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Procore

Envoyer des e-mails hebdomadaires de prévision de projet, de ressource et de planning

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Objectif

Envoyer des e-mails de planning aux parties prenantes du projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations « Admin » dans l'outil Planning du projet.
      Remarque : pour afficher ou modifier les informations de la page Tableau des autorisations pour l'outil Planning, l'autorisation « Admin » dans l'outil Annuaire du projet est également requise.
  • Exigences :
  • Information supplémentaire :
    • Les e-mails ne seront PAS envoyés automatiquement s'il n'y a aucune tâche ou tâche à faire pendant la période donnée ou si les tâches sont terminées à 100 %. Cependant, les e-mails seront toujours envoyés si vous cliquez sur Envoyer le planning du projet maintenant .

Procédure

  1. Accédez à l'outil Planning du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Paramètres de messagerie.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour envoyer le planning hebdomadaire du projet :
      1. Cochez la case Activer chaque semaine pour envoyer des e-mails hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur le planning du projet.
      2. À côté de Paramètres, définissez le moment où les e-mails seront envoyés et le nombre de semaines qui s'afficheront dans l'e-mail.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des autorisations.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des e-mails en cochant la case dans la colonne E-mail hebdomadaire du projet. 
        Remarque : si un e-mail de planning hebdomadaire du projet est envoyé via les paramètres d'e-mail et qu'un utilisateur coche la case E-mail du planning hebdomadaire du projet à côté de son nom, l'utilisateur reçoit un e-mail du planning pour le nombre de semaines indiqué dans les paramètres d'e-mail.
      5. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un planning de projet hebdomadaire, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Paramètres des e-mails.
        2. Cliquez sur Envoyer le planning du projet maintenant.
    • Pour envoyer le planning des ressources hebdomadaire :
      1. Cochez la case à côté de Activer hebdomadaire pour envoyer des e-mails hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés en affichant toutes les tâches à venir sur le planning du projet. 
      2. À côté de Paramètres, définissez le moment où les e-mails seront envoyés et le nombre de semaines qui s'afficheront dans l'e-mail.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des autorisations.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des e-mails en cochant la case dans la colonne E-mail des ressources hebdomadaires.
        Remarque : si un e-mail de ressource est envoyé via les paramètres des e-mails et qu'une ressource d'utilisateur est assignée à une activité de planning qui se situe dans cette période, l'e-mail de ressource sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un planning des ressources hebdomadaire, procédez comme suit.
        1. Revenez à la page Paramètres des e-mails.
        2. Cliquez sur Envoyer le planning des ressources maintenant.
    • Pour envoyer un e-mail de prévision hebdomadaire
      1. Cochez la case à côté de Activer hebdomadaire pour envoyer des e-mails hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés en affichant toutes les tâches à venir sur le planning de prévisions. 
      2. À côté de Paramètres, définissez quand les e-mails seront envoyés.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des autorisations.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des e-mails en cochant la case dans la colonne e-mail de prévision hebdomadaire.
        Remarque : si un e-mail de prévision est envoyé via les paramètres des e-mails et qu'une ressource, une entreprise ou un individu d'un utilisateur est assigné à une activité de planning de prévisions dans la prévision la plus récente, l'e-mail de prévision sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Si vous souhaitez envoyer un e-mail de prévision immédiatement, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Paramètres des e-mails.
        2. Cliquez sur Envoyer la prévision de planning maintenant.
  5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.