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Procore

Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents

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regional availability
The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the United States. For more information, please reach out to your Procore point of contact.

Objectif

Créer des vues enregistrées dans l'outil Gestion de documents du projet.

Contexte​

A saved view is a saved set of search filters for quick access to documents in the Document Management tool. Saved views visually organize your documents while also meeting the needs of a particular context, such as the saved view 'Published Electrical Drawings' for electricians who only want to see the latest approved versions of a specific document type. Unlike traditional folders, saved views don't require users to specify an upload location; they automatically absorb past, present, and future revisions of the same document. 

Admins can create saved views for everyone on the project, and individual users can create saved views that are only visible to them. Each saved view is kept inside a collection, which is a parent category with its own set of filters determined by project Admins. 

Étant donné que les vues enregistrées sont créées dans les collections, les filtres d'une collection affectent les filtres qui peuvent être choisis pour toute vue enregistrée qu'elle contient. Par exemple, lors de la création d'une vue enregistrée « Électrique » dans la collection « En cours de révision », la collection filtre déjà tous les documents, à l'exception de ceux dont le statut est IR-En cours de révision , de sorte que la vue enregistrée n'a besoin que d'ajouter le filtre « Électrique » à partir de le menu déroulant des disciplines. Un utilisateur ne peut pas ajouter le statut DR-Ébauche  , car la collection « En révision » les exclut.  En d'autres termes, les collections et les vues enregistrées ont une relation parent-enfant. Les vues enregistrées (enfants) adoptent les filtres de leur collection (parent).

2024-07-31_Explaining Saved Views 70percent.png

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une vue enregistrée personnelle que vous seul pouvez voir, autorisations de niveau « Standard » ou supérieur dans l'outil Gestion de documents du projet.
    • Pour créer une vue enregistrée pour toutes les personnes du projet, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Gestion des documents du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Toutes les vues enregistrées doivent figurer dans une collection. 
    • Le bouton « Créer » ne s'affiche pas tant que vous n'appliquez pas au moins un nouveau filtre à la liste des documents.
    • Une vue personnelle enregistrée (avec « Moi » sélectionné comme niveau d'accès) n'est visible que par la personne qui l'a créée. 
    • Les vues enregistrées du projet (niveau d'accès « Tout le monde dans le projet ») ne peuvent pas être remplacées ultérieurement par une vue personnelle. Cependant, si vous disposez de l'autorisation « Admin » sur l'outil, vous pouvez remplacer une vue enregistrée personnelle par une vue de projet ultérieurement. Voir Modifier une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Gestion des documents du projet.
  2. Assurez-vous d'être dans l'onglet Documents .
  3. Dans le panneau Vues enregistrées, cliquez sur une vue enregistrée répertoriée sous un nom de collection en gras. Par exemple, cliquez sur « Tous les documents publiés » dans la collection intitulée « Publié ». 
    Note: Si le panneau Vues enregistrées est masqué, cliquez sur l’icône Afficher les vues icon-show-saved-views.pngenregistrées en haut du tableau. 
    Pourboire:  Pour choisir la vue enregistrée de la collection à choisir comme point de départ, tenez compte des filtres qu’elle utilise. Découvrez comment afficher les filtres d’une collection à l’aide de l’icône Infos icon-info3.png de cet article sur les collections. 
  4. Utilisez le menu Filtres pour apporter au moins une modification aux filtres de la vue enregistrée actuelle. Tenez compte des conseils suivants : 
    • Si vous souhaitez uniquement la dernière révision de chaque document, cliquez sur le bouton Dernière révision  . Sinon, choisissez Toutes les révisions.
      • La « Dernière révision » dépend du contexte. Les autorisations d'utilisateur, les filtres de la collection et l' ordre des révisions affectent tous intelligemment la révision qui s'affiche dans la vue enregistrée. 
    • Si vous souhaitez ajouter un filtre qui inclut des documents que la collection elle-même a déjà filtrés, vous devez trouver une collection plus appropriée pour l'affichage enregistré souhaité. 
      • Découvrez quels sont les filtres d’une collection en cliquant sur l’icône info icon-info3.png.
  5. Facultatif : configurez les colonnes de votre nouvelle vue enregistrée en suivant les étapes décrites dans la section Configurer votre vue dans l'outil Gestion de documents. Vous pouvez enregistrer des préférences telles que les colonnes visibles, l'ordre dans lequel elles apparaissent et si certaines d'entre elles sont épinglées à gauche ou à droite. 
  6. Lorsque vous êtes prêt à créer la vue enregistrée, cliquez sur Créer.
    Note: Si le bouton Créer est inactif, vos filtres sont en dehors des paramètres de la collection ou vous n’avez pas encore sélectionné de filtres différents de la vue enregistrée dans laquelle vous vous trouvez. 
    2024-08-08_creating saved view 80percent.png
  7. Remplissez les informations suivantes :
    Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. 
    • Nom*: saisissez un nom pour la vue enregistrée. Ce nom apparaîtra dans la liste des vues enregistrées.
    • Description: saisissez une description pour la vue enregistrée.
    • Accès à la vue: sélectionnez une option d'accès pour la vue enregistrée.
      Remarque : seuls les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » dans l'outil Gestion de documents peuvent créer des vues pour tous les membres du projet. 
      • Pour créer une vue enregistrée personnelle que vous seul pouvez voir, sélectionnez Moi.
      • Pour créer une vue enregistrée que tous les membres du projet peuvent voir, sélectionnez Tout le monde dans le projet.
  8. Cliquez sur Créer. 
    <br ] La nouvelle vue enregistrée est ajoutée au panneau Vues enregistrées. Cliquez à tout moment sur le nom de la vue enregistrée pour afficher la liste filtrée des documents.