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Procore

Créer une facture EG/client pour un contrat client

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Version limitée
flag-us.png  L'outil Contrats clients est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de point de vue Procore pour les entreprises spécialisées. Pour en savoir plus, voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?

Objectif

Créer une facture EG/client pour un contrat client.

Contexte

Une facture EG/client est une demande de paiement, généralement soumise par une entreprise spécialisée à une entreprise générale (EG) ou un client pour fournir un récapitulatif détaillé du montant dû pour les travaux réalisés. Dans Procore, une facture EG/client équivaut à une facture de comptes débiteurs.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une facture, vous devez disposer des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Contrats clients du projet.
    • Pour afficher l'onglet Détails sur une facture, autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats clients du projet avec l'autorisation granulaire « Afficher les détails de la facture EG/client » activée sur votre modèle d'autorisation.
      Remarque : Si vous n'avez PAS d'autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Contrats clients du projet et que vous souhaitez afficher une partie ou la totalité des contrats clients, voir Afficher un contrat client.
  • Informations supplémentaires :

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
  2. Recherchez le contrat client avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur Créer, puis choisissez l'option Créer une facturation proportionnelle.
    Remarque
    Si une facture a déjà été créée pour la période de facturation en cours, cliquez sur l'onglet Facturations proportionnelles. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier pour l'ouvrir.
  4. Sur la page « Nouvelle facture (demande de paiement) », procédez comme suit :
    • Période de facturation de l'engagement
      Sélectionnez la période de facturation actuelle dans la liste déroulante. S'il n'y a pas de période de facturation dans cette liste, suivez les étapes décrites dans Créer des périodes de facturation automatique dans l'outil de facturation proportionnelle ou Créer des périodes de facturation manuelle dans l'outil de facturation proportionnelle.
    • N° de facture
      Saisissez un numéro d'identification alphanumérique unique pour la facture. Procore numérote automatiquement les factures par ordre numérique croissant, en commençant par un (1). Le numéro entré dans ce champ n'affecte PAS le schéma de numérotation des factures par défaut de Procore.
    • Début de période
      Sélectionnez une date de début pour la facture. Procore renseigne automatiquement ce champ avec la date de début de la période de facturation en cours.
    • Fin de période
      Sélectionnez une date de fin pour la facture. Procore renseigne automatiquement ce champ avec la date de fin de la période de facturation en cours.
    • Date de facturation
      Sélectionnez la date de facturation de la facture.
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour la facture EG/client. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?
    • Pourcentage achevé
      Indique le pourcentage de travail accompli.
    • Pièces jointes
      Un PDF de la facture et tous les PDF de factures associés disponibles dans l'outil Coûts directs du projet sont combinés dans un PDF unique qui est joint ici. 
  5. Cliquez sur Créer. 
    Remarque

    Vous serez invité à confirmer que vous souhaitez que votre nouvelle facture soit pré-remplie avec les informations suivantes :

    • Montants des colonnes « Travaux terminés » et « Matériaux actuellement entreposés » des factures de sous-traitants « Approuvé » et « En attente d'approbation ».
    • Montants des « factures » créées dans l'outil Coûts directs du projet lorsque la « Date de réception » de ce coût direct tombe dans la période de facturation.
    • Montants des ordres de changement de l'engagement qui ont des montants dans les ordres de changement au contrat client.
  6. Dans le message « Voulez-vous pré-remplir la facture EG/client ? », vous disposer des options suivantes :
    • Oui. Cliquez sur ce bouton pour confirmer que vous souhaitez que la facture pré-remplisse la facture avec les montants facturés à partir des champs répertoriés dans le message.
    • Non merci. Si vous souhaitez compléter manuellement la facture
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler la création de la facture.
  7. Faites défiler la page vers le bas pour afficher un aperçu du formulaire de facture sous « Aperçu du résumé ». Pour savoir comment le montant « Montant dû actuellement » est calculé, voir Comment Procore calcule-t-il le montant « Paiement dû actuellement » d'une facture ?

Modifier les postes

  1. Cliquez sur l'onglet Détails.
    Remarque
    Les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau Lecture seule ou Standard sur l'outil Contrats clients ne peuvent afficher l'onglet Détails que si l'autorisation granulaire « Afficher les détails de la facture EG/client » est activée sur leur modèle d'autorisation.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Saisissez les données dans les cases JAUNES suivantes :
    • Travaux terminés (cette période)
      Si vous avez confirmé l'option pour Procore de remplir automatiquement les montants de la facture du EG/client (voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants sur une facture du EG/client ?), les valeurs de la colonne « Travaux terminés (cette période) » de tout sous-traitant lié les factures et les montants de coûts directs sont inclus dans cette colonne.
    • Matériaux actuellement entreposés
      Si vous avez confirmé l'option pour Procore de remplir automatiquement les montants de la facture du EG/client Montants de la facture (voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d'une facture du EG/client ?), les valeurs de la colonne « Matériaux actuellement entreposés » dans toutes les factures de sous-traitant liées sont inclus dans cette colonne. 
    • Retenue de garantie sur les travaux pendant cette période
      Saisissez la retenue de garantie sur les travaux pendant cette période sous forme de pourcentage ou de montant en dollars. Vous pouvez également définir la retenue de garantie sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite avant de cliquer Définir.
    • Retenue de garantie des matériaux pour cette période
      Saisissez la retenue de garantie des matériaux pour cette période sous forme de pourcentage ou de montant en dollars. Vous pouvez également définir la retenue de garantie sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite avant de cliquer sur Définir.
    • Retenue de garantie sur les travaux libérée pour cette période (en $)
      Saisissez le montant de retenue de garantie sur les travaux libérée pour cette période en dollars.
  4. Facultatif : si vous avez des ordres de changement au contrat « Approuvés », vous pouvez choisir de les ajouter à la facture en faisant défiler la page jusqu'en bas et en cliquant sur Ajouter à la facture.
    La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détail de la facture lorsqu'ils sont affichés ou exportés depuis Procore. Voir Modifier les paramètres avancés pour un contrat client.
    Les valeurs d'une facture ne sont jamais copiées dans les ordres de changement d'un projet.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Vos modifications sont reflétées dans l'onglet Général sous la section Rapport de synthèse du contrat.