Gestion de documents - Guide de démarrage
Table des matières
- Bienvenue
- Introduction à la gestion des documents
- Champs de Documents
- Norme de dénomination
- Exigences de chargement
- Autorisations de Documents
- Approbations de documents avec des flux de travail
- Organisation des documents avec des vues enregistrées
- Distribution de documents avec correspondance
- Conclusion
Bienvenue
Ce guide vous aide à configurer l'outil Gestion de documents de Procore pour la première fois en vous fournissant les éléments suivants :
- Une introduction à l'outil et aux processus de gestion des documents.
- Vues d'ensemble des sujets, meilleures pratiques, exemples et éléments d'action.
- Vidéos et directives étape par étape.
Nous vous recommandons de commencer par un projet test en utilisant les valeurs par défaut de Procore tout en vous familiarisant avec l'outil.
Conditions préalables pour ce guide
- Votre entreprise fait partie de la version limitée (bêta) de Document Management.
- L'outil Gestion de documents est activé pour un projet.
- Les autorisations suivantes sont activées dans Procore :
- Autorisations Admin de l'entreprise:
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.
- Autorisations de l'outil de gestion des documents:
- Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Gestion des documents.
- Ajout à un groupe d'autorisations avec les autorisations « Charger de nouveaux fichiers » et « Soumettre de nouveaux fichiers » activées.
Note: Procore fournit un groupe d’autorisations « Contrôleur de documents » par défaut auquel vous pouvez vous ajouter.
- Facultatif : Autorisations des outils Flux de travail et Correspondance:
- Pour configurer et démarrer les flux de travail pour les documents, autorisations de niveau « Admin » pour l'outil Flux de travail au niveau Entreprise.
- Pour joindre des documents aux éléments de correspondance dans l'outil Correspondance d'un projet :
- Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance.
OU
Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l' autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans le modèle d'autorisation.
- Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance.
- Autorisations Admin de l'entreprise:
Leçon suivante : Introduction à la gestion des documents
Vue d'ensemble
À propos de l’outil
Afficher les fonctionnalités
Processus général de l’outil
Une fois les paramètres configurés (comme expliqué plus tard dans ce guide), le processus général de l’outil Gestion des documents comprend les actions suivantes :
- Chargement, révision et soumission de documents
- Visualisation, téléchargement et partage de documents
Remarque
Les rubriques telles que les paramètres des outils et les autorisations, les vues enregistrées et les flux de travail d’approbation seront couverts plus tard dans ce guide.Diagramme des flux de travail
Chargement, révision et soumission de documents
Vidéo
Chargement de documents
Les documents sont chargés dans l'outil Gestion de documents, de la même manière que les fichiers sont chargés dans l'outil Documents de Procore. Cependant, l'outil de gestion des documents utilise l'apprentissage automatique sur le contenu du document et le nom du fichier pour remplir automatiquement les données (telles que le type de document, le numéro de plan et la description du plan).
Remarque : vous configurerez vos champs, vos normes de dénomination et vos exigences de chargement dans la section suivante de ce guide.
Réviser et remplir les attributs du document
Une fois les chargements terminés, tous les champs obligatoires restants devront être révisés et complétés avant de pouvoir être soumis au projet pour un accès plus large.
Remarque : vous pourrez définir ces exigences dans une section ultérieure de ce guide.
Soumettre et approuver des documents
Une fois les documents remplis tous les champs obligatoires, ils peuvent être soumis au projet et accessibles dans l’onglet « Tous les documents ».
Réviser des documents avec des flux de travail
Si les documents ont des flux de travail d'approbation configurés avec l'outil Flux de travail, ils sont déplacés vers l'onglet « En cours de révision » où les personnes assignées au flux de travail pourront réviser, fournir des commentaires et répondre avec un résultat d'approbation.
Visualisation, téléchargement et partage de documents
Vidéo
Une fois les documents soumis au projet, les personnes disposant des autorisations appropriées peuvent afficher, partager et télécharger les documents dont ils ont besoin.
Remarque : vous configurerez les autorisations relatives aux documents plus tard dans ce guide.
Visualisation de documents
Les documents soumis sont affichés dans les onglets « Tous les documents » et « En révision ». Les informations du document peuvent être affichées dans le tableau ou ouvertes dans le visualiseur de documents de Procore. La dernière révision dans un conteneur de document donné est affichée par défaut, mais les révisions précédentes sont également accessibles rapidement.
Les documents peuvent également être facilement accessibles et consultés sur l’application mobile de Procore pour iOS et Android.
Téléchargement de documents
Les documents peuvent être téléchargés individuellement à partir du tableau ou de la visionneuse, et par lot à partir du tableau de l'application Web de Procore.
Partage de documents
Les documents peuvent être ajoutés en tant que pièces jointes pour les éléments (tels que les transmissions) dans l'outil Correspondance.
Les documents peuvent ensuite être consultés et téléchargés par les destinataires de la correspondance qui ont l'autorisation de ces documents dans l'outil de gestion de Documents.
