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Procore

Configurer les paramètres avancés : E-mails

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Objectif

Configurer les paramètres avancés de l'outil E-mails du projet. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil E-mails du projet.
  • Restrictions :
  • Informations supplémentaires :
    • Si un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil E-mails du projet crée une liste « Distribution par défaut » en suivant la procédure ci-dessous, les membres de cette liste recevront tous les messages qui ont été créés et envoyés depuis l'outil E-mails de votre projet ou envoyés à l'outil E-mails via l'adresse e-mail entrante. Ceci inclut les messages marqués comme « privés ».

Procédure

Vous pouvez utiliser la procédure ci-dessous pour configurer les paramètres avancés suivants pour l'outil E-mails :

Configurer les paramètres de l'outil E-mails

  1. Accédez à l'outil E-mails du projet.
    Ceci affiche la page E-mails. 
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
    La page « Paramètres de messagerie » s’affiche.

    Paramètres de messagerie
  3. Complétez la saisie de données suivante :

  • Inbound Email Address. The system automatically assigns an inbound email address to every project the Emails tool is active in. When someone sends an email to this address, their message and its attachments are stored in the project's Emails tool in their native file format (for example, if the sender attached a DOC or PDF to the email, it is stored as a DOC or PDF).

    Notes:

    • Anyone who knows the project's inbound email address can use it to upload content directly into the project's Emails tool without having to log in to Procore and upload content. This is useful when the message sender does not have a user profile in your company's Directory tool.
    • The system automatically creates the inbound email address. If you have any questions about this address, please contact support@procore.com. 

  • Communications Settings. Users with 'Admin' level permissions to the project's Emails tool will be able to use the communication settings within the Emails tool to control who is able to send emails to the project's inbound email address. You can choose from the following settings:

    • Anyone: Anyone can send an email into Procore.
    • Company: ONLY company directory users can email into Procore.
    • Project: ONLY project directory users can email into Procore.

    Note: The communication setting is set to Anyone by default. 

  • Communications 'Private' By Default. Mark this checkbox to make new emails 'Private' by default. A private email can only be viewed by its recipient(s). Remove the checkmark to make all emails visible to any user with permission to access the Emails tool.
    Note: This is the default setting.

  • Default Distribution. Select recipients and distribution groups from this list to add them to the default distribution list for the project's Emails tool.
    Important! 

    • If a user with 'Admin' level permission to the project's Emails tool creates a 'Default Distribution' list, the members of that list will receive all messages that have been created in and sent from your project's Emails tool or sent to the Emails tool via the inbound email address. This includes all messages marked 'Private'.
    • To ensure that your project's sensitive communications remain private, its recommended that you always use discretion when adding members to this list and that you also inform project users of any specific guidelines associated related to communications with the Emails tool.  

  • Copy Tags From Another Project. If you have created tags to use for classifying email in another project, you can copy those tags from another project. This list only displays the project in your company's account you have granted access permission to. See How do I use Tags/Keywords in Procore?

  1. Cliquez sur Mettre à jour.
    Ceci enregistre vos paramètres de configuration.

Définir les autorisations d'utilisateur pour l'outil E-mails

  1. Accédez à l'outil E-mails du projet.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png . 
  3. Dans le volet droit, cliquez sur Tableau des autorisations.

    emails-permission-settings.jpg
     
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Si un utilisateur n'est PAS associé à un modèle d'autorisation, vous pouvez modifier son autorisation pour l'outil E-mails en cliquant sur la colonne Aucun(e), Prête uniquement, Standard ou Admin jusqu'à ce que l'un de ces symboles apparaisse : 
      • green-check.png Accès. Une coche VERTE indique que l’utilisateur a obtenu l’autorisation d’accès. 
      • red-x.png Pas d’accès. Une coche ROUGE indique que l’utilisateur n’a PAS obtenu l’autorisation d’accès.  

        user-permission-for-emails.jpg
    • Remarques :
      • Si un utilisateur dispose d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’annuaire de l’entreprise, vous ne pouvez pas modifier l’autorisation d’accès de cet utilisateur à partir de l’outil E-mails.

        permission-tooltip-2.jpg
         
      • Si un utilisateur est associé à un modèle d’autorisation, vous ne pouvez pas modifier l’autorisation d’accès de cet utilisateur à partir de l’outil E-mails. Voir Gérer les modèles d’autorisation du projet.

        permission-tooltip-1.jpg
         
  5. Une fois terminé, cliquez sur Retour pour revenir à l'outil E-mails.
    Vos modifications des autorisations d'utilisateur seront enregistrées automatiquement.

 

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