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Procore

Envoyer une facture EG/client par e-mail à partir de l'outil Facturations proportionnelles

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Version limitée
flag-us.png flag-canada.png L'outil Facturation progressive n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, voir (version limitée) Options du dictionnaire de points de vue des maîtres d'ouvrage et entrepreneurs spécialisés. 

Objectif

Envoyer une facture amont au collaborateur amont de votre projet Procore par e-mail. 

Contexte

Après avoir créé une facture en amont qui est facturée par rapport à un contrat client , un financement ou un contrat principal , vous pouvez envoyer une copie de l'onglet « Détail » de la facture à votre collaborateur en amont pour révision. Une fois révisé, votre collaborateur peut répondre directement à ce message pour indiquer qu'il a approuvé le paiement de votre facture (ou pour vous fournir le motif du rejet de votre facture). Pour garantir que la réponse de votre collaborateur est consignée par écrit, Procore enregistre toutes les réponses à l'adresse « De » de votre message sortant dans l'onglet E-mails de la facture. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises
  • Informations supplémentaires :
    • Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par e -mail pour envoyer une copie de l'onglet « Détail » de la facture aux destinataires désignés.
    • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec cet e-mail. 

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l’outil Facturation au niveau projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Maître d'ouvrage.
  3. Recherchez la facture à envoyer. 
  4. Cliquez sur le lien Nº de facture pour l’ouvrir. 
  5. Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par e-mail. 
    Ceci lance la fenêtre « Transférer la facture n°[#] pour le contrat principal n°[#] - [Début de la période de facturation - Fin de la période de facturation]' dans l'onglet E- mails de la facture. 
    Remarques
    • Le bouton Envoyer la facture par e -mail envoie une copie de l'onglet « Détail » de la facture aux destinataires désignés.
    • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec cet e-mail. 
    email-invoice.png
  6. Remplissez les champs suivants :
    • À. Saisissez le nom de la personne à qui vous demandez le paiement.
    • CC . Saisissez les noms des personnes que vous souhaitez voir en copie dans le fil d'e-mails. Votre nom apparaît dans ce champ par défaut. 
    • Privé(e). Cochez cette case si vous souhaitez que la facture ne soit disponible que pour l'administrateur des factures et les personnes nommées dans les champs À/CC.
    • Objet. Le numéro de la facture s'affiche dans ce champ.
    • Pièces jointes. Joignez tout document ou fichier associé.
    • Message. Incluez un message supplémentaire concernant la facture.
  7. Cliquez sur Envoyer .
    Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît pour confirmer que le message sortant a été créé et ajouté à la file d'attente des e-mails sortants de Procore.
    Remarque
    • Un enregistrement de votre message sortant est enregistré dans l'onglet « E-mails » de la facture.
    • Tous les messages envoyés à l'adresse « De » dans votre message sortant sont automatiquement enregistrés dans l'onglet « E-mails » de la facture. Ceci offre aux destinataires de vos messages la possibilité d'utiliser la fonction de réponse dans leur programme de messagerie. Il enregistre également les réponses écrites d'approbation ou de rejet de votre collaborateur.