les appels d'offres seront envoyés aux candidats par e-mail depuis l'adresse e-mail automatisée de Procore (notifications@procoretech.com). Pour modifier la première partie de l'adresse e-mail automatisée (par exemple les notifications), contactez votre interlocuteur Procore.
      Remarque : si vous choisissez d'envoyer à partir d'un nom de personne, le nom du contact principal s'affiche dans l'invitation à l'appel d'offres et dans toute correspondance. Cette personne recevra tous les e-mails d'appel d'offres au lieu du créateur du dossier de l'appel d'offres.
    • Groupe CC d'appel d'offres : ajoutez à cette liste les membres devant être informés des soumissions d'appel d'offres.
      Remarque : les utilisateurs doivent être ajoutés au groupe CC d'appel d'offres pour pouvoir réagir aux notes de soumission. Voir Ajouter des notes à la liste des soumissions.
    • Description du projet : entrez la description devant s'afficher dans l'e-mail d'invitation envoyé aux candidats invités.
      Remarque : vous pouvez définir la valeur par défaut de ce champ dans l'outil Admin de l'entreprise pour qu'il soit automatiquement renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration par défaut des soumissions d'appel d'offres de l'entreprise.
    • Instructions pour soumettre un appel d'offres : saisissez les directives devant apparaître dans la fiche de l'appel d'offres et incluez un lien conduisant à la page d'assistance aux soumissions d'appel d'offres de Procore pour que les candidats puissent rapidement savoir comment télécharger les documents de soumission.
      Remarque : vous pouvez définir la valeur par défaut de ce champ dans l'outil Admin de l'entreprise pour qu'il soit prérempli chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration de soumission d'appel d'offres par défaut de l'entreprise.
  • Informations préalables à la soumission
    • Date d'échéance de la DDR : cliquez pour activer une date d'échéance pour la DDR préalable à la soumission. Définissez une date et une heure.
    • Présentation du site : cliquez sur cette option pour activer la présentation avant la soumission. Définissez une date et une heure.
    • Remarques sur la procédure détaillée : entrez les informations pertinentes sur la procédure détaillée.
  • Paramètres avancés
    • Date d'attribution prévue : définissez la date d'attribution prévue du dossier. Cette date apparaîtra dans la fiche de l'appel d'offres.
    • E-mails de compte à rebours : cliquez sur cette option pour activer l'envoi quotidien d'e-mails de compte à rebours à tous les candidats qui n'ont pas refusé l'appel d'offres, à partir du nombre de jours spécifié avant la date d'échéance.
    • Accepter les soumissions après la date d'échéance : cliquez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à envoyer des soumissions après la date d'échéance spécifiée.
    • Activer les soumissions à l'aveugle : cliquez sur cette option si vous ne souhaitez pas voir les montants des appels d'offres ou recevoir d'e-mails de notification de soumission d'appel d'offres jusqu'à la date d'échéance. Voir Qu'est-ce qu'une soumission à l'aveugle ?
    • Désactiver la soumission électronique des appels d'offres : cliquez sur cette option pour les projets qui ne permettent pas aux sous-traitants de soumettre des appels d'offres par voie électronique.
    • Inclure les documents de l'appel d'offres : cliquez si vous souhaitez inclure les documents de l'appel d'offres sous forme de fichiers téléchargeables dans l'e-mail d'invitation du dossier d'appel d'offres. 
    • Message de confirmation de soumission d'appel d'offres : saisissez le message devant être envoyé aux candidats une fois qu'ils ont soumis leur offre.
      Remarque : vous pouvez définir la valeur par défaut de ce champ dans l'outil Admin de l'entreprise pour qu'il soit automatiquement renseigné chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration des soumissions d'appel d'offres par défaut de l'entreprise.
  1. Cliquez sur Créer un dossier d'appel d'offres.

Joindre les documents de l'appel d'offres
Remarque : vous pouvez sauter une étape ou revenir en arrière.

  1. Sélectionnez les fichiers et/ou dossiers individuels que vous souhaitez ajouter au dossier d'appel d'offres parmi les suivants :
  • Plans : dans le module, sélectionnez Plans. Cochez la case à côté du ou des dossiers et/ou des plans individuels que vous souhaitez joindre.
    Remarques :
    • Si vous avez activé les zones de plans, vous ne pouvez sélectionner des plans que dans une seule zone de plans à la fois. Voir Activer ou désactiver les zones de plans pour plus d'informations.
    • Vous pouvez filtrer les plans par Lot, Discipline ou Recherche par mot-clé.
    • Lors de la sélection des plans, vous pouvez définir l'affichage sur Arborescence ou Vignette(thumbnail or tree view.jpg).
  • Documents : dans le module, sélectionnez Documents, puis cochez la case accolée au(x) dossier(s) et/ou document(s) individuel(s) à inclure dans le dossier de l'appel d'offres.
  • Cahier des charges : dans le module, sélectionnez Cahier des charges, puis cochez la case accolée au(x) dossier(s) de cahier des charges et/ou au(x) cahier(s) des charges individuel(s) que vous souhaitez joindre.
    Remarque : si l'outil Cahier des charges est activé pour le projet, les sélections de ce menu sont renseignées à partir des sections de cahier des charges de cet outil et ce dernier s'affiche sous forme de lien lors de l'enregistrement du dossier d'appel d'offres. Si l'outil Cahier des charges est désactivé pour le projet, les sélections de ce menu sont renseignées via les valeurs de l'outil Admin du projet.
  1. Cliquez sur Joindre des fichiers.

Ajouter des candidats
Remarque : vous pouvez sauter une étape ou revenir à l'étape précédente.

  1. Sélectionnez vos candidats via l'une des manières suivantes :
  2. Cliquez sur Ajouter des candidats.
    Vous êtes dirigé vers l'onglet Candidats du dossier d'appel d'offres.

Étapes suivantes


Une fois que vous avez invité des utilisateurs à soumettre un appel d'offres sur votre projet, les informations renseignées ici sont envoyées par e-mail à ces utilisateurs. Les informations s'affichent comme suit :

 

1 bid invitee email part 1.jpg
1 part 2 bid invitee email.jpg

Voir également

 

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