Gestion de documents - Guide de démarrage

Conditions préalables pour ce guide

• Votre entreprise fait partie de la version limitée (bêta) de Document Management.
• L'outil Gestion de documents est activé pour un projet.
• Les autorisations suivantes sont activées dans Procore :
  • Autorisations Admin de l'entreprise:
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.
  • Autorisations de l'outil de gestion des documents:
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Gestion des documents.
    • Ajout à un groupe d'autorisations avec les autorisations « Charger de nouveaux fichiers » et « Soumettre de nouveaux fichiers » activées.
      Note: Procore fournit un groupe d’autorisations « Contrôleur de documents » par défaut auquel vous pouvez vous ajouter. 
  • Facultatif : Autorisations des outils Flux de travail et Correspondance:
    • Pour configurer et démarrer les flux de travail pour les documents, autorisations de niveau « Admin » pour l'outil Flux de travail au niveau Entreprise.
    • Pour joindre des documents aux éléments de correspondance dans l'outil Correspondance d'un projet :
      • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance.
        OU
        Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l' autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans le modèle d'autorisation.

Leçon suivante : Introduction à la gestion des documents

À propos de l’outil

Processus général de l’outil

Une fois les paramètres configurés (comme expliqué plus loin dans ce guide), le processus général d'utilisation de l'outil Gestion de documents est le suivant : 

• Chargement, révision et soumission de documents
  • Chargement de documents
  • Réviser et remplir les attributs du document
  • Soumettre et approuver des documents
  • Réviser des documents avec des flux de travail
• Visualisation, téléchargement et partage de documents
  • Visualisation de documents
  • Téléchargement de documents
  • Partage de documents

Chargement, révision et soumission de documents

Visualisation, téléchargement et partage de documents

Une fois les documents soumis au projet, les personnes disposant des autorisations appropriées peuvent afficher, partager et télécharger les documents dont elles ont besoin. 
Remarque : les autorisations liées aux documents sont définies plus loin dans ce guide.

Leçon suivante : Champs de Documents - Vue d'ensemble

Contexte

Dans la construction, les erreurs et les travaux de reprise sont souvent causés par des fichiers de projet obsolètes qui ont été dupliqués dans un certain nombre de dossiers ou d'outils. Pour atténuer ce risque, l'outil Gestion des documents de Procore organise et contrôle automatiquement l'accès aux fichiers en fonction des attributs (champs de document) de chaque révision de document. C'est pourquoi il est particulièrement important de configurer ces valeurs de champ avant de commencer à utiliser l'outil. 

Comment ça marche

 VOIR LA LISTE DES CHAMPS

Remarque : vous configurerez les champs obligatoires pour chaque document, par type de document, dans la section Exigences de chargement de ce guide.

Meilleures pratiques

Avant de configurer des champs de Documents pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des éléments suivants :

• Quels champs sont importants pour vos besoins de gestion des documents ? 
• Les exigences sur le chantier doivent-elles varier d'un projet à l'autre ou sont-elles cohérentes dans toute l'entreprise ?
• Pour les champs obligatoires (comme « Statut » et « Type »), quelles valeurs devraient-ils être disponibles pour eux ?
• Quels "codes" Doit-on associer à chaque valeur de champ (comme « DR » pour Plan) afin qu'elle soit reconnaissable dans la norme de dénomination de vos documents ?

Leçon suivante : Champs de Documents - Configurer

Vidéo

1. Créer des ensembles de champs configurables

Dans l'outil Admin au niveau entreprise, créez un nouvel ensemble de champs configurables pour l'outil de Gestion de documents que vous appliquerez à votre projet. Ceci vous permet de définir les champs qui doivent être obligatoires dans les documents de tous vos projets. 

Remarque : à l'avenir, vous pourrez ajouter de nouveaux champs personnalisés aux ensembles de champs ainsi que masquer les champs que vous ne prévoyez pas d'utiliser.

 AFFICHER LES ÉTAPES

2. Modifier les champs par défaut

Dans l'outil Admin au niveau entreprise, décidez des valeurs que vous souhaitez rendre disponibles pour les champs de documents tels que le statut, le type de document et la discipline du document. Ces options de champ s'appliqueront à tous les fichiers de l'outil Gestion de documents pour les projets de votre entreprise.

