Suivi des ressources et budget basé sur la quantité unitaire : Guide de configuration

Table des matières

Vue d'ensemble

Ce flux de travail permet aux clients, sans Procore Finances, de charger des heures de main-d'œuvre budgétées et des quantités produites budgétées sans utiliser l'outil Budget.

Une fois que vos heures sont budgétées et que les quantités produites sont établies, vos équipes de chantier peuvent utiliser les feuilles horaires pour enregistrer le temps par rapport à ces tâches budgétées, ainsi que soumettre et ajouter des quantités pour les unités installées quotidiennement dans les feuilles horaires. 

Dans les rapports, votre budget importé peut être utilisé dans le rapport Main-d'œuvre budgétée/réelle, où les utilisateurs peuvent comparer les heures de pointage saisies dans Procore avec les heures de main-d'œuvre de votre budget importé. La valeur principale de ce rapport est de voir le pourcentage d'heures utilisé pour chaque code de coût et inclut des valeurs calculées comme les heures restantes et les heures du projet à ce jour.

Pour les quantités produites, votre budget importé peut être utilisé dans le rapport de production du chantier, où les utilisateurs peuvent comparer les quantités produites saisies dans l'outil Feuilles horaires avec les quantités produites de votre budget importé. La principale valeur de ce rapport est de suivre la progression des produits installés sur le site en consultant le pourcentage d'achèvement pour chaque code de coût. Elle inclut également des valeurs calculées telles que les quantités budgétées, réelles et restantes. Ceci donne aux équipes un aperçu en temps réel du pourcentage de travail effectué pour les tâches sur site.

 Remarque
Ces étapes s’adressent aux clients qui n’ont pas Gestion financière du projet. Si vous disposez de Finances du projet, voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.

Autorisations

Pour suivre les étapes décrites dans ce guide, les utilisateurs doivent disposer des autorisations suivantes :

Niveau entreprise

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin de l'entreprise.

Niveau projet

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin du projet.
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire du projet.
  • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Feuilles horaires du projet.

Certaines de ces tâches peuvent être effectuées avec des autorisations de niveau inférieur ou granulaires. Consultez la matrice des autorisations utilisateur pour obtenir la liste complète des actions effectuées dans tous les autres outils.

 

Configurer la SDP au niveau entreprise

Ajouter des segments personnalisés

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau de l'entreprise. 
  2. Sous « Paramètres de la compagnie », cliquez sur le lien Structure de découpage du projet.
  3. Dans le tableau Segments, cliquez sur le bouton Ajouter un segment . 
    wbs-default-segment-click-add.png
  4. Dans la fenêtre « Nouveau segment », procédez comme suit :
    Remarque
    Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique un champ obligatoire.
    wbs-new-segment.png
    • Nom du segment*. Saisissez un nom pour votre nouveau segment. Ceci est un champ obligatoire. Les noms de segments en double ne sont PAS autorisés. Un message « Le nom du segment est en cours d'utilisation » s'affiche pour vous avertir si vous essayez de saisir un nom qui existe déjà. 
       Conseil
      Vous ne savez pas quels segments personnalisés créer ? Pour savoir comment les autres clients de Procore utilisent la structure de découpage du projet, voir Quels segments personnalisés devons-nous créer pour la structure de découpage du travail de notre entreprise ?
    • Structure segmentée*. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante. Ceci est un champ obligatoire. Vos choix incluent :
  5. Dans la section Actions au niveau projet, choisissez une (1) ou toutes ces options :
    Remarque
    Lorsque les paramètres Actions au niveau projet sont activés, vos administrateurs de projet (utilisateurs avec des autorisations de niveau Admin sur l'outil Admin au niveau projet) sont autorisés à effectuer des tâches spécifiques sur des segments et des éléments de segment au niveau projet. Ces paramètres sont désactivés par défaut. 
  6. Cliquez sur Créer.
    Procore ajoute le nouveau segment au bas de la liste « Segments ».
  7. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les nouveaux segments à ajouter.
 Conseils
  • Besoin de modifier les paramètres de votre nouveau segment ? Le meilleur moment pour modifier un nouveau segment est avant de commencer à l’utiliser sur un projet. Une fois qu’un segment personnalisé est utilisé pour créer un code budgétaire de projet, vous pouvez le modifier à tout moment. Pour plus de détails, voir Modifier les paramètres de segment personnalisé.
  • Vous souhaitez supprimer un segment personnalisé ? Il est important de noter qu'un segment personnalisé ne peut pas être supprimé après avoir été ajouté à la structure des codes budgétaires sur un (1) ou plusieurs projets dans le compte Procore de votre entreprise. Pour en savoir plus, voir Supprimer des segments personnalisés. 
  • Vous souhaitez ajouter des éléments de segment ? Si votre nouveau segment est créé, vous pouvez ajouter de nouveaux éléments maintenant. Pour obtenir des instructions, voir Ajouter des éléments de segment personnalisés. 
  • Prêt à définir la structure des codes budgétaires par défaut de votre entreprise ? Vous pouvez organiser vos segments dans l'ordre de votre choix. Cet arrangement définit la structure des codes budgétaires de votre entreprise. Pour obtenir des instructions, voir Organiser les segments pour former la structure des codes budgétaires de l'entreprise.

