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Procore

Charger et envoyer un livrable

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Objectif

Charger un livrable en tant que soumissionnaire dans le flux de travail d'un livrable.

Contexte

Si l’entreprise générale d’un projet de construction vous affecte au rôle de « Soumissionnaire » dans un flux de travail de livrable, cela signifie que vous devrez effectuer une action sur un livrable. Par exemple, vous devrez peut-être charger des plans, des plans ou d’autres documents en tant que pièces jointes au livrable afin de remplir les conditions du livrable.

En règle générale, les livrables dans Procore sont créés par un gestionnaire des livrables. Cette personne nomme l’élément de livrable, puis termine la saisie des données de base sur le livrable. Le gestionnaire des livrables désigne également des membres de l’équipe de projet en tant que « soumissionnaire » ou « approbateur » dans le flux de travail de livrable.

Si vous êtes désigné comme « Soumissionnaire », Procore vous enverra un e-mail automatisé avec la ligne d’objet « Action requise sur un livrable » pour vous avertir que l’entrepreneur général a besoin de votre réponse sur le livrable. 

En fonction des exigences spécifiques de votre contrat, vous devrez peut-être charger des pièces jointes (documents, plans, plans, etc.) dans le livrable, qui seront ensuite envoyées pour révision et approbation. Pour vous aider dans ce processus, la notification par e-mail contient un lien « Afficher en ligne ». Il peut également contenir des pièces jointes que vous devrez peut-être télécharger et réviser avant de répondre à leur demande d’action. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour répondre à une demande d'action sur un livrable : autorisations de niveau "Standard" sur l'outil Livrables du projet.
  • Exigences :
    • Pour que le système vous envoie une notification automatique par e-mail, vous devez (1) avoir un compte utilisateur Procore disposant d'une autorisation de niveau de niveau "Standard" dans l'outil Livrables du projet et (2) être désigné comme " Soumissionnaire " dans le flux de travail de livrable. De plus, l'utilisateur qui a créé le livrable (ou le 'Gestionnaire des livrables') doit avoir cliqué sur le bouton Créer et envoyer des e-mails dans le livrable.
  • Informations supplémentaires :
    • Le livrable doit avoir le statut « Ouvert ».
    • Vous pouvez recevoir des notifications par e-mail supplémentaires à différentes étapes de la révision du livrable, selon les paramètres du projet.

Procédure

Répondre à la demande d'action

  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Ouvrez l’e-mail et cliquez sur le lien Afficher en ligne . Si vous n’êtes pas actuellement connecté à Procore, vous serez invité à vous connecter.
      OU
    • Connectez-vous à Procore et accédez à l’outil Livrables du projet. Ensuite, recherchez le livrable dans la vue « Éléments » et cliquez sur Afficher à côté du livrable. Votre nom sera inscrit dans le champ « Responsable ».
  2. Révisez les informations du livrable et toutes les pièces jointes incluses.
  3. Cliquez sur Répondre à côté de votre nom dans le tableau « Flux de travail de la livrable ».
  4. Optionnel: Joignez tout fichier à inclure dans votre réponse.
    • Cliquez sur Joindre un ou des fichier(s) pour ajouter des fichiers depuis Procore ou depuis votre ordinateur.
      • Localisez et sélectionnez (ou téléchargez) les fichiers que vous souhaitez inclure en utilisant les options Poste de travail, Photos, Documents, ou Formulaires. Les options que vous voyez peuvent varier en fonction de vos autorisations d'utilisateur sur les autres outils du projet.
      • Cliquez sur Joindre.
    • OU
    • Faites glisser des fichiers depuis votre ordinateur.
  5. Cliquez sur Suivant.
  6. Ajoutez les informations suivantes :
    • Réponse. Le système sélectionne automatiquement la réponse "Soumis" ou la réponse personnalisée configurée pour un élément "Soumis".
      Remarque : la réponse sélectionnée automatiquement peut être différente si une réponse personnalisée a été configurée dans les paramètres avancés de l'outil.
    • Commentaires. Facultatif. Saisissez tout commentaire à inclure dans la réponse.
  7. Cliquez sur Aperçu.
  8. Prévisualisez les informations.
     Conseil
    S’il y a une autre étape dans le flux de travail du livrable, le nom du ou des utilisateurs de l’étape suivante s’affichera dans le champ « Suivant dans le flux de travail ».
  9. Cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Cliquez sur Répondre pour enregistrer vos informations et soumettre le livrable.
    • Cliquez sur Retour si vous devez modifier les informations que vous avez ajoutées.
    • Cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre et revenir à la page de la soumission. Note: Toutes les informations que vous avez ajoutées avant de fermer la fenêtre ne seront pas enregistrées.

      submittal-response-preview-and-respond.png
       

Une fois que vous avez enregistré votre réponse, le système envoie une notification par e-mail à tous les types d’utilisateurs sélectionnés dans la configuration de messagerie « Le rôle de soumissionnaire soumet (via flux de travail) ». Voir Qui reçoit un e-mail lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?

Le système attend que tous les utilisateurs requis à chaque étape du flux de travail d’un livrable répondent avant de transférer la responsabilité à l’étape suivante.