Configurer les paramètres : Gestion des documents
Objectif
Configurer les paramètres avancés de l'outil Gestion de documents au niveau projet.
Contexte
Les paramètres importants de l'outil Gestion des documents sont gérés sur la page Configurer les paramètres, tels que : la création et la gestion des groupes d'autorisations, la personnalisation des paramètres d'autorisation pour les documents et la normalisation des champs pour les métadonnées des documents.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Gestion de documents du projet.
Vidéo
Procédure
Remarque
Les paramètres de l'outil Gestion des documents peuvent également être gérés dans l'outil Admin du projet. Voir Configurer les paramètres de gestion des documents dans l'outil Admin.
- Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
- Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres
. - Cliquez sur l’onglet de la zone d’outils que vous souhaitez afficher ou modifier. Voir les instructions supplémentaires pour chaque zone ci-dessous :
Onglet Vues
Cliquez sur l'onglet Vues pour créer des collections pour le projet. Les collections aident à filtrer et à organiser les documents afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement les révisions dont ils ont besoin. Consultez les articles suivants relatifs aux recouvrements :
Tab Autorisations
Cliquez sur l' tab Autorisations pour accéder aux paramètres suivants :
Groupes d'autorisations
Dans la section Groupes d’autorisations , vous pouvez créer et gérer des groupes d’autorisations pour contrôler l’accès aux documents du projet. Consultez les tutoriels suivants relatifs aux groupes de permission :
Autorisations de document
Dans la section Autorisations de documents, vous pouvez personnaliser les actions que les personnes et les groupes peuvent effectuer sur les documents. Voir Afficher et gérer les paramètres des autorisations de documents.
Autorisations de flux de travail
Les autorisations sélectionnées dans cette section sont spécifiques aux documents d'un flux de travail. Toutes les autorisations définies ici remplaceront les autorisations normal définies à partir des autorisations de document ci-dessus. Voir Afficher et gérer les autorisations de flux de travail dans l'outil Gestion de documents .
Tab Documents
Cliquez sur l' tab Documents pour accéder aux paramètres suivants :
Conditions de chargement
Dans la section Exigences de chargement , vous pouvez sélectionner les normes de dénomination et les champs requis pour le chargement des documents. Voir Modifier les exigences de chargement des documents.
Normes de dénomination
Dans la section Normes de dénomination , vous pouvez créer des normes de dénomination qui s’appliquent automatiquement aux documents chargés. Voir Modifier la norme de dénomination des documents.
Champs du document
Dans la section Champs de documents , vous pouvez afficher les champs de métadonnées des documents, marquer certains champs comme inactifs ou actifs et modifier les descriptions des options de champ.
Pour modifier la description d’une option de champ, procédez comme suit dans la section « Champs du document » :
Note: Les modifications apportées ici ne s’appliquent qu’au projet en cours.
- Cliquez sur le nom d’un champ qui offre aux utilisateurs des options via un menu déroulant, tel que « Statut » ou « Discipline ».
- Cliquez sur le bouton Modifier le champ .
- Recherchez l’option que vous souhaitez modifier et cliquez sur son texte dans la colonne « Description » pour la modifier.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
Note: Vos modifications n’affectent que le projet en cours.
Pour les changements de champ au niveau entreprise, voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents.
Tab Flux de travail
Cliquez sur l' tab Flux de travail pour accéder aux paramètres suivants :
Remarque : vous ne verrez l' tab Flux de travail que si votre organisation utilise l' outil Flux de travail dans Procore.
Flux de travail de document
Si un ou plusieurs flux de travail ont été affectés au projet, vous pouvez afficher et configurer les flux de travail dans cette section.
Modifier par lot les personnes assignées du flux de travail
Pour modifier les personnes assignées ou le gestionnaire de flux de travail d’un modèle de flux de travail, procédez comme suit :
- Recherchez le modèle que vous souhaitez modifier et cliquez sur l’icône Personnes dans la colonne « Rôles ».