Créer la SDP de votre projet

Objectif

Ajuster la structure de découpage du projet (SDP) de votre entreprise pour un projet Procore.

Contexte

Après avoir créé un nouveau projet dans le compte Procore de votre compagnie, vous pouvez utiliser les fonctionnalités SDP intégrées pour définir la structure des coûts pour les outils Finances du projet de Procore. Lors de la définition de la structure de coûts de SDP d'un projet, vous avez deux choix. Si vous ne savez pas quel choix faire, contactez l' administrateur Procore de votre compagnie pour obtenir des conseils :

  • Appliquer la SDP par défaut de votre entreprise
    Il s'agit de la SDP définie par l'administrateur Procore de votre entreprise que vous pouvez utiliser exactement telle qu'elle a été créée. 
  • Copier la SDP d'un autre projet
    Il s'agit de la SDP définie sur l'un de vos modèles de projet Procore existants. Gardez à l'esprit que vous pouvez créer une SDP unique pour chaque projet dans le compte de votre entreprise. Pour copier la SDP d'un autre projet source vers votre nouveau projet cible, vous devez d'abord enregistrer le projet source en tant que modèle de projet. Voir Configurer un modèle de projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Admin au niveau du projet.
  • Informations supplémentaires :
  • Restrictions :
    • For customers using the Company level ERP Integrations tool
      The default segments in WBS are compatible with Procore's ERP Integrations tool. However, some integrations do NOT yet support custom segments. To learn more, see Things to Know about your ERP Integration.
    • For customers who have independently developed or purchased a third-party solution to integrate with Procore
      To take advantage of the custom segment capabilities associated with WBS, any existing API integrations that you have independently developed or purchased to interact with Procore must be updated to support Procore's new WBS API.

Conditions préalables

 Conseil
Vous souhaitez copier la SDP d'un projet existant vers votre nouveau projet ? Si tel est le cas, un utilisateur Procore qui possède les autorisations utilisateur requises doit configurer le projet source en tant que modèle de projet. Un projet source est le projet qui contient la SDP que vous souhaitez copier dans votre nouveau projet. Pour obtenir des directives, voir Configurer un modèle de projet. Une fois cette étape terminée, vous pourrez sélectionner l'option Copier la SDP à partir d'un autre projet expliquée dans la procédure ci-dessous.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau du projet.
  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur le lien Structure de découpage du projet. 

    wbs-project-settings-create-project-wbs.png
     
  3. Passez en revue les informations sur la SDP, les codes budgétaires et les segments de code budgétaire dans la séquence de la boîte de dialogue. Cliquez sur Suivant.
  4. Dans la boîte de dialogue « Créer un projet SDP », choisissez l'une de ces options :
    • Appliquer la SDP par défaut de l’entreprise
      Choisissez ce bouton d’option si vous souhaitez que le projet utilise la SDP par défaut de votre entreprise. L’administrateur Procore de votre entreprise est responsable de la création de cette structure. 

      wbs-apply-company-wbs-to-project.png
       
    • Copier la SDP d’un autre projet
      Choisissez ce bouton d’option si vous souhaitez utiliser la SDP d’un projet existant. Ensuite, commencez à taper un nom de projet et lorsque la correspondance apparaît, choisissez-la dans la liste Sélectionner un projet . 

      wbs-copy-from-project-select-project.png
  5. Cliquez sur Créer.
 Tip
Did you know you can customize the budget code descriptions for your project? Customization is useful when your team wants to create two or more descriptions for a single budget code. Customization can also improve the readability of your codes on financial line items for your end users. To learn more, see Why and how do I create a custom budget code description for Procore's Project Financials tools?