 AFFICHER LES ÉTAPES

3. Facultatif : réviser les options de champ pour un projet 

Les administrateurs de l'outil Gestion de documents ont la possibilité de masquer certaines valeurs de champs dans les projets individuels. Pour ce faire, accédez aux paramètres de configuration de l'outil Gestion de documents dans un projet, révisez les options des champs et masquez ceux que vous ne souhaitez pas pouvoir sélectionner.

 VOIR LES ÉTAPES

4. Configurer des champs Procore supplémentaires

En fonction des exigences de vos projets, il se peut que vous souhaitiez configurer quelques champs supplémentaires avant de commencer. Si vous prévoyez d'utiliser une norme de dénomination des documents, le code du projet et le code de l'expéditeur sont particulièrement importants.

• Code de projet
• Code de l'expéditeur (champ « Nom abrégé »)
• Code de lieu
• Code d'étape

Leçon suivante : Norme de dénomination - Vue d'ensemble

Contexte

Votre équipe saura facilement l'auteur et l'objectif de chaque document grâce aux normes de dénomination des documents cohérentes pour tous vos projets. L'outil de gestion des documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées (attributs), simplifiant ainsi le processus de chargement. Il détermine si un chargement doit être associé à des révisions précédentes ou devenir un document entièrement nouveau. 

Comment ça marche

L'outil de gestion de documents peut utiliser des codes d'attribut de document pour appliquer une norme de dénomination des documents. Lorsque de nouvelles révisions sont chargées avec un nom et un format identiques à ceux qui existent déjà, le système les empile dans un seul conteneur de documents portant un nom unique. Ceci réduit le risque de duplication des fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les dernières informations.

Sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour certains ou tous les documents de votre projet. 

 VOIR LE TUTORIEL
 

Meilleures pratiques

Il est important de définir la structure de votre norme de dénomination des documents le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela évite les incohérences et les remaniements ultérieurs.

Avant de configurer les normes de dénomination pour l'outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels types de documents nécessitent l'application d'une norme de dénomination ? 
• Quelle combinaison et quel ordre des informations dans le nom aideraient votre équipe à comprendre au mieux l'objectif d'un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire ?
• Quelle combinaison d'informations dans le nom garantirait que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement ?
  • Par exemple, vous pouvez décider que sur un projet moins complexe, seuls vos plans et vos soumissions techniques doivent être nommés comme Projet-Type-Discipline-Numéro (par ex. ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, comme les rapports ou les suivis, peuvent conserver leur nom de fichier d'origine.

Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurer cette norme

Modifier la norme de dénomination

Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la norme de dénomination « Procore par défaut » et apportez les modifications nécessaires.

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Vidéo

Remarque : dans la section suivante de ce guide, vous déciderez des types de documents à associer à cette norme de dénomination.

Leçon suivante : Exigences de chargement - Vue d'ensemble

Contexte

Comme expliqué dans les leçons précédentes, l'outil de gestion des documents utilise les attributs des documents pour contrôler les autorisations des utilisateurs sur des révisions individuelles, générer une norme de dénomination et organiser vos documents pour en faciliter la récupération. Donc, si les documents chargés n'ont pas assez d'attributs, il y a un grand risque que vous ne les trouviez pas facilement par la suite. C'est pourquoi il est extrêmement important de définir les champs obligatoires avant de charger un fichier. En outre, ces exigences de chargement peuvent être personnalisées par type de document et peuvent spécifier si une norme de dénomination doit être appliquée.

Comment ça marche

Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres de l'outil, vous pouvez définir une règle par défaut que tous les documents doivent suivre. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles qui remplacent les règles par défaut et ne s'appliquent qu'à certains types de documents.

