Importer des fichiers de gestion de documents dans l’outil Plans

Objectif

Importer des fichiers de gestion de documents dans l’outil Plans.

Contexte

L’outil Plans vous permet de sélectionner des fichiers de gestion de documents à afficher et à annoter dans l’outil Plans afin que vous n’ayez pas à recommencer le processus de chargement complet de ce document. Ce tutoriel montre comment utiliser le sélecteur « Joindre des fichiers » de l’outil Plans pour rechercher le document et l’importer rapidement dans l’outil Plans avec toutes les métadonnées jointes. 

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil de gestion de documents du projet.
    ET
  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Plans. 
• Information supplémentaire :
  • Assurez-vous que les utilisateurs sont ajoutés aux groupes d’autorisations nécessaires dans l’outil Gestion de documents afin qu’ils puissent accéder aux fichiers importés. 
  • Passez en revue les limites de synchronisation des données et les indicateurs d’importation dans Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion de documents dans l’outil Plans ?

Conditions préalables

• Le document doit déjà être chargé, complété et soumis dans l’outil Gestion de documents.
• Passez en revue les limites de synchronisation des données et les indicateurs d’importation dans Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion de documents dans l’outil Plans ?

Procédure

1. Accédez à l’outil Plans du projet.
2. Cliquez sur Charger des plans.
3. Cliquez sur Joindre des fichiers.
4. Cliquez sur Gestion des documents.
5. Cochez la case à côté de chaque fichier que vous souhaitez importer. 
6. Cliquez sur Joindre.
7. Sélectionnez ou saisissez un nom pour le(s) document(s) importé(s) dans le champ Lot de plans .
8. Optionnel: Définissez les dates de création ou de réception des plans. Plus d’options disponibles sous « Options avancées ». 
9.  Cliquez sur Traiter.
   Note: Vous devrez peut-être actualiser votre page pour voir les plans importés. 
10. S’il manque des métadonnées requises, un message s’affiche avec une liste des métadonnées manquantes et un bouton Mettre à jour pour que vous puissiez remplir les champs manquants et les enregistrer en cliquant sur Ajouter des champs. 
11. Une fois les métadonnées terminées, l’importation s’affiche comme étant en cours de traitement dans le panneau de droite.
    • Une fois le traitement terminé, un tableau de données apparaît avec un lien vers le lot de plans afin que vous puissiez cliquer sur Afficher pour ouvrir le lot de plans.
    • Pour afficher un document, cliquez sur Ouvrir.
12. Publiez le(s) document(s). 

Voir aussi

• Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion de documents dans l’outil Plans ?
• Charger des documents dans l'outil de gestion des documents
• Charger des plans