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Procore

Créer et émettre une directive

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Objectif

Pour créer une nouvelle directive (par exemple, une directive sur le site) à l'aide de l'outil Instructions au niveau projet.

Contexte

À l'aide de l'outil Instructions du projet, vous pouvez créer des directives qui incluent des pièces jointes à partir d'autres outils Procore (par exemple, des documents, des plans, des photos, etc.). Vous pouvez également charger des fichiers depuis votre ordinateur pour les joindre à une directive. Une fois votre directive créée, vous pouvez ensuite la transmettre à vos destinataires, qui sont généralement un ou plusieurs sous-traitants du projet. Toutes ces informations sont capturées et stockées dans votre projet Procore dans un registre qui réside dans l'outil Instructions. Cet historique est également disponible dans Procore à des fins d'audit. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une directive, autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Instructions du projet.
  • Conditions préalables :
  • Information supplémentaire :
    • L'outil Instructions a été développé spécifiquement pour les clients Procore en Australie, en Nouvelle-Zélande et au Canada.  
    • Si vous créez une directive et la placez au statut « Ébauche », vous devrez modifier la directive ultérieurement, puis cliquer sur le bouton « Mettre à jour et émettre » afin de l'envoyer à vos destinataires.
    • Certaines images en pièce jointe peuvent inclure l'option vue cartographique basée sur les coordonnées GPS des fichiers. Voir Quels outils Procore me permettent de visualiser les images numériques en pièce jointe dans une vue cartographique ?

Procédure

  1. Accédez à l'outil Instructions du projet.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Sous Informations générales, complétez la saisie de données requise comme suit :
    Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    • * Nº. Procore assigne automatiquement des numéros aux directives dans un ordre séquentiel.
      Remarques :
      • Si l'option Numéroter les directives par type est activée, le préfixe est appliqué au nouveau numéro de directive et ce numéro ne peut pas être modifié. Pour en savoir plus sur cette option, voir Configurer les paramètres avancés : directives.
      • Si l'option Numéroter les directives par type est désactivée, le préfixe est appliqué au nouveau numéro de directive et les utilisateurs peuvent modifier le numéro. Les numéros en double ne sont PAS autorisés.
    • * Type. Sélectionnez le type de directives souhaité dans la liste. Pour en savoir plus sur ces sélections, voir Configurer les paramètres avancés : directives.
    • *Titre. Un sujet descriptif de la directive.
  4. Continuez à ajouter des informations au besoin :
    1. Directive de. Sélectionnez le nom de la personne à l'origine de la directive.
    2. Date de réception. Sélectionnez la date à laquelle les directives ont été reçues de l'expéditeur (c'est-à-dire que l'expéditeur est la personne nommée dans le champ « Directives de »)
    3. Attention. Sélectionnez les personnes ou les groupes de distribution souhaités dans l'annuaire du projet. Ce sont les destinataires à qui vous délivrerez la directive.
      Remarques :
      • Si vous cliquez sur Créer et envoyer, le système enverra automatiquement une notification par e-mail concernant la directive à tous les destinataires désignés.
      • Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer comme ébauche, le système n'enverra pas d'e-mail aux destinataires.
    4. Distribution. Sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans l'annuaire du projet. Consultez « Ajouter un groupe de distribution à l'annuaire du projet ». Cette action envoie une copie de la directive aux personnes concernées.
      Remarque : si vous cliquez sur le bouton Créer et envoyer par e-mail ou sur Enregistrer et envoyer par e-mail (qui n'est disponible que pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau Admin), Procore envoie automatiquement une notification par e-mail pour alerter les destinataires de la directive.
    5. Métier(s). Sélectionnez le métier concerné dans le menu déroulant. Les métiers sont configurés au niveau Entreprise. Consultez « Ajouter ou supprimer des métiers ».
    6. Impact sur le planning : sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer si la directive affectera le planning du projet (c'est-à-dire retardera le planning planifié du projet) : Oui, Oui (Inconnu), Non, À déterminer (TBD) et N/A
    7. Privé(e). Cochez cette case pour masquer la directive de tout le monde, à l'exception des utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Instructions, des utilisateurs désignés dans le champ « Attention » et des membres du groupe de distribution par défaut. Voir Configurer les paramètres avancés : directives.
    8. Impact financier. Sélectionnez l'un des éléments suivants pour indiquer si l'élément de la liste de réserves affectera le coût du projet (c.-à-d. ajouter des coûts au projet) : Oui, Oui (Inconnu), Non, À déterminer (TBD) et N/A.
    9. Description. Saisissez une description plus détaillée de la directive. 
    10. Pièces jointes. Pour joindre un fichier, cliquez sur Joindre des fichiers. Sélectionnez ensuite le fichier souhaité.
  5. Choisissez l'une de ces options :
    • Si vous ne souhaitez pas envoyer la directive (par exemple, si vous n'êtes PAS prêt à l'envoyer aux destinataires par e-mail), cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Ceci enregistre la directive avec le statut Ébauche dans la vue Liste.
      OU
    • Si vous souhaitez envoyer les directives aux destinataires par e-mail, cliquez sur Créer et envoyer. Ceci enregistre la directive avec le statut Émis dans la vue Liste. (Remarque : si vous avez précédemment enregistré la directive avec le statut Ébauche et que vous l'avez mise à jour afin de l'envoyer maintenant, l'étiquette du bouton indiquera Mettre à jour et émettre).

Voir aussi