Activer les codes de tâche

Assigner un type de coût par défaut

Ajouter des outils au projet

  1. Accédez à l'outil Admin du projet.
  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur Paramètres de l’outil.
  3. Déplacez la bascule icon-toggle-on.png appropriée sur « Actif » pour ajouter les outils suivants à votre projet :
    • Rapport journalier avec le registre de pointages (facultatif)
    • Feuilles horaires
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Considérations

  • Autorisations utilisateur requises

  • Seuls les utilisateurs disposant de l’outil Feuilles horaires peuvent accéder à la section « Budget basé sur la quantité unitaire » dans l’outil Admin du projet.

  • Vous n’avez pas besoin de l’outil Budget pour importer des heures de main-d’œuvre et des quantités produites. Mais si l’outil Budget est activé, vous devez plutôt importer un budget .

  • Procore recommande de n’importer vos heures budgétées qu’une seule fois. Toutefois, si vous importez une nouvelle version, le système ajoutera de nouveaux éléments et remplacera toute modification apportée aux heures budgétées initiales.

  • Type de fichier d’importation pris en charge : XLSX

  • Pour garantir la réussite du chargement, n’apportez aucune des modifications suivantes au fichier :

    • Renommez les en-têtes de colonne.

    • Ajouter, supprimer ou modifier l’ordre des colonnes.

    • Supprimez des valeurs dans l’onglet Champs de données de l’importateur.

Importez votre budget

Saisir l’heure dans les feuilles horaires

  1. Accédez à l’outil Feuilles horaires du projet.

  2. Sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez créer une feuille horaire. Vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer au jour le jour ou sélectionner à l’aide du contrôle de calendrier déroulant.

  3. Cliquez sur Créer et sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Nouvelle feuille horaire quotidienne pour créer une feuille horaire vierge.

      1. Cliquez sur Tous les employés, l’équipement ou sélectionnez une équipe.

      2. Cochez la ou les cases des personnes ou de l’équipement pour lesquels vous souhaitez créer une feuille horaire.

      3. Cliquez sur Ajouter.

    • À partir de la feuille horaire précédente pour copier la dernière feuille horaire que vous avez créée.

    • Copier à partir de n’importe quelle date pour copier toute feuille horaire précédente à laquelle vous avez accès.

      1. Sélectionnez la feuille horaire à copier.
        Note: Par défaut, Procore affiche la date avec la feuille horaire la plus récente.

      2. Cliquez sur Copier la feuille horaire.

  4. Optionnel: Cliquez sur le bouton Ajouter des ressources pour ajouter des employés supplémentaires.

  5.  

    Saisissez les informations de pointage pour la main-d’œuvre. Afficher/Masquer les champs

    Remarque

    Les administrateurs des feuilles horaires du projet configurent la façon dont le temps est collecté pour chaque projet. De plus, chacun de ces champs peut être configuré comme obligatoire, facultatif ou masqué.

     

    • Classification: La classification des ressources.

    • Codes

    • Emplacement: L’endroit où le travail a été effectué.

    • Heure

      • Temps total : Le temps total travaillé pour la journée.

      • Heure de début : Heure à laquelle la ressource a commencé à fonctionner.

      • Heure d’arrêt : Heure à laquelle la ressource a cessé de fonctionner.
        Note: Vous ne verrez les champs Début et Arrêt que si vous avez configuré vos paramètres pour les afficher. Voir Configurer les paramètres avancés : feuilles horaires au niveau projet.

      • L’heure du déjeuner : Le temps nécessaire pour une pause déjeuner.
        Notes:

        • La durée sélectionnée est soustraite de la durée totale.

        • Ce champ n'est disponible que si les heures de début et d'arrêt sont activées.

      • Type d’heure : Sélectionnez le type de paie saisi.

        • Heures normales

        • Temps double

        • Exempt

        • Congé

        • Heures supplémentaires

        • Congé payé

        • Salaire

        • Vacances

    • Facturable: Sélectionnez cette option pour indiquer si l’entrée est facturable ou non.

    • Règles de type d’heure. Cochez la case pour appliquer automatiquement les règles relatives aux heures supplémentaires.

    • Description: Commentaires supplémentaires qui apparaîtront dans l’entrée de pointage.

  6.  

    Saisissez les informations de pointage de l’équipement. Afficher/Masquer les champs

    Cliquez pour agrandir les détails

    Remarque

    Les administrateurs des feuilles horaires du projet configurent la façon dont le temps est collecté pour chaque projet. De plus, certains champs peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués.