- Choisissez si vous souhaitez que vos modifications s’appliquent au modèle de flux de travail et aux flux de travail en cours ou uniquement au modèle de flux de travail pour les documents qui utiliseront le modèle à l’avenir.
Note: Si vous choisissez d’inclure des flux de travail en cours, une fois que vous avez cliqué sur « Enregistrer », ces flux de travail reflètent vos modifications et les personnes assignées supprimées ne peuvent pas répondre aux étapes de flux de travail en cours ou à venir. Cependant, toutes les réponses déjà faites dans les étapes précédentes sont conservées. - Modifiez les personnes assignées selon vos besoins. Cliquez dans le champ pour ajouter un nouveau nom ou cliquez sur le x à côté d’un nom pour le supprimer.
- Cliquez sur Enregistrer.
L’administrateur du projet peut modifier d’autres fonctionnalités de flux de travail :
- Si certains types d’erreurs de document se produisent, résolvez-les dans la vue enregistrée « Action requise ».
- Limitez l’accès aux modèles de flux de travail pour différentes équipes. Cela réduit le risque qu’une équipe choisisse accidentellement un modèle qui ne correspond pas à ses besoins.
- Pour plus d’options de configuration de modèle de flux de travail, voir À propos des flux de travail dans l’outil de gestion de documents ou Configurer un modèle de flux de travail personnalisé sur un projet.
Notifications
Dans l’onglet Notifications, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez avertir lorsqu’un document est chargé ou soumis dans l’outil Gestion de documents. Consultez les directives détaillées ci-dessous, ou consultez Flux de travail si vous êtes curieux de connaître les notifications qui sont envoyées pour avertir les utilisateurs qu’ils participent à un processus d’approbation de documents.
Chargement de documents
Notifier les entreprises, les groupes de distribution ou les utilisateurs individuels sélectionnés lorsqu’un nouveau document est chargé dans l’outil Gestion de documents. La notification est un e-mail contenant des liens vers toutes les vues enregistrées pertinentes et un .csv Fichier répertoriant tous les documents mis à jour.
- Cliquez sur le bouton + Ajouter des destinataires dans la colonne « Destinataires ».
Note: Si vous ajoutez ou modifiez une liste de destinataires existante, il s’agit d’un lien et non d’un bouton. - Cliquez dans le champ Entreprises, Groupes de distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur Mettre à jour.
- Assurez-vous que le bouton à bascule « Actif » est réglé sur votre préférence ( activé ou désactivé).
Note: Le nombre indiqué dans la colonne Destinataires peut être inférieur à celui attendu, car Procore ne compte chaque utilisateur qu’une seule fois. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau groupe de 3 utilisateurs, mais que deux d’entre eux faisaient déjà partie d’un groupe différent qui reçoit déjà une notification de la même manière, le nombre total de destinataires n’augmente que de 1.
Soumission de documents
Notifier les utilisateurs ou les groupes de distribution sélectionnés lorsqu’un nouveau document correspondant aux critères de filtre d’une vue enregistrée est soumis à l’outil Gestion de documents. La notification est un e-mail contenant des liens vers tous les documents pertinents et un .csv fichier les listant.
- Cliquez sur le bouton + Ajouter des destinataires dans la colonne « Destinataires » de la vue enregistrée avec laquelle vous souhaitez aligner les notifications.
Note: Si vous ajoutez ou modifiez une liste de destinataires existante, il s’agit d’un lien et non d’un bouton. - Cliquez dans le champ Entreprises, Groupes de distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez avertir lorsqu’un nouveau document est soumis dans cette vue enregistrée.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Note: Le nombre indiqué dans la colonne Destinataires peut être inférieur à celui attendu, car Procore ne compte chaque utilisateur qu’une seule fois. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau groupe de 3 utilisateurs, mais que deux d’entre eux faisaient déjà partie d’un groupe différent qui reçoit déjà une notification de la même manière, le nombre total de destinataires n’augmente que de 1.