Ces règles déterminent les champs de métadonnées qui doivent être remplis pour les documents chargés, ainsi que si la norme de dénomination de votre projet est appliquée. 
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 VOIR LE TUTORIEL

Meilleures pratiques

Avant de définir les exigences de chargement pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quelles exigences en matière d'attributs et de dénominations doivent exister pour chaque révision chargée dans le système, quel que soit son type ?
• Quelles exigences doivent varier en fonction du type de document ?
  Remarque : vous ne pouvez avoir qu'une seule norme de dénomination pour l'ensemble du projet, mais vous pouvez décider de l'appliquer ou non pour chaque type de document.
• Votre projet autorisera-t-il les identifiants de révision en double ? Par défaut, le champ Révision est défini comme champ modifiable tandis que le champ Version est toujours un identifiant unique non modifiable. La possibilité de modifier manuellement le champ Révision pour qu'il corresponde au numéro de révision d'un chargement précédent permet aux utilisateurs de charger un fichier contenant des modifications mineures sans le considérer comme une toute nouvelle révision.  Cependant, les administrateurs peuvent exiger que les révisions soient uniques pour certains types de documents, s'ils le souhaitent.  

Leçon suivante : Exigences de chargement – Configurer

Vidéo

1. Modifier la règle par défaut

Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la règle par défaut et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez choisir si la norme de dénomination doit être appliquée, sélectionner les champs qui seront requis pour les documents chargés et décider si les identifiants de révision en double sont autorisés. 
Remarque : les champs Statut, Type, Révision et Nom sont toujours obligatoires, ainsi que tout autre champ que vous avez décidé d'inclure dans l'ensemble de champs de votre entreprise pour l'outil de gestion des documents.

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2. Créer des règles conditionnelles

Si certains types de documents nécessitent des exigences différentes de la règle par défaut, créez une ou plusieurs règles conditionnelles dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres. Par exemple, choisissez différents champs obligatoires ou décidez de ne pas appliquer la norme de dénomination. 

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Leçon suivante : Autorisations de Documents - Vue d'ensemble

Contexte

Un document de construction peut avoir des dizaines de révisions et des centaines de mises à jour de version mineures tout au long de sa vie. Chacune de ces révisions convient à une étape, à un objectif et à un public différents sur le projet. Sur de nombreux projets, ces révisions sont réparties dans différents dossiers qui nécessitent une gestion manuelle des autorisations. Cependant, avec l'outil Gestion de documents de Procore, vous pouvez contrôler automatiquement les autorisations sur chaque révision de document individuelle dans un « conteneur ». L'outil peut utiliser les attributs de cette révision, tels que le statut, l'étape, le type ou la discipline pour déterminer automatiquement les autorisations. 

Comment ça marche

 EN SAVOIR PLUS SUR LES AUTORISATIONS

Meilleures pratiques

Avant de configurer les autorisations pour l'outil Gestion de documents, tenez compte des éléments suivants :

• Quels sont les ensembles distincts de rôles d'utilisateur sur vos projets qui nécessitent différents niveaux d'accès aux documents de projet ?
• À quoi ces groupes devraient-ils pouvoir accéder et quels champs de documents sont nécessaires pour déterminer cet accès ?
  • Par exemple, vous pouvez envisager de donner à vos chefs de projet et à vos contrôleurs de document un accès « Admin » à chaque révision de document dans le système, mais de donner à votre équipe de chantier un accès « Visualiseur » uniquement aux plans de projet approuvés.
• Qui doit pouvoir modifier les paramètres dans l'outil de gestion des documents lui-même ?

Leçon suivante : Autorisations de Documents - Configurer

1. Assigner des autorisations générales aux outils

Attribuez des autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » à l'outil Gestion des documents pour les personnes qui auront besoin d'accéder à l'outil. Vous pouvez assigner cette autorisation aux utilisateurs et aux groupes dans un modèle d'autorisation de projet dans l'outil Autorisations, ou modifier manuellement l'autorisation des utilisateurs dans l'outil Annuaire.

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2. Créer des groupes d'autorisations

Créez des groupes d'autorisations pour les différents types d'autorisations dont vous avez besoin et ajoutez-y des personnes pour contrôler automatiquement leur accès aux documents du projet.

