Configurer les paramètres avancés : E-mails

Configurer les paramètres de l'outil E-mails

1. Accédez à l'outil E-mails du projet.
   Ceci affiche la page E-mails. 
2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres .
   Ceci révèle la page Paramètres de messagerie ».
   
   
3. Complétez la saisie de données suivante :

• Adresse e-mail entrante. Le système assigne automatiquement une adresse e-mail entrante à chaque projet dans lequel l'outil E-mails est actif. Lorsqu'une personne envoie un e-mail à cette adresse, son message et ses pièces jointes sont stockés dans l'outil E-mails du projet dans leur format de fichier natif (par exemple, si le l'expéditeur a joint un DOC ou un PDF à l'e-mail, il est stocké au format DOC ou PDF).
  
  Remarques :

  • Toute personne qui connaît l'adresse e-mail entrante du projet peut l'utiliser pour charger du contenu directement dans l'outil E-mails du projet sans avoir à se connecter à Procore et à charger du contenu. Ceci est utile lorsque l'expéditeur du message n'a pas de profil utilisateur dans l'outil Annuaire de votre entreprise.
  • Le système crée automatiquement l'adresse e-mail entrante. Si vous avez des questions sur cette adresse, veuillez contacter support@procore.com. 

• Paramètres de communication. Les utilisateurs ayant des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil de messagerie du projet pourront utiliser les paramètres de communication de l'outil E-mails pour contrôler qui peut envoyer des e-mails à l'adresse e-mail entrante du projet. Vous pouvez choisir parmi les paramètres suivants:

  • Tout le monde : tout le monde peut envoyer un e-mail dans Procore.
  • Entreprise : SEULS les utilisateurs de l'annuaire de l'entreprise peuvent envoyer des e-mails dans Procore.
  • Projet : SEULS les utilisateurs de l'annuaire du projet peuvent envoyer des e-mails dans Procore.

  Remarque : le paramètre de communication est défini sur Tout le monde par défaut. 

• Communications « Privées » par défaut. Cochez cette case pour rendre les nouveaux e-mails « Privés » par défaut. Un e-mail privé ne peut être affiché que par son ou ses destinataires. Décochez la case pour rendre tous les e-mails visibles à tout utilisateur autorisé à accéder à l'outil E-mails.
  Remarque : il s'agit du paramètre par défaut.

• Répartition par défaut. Sélectionnez les destinataires et les groupes de distribution dans cette liste pour les ajouter à la liste de distribution par défaut de l'outil E-mails du projet.
  Important !

  • Si un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil E-mails du projet crée une liste « Distribution par défaut », les membres de cette liste recevront tous les messages qui ont été créés et envoyés depuis l'outil E-mails de votre projet ou envoyés à l'outil E-mails via l'adresse e-mail entrante. Ceci inclut tous les messages marqués comme « privés ».
  • Pour garantir que les communications sensibles de votre projet restent privées, il est recommandé de toujours faire preuve de discrétion lors de l'ajout de membres à cette liste et d'informer également les utilisateurs du projet de toute directive spécifique associée aux communications avec l'outil E-mails.

• Copier les étiquettes d'un autre projet. Si vous avez créé des étiquettes à utiliser pour classer les e-mails dans un autre projet, vous pouvez copier ces étiquettes à partir d'un autre projet. Cette liste affiche uniquement le projet dans le compte de votre entreprise auquel vous avez accordé l'autorisation d'accès. Voir Comment utiliser les balises/Mots clés dans Procore ?

1. Cliquez sur Mettre à jour.
   Ceci enregistre vos paramètres de configuration.