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Procore

Créer un groupe d'autorisations pour l'outil Gestion de documents

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disponibilité régionale
L’outil de gestion des documents est disponible pour les comptes dans les pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Au lieu de devoir définir manuellement les autorisations pour un dossier ou un document, l’outil de Gestion documentaire utilise une combinaison de différentes autorisations et paramètres pour rationaliser l’accès aux documents et déterminer qui peut effectuer certaines actions dans l’outil. Les utilisateurs peuvent disposer d’autorisations « Standard » ou Admin pour l’outil de gestion documentaire lui-même, mais devront être ajoutés à des groupes d’autorisations afin d’afficher des types de documents spécifiques et de charger ou soumettre des fichiers.

 Important
Les administrateurs au niveau entreprise n’auront pas automatiquement accès aux éléments de l’outil Gestion documentaire. Les administrateurs doivent appartenir au groupe d’autorisations approprié pour accéder, charger et soumettre des fichiers dans l’outil Gestion documentaire.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :

    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Gestion de documents du projet.

  • Informations supplémentaires :

    • Si un utilisateur est ajouté à plusieurs groupes d’autorisations, les autorisations de niveau le plus élevé sont respectées. Par exemple, si un utilisateur existe dans un groupe d’autorisations qui a la possibilité de « Charger de nouveaux fichiers », mais qu’il est ajouté à un autre groupe sans autorisation de chargement, il peut toujours charger des fichiers dans l’outil.

Procédure

  1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres Icônes Paramètres Engrenage .

  3. Dans l’onglet Permissions, cliquez sur Créer un groupe.

  4. Saisissez un nom dans le champ Nom du groupe .Gestion documentaire Créer un groupe permanent

  5. Suivez les étapes restantes ci-dessous pour configurer le groupe d'autorisations :

    • Ajouter des personnes et des entreprises

    • Accorder des autorisations

Ajouter des personnes et des entreprises

  1. Cliquez sur l’onglet Personnes .

  2. Cliquez sur Ajouter des personnes et des entreprises.

  3. Cochez la case à cocher à côté de chaque utilisateur et entreprise que vous souhaitez ajouter au groupe. Si vous souhaitez ajouter tous les utilisateurs du projet, cochez la case à cocher en haut de la liste.

  4. Cliquez sur Ajouter pour confirmer.

  5. Facultatif : Si vous devez modifier les utilisateurs ou les entreprises, cliquez sur Modifier les personnes.

Accorder des autorisations de chargement et de documentation

  1. Cliquez sur l’onglet Permissions.

  2. Dans la section « Charger Permissions », cochez ou décochez la case à cocher pour déterminer si ce groupe doit avoir autorisation de charger et de soumettre des fichiers à l’outil :Charger Soumettre des Permissions

    • Charger de nouveaux fichiers: permet aux utilisateurs de charger des fichiers dans l’outil et de compléter des informations. Voir Charger Documents et compléter les informations pour Documents.
      Remarque : 

      • Si l’autorisation Charger de nouveaux fichiers est désactivée, l’autorisation Soumettre de nouveaux fichiers est automatiquement désactivée.

      • Cette autorisation permet également aux employés éligibles de l’entreprise de projet de lier nativement des fichiers directement à partir d’un compte Microsoft SharePoint connecté à l’aide du flux de travail Lier depuis SharePoint.

    • Soumettre de nouveaux fichiers: permet aux utilisateurs de soumettre des documents terminés au projet. Voir Soumettre des Documents.

  3. Dans la section « Permissions relatives aux documents », cliquez sur Accorder des Permissions.2025 08 01 Outil de gestion des documents Accorder des Permissions

  4. Sous Sélectionner un type d’autorisation, choisissez l’un des types d’autorisation suivants :
    Remarque : Les actions disponibles pour ces types d’autorisation peuvent être personnalisées dans la section Paramètres du document de la page Configurer les paramètres. Voir Configurer les paramètres : Gestion documentaire.

    • Admin

    • Maître d’ouvrage

    • Spectateur

  5. Sous Sélectionner Documents, choisissez si ce groupe doit avoir accès à tous les documents ou seulement à certains documents :
    Remarque : Le niveau d’accès dépend du niveau d’autorisation sélectionné ci-dessus ('Admin', 'Maître d’ouvrage' ou 'Visionneuse').

    • Cliquez sur Tous les Documents pour permettre aux utilisateurs de ce groupe d’accéder à tous les documents du projet.
      OU

    • Cliquez sur Uniquement les documents avec des attributs sélectionnés pour leur permettre d’accéder uniquement aux documents avec des valeurs d’attribut (champ) spécifiques.

      1. Cliquez sur le bouton Ajouter un jeu d’attributs .

      2. Cliquez sur Sélectionner les attributs pour choisir un attribut (champ) pertinent pour contrôler l’accès à ce groupe.
        Remarque : Vous pouvez sélectionner un champ personnalisé (attribut) s’il s’agit de l’un des types de champs suivants : Entreprise, Lieu ou Sélection unique (liste déroulante).

      3. Cliquez sur le menu inclut l’une des options suivantes pour sélectionner une ou plusieurs valeurs pour l’attribut sélectionné ci-dessus.
        Remarque : Si l’une des valeurs sélectionnées s’applique à un document, le document s’affichera dans l’outil Gestion documentaire de chaque membre du groupe. Un document n’a pas besoin de toutes les valeurs sélectionnées pour être disponible pour un membre du groupe.

      4. Si vous souhaitez ajouter des jeux d’attributs supplémentaires, répétez ces étapes.

  6. Pour enregistrer les autorisations sélectionnées, cliquez sur Soumettre.

  7. Lorsque vous êtes prêt à enregistrer le nouveau groupe d’autorisations, cliquez sur Créer.