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Procore

Lier des fichiers de SharePoint à l’outil de gestion documentaire

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 En version bêta

Une intégration SharePoint native est désormais disponible pour l’outil de Gestion documentaire, permettant aux utilisateurs éligibles de lier et de charger des fichiers directement dans Procore. En savoir plus sur cette version bêta ouverte et sur la façon dont votre point de contact Procore peut aider votre équipe à l’activer. 

Contexte

Cette intégration permet aux employés éligibles de l’entreprise de projet d’authentifier en toute sécurité leur compte SharePoint et de lier des documents de projet externes en mode natif dans la gestion documentaire. Les fichiers sont traités de manière asynchrone et reflètent les comportements de chargement manuel standard une fois chargés.

Éléments à prendre en compte

  • Permissions requises : vous devez être un employé de l’entreprise de projet avec des autorisations personnalisées accordant des actions de chargement sur l’outil Gestion documentaire.

  • Restrictions :

    • Maximum de 500 fichiers par action de liaison.

    • Taille du fichier maximale de 1 Go par fichier.

    • Les fichiers vides (0 octet) sont bloqués et déclenchent un message d’erreur.

  • Informations supplémentaires :

    • Il s’agit d’un transfert de fichier unique. La synchronisation manuelle ou automatique continue des fichiers précédemment liés n’est pas prise en charge.

    • La sélection/importation d’un dossier SharePoint entier à la fois n’est pas prise en charge ; La sélection individuelle des fichiers est requise.

    • Cette fonctionnalité n’est actuellement pas prise en charge sur les appareils mobiles et est réservée aux employés de l’entreprise de projet (les collaborateurs/fournisseurs externes ne peuvent actuellement pas lier des sites SharePoint).

Procédure

Première configuration administrative

Avant que les membres de l’équipe de projet puissent lier des fichiers à partir de SharePoint, un administrateur Microsoft 365/SharePoint doit effectuer un flux d’autorisation unique.

Accorder le consentement de l’administrateur locataire Microsoft : l’Admin Microsoft 365 de l’entreprise doit accorder le consentement requis à l’inscription de l’application d’intégration Procore lors de la connexion initiale.
Remarque : L’admin IT/SharePoint qui effectue ces étapes est généralement une personne différente de celle des chargeurs de projets quotidiens.

Authentifier et se connecter à votre site SharePoint

Une fois le consentement admin obtenu, les employés du projet peuvent se connecter, accéder et parcourir les fichiers SharePoint directement à partir de l’outil Gestion documentaire.

  1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

  2. Accédez à l’onglet Documents ou à l’onglet Chargements.

  3. Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit et sélectionnez Lier à partir de SharePoint.

  4. Dans la fenêtre contextuelle modale Lien à partir de SharePoint, entrez le préfixe du sous-domaine SharePoint de votre entreprise dans le champ de texte Site SharePoint. Par exemple, https://[your-subdomain].sharepoint.com.

  5. Cliquez sur Se connecter à SharePoint.

  6. Fournissez votre identifiants Microsoft 365 lorsque vous y êtes invité.
    Remarque :

    • Si vous recevez une erreur ici, vérifiez auprès de votre administrateur informatique que les étapes de consentement de l’administrateur du premier locataire ont été effectuées.

    • Si vous parvenez à vous connecter mais que la synchronisation/l’importation échoue, vérifiez auprès de votre administrateur informatique que les étapes d’autorisation de l’application ont été entièrement effectuées.

Sélectionner et lier des fichiers

Après une authentification rapide et unique, vous pouvez parcourir et accéder de manière transparente à vos répertoires de fichiers sans quitter la Gestion documentaire.

  1. Naviguez dans vos répertoires et bibliothèques de sites SharePoint accessibles directement dans le module de navigation de fichiers.

  2. Sélectionnez les fichiers spécifiques que vous souhaitez transférer.
    Remarque :

    • La sélection ou l’importation d’un dossier SharePoint entier à la fois n’est pas prise en charge. La sélection de chaque fichier est requise.

    • Vous pouvez sélectionner jusqu’à 500 fichiers par action, avec une limite de taille maximale de 1 Go par fichier. Les fichiers vides (0 octet) sont bloqués et déclenchent un message d’erreur.

  3. Cliquez sur Lier des éléments.

    Remarque
    Tous les fichiers liés commenceront à être traités de manière asynchrone et apparaîtront bientôt dans l’onglet Tous les téléchargements de documents . Une fois qu’ils apparaissent, ils nécessitent exactement les mêmes étapes de révision des métadonnées, de configuration des attributs et de traitement que les chargements manuels standard avant la soumission finale.