Prise en main de la gestion de documents - Norme de dénomination
Vue d'ensemble
Contexte
Votre équipe saura facilement l'auteur et l'objectif de chaque document grâce aux normes de dénomination des documents cohérentes pour tous vos projets. L'outil de gestion des documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées, ce qui simplifie le processus de chargement. Il détermine si un chargement doit être associé à des révisions précédentes ou devenir un document entièrement nouveau.
Comment ça marche
L'outil de gestion de documents peut utiliser des codes d'attribut de document pour appliquer une norme de dénomination des documents. Lorsque de nouvelles révisions sont chargées avec un nom et un format identiques à ceux qui existent déjà, le système les empile dans un seul conteneur de documents portant un nom unique. Ceci réduit le risque de duplication des fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les dernières informations.
Sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour certains ou tous les documents de votre projet.
Important
Étant donné que l'outil de gestion de documents utilise le nom et le format du document (par exemple, PDF) pour identifier automatiquement les révisions suivantes, il est important que vos normes de dénomination contiennent l'ensemble complet des champs qui identifient de manière unique un conteneur de document, mais pas chaque révision indépendante qu'il contient.
Si vous souhaitez que les révisions d'un même document soient suivies dans un seul conteneur de documents, votre norme de dénomination ne doit PAS Incluez des champs spécifiques à la révision tels que le statut, le code de révision, l'auteur ou toute date.
Meilleures pratiques
Il est important de définir la structure de votre norme de dénomination des documents le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela évite les incohérences et les remaniements ultérieurs.
Avant de configurer les normes de dénomination pour l'outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels types de documents nécessitent l'application d'une norme de dénomination ?
- Quelle combinaison et quel ordre des informations dans le nom aideraient votre équipe à comprendre au mieux l'objectif d'un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire ?
- Quelle combinaison d'informations dans le nom garantirait que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement ?
- Par exemple, vous pouvez décider que sur un projet moins complexe, seuls vos plans et vos soumissions techniques doivent être nommés comme Projet-Type-Discipline-Numéro (par ex. ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, comme les rapports ou les suivis, peuvent conserver leur nom de fichier d'origine.
Exemple
Imaginez que vous gérez un projet appelé « Duke Hospital (DH) ». situé à Londres, au Royaume-Uni, et votre projet est conforme aux normes ISO 19650. Vous avez établi cette convention de dénomination structurée pour vos plans :
Projet - Auteur - Volume/Système - Lieu - Type - Discipline - Nombre.
Considérons un plan d’architecture pour le quatrième étage avec la désignation volume/système « ZZ » et numérotée comme « 401 ». Ce plan a été émis par John Moore &Associates (JMA), l’architecte du projet.
Conformément à votre convention de dénomination, le fichier de ce plan serait étiqueté comme suit : DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si cette norme de dénomination était configurée dans l'outil de gestion des documents, le système aurait besoin de chacun de ces champs lors du chargement, puis générerait le nom du document pour vous. De plus, si ce document était chargé dans le système avec ce nom déjà intact, tous ces champs de document seraient automatiquement étiquetés avec la révision, sans aucun effort manuel.
Cette approche de dénomination systématique garantit clarté et cohérence, ce qui facilite l'identification et l'organisation des documents de projet, même dans des projets complexes comme l'hôpital Duke.
Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurer cette norme
Configurer
Maintenant que vous en savez plus sur la dénomination des normes dans l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :
ÉLÉMENTS DE MESURE
Modifier la norme de dénomination
Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la norme de dénomination « Procore par défaut » et apportez les modifications nécessaires.
Remarque : dans la section suivante de ce guide, vous déciderez des types de documents à associer à cette norme de dénomination.