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Créer un groupe d'autorisations pour l'outil Gestion de documents

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Objectif

Comment créer un groupe d'autorisations pour l'outil Gestion de documents.

Contexte

Au lieu de devoir définir manuellement les autorisations pour un dossier ou un document, l'outil de gestion des documents utilise une combinaison de différentes autorisations et paramètres pour rationaliser l'accès aux documents et déterminer qui peut effectuer certaines actions dans l'outil. Les utilisateurs peuvent disposer des autorisations « Standard » ou « Admin » pour l'outil de gestion de documents lui-même, mais devront être ajoutés à des groupes d'autorisations afin d'afficher des types spécifiques de documents et de charger ou soumettre des fichiers. 

 Important
Les administrateurs au niveau entreprise n'ont pas automatiquement accès aux éléments de l'outil de gestion des documents. Les administrateurs doivent appartenir au bon groupe d'autorisations pour accéder, charger et soumettre des fichiers dans l'outil de gestion des documents. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Gestion de documents du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Si un utilisateur est ajouté à plusieurs groupes d’autorisations, les autorisations de niveau le plus élevé sont respectées. Par exemple, si un utilisateur existe dans un groupe d’autorisations qui a la possibilité de « Charger de nouveaux fichiers », mais qu’il est ajouté à un autre groupe sans autorisation de chargement, il peut toujours charger des fichiers dans l’outil.

Vidéo

 

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Procédure

  1. Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Sous l' tabAutorisations , cliquez sur Créer un groupe .
  4. Saisissez un nom dans le champ Nom du groupe .pdm-create-perm-group.png
  5. Suivez les étapes restantes ci-dessous pour configurer le groupe d'autorisations :

Ajouter des personnes et des entreprises

  1. Cliquez sur l' tabPersonnes .
  2. Cliquez sur Ajouter des personnes et des entreprises .
  3. Cochez la case à cocher à côté de chaque utilisateur et entreprise que vous souhaitez ajouter au groupe. Si vous souhaitez ajouter tous les utilisateurs du projet, cochez la case à cocher en haut de la liste.
  4. Cliquez sur Ajouter pour confirmer.
  5. Facultatif : si vous devez modifier les utilisateurs ou les entreprises, cliquez sur Modifier les personnes .

Accorder des autorisations de chargement et de documentation

  1. Cliquez sur l' tabAutorisations .
  2. Dans la section « Autorisations de chargement », cochez ou décochez la case pour déterminer si ce groupe doit être autorisé à charger et à soumettre des fichiers vers l'outil :
    upload-submit-permissions.png
    • Charger de nouveaux fichiers: permet aux utilisateurs de charger des fichiers vers l'outil et de compléter les informations. Voir Charger des documents et Remplir les informations pour les documents.
      Remarque : si l'autorisation « Charger de nouveaux fichiers » est désactivée, l'autorisation « Soumettre de nouveaux fichiers » est automatiquement désactivée. 
    • Soumettre de nouveaux fichiers: permet aux utilisateurs de soumettre des documents terminés au projet. Voir Soumettre des documents. 
  3. Dans la section « Autorisations de document », cliquez sur Accorder des autorisations .
  4. Sous « Sélectionner le type d'autorisation », choisissez l'un des types d'autorisation suivants :
    Remarque : les actions disponibles pour ces types d'autorisation peuvent être personnalisées dans la section « Paramètres du document » de la page Configurer les paramètres. Voir Configurer les paramètres : Gestion des documents .
    • Admin
    • Maître d’ouvrage
    • Spectateur
  5. Sous « Sélectionner les documents », choisissez si ce groupe doit avoir accès à tous les documents ou à certains documents seulement :
    Remarque : le niveau d'accès dépendra du niveau d'autorisation sélectionné ci-dessus (« Admin », « Maître d'ouvrage » ou « Lecteur »).grant-permission-panel.png
    • Cliquez sur Tous les documents pour permettre aux utilisateurs de ce groupe d'accéder à tous les documents du projet.
      OU
    • Cliquez sur Uniquement les documents avec les attributs sélectionnés pour permettre aux utilisateurs de ce groupe d'accéder uniquement aux documents avec des attributs spécifiques (selon les champs de métadonnées).
      • Saisissez les informations suivantes :
        1. Cliquez sur le menu Ajouter un attribut et sélectionnez un attribut dans la liste.
          Ceci ajoute un menu de sélection pour l'attribut.
        2. Cliquez sur le menu de l'attribut pour sélectionner une ou plusieurs options.
        3. Si vous devez ajouter des attributs supplémentaires, répétez les étapes ci-dessus.
  6. Pour enregistrer les autorisations sélectionnées, cliquez sur Soumettre .
  7. Lorsque vous êtes prêt à enregistrer le nouveau groupe d'autorisations, cliquez sur Créer .