Leçon suivante : Champs de Documents - Vue d'ensemble
Vue d'ensemble
Contexte
Dans la construction, les erreurs et les travaux de reprise sont souvent causés par des fichiers de projet obsolètes qui ont été dupliqués dans un certain nombre de dossiers ou d'outils. Pour atténuer ce risque, l'outil Gestion des documents de Procore organise et contrôle automatiquement l'accès aux fichiers en fonction des attributs (champs de document) de chaque révision de document. C'est pourquoi il est particulièrement important de configurer ces valeurs de champ avant de commencer à utiliser l'outil.
Comment ça marche
L'outil Gestion des documents de Procore utilise les métadonnées et les champs de Documents pour accorder automatiquement l'accès et organiser les révisions des documents, les rendant plus faciles à trouver. Les champs de documents d'un projet sont configurés dans l'outil Admin au niveau entreprise par le biais d'ensembles de champs configurables. Les options de champ peuvent être affichées ou masquées à partir de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents.
Remarque : champs obligatoires pour chaque document : Nom, Type, Statut et Révision.
Important
Il est important de configurer votre norme de dénomination et vos exigences de chargement pour l'outil de gestion de documents avant de charger des documents. Ceci garantit la normalisation et la conformité et permet de remplir automatiquement les champs. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ?Remarque : vous configurerez les champs obligatoires pour chaque document, par type de document, dans la section Exigences de chargement de ce guide.
Ensembles de champs et options de champs pour Documents
Les administrateurs de l'entreprise peuvent gérer des ensembles de champs configurables et des options de champs par défaut sur la page Outil Gestion de documents de l'outil Admin au niveau entreprise.
Gérer des ensembles de champs configurables
Créez de nouveaux ensembles de champs ou modifiez des ensembles existants, puis assignez-les à vos projets. Ceci vous permet de définir les champs qui doivent être obligatoires dans les documents de tous vos projets.
Bientôt disponible
L'outil Gestion de documents ajoute des champs personnalisés afin que vous puissiez créer vos propres champs ou masquer ceux dont vous n'avez pas besoin.
Gérer les options de champ par défaut
Vous pouvez configurer les options de champ par défaut pour les champs Gestion de documents suivants :
- Classification
- Discipline
- Statut
- Type
- Volume/Système
Remarque
La plupart des champs ont un code qui peut se remplir automatiquement au début du champ. Le code est basé sur la norme de dénomination. Par exemple, un document de type de plan serait renseigné avec « DR » dans le champ Type. Au fur et à mesure que les informations sont saisies, les codes sont automatiquement séquencés ensemble pour créer un nouveau champ Nom pour le document.
Vous configurerez votre norme de dénomination des documents dans la section « Norme de dénomination » de ce guide.
Afficher ou masquer les options de champ dans un projet
Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer les options de champ pour les champs déroulants à sélection unique (tels que Statut, Type et Discipline) au niveau projet, sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents.
Champs supplémentaires dans Procore
Les champs suivants sont utilisés pour l'outil Gestion de documents mais sont configurés dans d'autres zones de Procore (illustrés sur la page « Configurer » pour les champs de documents) :
- Projet: Le code de projet doit être une abréviation du nom du projet, par exemple « VTX » pour Vortex Business Center. Le champ Code de l' outil Admin au niveau projet remplit le champ Projet pour les documents.
- Auteur: champ indiquant de qui provient le document. Par exemple, une personne associée à une « Entreprise ABC » dans l'annuaire charge un document, de sorte que « Entreprise ABC » doit être sélectionné dans le champ Auteur. Le champ « Nom abrégé » pour les entreprises dans l' outil Annuaire au niveau entreprise ou projet s'affiche comme des options pour le champ « Auteur ».
- Lieu: Ce champ représente le lieu associé à un document. Les lieux ajoutés dans l' outil Admin au niveau projet s'affichent comme des options pour le champ « Lieu » pour les documents.
- Étape: ce champ représente la phase de construction pour laquelle un document a été créé. Les « Étapes du projet » de la page « Valeurs par défaut » de l' outil Admin au niveau entreprise s'affichent comme des options pour le champ « Étape » des documents.
Meilleures pratiques
Avant de configurer des champs de Documents pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des éléments suivants :
- Quels champs sont importants pour vos besoins de gestion des documents ?
- Les exigences sur le chantier doivent-elles varier d'un projet à l'autre ou sont-elles cohérentes dans toute l'entreprise ?
- Pour les champs obligatoires (comme « Statut » et « Type »), quelles valeurs devraient-ils être disponibles pour eux ?
- Quels "codes" Doit-on associer à chaque valeur de champ (comme « DR » pour Plan) afin qu'elle soit reconnaissable dans la norme de dénomination de vos documents ?
Leçon suivante : Champs de Documents - Configurer
Configurer
Maintenant que vous avez appris sur les champs de document dans l’outil Gestion des documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
1. Créer des ensembles de champs configurables
Dans l'outil Admin au niveau entreprise, créez un nouvel ensemble de champs configurables pour l'outil de Gestion de documents que vous appliquerez à votre projet. Ceci vous permet de définir les champs qui doivent être obligatoires dans les documents de tous vos projets.
Remarque : à l'avenir, vous pourrez ajouter de nouveaux champs personnalisés aux ensembles de champs ainsi que masquer les champs que vous ne prévoyez pas d'utiliser.
2. Modifier les champs par défaut
Dans l'outil Admin au niveau entreprise, décidez des valeurs que vous souhaitez rendre disponibles pour les champs de documents tels que le statut, le type de document et la discipline du document. Ces options de champ s'appliqueront à tous les fichiers de l'outil Gestion de documents pour les projets de votre entreprise.
3. Facultatif : réviser les options de champ pour un projet
Les administrateurs de l'outil Gestion de documents ont la possibilité de masquer certaines valeurs de champs dans les projets individuels. Pour ce faire, accédez aux paramètres de configuration de l'outil Gestion de documents dans un projet, révisez les options des champs et masquez ceux que vous ne souhaitez pas pouvoir sélectionner.
4. Configurer des champs Procore supplémentaires
En fonction des exigences de vos projets, il se peut que vous souhaitiez configurer quelques champs supplémentaires avant de commencer. Si vous prévoyez d'utiliser une norme de dénomination des documents, le code du projet et le code de l'expéditeur sont particulièrement importants.
Code du projet
Saisissez un code pour le projet dans le champ Code de l'outil Admin au niveau projet. Ceci sera utilisé dans le champ « Projet » pour les documents.
VOIR LES ÉTAPES
Code de l'expéditeur (champ « Nom abrégé »)
Dans l'outil Annuaire au niveau projet ou entreprise, ajoutez des codes de « Nom abrégé » pour toute entreprise d'où pourraient provenir les documents du projet. Ces noms d'entreprise abrégés pourront être sélectionnés dans le champ « Auteur ». 
VOIR LES ÉTAPES
Code de lieu
Sur la page Lieux de l'outil Admin au niveau projet, ajoutez ou gérez des lieux et des codes pour le projet selon vos besoins. Celles-ci s'afficheront comme des options pour le champ « Lieu ».
Assurez-vous de :
- Sélectionnez le paramètre « Inclure un code optionnel ».
- Ajoutez un code pour chaque lieu.
Code d'étape
Sur la page « Par défaut » de l'outil Admin au niveau entreprise, consultez la section « Étapes du projet » et ajoutez ou supprimez des étapes si nécessaire. Ces étapes s'affichent en tant qu'options pour le champ « Étape ».
VOIR LES ÉTAPES
Vue d'ensemble
Contexte
Votre équipe saura facilement l'auteur et l'objectif de chaque document grâce aux normes de dénomination des documents cohérentes pour tous vos projets. L'outil de gestion des documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées, ce qui simplifie le processus de chargement. Il détermine si un chargement doit être associé à des révisions précédentes ou devenir un document entièrement nouveau.
Comment ça marche
L'outil de gestion de documents peut utiliser des codes d'attribut de document pour appliquer une norme de dénomination des documents. Lorsque de nouvelles révisions sont chargées avec un nom et un format identiques à ceux qui existent déjà, le système les empile dans un seul conteneur de documents portant un nom unique. Ceci réduit le risque de duplication des fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les dernières informations.
Sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour certains ou tous les documents de votre projet.
Important
Étant donné que l'outil de gestion de documents utilise le nom et le format du document (par exemple, PDF) pour identifier automatiquement les révisions suivantes, il est important que vos normes de dénomination contiennent l'ensemble complet des champs qui identifient de manière unique un conteneur de document, mais pas chaque révision indépendante qu'il contient.
Si vous souhaitez que les révisions d'un même document soient suivies dans un seul conteneur de documents, votre norme de dénomination ne doit PAS Incluez des champs spécifiques à la révision tels que le statut, le code de révision, l'auteur ou toute date.
Meilleures pratiques
Il est important de définir la structure de votre norme de dénomination des documents le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela évite les incohérences et les remaniements ultérieurs.
Avant de configurer les normes de dénomination pour l'outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels types de documents nécessitent l'application d'une norme de dénomination ?
- Quelle combinaison et quel ordre des informations dans le nom aideraient votre équipe à comprendre au mieux l'objectif d'un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire ?
- Quelle combinaison d'informations dans le nom garantirait que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement ?
- Par exemple, vous pouvez décider que sur un projet moins complexe, seuls vos plans et vos soumissions techniques doivent être nommés comme Projet-Type-Discipline-Numéro (par ex. ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, comme les rapports ou les suivis, peuvent conserver leur nom de fichier d'origine.
Exemple
Imaginez que vous gérez un projet appelé « Duke Hospital (DH) ». situé à Londres, au Royaume-Uni, et votre projet est conforme aux normes ISO 19650. Vous avez établi cette convention de dénomination structurée pour vos plans :
Projet - Auteur - Volume/Système - Lieu - Type - Discipline - Nombre.
Considérons un plan d’architecture pour le quatrième étage avec la désignation volume/système « ZZ » et numérotée comme « 401 ». Ce plan a été émis par John Moore &Associates (JMA), l’architecte du projet.
Conformément à votre convention de dénomination, le fichier de ce plan serait étiqueté comme suit : DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si cette norme de dénomination était configurée dans l'outil de gestion des documents, le système aurait besoin de chacun de ces champs lors du chargement, puis générerait le nom du document pour vous. De plus, si ce document était chargé dans le système avec ce nom déjà intact, tous ces champs de document seraient automatiquement étiquetés avec la révision, sans aucun effort manuel.
Cette approche de dénomination systématique garantit clarté et cohérence, ce qui facilite l'identification et l'organisation des documents de projet, même dans des projets complexes comme l'hôpital Duke.
Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurer cette norme
Configurer
Maintenant que vous en savez plus sur la dénomination des normes dans l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :
ÉLÉMENTS DE MESURE
Modifier la norme de dénomination
Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la norme de dénomination « Procore par défaut » et apportez les modifications nécessaires.
Remarque : dans la section suivante de ce guide, vous déciderez des types de documents à associer à cette norme de dénomination.
Leçon suivante : Exigences de chargement - Vue d'ensemble
Vue d'ensemble
Contexte
Comme expliqué dans les leçons précédentes, l'outil de gestion des documents utilise les attributs des documents pour contrôler les autorisations des utilisateurs sur des révisions individuelles, générer une norme de dénomination et organiser vos documents pour en faciliter la récupération. Donc, si les documents chargés n'ont pas assez d'attributs, il y a un grand risque que vous ne les trouviez pas facilement par la suite. C'est pourquoi il est extrêmement important de définir les champs obligatoires avant de charger un fichier. En outre, ces exigences de chargement peuvent être personnalisées par type de document et peuvent spécifier si une norme de dénomination doit être appliquée.
Important
Les champs Nom, Type, Statut et Révision sont toujours obligatoires pour chaque document.Comment ça marche
Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres de l'outil, vous pouvez définir une règle par défaut que tous les documents doivent suivre. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles qui remplacent les règles par défaut et ne s'appliquent qu'à certains types de documents.
Ces règles déterminent les champs de métadonnées qui doivent être remplis pour les documents chargés, ainsi que si la norme de dénomination de votre projet est appliquée.
<br ]
Meilleures pratiques
Avant de définir les exigences de chargement pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quelles exigences en matière d'attributs et de dénominations doivent exister pour chaque révision chargée dans le système, quel que soit son type ?
- Quelles exigences doivent varier en fonction du type de document ?
Remarque : vous ne pouvez avoir qu'une seule norme de dénomination pour l'ensemble du projet, mais vous pouvez décider de l'appliquer ou non pour chaque type de document.
Leçon suivante : Exigences de chargement – Configurer
Configurer
Maintenant que vous avez entendu parler des exigences de chargement pour l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
ÉLÉMENTS DE MESURE
1. Modifier la règle par défaut
Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la règle par défaut et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez choisir si la norme de dénomination doit être appliquée et sélectionner les champs qui seront requis pour les documents chargés.
Remarque : les champs Statut, Type, Révision et Nom sont toujours obligatoires, ainsi que tout autre champ que vous avez décidé d'inclure dans l'ensemble de champs de votre entreprise pour l'outil de gestion des documents.
2. Créer des règles conditionnelles
Si certains types de documents nécessitent des exigences différentes de la règle par défaut, créez une ou plusieurs règles conditionnelles dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres. Par exemple, choisissez différents champs obligatoires ou décidez de ne pas appliquer la norme de dénomination.
Leçon suivante : Autorisations de Documents - Vue d'ensemble
Vue d'ensemble
Contexte
Un document de construction peut avoir des dizaines de révisions et des centaines de mises à jour de version mineures tout au long de sa vie. Chacune de ces révisions convient à une étape, à un objectif et à un public différents sur le projet. Sur de nombreux projets, ces révisions sont réparties dans différents dossiers qui nécessitent une gestion manuelle des autorisations. Cependant, avec l'outil Gestion de documents de Procore, vous pouvez contrôler automatiquement les autorisations sur chaque révision de document individuelle dans un « conteneur ». L'outil peut utiliser les attributs de cette révision, tels que le statut, l'étape, le type ou la discipline pour déterminer automatiquement les autorisations.
Comment ça marche
L'outil Gestion de documents utilise deux niveaux d'autorisation : les autorisations générales de l'outil Procore pour accorder l'accès à l'outil lui-même et les groupes d'autorisations flexibles pour accorder l'accès à des révisions de documents individuelles en fonction de leurs attributs.
Des groupes d'autorisations peuvent être créés pour différents rôles d'utilisateur ou entreprises sur le projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement à quelles révisions de documents ces groupes ont accès et à quel niveau ils doivent avoir accès (par exemple, Lecteur, Maître d'ouvrage ou Admin). Les autorisations peuvent être personnalisées davantage dans l'onglet Autorisations de la page Configurer les paramètres et dans les modèles d'autorisations pour l'outil Flux de travail.
EN SAVOIR PLUS SUR LES AUTORISATIONS
Vidéo
Remarque
Les autorisations liées aux flux de travail seront traitées dans la section suivante de ce guide.Meilleures pratiques
Avant de configurer les autorisations pour l'outil Gestion de documents, tenez compte des éléments suivants :
- Quels sont les ensembles distincts de rôles d'utilisateur sur vos projets qui nécessitent différents niveaux d'accès aux documents de projet ?
- À quoi ces groupes devraient-ils pouvoir accéder et quels champs de documents sont nécessaires pour déterminer cet accès ?
- Par exemple, vous pouvez envisager de donner à vos chefs de projet et à vos contrôleurs de document un accès « Admin » à chaque révision de document dans le système, mais de donner à votre équipe de chantier un accès « Visualiseur » uniquement aux plans de projet approuvés.
- Qui doit pouvoir modifier les paramètres dans l'outil de gestion des documents lui-même ?
Exemple
Paul est membre d'une équipe de contrôle des documents. Il assigne des autorisations aux personnes suivantes au sein de son entreprise :
- Jacques, un autre contrôleur de documents dans son entreprise.
- Sarah, chef de projet dans son entreprise.
- Matt, qui est contremaître pour le sous-traitant du béton.
Dans l’outil Annuaire du projet, Paul choisit parmi les autorisations de niveau « Admin » ou « Standard » pour les assigner aux utilisateurs pour l’outil Gestion des documents :
- Paul assigne à Jacques et à lui-même des autorisations de niveau « Admin ».
Ceci leur accorde à la fois un contrôle total sur l'outil et la capacité d'initier et de superviser des flux de travail de documentation. - Paul assigne des autorisations de niveau « Standard » à Matt et à Sarah.
Ils peuvent utiliser l'outil avec un accès standard et participer aux flux de travail d'approbation des documents. Cependant, ils n'ont pas le pouvoir de modifier les paramètres de l'outil lui-même.
Pour affiner davantage les autorisations, Paul utilise deux groupes d’autorisations distincts dans l’outil Gestion des documents :
- Paul ajoute Jacques, Sarah et lui-même au groupe d'autorisations « Contrôleur de documents ».
Ils pourront charger et soumettre des documents, rationalisant les processus de contrôle des documents. - Paul ajoute Matt à un groupe d'autorisations « Sous-traitant du béton »:
Il se verra accorder un accès « Maître d'ouvrage » à tout document provenant de son entreprise, quel que soit le statut du document. En outre, il aura un accès « Visualiseur » aux plans émis pour la construction et aux soumissions techniques associées à toute autre discipline.
Leçon suivante : Autorisations de Documents - Configurer
Configurer
Maintenant que vous en savez plus sur les autorisations de l'outil Gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
ÉLÉMENTS DE MESURE
- Assigner des autorisations générales aux outils
- Créer des groupes d'autorisations
- Gérer les niveaux d'autorisation des Documents
Remarque : les autorisations liées aux flux de travail seront traitées dans la section suivante de ce guide.
1. Assigner des autorisations générales aux outils
Attribuez des autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » à l'outil Gestion des documents pour les personnes qui auront besoin d'accéder à l'outil. Vous pouvez assigner cette autorisation aux utilisateurs et aux groupes dans un modèle d'autorisation de projet dans l'outil Autorisations, ou modifier manuellement l'autorisation des utilisateurs dans l'outil Annuaire.
2. Créer des groupes d'autorisations
Créez des groupes d'autorisations pour les différents types d'autorisations dont vous avez besoin et ajoutez-y des personnes pour contrôler automatiquement leur accès aux documents du projet.
3. Gérer les niveaux d'autorisation des Documents
Contrôlez davantage les autorisations d'accès aux documents en spécifiant les actions qui doivent être disponibles à trois niveaux différents : Visualiseur, Maître d'ouvrage et Admin.
Remarque : cette liste se limite actuellement au contrôle des niveaux pouvant modifier les attributs du document, mais une personnalisation supplémentaire sera introduite à l'avenir.
Leçon suivante : Approbations de documents avec des flux de travail - Vue d'ensemble
Vue d'ensemble
Contexte
Il arrive souvent que les entreprises de construction doivent déplacer manuellement les documents de construction entre les dossiers et les systèmes cloisonnés à mesure que leur statut passe de Travaux en cours à En cours de révision et à Approuvé. Ceci crée beaucoup de frais généraux et entraîne des risques d'erreurs et de travaux de reprise. Avec la gestion des documents de Procore, vous n'avez pas besoin de déplacer les documents à mesure que leur statut change et l'accès aux révisions est automatiquement modifié une fois qu'un flux de travail d'approbation est terminé. De plus, le moteur de flux de travail intégré à l'outil de gestion de documents est incroyablement personnalisable et peut convenir à des scénarios d'approbation simples et complexes pour tout type de document.
Comment ça marche
Vous pouvez créer des modèles de flux de travail personnalisés qui sont ensuite assignés aux documents chargés dans l'outil Gestion de documents. Une fois qu'un flux de travail a démarré, les participants au flux de travail sont informés qu'ils doivent réviser les documents, les commenter éventuellement avec des annotations et fournir un résultat d'approbation.
Lorsqu'une révision de document est révisée et qu'elle est approuvée ou rejetée, son statut est automatiquement mis à jour dans Procore. Ceci signifie que vous n'avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres d'autorisation ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l'approbation d'un document. Lorsqu'un flux de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail. Une fois le flux de travail terminé, toutes les décisions du flux de travail, les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservées afin de pouvoir être référencées ultérieurement.
Vidéo
Créer des modèles de flux de travail de gestion de documents
Pour utiliser les flux de travail pour les documents, vous devez créer un ou plusieurs modèles de flux de travail dans l'outil Flux de travail de Procore, puis les appliquer à vos projets.
Une fois qu'un modèle de flux de travail est appliqué à un projet, vous devez le configurer avec les personnes assignées appropriées dans l'onglet Flux de travail de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents avant de pouvoir l'utiliser.
Démarrer les flux de travail sur Documents
Une fois les modèles de flux de travail configurés pour le projet, les flux de travail peuvent être sélectionnés pour les documents dans la colonne « Flux de travail assigné ». Vous pouvez également affecter un flux de travail à plusieurs documents à la fois en utilisant l'option Modifier par lot.
Remarque : si vous souhaitez exiger une sélection de flux de travail pour certains documents, comme les plans, vous pouvez définir ce champ comme une exigence dans vos exigences de chargement.
Réviser et répondre dans un flux de travail
Après le lancement d'un flux de travail pour un document, une personne assignée du flux de travail peut réviser le document et répondre dans le flux de travail.
AJOUTER DES annotations
Les personnes assignées au flux de travail peuvent annoter les documents si nécessaire dans le cadre de la réponse.
Meilleures pratiques
Avant de configurer des modèles de flux de travail pour l'outil Gestion de documents, tenez compte des éléments suivants :
- Quels processus de révision et d'approbation de documents voulez-vous appliquer et pour quels types de documents ?
- Comment le flux d'approbation varie-t-il en fonction de l'objectif, du type ou de la source du document ?
- De quelles options de réponse avez-vous besoin à chaque étape (par exemple, approuvé, approuvé avec commentaire, rejeté) ?
- Qui doit être autorisé à créer et configurer les flux de travail de documents ?
- Qui devrait être autorisé à gérer les flux de travail de documents actifs (par exemple, les redémarrer ou changer les personnes assignées en cours de flux) ?
Exemple
Vous trouverez ci-dessous une représentation illustrée d’un flux de travail pour le processus d’approbation mécanique des plans. Chaque case correspond à une étape spécifique, tandis que les flèches signent les décisions prises à chaque moment.
Considérons un projet où un sous-traitant en mécanique, M's Mechanical, soumet des plans pour le niveau 1. La destination initiale de ces plans est le contrôleur des documents, qui effectue un contrôle d'assurance qualité (AQ).
- Si le document reçoit un « Rejeté » ; Statut lors du contrôle d'assurance qualité, il est étiqueté comme « DDR-Rejeté » ; et passe à l'étape suivante intitulée « Contrôle d'assurance qualité rejeté - Soumettre à nouveau ». Dans ce scénario, le mécanicien de M est rapidement informé du rejet et chargé de soumettre à nouveau le document.
- Si le document reçoit un "Approuvé" statut dans le contrôle d'assurance qualité, il passe à la phase suivante, appelée « Révision du contenu technique ».
- Si le document est rejeté, il passe à l'étape suivante appelée « Contenu technique rejeté ». et il est étiqueté comme « DDR-Rejeté ».
- Dans le cas d'une approbation dans le cadre de la "Révision technique du contenu" étape, le document passe à l'étape « Révision par le consultant ».
- Le résultat peut être l'un des suivants : « Approuvé » ; « Approuvé avec commentaires » ou « Rejeté ». En fonction de cette décision, le document se voit assigner un statut final de « Statut A - Approuvé » ; « Statut B - Approuvé avec commentaires » ou « Statut C - Rejeté ».
Remarque : les groupes d'autorisations définis dans l'outil Gestion de documents déterminent qui peut afficher le document une fois qu'il a été approuvé.
- Le résultat peut être l'un des suivants : « Approuvé » ; « Approuvé avec commentaires » ou « Rejeté ». En fonction de cette décision, le document se voit assigner un statut final de « Statut A - Approuvé » ; « Statut B - Approuvé avec commentaires » ou « Statut C - Rejeté ».
Leçon suivante : Approbations de documents avec des flux de travail - Configurer
Configurer
Maintenant que vous avez découvert les flux de travail d'approbation pour l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
1. Attribuer des autorisations de flux de travail
Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez les autorisations pour les flux de travail.
Pour tous les utilisateurs qui feront partie d'un flux de travail d'approbation, vous devrez assigner des autorisations granulaires pour l'outil Flux de travail dans vos modèles d'autorisation.
Vous pouvez également personnaliser les actions que les réviseurs peuvent effectuer sur les documents dans un flux de travail actif, en indiquant par exemple qui doit être autorisé à annoter les documents.
2. Créer un modèle de flux de travail de gestion des documents
Ensuite, vous devrez créer des modèles de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise.
3. Affecter le flux de travail à un projet
Une fois le modèle de flux de travail créé, vous devez l'assigner aux projets pour lesquels vous souhaitez l'utiliser.
4. Configurer un flux de travail pour le projet
Avant de pouvoir utiliser les flux de travail dans l'outil Gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail pour le projet, ce qui implique d'affecter des réviseurs à des étapes individuelles. Vous pouvez également définir si vous souhaitez ou non utiliser l'un de ces modèles par défaut pour les documents nouvellement chargés.
5. Démarrer un flux de travail sur Documents
Lorsque des documents sont chargés dans le projet, un flux de travail peut être assigné aux documents dans la colonne « Flux de travail assigné ». Après la soumission d'un document, le flux de travail assigné commencera à la première étape et les réviseurs seront avisés.
Remarque : si vous soumettez des documents par lot, les réviseurs recevront un seul e-mail avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des e-mails séparés pour les documents soumis individuellement.
Vue d'ensemble
Contexte
La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour maintenir les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent poser problème, car chaque révision de document doit réellement exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux ou plusieurs dossiers à la fois. Bien que ceci puisse fonctionner pour les documents en cours avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour révision, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans la construction, il est essentiel de maintenir un historique unique et traçable des révisions d'un document de construction et de leur changement de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou à des publics différents, vous perdez cette traçabilité et les équipes risquent de fonctionner à partir d'informations obsolètes.
Avec l'outil Gestion de documents de Procore, les révisions des documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers plans d'architecture approuvés ou afficher les documents rejetés provenant de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l'avantage d'une structure de dossiers de projet standard sans les risques et les inconvénients de la duplication de fichiers.
Comment ça marche
organisation basée sur les attributs de Documents
Une fois les révisions du document soumises, les utilisateurs pourront y accéder dans l'onglet Tous les documents. Les groupes d'autorisations et les règles qui ont été définis pour le projet contrôlent automatiquement les révisions de documents pouvant être consultées par chaque personne. Les métadonnées associées à chaque document garantissent que les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin et qu'ils ne verront que les documents auxquels ils ont accès.
Vues enregistrées
Un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents est une recherche enregistrée (souvent appelée dans d'autres systèmes « dossiers intelligents »). Les révisions de documents peuvent s'afficher dans différentes vues enregistrées et se mettre à jour automatiquement au fur et à mesure que les choses changent au fil du temps, ce qui signifie que vous n'avez besoin que d'une seule source de vérité dans l'outil de gestion de documents pour une révision de document individuelle.
Les affichages enregistrés peuvent être créés pour des cas d'utilisation courants de consommation de documents, tels que les plans et le cahier des charges publiés, ou pour des documents spécifiques que vous souhaitez que les équipes de projet puissent facilement référencer. Les autorisations régiront toujours ce à quoi une personne a accès dans une vue enregistrée donnée, ce qui signifie qu'il n'y a aucun risque de partage excessif.
Remarque : les vues enregistrées sont séparées en vues de projet (créées par les administrateurs pour toutes les personnes présentes dans le projet) et en Mes vues (vues personnelles que vous avez créées et qui ne sont visibles que par vous).
Vidéo
Meilleures pratiques
Avant de commencer à configurer vos vues enregistrées, tenez compte des points suivants :
- Utilisez-vous généralement une structure de dossiers standard pour vos projets ? Si tel est le cas, vous pouvez créer des vues enregistrées pour répliquer la structure des dossiers et contrôler efficacement l'accès aux documents.
Remarque : des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'imbrication et le classement des vues enregistrées, seront bientôt disponibles. - Quel type de documents souhaitez-vous que votre équipe ait un accès rapide ?
- Quels documents de construction souhaitez-vous rendre disponibles pour les équipes sur le chantier ?
Exemple
Au lieu de devoir réorganiser manuellement les documents dans les dossiers, les vues enregistrées sont dirigées par les filtres. Ceci signifie que la liste des documents sera mise à jour automatiquement.
Supposons qu’un contrôleur de documents nommé Paul souhaite créer une vue enregistrée pour les plans d’architecture approuvés. Paul sélectionnera les filtres suivants pour créer une vue enregistrée à partir de :
- Discipline: architecture
- Type: plan
- Statut: approuvé
Leçon suivante : Organisation des documents avec des vues enregistrées - Configurer
Configurer
Maintenant que vous avez compris comment les documents sont organisés dans l'outil Gestion des documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :
ÉLÉMENTS DE MESURE
Créer des vues enregistrées
Pour tout regroupement de documents auquel vous souhaitez que les personnes aient un accès rapide, créez des vues enregistrées en tant que « Vues du projet ». Notez que seuls les administrateurs de l'outil Gestion de documents peuvent créer des vues enregistrées au niveau projet, mais que tout le monde peut créer ses propres vues personnalisées.
Remarque : actuellement, les vues enregistrées de projet doivent être créées dans chaque projet individuellement, mais à l'avenir, vous pourrez standardiser les vues enregistrées dans plusieurs projets de votre entreprise.
Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Vue d'ensemble
Vue d'ensemble
Contexte
Avec autant de façons de partager des documents et des communications numériquement, il peut être difficile de conserver un enregistrement clair des communications pour un projet. Joindre manuellement des documents et les envoyer par e-mail en dehors de Procore augmente le risque de faire référence à des révisions obsolètes et rend difficile la recherche et le renvoi aux communications en cas de besoin.
L'outil Correspondance de Procore sert d'endroit central pour partager des documents de projet et maintenir un enregistrement formel de communication. Les fichiers de gestion de documents peuvent être directement joints et liés dans un élément de correspondance, ce qui permet un accès facile aux documents ainsi qu'un historique clair des communications.
Comment ça marche
Lorsque vous devez distribuer ou discuter de tout ce qui concerne vos documents, vous pouvez utiliser l'outil Correspondance de Procore pour joindre et partager des documents à partir de l'outil Gestion de documents. Par exemple, vous pouvez créer un type de correspondance pour les transmissions afin de partager les lots de plans approuvés.
Le partage de documents par le biais d'un élément de correspondance permet de garantir qu'un système formel d'enregistrement est conservé dans Procore. Les fichiers joints (pas les copies) sont liés directement à partir de l'outil de gestion des documents, ce qui signifie que l'historique complet, le contexte et les autorisations des documents sont préservés.
Vidéo
Meilleures pratiques
Avant de configurer les modèles de correspondance pour votre projet, tenez compte des éléments suivants :
- Quels types de communications formelles sur les documents de construction votre équipe de projet ont-ils besoin et quand ils doivent les envoyer ?
- Connaissez-vous l'outil Correspondance ? Si oui, comment l'utilisez-vous aujourd'hui et en quoi cela pourrait-il changer une fois que vous commencerez à utiliser l'outil Gestion des documents ?
- Qui doit envoyer et gérer les communications ?
- Tenez compte des autorisations requises pour l'outil Correspondance : autorisations de niveau « Standard » ou supérieures selon le type de correspondance de l'élément. OU Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.
Exemple
Considérons M's Mechanical, un sous-traitant en mécanique qui a réussi à faire approuver un lot de plans d'atelier mécaniques. Il est crucial pour eux de diffuser ces informations à leur équipe sur le chantier. Ceci garantit que tous les membres du projet sont bien informés sur le dernier plan émis et peuvent travailler avec le lot de plans le plus récent.
Pour ce faire, M's Mechanical crée un nouveau type de correspondance dans l'outil Admin au niveau entreprise pour les transmissions. Après avoir saisi les détails, l'utilisateur assignera ce type de correspondance au projet.
Dans l'outil Correspondance, ils créent un nouvel élément de correspondance et sélectionnent le type Transmission. Ils rempliront les informations nécessaires et joindront les plans d'atelier mécaniques approuvés.
Une fois la correspondance créée et émise, ces plans nouvellement approuvés seront rapidement distribués, par e-mail, à chaque membre de l'équipe de projet disposant des autorisations de gestion de documents appropriées. Par exemple, les personnes assignées à la correspondance doivent avoir accès aux plans d'atelier mécaniques approuvés pour pouvoir accéder aux documents joints.
Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Configurer
Configurer
Maintenant que vous avez appris à distribuer des documents via l'outil Correspondance, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
Remarque :
- Si vous avez déjà configuré l'outil Correspondance pour votre projet dans Procore, vous pouvez ignorer les deux premiers éléments d'action.
- L'outil Correspondance ne s'affiche pas dans un projet tant qu'au moins un type de correspondance n'a pas été créé et qu'un ensemble de champs pour au moins un type de correspondance n'a pas été appliqué au projet.
1. Créer un type de correspondance
Sur la page Correspondance de l'outil Admin au niveau entreprise (sous Paramètres des outils), créez un type de correspondance.
2. Créer et appliquer un ensemble de champs de correspondance à un projet
Dans l'onglet « Champs » de la page Correspondance de l'outil Admin au niveau entreprise, créez un nouvel ensemble de champs ou modifiez-en un existant. Dans le lien « Projets assignés » de l'ensemble de champs, choisissez les projets auxquels vous souhaitez appliquer l'ensemble de champs de correspondance.
3. Créer un élément de correspondance
Dans l'outil Correspondance du projet, créez un ou plusieurs éléments de correspondance que vous utiliserez pour partager des fichiers à partir de l'outil Gestion des documents.
Leçon suivante : Conclusion
Conclusion
Vous avez terminé le guide !
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre le fonctionnement de l'outil Gestion de documents et la façon dont vous pourrez l'utiliser pour vos projets.
Pour une liste complète des tutoriels Gestion des documents, FAQ, vidéos, etc. visitez la page d’accueil Gestion des documents.