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Procore

Configurer les paramètres avancés : E-mails

Objectif

Configurer les paramètres avancés de l'outil E-mails du projet. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil E-mails du projet.
  • Restrictions :
  • Informations supplémentaires :
    • Si un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil E-mails du projet crée une liste « Distribution par défaut » en suivant la procédure ci-dessous, les membres de cette liste recevront tous les messages qui ont été créés et envoyés depuis l'outil E-mails de votre projet ou envoyés à l'outil E-mails via l'adresse e-mail entrante. Ceci inclut les messages marqués comme « privés ».

Procédure

Vous pouvez utiliser la procédure ci-dessous pour configurer les paramètres avancés suivants pour l'outil E-mails :

Configurer les paramètres de l'outil E-mails

  1. Accédez à l'outil E-mails du projet.
    Ceci affiche la page E-mails. 
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
    Ceci révèle la page Paramètres de messagerie ».

    Paramètres de messagerie
  3. Complétez la saisie de données suivante :
  • Adresse e-mail entrante. Le système assigne automatiquement une adresse e-mail entrante à chaque projet dans lequel l'outil E-mails est actif. Lorsqu'une personne envoie un e-mail à cette adresse, son message et ses pièces jointes sont stockés dans l'outil E-mails du projet dans leur format de fichier natif (par exemple, si le l'expéditeur a joint un DOC ou un PDF à l'e-mail, il est stocké au format DOC ou PDF).

    Remarques :

    • Toute personne qui connaît l'adresse e-mail entrante du projet peut l'utiliser pour charger du contenu directement dans l'outil E-mails du projet sans avoir à se connecter à Procore et à charger du contenu. Ceci est utile lorsque l'expéditeur du message n'a pas de profil utilisateur dans l'outil Annuaire de votre entreprise.
    • Le système crée automatiquement l'adresse e-mail entrante. Si vous avez des questions sur cette adresse, veuillez contacter support@procore.com
  • Paramètres de communication. Les utilisateurs ayant des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil de messagerie du projet pourront utiliser les paramètres de communication de l'outil E-mails pour contrôler qui peut envoyer des e-mails à l'adresse e-mail entrante du projet. Vous pouvez choisir parmi les paramètres suivants:

    • Tout le monde : tout le monde peut envoyer un e-mail dans Procore.
    • Entreprise : SEULS les utilisateurs de l'annuaire de l'entreprise peuvent envoyer des e-mails dans Procore.
    • Projet : SEULS les utilisateurs de l'annuaire du projet peuvent envoyer des e-mails dans Procore.

    Remarque : le paramètre de communication est défini sur Tout le monde par défaut. 

  • Communications « Privées » par défaut. Cochez cette case pour rendre les nouveaux e-mails « Privés » par défaut. Un e-mail privé ne peut être affiché que par son ou ses destinataires. Décochez la case pour rendre tous les e-mails visibles à tout utilisateur autorisé à accéder à l'outil E-mails.
    Remarque : il s'agit du paramètre par défaut.

  • Répartition par défaut. Sélectionnez les destinataires et les groupes de distribution dans cette liste pour les ajouter à la liste de distribution par défaut de l'outil E-mails du projet.
    Important !

    • Si un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil E-mails du projet crée une liste « Distribution par défaut », les membres de cette liste recevront tous les messages qui ont été créés et envoyés depuis l'outil E-mails de votre projet ou envoyés à l'outil E-mails via l'adresse e-mail entrante. Ceci inclut tous les messages marqués comme « privés ».
    • Pour garantir que les communications sensibles de votre projet restent privées, il est recommandé de toujours faire preuve de discrétion lors de l'ajout de membres à cette liste et d'informer également les utilisateurs du projet de toute directive spécifique associée aux communications avec l'outil E-mails.
  • Copier les étiquettes d'un autre projet. Si vous avez créé des étiquettes à utiliser pour classer les e-mails dans un autre projet, vous pouvez copier ces étiquettes à partir d'un autre projet. Cette liste affiche uniquement le projet dans le compte de votre entreprise auquel vous avez accordé l'autorisation d'accès. Voir Comment utiliser les balises/Mots clés dans Procore ?

  1. Cliquez sur Mettre à jour.
    Ceci enregistre vos paramètres de configuration.

Définir les autorisations d'utilisateur pour l'outil E-mails

  1. Accédez à l'outil E-mails du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Dans le volet droit, cliquez sur Tableau des autorisations.

    emails-permission-settings.jpg
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Si un utilisateur n'est PAS associé à un modèle d'autorisation, vous pouvez modifier son autorisation pour l'outil E-mails en cliquant sur la colonne Aucun(e), Prête uniquement, Standard ou Admin jusqu'à ce que l'un de ces symboles apparaisse : 
      • green-check.png Accès. Une coche VERTE indique que l'utilisateur a obtenu l'autorisation d'accès. 
      • red-x.png Aucun accès. Une coche ROUGE indique que l'autorisation d'accès n'a PAS été octroyée à l'utilisateur.

        user-permission-for-emails.jpg
    • Remarques :
      • Si un utilisateur dispose d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'annuaire de l'entreprise, vous ne pouvez pas modifier l'autorisation d'accès des utilisateurs à partir de l'outil E-mails.

        permission-tooltip-2.jpg
      • Si un utilisateur est associé à un modèle d'autorisation, vous ne pouvez pas modifier l'autorisation d'accès de cet utilisateur à partir de l'outil E-mails. Voir Gérer les modèles d'autorisation du projet.

        permission-tooltip-1.jpg
         
  5. Une fois terminé, cliquez sur Retour pour revenir à l'outil E-mails.
    Vos modifications des autorisations d'utilisateur seront enregistrées automatiquement.

 

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