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Procore

Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet

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Objectif

Ajouter un utilisateur à l'outil Annuaire au niveau projet.

Contexte

Dans Procore, un utilisateur est une personne dont les coordonnées ont été ajoutées à Procore. Procore identifie les utilisateurs par leur adresse électronique, ce qui signifie qu'une même adresse électronique ne peut pas être ajoutée à différents profils d'utilisateur.

Les utilisateurs peuvent être ajoutés au compte Procore d'une entreprise dans l'outil Annuaire au niveau entreprise ou dans l'outil Annuaire au niveau projet. Ce tutoriel explique comment ajouter des utilisateurs dans l'outil Annuaire au niveau projet.

Éléments à prendre en compte

Procédure

Pour ajouter un enregistrement d'utilisateur à Procore, effectuez les tâches ci-dessous :

Ajouter un utilisateur

  1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau projet.
  2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  3. Recommandé : effectuez une recherche dans Procore pour voir si l'utilisateur existe déjà comme suit :
    1. Saisissez le nom de l'entreprise de l'utilisateur sous Avancé.
    2. Si une correspondance existe, sélectionnez le nom de l'utilisateur pour remplir automatiquement les champs. Passez ensuite à l'étape 5.
      OU
    3. S'il n'existe PAS de correspondance, passez à l'étape 4.
  4. Saisissez les données suivantes :

    directory-add-user-to-project-level.png
     
    1. Prénom. Saisissez le prénom du nouvel utilisateur. 
    2. *Nom de famille. Saisissez le nom de famille du nouvel utilisateur. 
    3. *Adresse e-mail. Saisissez l'adresse e-mail du nouvel utilisateur. Ce sera l'e-mail qu'il utilisera pour se connecter à Procore. Afin d'ajouter l'enregistrement, l'adresse e-mail saisie doit utiliser le format approprié  (par exemple, pmartin@entreprise.com). 
    4. *Modèle d'autorisation. Sélectionnez l'une de ces options dans le menu déroulant :
      Remarque : nous vous recommandons de sélectionner un modèle d'autorisation global ou un modèle d'autorisation spécifique au projet. Pour en savoir plus sur les modèles d'autorisation, voir Gérer les modèles d'autorisations de projet.
      • Appliquer un modèle d'autorisation ultérieurement : Sélectionnez cette option pour définir ultérieurement les autorisations de l'utilisateur pour les outils de niveau projet. Si vous sélectionnez cette option et qu'un modèle d'autorisation de projet n'est pas appliqué, les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau projet peuvent ajuster les autorisations de cet utilisateur dans les pages de paramètres de configuration des outils de niveau projet individuels.
        OU
      • Modèle d'autorisation global : pour fournir à l'utilisateur les autorisations d'accès au projet définies dans l'un des modèles d'autorisations globaux de votre entreprise, sélectionnez un modèle dans la section « Modèles d'autorisations globaux ».
        OU
      • Modèle d'autorisation spécifique au projet : pour fournir à l'utilisateur les autorisations d'accès au projet définies dans l'un des modèles d'autorisations spécifiques au projet dans le projet, sélectionnez un modèle dans la section « Modèles spécifiques au projet ».
  5. Cliquez sur Ajouter.
    Une bannière verte s'affiche pour confirmer que l'utilisateur a été ajouté au projet et vous êtes redirigé vers son profil dans l'annuaire au niveau projet où vous pouvez mettre à jour les informations de son entreprise, ses informations personnelles et d'autres paramètres du projet, comme décrit ci-dessous.

Mettre à jour les informations sur l'entreprise de l'utilisateur

En fonction de vos autorisations, il existe deux (2) options pour mettre à jour les informations sur l'entreprise d'un utilisateur :

Option 1 : rechercher une correspondance d'entreprise

  1. Cliquez sur la liste déroulante Nom de l'entreprise.
  2. Saisissez le nom de l'entreprise dans la case Rechercher.
  3. Sélectionnez l'entreprise correspondante dans les résultats.

Option 2 : créer une nouvelle entreprise

Seuls les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau projet OU des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Annuaire au niveau projet avec l'autorisation granulaire « Créer et modifier des entreprises »  activée dans leur modèle d'autorisation peuvent effectuer cette tâche.

Mise en garde
Lors de l'ajout d'une nouvelle entreprise à un projet, nous vous recommandons de porter une attention particulière à la façon dont les enregistrements des fournisseurs/entreprises existants sont orthographiés dans tous les projets Procore de votre entreprise (par exemple, « ABC Béton » ou « ABC Béton SARL »). Toute entrée de données unique pour le nom de l'entreprise peut entraîner la présence d'au moins deux (2) enregistrements uniques pour une seule entité dans l'annuaire de l'entreprise. Pour en savoir plus, voir Que se passe-t-il si j'ai des entrées en double dans l'annuaire de l'entreprise Procore ?
  1. Cliquez sur la liste déroulante Nom de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations suivantes :
    1. Nom de l'entreprise. Ce champ est obligatoire. Saisissez le nom complet de l'entreprise dans le champ.
    2. DBA. Saisissez le nom commercial de l'entreprise. 
    3. Téléphone de l'entreprise. Saisissez le numéro de téléphone de l'entreprise.
    4. Télécopieur de l'entreprise. Saisissez le numéro de télécopieur de l'entreprise.
    5. Ville. Saisissez la ville de l'entreprise.
    6. Code postal. Saisissez le code postal de l'entreprise.
    7. Pays. Sélectionnez le pays de l'entreprise dans la liste.
    8. État. Sélectionnez l'État de l'entreprise dans la liste.
  4. Cliquez sur Créer

Mettre à jour les coordonnées de l'utilisateur

Cliquez sur Copier dans les informations personnelles sous « Informations sur l'entreprise » si les coordonnées de l'utilisateur sont identiques à celles de l'entreprise.

Si elles diffèrent des informations sur l'entreprise que vous avez saisies ci-dessus, modifiez les informations de contact de l'utilisateur comme suit :

  • Adresse. Si l'utilisateur travaille dans un lieu différent de l'adresse de l'entreprise, mettez à jour l'adresse de l'utilisateur ici.
  • Ville. Saisissez le nom de la ville associée à l'adresse de l'utilisateur. 
  • État. Sélectionnez l'état souhaité dans la liste déroulante.
  • Ville. Sélectionnez la ville souhaitée dans la liste déroulante.
  • Code postal. Saisissez le code postal dans la zone de texte.
  • Téléphone de l'entreprise. Saisissez le numéro de téléphone professionnel de l'utilisateur.
  • Télécopieur de l'entreprise. Saisissez le numéro de télécopieur de l'utilisateur.
  • Téléphone portable. Saisissez le numéro de téléphone mobile de l'utilisateur. 
  • Titre du poste. Saisissez l'intitulé du poste de l'utilisateur.
  • Rôles du projet. Sélectionnez le rôle de l'utilisateur dans le projet. Pour créer ces options, voir Ajouter des rôles de projet personnalisés
  • Étiquettes/Mots-clés. Saisissez des étiquettes et des mots-clés pour faciliter la recherche de l'utilisateur dans l'annuaire du projet. Par exemple, s'ils se spécialisent dans la sélection de sources au meilleur rapport qualité-prix (BVSS), vous voudrez peut-être saisir l'acronyme BVSS. Il s'agit d'un champ de texte libre, vous pouvez donc créer votre propre système de classification d'étiquettes/de mots-clés pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation. 
  • Admin uniquement : les champs suivants ne peuvent être affichés et mis à jour que par les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau projet.
    • Actif ? Ce paramètre ne peut être modifié que dans l'annuaire de l'entreprise.
    • Classification. Sélectionnez une classification dans la liste déroulante. Pour savoir quels outils Procore interagissent avec les classifications, consultez Quels outils Procore prennent en charge les « Classifications » ?
    • Envoyer des messages à cet utilisateur. Sélectionnez Par e-mail ou Jamais dans le menu déroulant. Si vous comptez désigner cet utilisateur comme contact de facturation, sélectionnez Par e-mail pour vous assurer que tous les messages relatifs aux factures sont envoyés. Pour plus de détails, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?
    • Est employé(e) de  ?. Cochez la case si l'utilisateur est un employé de votre entreprise. Laissez la case vide si l'utilisateur est employé par une autre entité commerciale.
    • Est un directeur d'assurance de . Si cet utilisateur est également le directeur d'assurance de votre entreprise, cochez cette case. Pour en savoir plus, voir Désigner un directeur d'assurance pour votre entreprise Procore.
    • Pièces jointes. Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers ou faites un glisser-déposer pour déplacer le fichier d'un ordinateur ou d'un emplacement réseau vers Procore.

Mettre à jour les autorisations de projet de l'utilisateur

Seuls les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau projet OU des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Annuaire au niveau projet avec l'autorisation granulaire « Gérer les modèles d'autorisations (assignable uniquement) » activée dans leur modèle d'autorisation peuvent effectuer cette tâche. Voir Qu'est-ce qu'un modèle d'autorisation assignable ?

  1. Sous Modèles d'autorisations de projet, le modèle que vous avez appliqué au compte de l'utilisateur ci-dessus est sélectionné dans la liste déroulante. 
    Remarque :  après avoir appliqué un modèle d'autorisation au compte d'un utilisateur, les autorisations de l'utilisateur ne peuvent être modifiées qu'en modifiant son modèle d'autorisation dans l'outil Autorisations de l'entreprise. Voir Modifier un modèle d'autorisation de projet.
  2. Modifiez les autorisations de l'utilisateur en sélectionnant l'une de ces options dans le menu déroulant Modèle d'autorisation de projet :
    Remarque : nous vous recommandons de sélectionner un modèle d'autorisation global ou un modèle d'autorisation spécifique au projet. Pour en savoir plus sur les modèles d'autorisations, voir Gérer les modèles d'autorisations de projet.
    • Ne pas appliquer de modèle d'autorisation. Si vous souhaitez créer des autorisations personnalisées pour l'utilisateur du projet, sélectionnez cette option. Dans le tableau sous le menu déroulant « Modèles d'autorisation de projet », cliquez sur le bouton de chaque niveau des autorisations que vous souhaitez fournir pour chaque outil auquel vous souhaitez que l'utilisateur ait accès.
      OU
    • Modèle d'autorisation global. Pour fournir à l'utilisateur les autorisations d'accès au projet définies dans l'un des modèles d'autorisation globaux de votre entreprise, sélectionnez un modèle dans la section « Modèle d'autorisation global » du menu déroulant.
      OU
    • Modèle d'autorisation spécifique au projet : pour fournir à l'utilisateur les autorisations d'accès au projet définies dans l'un des modèles d'autorisation spécifiques au projet dans le projet, sélectionnez un modèle dans la section « Modèles spécifiques au projet » du menu déroulant.

