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Procore

Envoyer une facture du maître d'ouvrage par e-mail

Objectif

Envoyer une facture amont au collaborateur amont de votre projet Procore par e-mail. 

Contexte

Après avoir créé une facture en amont qui est facturée par rapport à un contrat client , un financement ou un contrat principal , vous pouvez envoyer une copie de l'onglet « Détail » de la facture à votre collaborateur en amont pour révision. Une fois révisé, votre collaborateur peut répondre directement à ce message pour indiquer qu'il a approuvé le paiement de votre facture (ou pour vous fournir le motif du rejet de votre facture). Pour garantir que la réponse de votre collaborateur est consignée par écrit, Procore enregistre toutes les réponses à l'adresse « De » de votre message sortant dans l'onglet E-mails de la facture. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats client, Financement ou Contrats principaux du projet.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Informations supplémentaires :
    • Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par e -mail pour envoyer une copie de l'onglet « Détail » de la facture aux destinataires désignés.
    • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec cet e-mail. 

Procédure

  1. Accédez à l’outil Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Factures.
  3. Dans le tableau, recherchez le contrat ou le financement pour lequel la facture est facturée. 
  4. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat ou le financement. 
  5. Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par e-mail. 
    Ceci lance la fenêtre « Transférer la facture n°[#] pour [Contrat ou financement] n°[#] - [Début de la période de facturation - Fin de la période de facturation]' dans l'onglet E- mails de la facture.
    Remarques
    • Le bouton Envoyer la facture par e -mail envoie une copie de l'onglet « Détail » de la facture aux destinataires désignés.
    • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec cet e-mail. 
    email-invoice.png
  6. Remplissez les champs suivants :
    • À. Saisissez le nom de la personne à qui vous demandez le paiement.
    • CC . Saisissez les noms des personnes que vous souhaitez voir en copie dans le fil d'e-mails. Votre nom apparaît dans ce champ par défaut. 
    • Privé(e). Cochez cette case si vous souhaitez que la facture ne soit disponible que pour l'administrateur des factures et les personnes nommées dans les champs À/CC.
    • Objet. Le numéro de la facture s'affiche dans ce champ.
    • Pièces jointes. Joignez tout document ou fichier associé.
    • Message. Incluez un message supplémentaire concernant la facture.
  7. Cliquez sur Envoyer .
    Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît pour confirmer que le message sortant a été créé et ajouté à la file d'attente des e-mails sortants de Procore.
Remarques
  • Un enregistrement de votre message sortant est enregistré dans l'onglet « E-mails » de la facture.
  • Tous les messages envoyés à l'adresse « De » dans votre message sortant sont automatiquement enregistrés dans l'onglet « E-mails » de la facture. Ceci offre aux destinataires de vos messages la possibilité d'utiliser la fonction de réponse dans leur programme de messagerie. Il enregistre également les réponses écrites d'approbation ou de rejet de votre collaborateur.