Modifier un groupe d'autorisations pour l'outil Gestion de documents

Modifier les autorisations de chargement et de soumission

1. Dans la section « Autorisations de chargement », cochez ou décochez la case pour déterminer si ce groupe doit être autorisé à charger et à soumettre des fichiers vers l'outil :

   • Charger de nouveaux fichiers: permet aux utilisateurs de charger des fichiers dans l’outil et de compléter des informations. Voir Charger des documents et Compléter les informations pour les documents.
     Remarque :  

     • Si l’autorisation Charger de nouveaux fichiers est désactivée, l’autorisation Soumettre de nouveaux fichiers est automatiquement désactivée.

     • Cette autorisation permet également aux employés éligibles de l’entreprise de projet de lier nativement des fichiers directement à partir d’un compte Microsoft SharePoint connecté à l’aide du flux de travail Lier depuis SharePoint.

   • Soumettre de nouveaux fichiers: permet aux utilisateurs de soumettre des documents terminés au projet. Voir Soumettre des Documents.

2. Si vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer.

Modifier le type d'autorisation

1. Dans la section « Permissions relatives aux documents », cliquez sur Accorder des Permissions.

2. Sous « Sélectionner le type d’autorisation », choisissez Admin, Maître d’ouvrageou Visionneuse.

3. Cliquez sur Soumettre.

4. Si vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer.

Modifier les autorisations liées aux documents

1. Dans la section « Document Permissions », cliquez sur Accorder Permissions pour ajouter de nouvelles autorisations ou cliquez sur l’icône Modifier à côté de toute autorisation de document existante pour les modifier.

2. Sous « Sélectionner des documents », choisissez l’une des options suivantes pour donner au groupe les autorisations suivantes :

   • Tous les documents

   • Uniquement les documents avec des attributs sélectionnés.

     1. Cliquez sur le bouton Ajouter un jeu d’attributs .

     2. Cliquez sur Sélectionner les attributs pour choisir un attribut (champ) pertinent pour contrôler l’accès à ce groupe.
        Remarque : Vous pouvez sélectionner un champ personnalisé (attribut) s’il s’agit de l’un des types de champs suivants : Entreprise, Lieu ou Sélection unique (liste déroulante).

     3. Cliquez sur le menu « Inclut l’un des » pour sélectionner une ou plusieurs valeurs pour l’attribut sélectionné ci-dessus.
        Remarque : Si l’une des valeurs sélectionnées s’applique à un document, le document s’affichera dans l’outil Gestion documentaire de chaque membre du groupe. Un document n’a pas besoin de toutes les valeurs sélectionnées pour être disponible pour un membre du groupe.

     4. Si vous souhaitez ajouter des jeux d’attributs supplémentaires, répétez ces étapes.

3. Cliquez sur Soumettre.

4. Si vous avez terminé de modifier le groupe d’autorisations, cliquez sur Enregistrer.

Modifier les autorisations d’accès au modèle de flux de travail

1. Dans la section « Autorisations d’accès au modèle de flux de travail », cliquez pour choisir l’une de ces options pour le groupe d’utilisateurs que vous modifiez actuellement :

   • Appliquer automatiquement tous les modèles configurés: permet de sélectionner tous les modèles de flux de travail créés pour le projet lors de l’affectation d’un modèle de flux de travail à un document.

   • Sélection personnalisée: limite le(s) modèle(s) de flux de travail que le groupe d’utilisateurs peut choisir. Cela réduit le risque qu’une équipe choisisse accidentellement un modèle qui ne correspond pas à ses besoins.

     • Cliquez pour sélectionner les modèles auxquels le groupe d’utilisateurs peut accéder.

2. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les attributs d'accès aux documents

Remarque : Ceci n’est applicable que si l’option « Uniquement les documents avec attributs sélectionnés » est sélectionnée pour le groupe d’autorisations :

1. Sous « Permissions relatives aux documents », cliquez sur l’icône Modifier .

2. Ajoutez ou supprimez des attributs si nécessaire.
   Remarque : Vous pouvez sélectionner un champ personnalisé (attribut) s’il s’agit de l’un des types de champs suivants : Entreprise, Lieu ou Sélection unique (liste déroulante).

3. Cliquez sur Soumettre.

4. Si vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer.