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Procore

Envoyer des e-mails hebdomadaires de prévision de projet, de ressource et de planning

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Objectif

Envoyer des e-mails de planning aux parties prenantes du projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations « Admin » dans l'outil Planning du projet.
      Remarque : pour afficher ou modifier les informations de la page Tableau des autorisations pour l'outil Planning, l'autorisation « Admin » dans l'outil Annuaire du projet est également requise.
  • Exigences :
  • Information supplémentaire :
    • Les e-mails ne seront PAS envoyés automatiquement s’il n’y a pas d’éléments ou de tâches à faire pendant la période donnée ou si les tâches sont terminées à 100 %. Cependant, les e-mails seront toujours envoyés si vous cliquez sur Envoyer maintenant .

Procédure

  1. Accédez à l'outil Planning du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Distribution par e-mail.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour envoyer le planning hebdomadaire du projet :
      1. Cliquez sur le bouton icon-blue-toggle-on-esticom.png en position ACTIVÉ pour envoyer des e-mails hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur le planning du projet. 
      2. Définissez le moment où les e-mails seront envoyés et le nombre de semaines qui s’afficheront dans l’e-mail.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Autorisations utilisateur .
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des e-mails dans la colonne Autorisations d’e-mail . 
        Remarque: si un e-mail de planning de projet hebdomadaire est envoyé via une distribution par e-mail et qu’un utilisateur a activé l’e-mail de planning hebdomadaire du projet, l’utilisateur recevra un e-mail du planning pour le nombre de semaines indiqué dans les paramètres de messagerie.
      5. Cliquez sur Enregistrer.
      6. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un planning de projet hebdomadaire, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Distribution d’e-mails.
        2. Cliquez sur Envoyer maintenant.
    • Pour envoyer le planning des ressources hebdomadaire :
      1. Cliquez sur le bouton icon-blue-toggle-on-esticom.png en position ACTIVÉ pour envoyer des e-mails hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur le planning du projet. 
      2. Définissez le moment où les e-mails seront envoyés et le nombre de semaines qui s’afficheront dans l’e-mail.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Autorisations utilisateur .
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des e-mails dans la colonne Autorisations d’e-mail . 
        Remarque: si un e-mail de ressource est envoyé via une distribution par e-mail et qu’une ressource d’utilisateur est assignée à une activité de planning qui se situe dans cette période, l’e-mail de ressource sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Cliquez sur Enregistrer.
      6. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un planning des ressources hebdomadaire, procédez comme suit.
        1. Revenez à la page  Distributiond’e-mails.
        2. Cliquez sur Envoyer maintenant.
    • Pour envoyer un e-mail de prévision hebdomadaire
      1. Cliquez sur le bouton icon-blue-toggle-on-esticom.png ACTIVÉ pour envoyer des e-mails hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur le planning de prévision. 
      2. Définissez le moment où les e-mails seront envoyés.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la colonne Distribution par e-mail.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des e-mails dans la colonne Autorisations d’e-mail . 
        Remarque: si un e-mail de prévision est envoyé via une distribution par e-mail et qu’une ressource, une entreprise ou un individu d’un utilisateur est affecté à une activité de planning de prévisions dans la prévision la plus récente, l’e-mail de prévision sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Cliquez sur Enregistrer.
      6. Si vous souhaitez envoyer un e-mail de prévision immédiatement, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Distribution d’e-mails.
        2. Cliquez sur Envoyer maintenant.