Charger des documents dans l'outil Gestion de documents

Objectif

Comment charger des documents dans l'outil de gestion des documents.

Contexte

Lorsque vous chargez des documents dans l'outil Gestion de documents, Procore peut reconnaître et remplir les attributs des documents à l'aide de l'apprentissage automatique, des normes de dénomination et des paramètres du projet. Voir Quels sont les différents champs de l'outil Gestion de documents ? et Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ?

Une fois les documents chargés et traités, vous devrez remplir les champs obligatoires restants dans l'onglet « Chargements » avant que les documents puissent être soumis au projet et visibles dans l'onglet « Tous les documents ». Voir Soumettre des documents dans l'outil de gestion de documents. Si les documents nécessitent un flux de travail d'approbation, ils sont déplacés vers l'onglet « En révision » où les personnes assignées au flux de travail peuvent réviser et répondre si nécessaire. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Vous devez faire partie d’un groupe d’autorisations de l’outil Gestion des documents qui dispose de l’autorisation « Charger de nouveaux fichiers » activée. Voir Comment fonctionnent les autorisations dans l’outil Gestion des documents ?
  Note: Si vous disposez d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Gestion des documents, vous pouvez afficher tous les fichiers qui ont été ajoutés à l’onglet « Chargements ». Sinon, vous ne pouvez afficher que les fichiers que vous avez chargés.
Information supplémentaire :
- Les dossiers ne peuvent pas être chargés vers l'outil Gestion de documents.
- Procore numérise et détecte les informations en fonction des noms de fichiers et du contenu des documents. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ? et Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ?
- Les documents chargés restent dans l'onglet « Chargements » jusqu'à ce que toutes les informations requises aient été renseignées et que les documents aient été soumis. Voir Compléter les informations du document dans l'outil de gestion des documents.
- Les exigences de chargement peuvent être définies et gérées dans la page Configurer les paramètres de l'outil. Voir Modifier les exigences de chargement pour l'outil de gestion des documents.
- Si vous chargez un fichier PDF restreint ou verrouillé, notez qu'il peut y avoir des limitations pour le fichier dans Procore. Voir Comment les fichiers PDF verrouillés ou restreints sont-ils gérés dans l'outil Gestion de documents ?

Vidéo

Procédure

Remarque

Si vous chargez des révisions de documents, Procore identifie les révisions en fonction des champs Nom et Format des documents existants. La valeur du champ Révision sera automatiquement mise à jour avec le prochain caractère disponible. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ?

Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
Cliquez sur Charger.
Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez charger.
Astuce !Si vous souhaitez charger des fichiers par lot, les actions suivantes sont disponibles :
- Pour sélectionner plusieurs fichiers individuellement : maintenez la touche CONTRLE de votre clavier enfoncée et cliquez sur chaque fichier que vous souhaitez sélectionner.
- Pour sélectionner un groupe de fichiers à la fois :
  1. Cliquez sur le premier fichier que vous souhaitez sélectionner.
  2. Maintenez la touche MAJ de votre clavier enfoncée et cliquez sur le dernier fichier que vous souhaitez sélectionner.
    Ceci sélectionne tous les fichiers entre le premier et le dernier fichier.
Dans la fenêtre de l'explorateur de fichiers de votre ordinateur, cliquez sur Ouvrir pour confirmer le chargement.
Le statut du chargement est affiché dans une fenêtre Chargements en bas de l'écran.
- Cette fenêtre est accessible à partir de n'importe quel onglet et restera ouverte jusqu'à ce que vous la fermiez.
- Si vous souhaitez réviser un document dans la visionneuse, vous pouvez passer la souris sur la coche verte dans la fenêtre Chargements et cliquez sur Réviser.
Une fois les documents chargés, vous pouvez les afficher dans l'onglet Chargements .
Les documents sont affichés comme « En cours de traitement » dans la colonne « Prêt à soumettre » pendant que le système détecte et remplit les informations. Vous pouvez commencer à réviser et à remplir les informations au besoin à partir du tableau ou de la visionneuse. Le système ne remplacera pas les informations que vous saisissez manuellement.