Ajouter l'utilisateur aux groupes de distribution du projet

Seuls les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau projet peuvent effectuer cette tâche.

Si votre entreprise ou votre projet contient des groupes de distribution, ces groupes apparaîtront dans la zone appropriée :

Définir les notifications par e-mail par défaut de l'utilisateur

Seuls les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'annuaire au niveau projet peuvent effectuer cette tâche.

De nombreux outils Procore sont conçus pour envoyer des notifications automatisées aux utilisateurs finals. Par exemple, pour notifier l'entrepreneur responsable lorsque ses commentaires sont requis ou pour informer les intervenants de l'échéance d'un projet ou qu'un élément est en retard. Des notifications automatisées peuvent également être envoyées pour garder les membres d'un groupe de distribution dans la boucle de communication. 

  1. Sous Notifications par e-mail par défaut, cochez une ou plusieurs des cases suivantes :
    • E-mails (par défaut). Inclut l'utilisateur en tant que destinataire sur les notifications distribuées à partir de l'outil E-mails. 
    • DDR (par défaut). Inclut l'utilisateur en tant que destinataire sur les notifications distribuées à partir de l'outil DDR.
    • Livrables (par défaut). Inclut l'utilisateur en tant que destinataire sur les notifications distribuées à partir de l'outil Livrables.
    • Éléments de la liste de réserves (par défaut). Inclut l'utilisateur en tant que destinataire sur les notifications distribuées à partir de l'outil Liste de réserves.
    • Retard dû aux conditions météorologiques (par e-mail). Ceci inclut l'utilisateur comme destinataire des notifications concernant les retards liés aux conditions météorologiques du projet.
    • Retard dû aux conditions météorologiques (par téléphone) : ceci inclut l'utilisateur comme destinataire des notifications téléphoniques au sujet des retards dus aux conditions météorologiques.
      Remarque : pour en apprendre davantage sur les notifications de retard dû aux conditions météorologiques, voir Activer les alertes météo par téléphone ou par e-mail.
    • Observations (par défaut). Ceci inclut l'utilisateur comme destinataire des notifications distribuées à partir de l'outil Observations.
    • Incidents (par défaut). Inclut l'utilisateur comme destinataire des notifications distribuées à partir de l'outil Incidents. 
    • Registre des retards (par défaut). Inclut l'utilisateur comme destinataire des notifications distribuées à partir du registre des retards de l'outil Rapport journalier. 

Définir les notifications de planning de l'utilisateur

Seuls les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'annuaire au niveau projet peuvent effectuer cette tâche.

L'outil Planning doit être actif sur le projet pour que la zone Notifications de planning apparaisse. Certaines fonctionnalités nécessitent Microsoft Project. Pour plus de détails, voir Intégrer un planning Microsoft Project à l'aide de Procore Drive.

Pour configurer les notifications, cochez une ou plusieurs des cases suivantes :

  • Toutes les tâches du projet (hebdomadaire). Cochez cette case pour informer l'utilisateur des futures tâches qui ont été ajoutées au planning du projet (« tâches du planning »). 
  • Tâches de ressources assignées à. Cochez cette case pour informer l'utilisateur de toute assignation de tâches de ressources. 
  • Lors de changements au planning. Cochez cette case pour informer l'utilisateur des changements apportés au planning du projet.
  • Lors des demandes de changement de planning. Cochez cette case pour avertir l'utilisateur de toute demande de modification du planning du projet.
  • Directives (par défaut). Cochez cette case pour informer l'utilisateur qu'une directive est ajoutée au projet.

Enregistrer l'enregistrement de l'utilisateur

Selon que le compte est nouveau ou existant, cliquez sur l'un des boutons suivants :

  • Cliquez sur Enregistrer et envoyer l'invitation lorsque :
    • Vous souhaitez inviter le nouvel utilisateur à rejoindre votre projet.
    • L'utilisateur ne s'est PAS déjà connecté à Procore.
  • Cliquez sur Enregistrer et envoyer une notification lorsque :
    • Vous souhaitez informer un utilisateur existant d'un changement.
    • L'utilisateur s'est déjà connecté à Procore.
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque :
    • Vous souhaitez enregistrer le nouveau compte utilisateur.
    • Vous n'êtes PAS prêt à envoyer une invitation à rejoindre Procore à l'utilisateur.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'annuaire de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Annuaire des contacts dans le secteur de la construction. .