Prise en main de la gestion de documents - Organisation des documents et vues enregistrées
Vue d'ensemble
Contexte
La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour garder les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent être problématiques, car chaque révision de document doit en fait exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux dossiers ou plus à la fois. Bien que cela puisse fonctionner pour les documents en cours d’élaboration avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour examen, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans le secteur de la construction, il est essentiel de conserver un historique unique et traçable des révisions d’un document de construction et de leurs changements de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou à des publics différents, vous perdez cette traçabilité et risquez que les équipes travaillent à partir d’informations obsolètes.
Avec l’outil de gestion de documents de Procore, les révisions de documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers dessins d’architecture approuvés ou afficher les documents rejetés provenant de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l’avantage d’une structure de dossiers de projet standard sans les risques et les inconvénients de la duplication de fichiers.
Comment ça marche ?
organisation basée sur les attributs de document
Une fois les révisions de documents soumises, les utilisateurs peuvent y accéder dans l’onglet Documents. Les groupes d’autorisations et les règles qui ont été configurés pour le projet contrôlent automatiquement les révisions de document qui peuvent être consultées par chaque personne. Les métadonnées associées à chaque document garantissent que les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin et qu’ils ne voient que les documents auxquels ils ont accès.
Vues sauvegardées
Note: Les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées auxquelles tous les membres du projet peuvent accéder, et tout utilisateur peut créer des vues enregistrées pour un usage personnel.
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Meilleures pratiques
Avant de commencer à configurer vos vues enregistrées, tenez compte des éléments suivants :
- Utilisez-vous généralement une structure de dossiers standard pour vos projets ? Si tel est le cas, vous pouvez créer des vues enregistrées pour répliquer la structure des dossiers et contrôler efficacement l’accès aux documents.
Note: Les vues enregistrées sont imbriquées à l’intérieur des collections. - À quel type de documents souhaitez-vous que votre équipe ait un accès rapide ?
- Quels documents de construction souhaitez-vous mettre à disposition des équipes de chantier ?
Exemple
Au lieu de devoir réorganiser manuellement les documents dans les dossiers, les vues enregistrées sont pilotées par des filtres. Cela signifie que la liste des documents sera mise à jour automatiquement.
Supposons qu’un contrôleur de documents nommé Paul veuille créer une vue enregistrée pour les plans électriques approuvés. À partir de la collection publiée (qui filtre déjà les documents approuvés), Paul sélectionnera les filtres supplémentaires suivants pour créer une nouvelle vue enregistrée :
- Discipline: Électricité
- Type: Dessin
Leçon suivante : Organisation de documents avec des vues enregistrées - Configurer
Configurez-le
Maintenant que vous avez appris comment les documents sont organisés dans l’outil Gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l’action suivante dans Procore :
MESURES DE SUIVI
Créer des vues enregistrées
Pour les catégories auxquelles un administrateur souhaite que les utilisateurs aient un accès rapide, il peut définir l’accès de la vue enregistrée sur « Tout le monde dans le projet ». De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres vues personnalisées.
Note: Actuellement, les vues enregistrées dans chaque projet doivent être créées individuellement dans chaque projet, mais à l’avenir, vous serez en mesure de standardiser les vues enregistrées pour plusieurs projets au sein de votre entreprise.
