Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents
Objectif
Créer des vues enregistrées dans l'outil Gestion de documents du projet.
Contexte
Une vue enregistrée dans l'outil Gestion des documents est une vue personnalisée créée pour organiser visuellement les documents et y accéder facilement tout en conservant une source unique de vérité. Les vues enregistrées peuvent être créées pour les types de documents courants, tels que les plans et les modèles, ou pour des documents spécifiques que vous souhaitez que les équipes de projet puissent facilement référencer.
Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document. Tous les utilisateurs ayant accès à l'outil Gestion des documents peuvent créer leurs propres vues enregistrées pour référencer facilement les documents les plus importants pour eux, et les utilisateurs disposant des autorisations « Admin » dans l'outil peuvent créer des vues enregistrées que tous les membres du projet peuvent utiliser.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour créer une vue enregistrée personnelle que vous seul pouvez voir, autorisations de niveau « Standard » ou supérieur dans l'outil Gestion de documents du projet.
- Pour créer une vue enregistrée pour toutes les personnes du projet, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Gestion des documents du projet.
- Information supplémentaire :
- Le bouton Créer ne s'affichera pas tant que vous n'aurez pas appliqué au moins un filtre à la liste des documents.
- Une vue personnelle enregistrée (avec « Moi » sélectionné comme niveau d'accès) n'est visible que par la personne qui l'a créée.
- Les vues enregistrées du projet (niveau d'accès « Tout le monde dans le projet ») ne peuvent pas être remplacées ultérieurement par une vue personnelle. Cependant, si vous disposez de l'autorisation « Admin » sur l'outil, vous pouvez remplacer une vue enregistrée personnelle par une vue de projet ultérieurement. Voir Modifier une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents.
Procédure
- Accédez à l'outil Gestion des documents du projet.
- Assurez-vous que vous êtes sur l'onglet Tous les documents .
Remarque : si les panneaux Vue enregistrée sont masqués, cliquez sur le bouton Afficher les vues enregistrées.
icône en haut du tableau. - Utilisez le menu Filtres pour ajuster les documents à afficher dans la vue enregistrée. Voir Rechercher et filtrer des documents.
Remarque : vous devez sélectionner au moins un filtre avec lequel créer une nouvelle vue enregistrée. - Lorsque vous êtes prêt à créer la vue enregistrée, cliquez sur Créer.
- Remplissez les informations suivantes :
Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.- Nom*: saisissez un nom pour la vue enregistrée. Ce nom apparaîtra dans la liste des vues enregistrées.
- Description: saisissez une description pour la vue enregistrée.
- Icône: sélectionnez une icône à afficher à côté du nom de la vue enregistrée.
- Accès à la vue: sélectionnez une option d'accès pour la vue enregistrée.
Remarque : seuls les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » dans l'outil Gestion de documents peuvent créer des vues pour tous les membres du projet.- Pour créer une vue enregistrée personnelle que vous seul pouvez voir, sélectionnez Moi.
- Pour créer une vue enregistrée que tous les membres du projet peuvent voir, sélectionnez Tout le monde dans le projet.
- Cliquez sur Enregistrer.
<br ] La nouvelle vue enregistrée est ajoutée au panneau Vues enregistrées. Cliquez à tout moment sur le nom de la vue enregistrée pour afficher la liste filtrée des documents.