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3. Gérer les niveaux d'autorisation des Documents

Contrôlez davantage les autorisations d'accès aux documents en spécifiant les actions qui doivent être disponibles à trois niveaux différents : Visualiseur, Maître d'ouvrage et Admin. 
Remarque : cette liste se limite actuellement au contrôle des niveaux pouvant modifier les attributs du document, mais une personnalisation supplémentaire sera introduite à l'avenir. 

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Leçon suivante : Approbations de documents avec des flux de travail - Vue d'ensemble

Contexte

Il arrive souvent que les entreprises de construction doivent déplacer manuellement les documents de construction entre les dossiers et les systèmes cloisonnés à mesure que leur statut passe de Travaux en cours à En cours de révision et à Approuvé. Ceci crée beaucoup de frais généraux et entraîne des risques d'erreurs et de travaux de reprise. Avec la gestion des documents de Procore, vous n'avez pas besoin de déplacer les documents à mesure que leur statut change et l'accès aux révisions est automatiquement modifié une fois qu'un flux de travail d'approbation est terminé. De plus, le moteur de flux de travail intégré à l'outil de gestion de documents est incroyablement personnalisable et peut convenir à des scénarios d'approbation simples et complexes pour tout type de document.

Comment ça marche

Vous pouvez créer des modèles de flux de travail personnalisés qui sont ensuite assignés aux documents chargés dans l'outil Gestion de documents. Une fois qu'un flux de travail a démarré, les participants au flux de travail sont informés qu'ils doivent réviser les documents, les commenter éventuellement avec des annotations et fournir un résultat d'approbation.

Lorsqu'une révision de document est révisée et qu'elle est approuvée ou rejetée, son statut est automatiquement mis à jour dans Procore. Ceci signifie que vous n'avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres d'autorisation ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l'approbation d'un document. Lorsqu'un flux de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail. Une fois le flux de travail terminé, toutes les décisions du flux de travail, les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservées afin de pouvoir être référencées ultérieurement.

Meilleures pratiques

Avant de configurer des modèles de flux de travail pour l'outil Gestion de documents, tenez compte des éléments suivants :

• Quels processus de révision et d'approbation de documents voulez-vous appliquer et pour quels types de documents ?
• Comment le flux d'approbation varie-t-il en fonction de l'objectif, du type ou de la source du document ?
• De quelles options de réponse avez-vous besoin à chaque étape (par exemple, approuvé, approuvé avec commentaire, rejeté) ?
• Qui doit être autorisé à créer et configurer les flux de travail de documents ?
• Qui devrait être autorisé à gérer les flux de travail de documents actifs (par exemple, les redémarrer ou changer les personnes assignées en cours de flux) ?

Leçon suivante : Approbations de documents avec des flux de travail - Configurer

1. Attribuer des autorisations de flux de travail

Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez les autorisations pour les flux de travail.

2. Créer un modèle de flux de travail de gestion des documents

Ensuite, vous devrez créer des modèles de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise.

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3. Affecter le flux de travail à un projet

Une fois le modèle de flux de travail créé, vous devez l'assigner aux projets pour lesquels vous souhaitez l'utiliser. 

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4. Configurer un flux de travail pour le projet

Avant de pouvoir utiliser les flux de travail dans l'outil Gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail pour le projet, ce qui implique d'affecter des réviseurs à des étapes individuelles. Vous pouvez également définir si vous souhaitez ou non utiliser l'un de ces modèles par défaut pour les documents nouvellement chargés.

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5. Démarrer un flux de travail sur Documents

Lorsque des documents sont chargés dans le projet, un flux de travail peut être assigné aux documents dans la colonne « Flux de travail assigné ». Après la soumission d'un document, le flux de travail assigné commencera à la première étape et les réviseurs seront avisés.

Remarque : si vous soumettez des documents par lot, les réviseurs recevront un seul e-mail avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des e-mails séparés pour les documents soumis individuellement.

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Leçon suivante : Organisation des documents avec les vues enregistrées - Vue d'ensemble

Contexte

La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour maintenir les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent poser problème, car chaque révision de document doit réellement exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux ou plusieurs dossiers à la fois. Bien que ceci puisse fonctionner pour les documents en cours avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour révision, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans la construction, il est essentiel de maintenir un historique unique et traçable des révisions d'un document de construction et de leur changement de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou à des publics différents, vous perdez cette traçabilité et les équipes risquent de fonctionner à partir d'informations obsolètes.  

Avec l'outil Gestion de documents de Procore, les révisions des documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers plans d'architecture approuvés ou afficher les documents rejetés provenant de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l'avantage d'une structure de dossiers de projet standard sans les risques et les inconvénients de la duplication de fichiers. 

Comment ça marche

Leçon suivante : Organisation des documents avec des vues enregistrées - Configurer

Créer des vues enregistrées

Pour les catégories auxquelles un administrateur souhaite que les personnes aient un accès rapide, il peut définir l'accès à la vue enregistrée sur « Tout le monde dans le projet ».  En outre, tout utilisateur peut créer ses propres vues personnalisées.

Remarque : actuellement, les vues enregistrées de projet doivent être créées dans chaque projet individuellement, mais à l'avenir, vous pourrez standardiser les vues enregistrées dans plusieurs projets de votre entreprise. 

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Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Vue d'ensemble

Contexte

Avec autant de façons de partager des documents et des communications numériquement, il peut être difficile de conserver un enregistrement clair des communications pour un projet. Joindre manuellement des documents et les envoyer par e-mail en dehors de Procore augmente le risque de faire référence à des révisions obsolètes et rend difficile la recherche et le renvoi aux communications en cas de besoin.

L'outil Correspondance de Procore sert d'endroit central pour partager des documents de projet et maintenir un enregistrement formel de communication. Les fichiers de gestion des documents peuvent être directement joints et liés dans un élément de correspondance depuis le Web ou un mobile, ce qui permet un accès facile aux documents ainsi qu'un historique clair des communications. 

Comment ça marche

Lorsque vous devez distribuer ou discuter de tout ce qui concerne vos documents, vous pouvez utiliser l'outil Correspondance de Procore pour joindre et partager des documents à partir de l'outil Gestion de documents. Par exemple, vous pouvez créer un type de correspondance pour les transmissions afin de partager les lots de plans approuvés. 

Le partage de documents par le biais d'un élément de correspondance permet de garantir qu'un système formel d'enregistrement est conservé dans Procore. Les fichiers joints (pas les copies) sont liés directement à partir de l'outil de gestion des documents, ce qui signifie que l'historique complet, le contexte et les autorisations des documents sont préservés. 

  VOIR LE TUTORIEL

Meilleures pratiques

Avant de configurer les modèles de correspondance pour votre projet, tenez compte des éléments suivants :

• Quels types de communications formelles sur les documents de construction votre équipe de projet ont-ils besoin et quand ils doivent les envoyer ?
• Connaissez-vous l'outil Correspondance ? Si oui, comment l'utilisez-vous aujourd'hui et en quoi cela pourrait-il changer une fois que vous commencerez à utiliser l'outil Gestion des documents ?
• Qui doit envoyer et gérer les communications ?
• Tenez compte des autorisations requises pour l'outil Correspondance : autorisations de niveau « Standard » ou supérieures selon le type de correspondance de l'élément. OU Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.

Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Configurer

1. Créer un type de correspondance

Sur la page Correspondance de l'outil Admin au niveau entreprise (sous Paramètres des outils), créez un type de correspondance. 

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2. Créer et appliquer un ensemble de champs de correspondance à un projet

Dans l'onglet « Champs » de la page Correspondance de l'outil Admin au niveau entreprise, créez un nouvel ensemble de champs ou modifiez-en un existant. Dans le lien « Projets assignés » de l'ensemble de champs, choisissez les projets auxquels vous souhaitez appliquer l'ensemble de champs de correspondance. 

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3. Créer un élément de correspondance

Dans l'outil Correspondance du projet, créez un ou plusieurs éléments de correspondance que vous utiliserez pour partager des fichiers à partir de l'outil Gestion des documents. 

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Leçon suivante : Conclusion

 Vous avez terminé le guide ! 

Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre le fonctionnement de l'outil Gestion de documents et la façon dont vous pourrez l'utiliser pour vos projets.

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