     

    • Code de tâche : Une combinaison de codes de coût et de sous-projets.  Voir Activer les codes de tâche.

    • Opérateur: L’utilisateur qui utilise l’équipement.

    • Heures d’ouverture : Nombre d’heures de fonctionnement de l’équipement.

    • Heures d’inactivité : Nombre d’heures d’inactivité de l’équipement.

  • Passez en revue le résumé des heures de la feuille horaire, ainsi que les heures quotidiennes et hebdomadaires pour tous les projets.

  • Cliquez sur Envoyer ou Soumettre et ajouter des quantités pour ajouter les quantités à votre feuille horaire.

Saisir les quantités produites dans les feuilles horaires

Maintenant que vous avez rempli votre feuille horaire, effectuez les actions suivantes avant de la soumettre :

  1. Cliquez sur Envoyer et ajouter des quantités.
    Note: Ce bouton sera désactivé si les quantités n’ont pas été chargées dans le projet. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.
    add-timesheet-quantities.png

  2. Saisissez un montant dans le champ Unités installées .

    Remarques
    • La page Ajouter des quantités affiche uniquement les codes de coût auxquels est associée une quantité budgétée importée.
    • Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet (voir Activer les sous-projets sur les projets pour les SDP), le "Sous-projet" associé à l'entrée "Unités installées" s'affiche dans la fenêtre Ajouter des quantités. Si la fonction "Sous-projets" est désactivée, le champ "Sous-projet" affiche le mot "Aucun(e)".
    • Le pourcentage accompli (%) et l'unité de mesure (UdM) et le pourcentage accompli (%) appropriés automatiquement avec les données qui ont été importées. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.

  3. Saisissez des notes dans le champ « Notes ».

  4. Cliquez sur Soumettre.
    submit-timesheet-quantities.png

Afficher le rapport sur la main-d’œuvre budgétée/réelle

Afficher un rapport à partir de l'outil Rapports du projet

  1. Accédez à l'outil Rapports du projet.
  2. Faites défiler jusqu'à la section Rapports du projet.
  3. Cliquez sur Main-d’œuvre budgétée par rapport au réel.

    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Les colonnes du rapport Main-d’œuvre budgétée/réelle sont les suivantes :
    • % d'heures utilisées : pourcentage d'heures utilisées importées par rapport aux heures saisies. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      • Heures réelles ÷ Heures budgétées = Pourcentage utilisé
    • Heures budgétées : nombre d'heures budgétées que vous avez importées dans l'outil Admin du projet de Procore.
    • Heures réelles : nombre d'heures que vous avez saisies à ce jour dans les outils de suivi de la main-d'œuvre de Procore (Feuilles horaires, Pointage de l'entreprise et Rapport journalier).
    • Heures restantes : nombre d'heures qu'il vous reste par rapport aux heures que vous avez importées et à celles que vous avez saisies. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      •  Heures budgétées - Heures réelles = Heures restantes

Afficher un rapport à partir de l'outil Feuilles horaires du projet

  1. Accédez à l'outil Feuilles horaires du projet.
  2. Cliquez sur Rapports.
  3. Cliquez sur Main-d’œuvre budgétée par rapport à réel.

    labor budget to actual report button.jpg


    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Les colonnes du rapport Main-d’œuvre budgétée/réelle sont les suivantes :
    • % d'heures utilisées : pourcentage d'heures utilisées importées par rapport aux heures saisies. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      • Heures réelles ÷ Heures budgétées = Pourcentage utilisé
    • Heures budgétées : nombre d'heures budgétées que vous avez importées dans l'outil Admin du projet de Procore.
    • Heures réelles : nombre d'heures que vous avez saisies à ce jour dans les outils de suivi de la main-d'œuvre de Procore (Feuilles horaires, Pointage de l'entreprise et Rapport journalier).
    • Heures restantes : nombre d'heures qu'il vous reste par rapport aux heures que vous avez importées et à celles que vous avez saisies. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      •  Heures budgétées - Heures réelles = Heures restantes

Afficher le rapport de production du chantier

À partir de l'outil Rapports du projet

  1. Accédez à l’outil Rapports à 360° du projet.
  2. Faites défiler jusqu'à Rapports du projet.
  3. Cliquez sur Rapport de production du chantier.

    field production report reports tool.jpg

    Le rapport de production du chantier s’affiche. Pour en savoir plus sur les colonnes de données, voir Quelles sont les colonnes de données dans un rapport de production du chantier ?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour affiner les résultats d’affichage.
    filter button.jpg
     
  5. