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Procore

Envoyer un bon de commande ou un contrat de sous-traitance par e-mail

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Objectif

Envoyer un bon de commande ou contrat de sous-traitance par e-mail.

Contexte

Vous pouvez envoyer par e-mail un bon de commande ou un contrat de sous-traitance à un entrepreneur en aval lorsque vous souhaitez partager la portée et la ventilation des coûts (VDC) acceptés. Lors de la sélection d'un destinataire, vous pouvez choisir n'importe quel utilisateur dans l'outil Annuaire du projet. Cependant, gardez à l'esprit que pour se connecter ou afficher le bon de commande ou le contrat de sous-traitance dans Procore, le destinataire doit disposer des autorisations d'accès appropriées pour le consulter.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour envoyer un bon de commande ou un contrat de sous-traitance par e-mail, autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur l'outil Engagements du projet.
  • Informations supplémentaires :

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail.
    email-commitment.png
  4. Remplissez les champs suivants :
    • À
      Sélectionnez les utilisateurs dans l'annuaire de votre projet auxquels transférer l'e-mail.
    • Cc
      Sélectionnez les utilisateurs dans votre annuaire auxquels copier l'e-mail.
    • Privé
      Cochez cette case pour que seuls les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » et ceux inclus dans l'e-mail puissent afficher l'e-mail dans l'onglet E-mail. 
    • Sujet
      Saisissez un objet pour l'e-mail.
    • Pièces jointes
      Joignez tout document ou matériel pertinent. 
    • Message
      Saisissez un message pour le destinataire de l'e-mail avec des instructions ou des informations supplémentaires. 
  5. Cliquez sur Envoyer.
Remarque
Procore envoie un e-mail au destinataire. Le message contient un lien sur lequel le destinataire peut cliquer pour afficher l'engagement en ligne (si le destinataire dispose des autorisations appropriées pour afficher un bon de commande ou un contrat de sous-traitance). Le destinataire peut également ouvrir l'engagement au format de fichier PDF.