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Procore

Distribuer un livrable

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Objectif

Distribuer un livrable.

Contexte

Les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » dans l'outil Livrables peuvent distribuer les livrables révisés à l'entrepreneur responsable et aux autres intervenants pertinents (sous-traitant, responsable de chantier, chef de projet, etc.). La distribution électronique des copies des livrables révisés aux membres clés de l'équipe (qu'ils soient ou non des approbateurs dans le flux de travail du livrable) optimise les communications, ce qui aide vos équipes à travailler efficacement.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Livrables du projet.
  • Conditions préalables :
    Les exigences minimales pour qu'un livrable soit distribué sont les suivantes :
    • Le livrable doit avoir au moins un (1) approbateur ajouté au flux de travail du livrable.
    • Le livrable doit avoir au moins une (1) réponse d'approbateur.
  • Informations supplémentaires :
    • Vous ne pouvez pas distribuer les livrables qui se trouvent dans la corbeille.
    • Après la distribution, le système définit automatiquement le statut du livrable sur Fermé.

Vidéo

 

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Procédure

Distribuer un livrable

  1. Accédez à l'outil Livrables du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Éléments.
  3. Cliquez sur Afficher à côté du livrable que vous souhaitez distribuer.
    Remarque :
    • Si vous avez une longue liste de livrables, vous pouvez appliquer des filtres ou rechercher dans la liste des livrables. Voir Rechercher et filtrer les livrables.
    • Selon l'état du flux de travail de livrable, l'une de ces bannières apparaît :
      • Si tous les membres requis du flux de travail du livrable ont soumis leurs réponses, une bannière verte "Le flux de travail est terminé" s'affiche.

        submittals-workflow-is-complete.png
         
      • Si un ou plusieurs membres du flux de travail du livrable n'ont pas encore soumis leur réponse, une bannière bleue "Flux de travail en cours" s'affiche.

        submittals-workflow-in-progress-others.png
         
      • Si vous êtes membre du flux de travail du livrable et que vous n'avez pas encore soumis votre réponse, une bannière jaune "Flux de travail en cours" s'affiche.

        submittals-workflow-in-progress-you.png
         
  4. Si au moins un membre requis du flux de travail de livrable a soumis sa réponse, cliquez sur Fermer et distribuer .

    submittal-close-and-distribute.png
     
  5. Sur la page Étape 1 : Sélectionner la ou les pièces jointes et réponses à distribuer, procédez comme suit :

    step-1-select-responses.png
     
    1. Cochez les cases correspondant aux pièces jointes et aux réponses à distribuer.
    2. Cliquez sur Étape suivante.
  6. Sur la page Étape 2 : Préparer la distribution, procédez comme suit :

    step-2-prepare-distribution-checkboxes.png
    1. À. Sélectionnez les destinataires souhaités dans cette liste déroulante. 
    2. Statut. Vérifiez le Statut (par exemple, Fermé).
    3. Réponse(s). Assurez-vous que les réponses que vous avez sélectionnées à l'étape 1 apparaissent.
    4. Inclure les pièces jointes ? Si l'approbateur a fourni une pièce jointe avec sa réponse, le système l'inclut dans la distribution par défaut. Pour supprimer les pièces jointes de la distribution, décochez cette case. 
    5. Inclure le commentaire ? Si l'approbateur a fourni un commentaire dans sa réponse, le système l'inclut dans la distribution par défaut. Pour supprimer le commentaire de la distribution, décochez cette case. 
    6. Message. Saisissez le texte à utiliser comme corps du message électronique de votre distribution. 
    7. Joindre fichier(s). Cliquez sur ce lien pour joindre un ou plusieurs fichiers à la distribution.
      OU
    8. Glisser-déposer le(s) fichier(s). Ajoutez des fichiers depuis votre ordinateur en tant que pièces jointes par glisser-déposer.
    9. Cliquez sur Étape suivante. 
  7. Sur la page Étape 3 : Prévisualiser et distribuer, procédez comme suit :

    step-3-preview-and-distribute.png
     
    • Étape précédente. Si vous souhaitez modifier la distribution, cliquez sur ce bouton pour revenir à l'étape précédente. 
      OU
    • Distribuer. Cliquez sur ce bouton pour distribuer le livrable. 
      Remarques :
      • Le système exporte le livrable au format PDF et envoie le fichier exporté par e-mail à la personne qui a cliqué sur Distribuer et à tous les destinataires. 
      • Le fichier PDF exporté et envoyé par e-mail spécifie le nom de la personne qui a distribué le livrable, ainsi que le nom de son entreprise.
      • Le statut du livrable est défini sur Fermé.
      • Le système enregistre la date, l'action et l'horodatage dans l'onglet Historique des changements. 
      • La bannière Livrable distribué apparaît (comme illustré ci-dessous) pour indiquer la date et l'heure de la distribution du livrable.

        submittal-distributed.png

Étape suivante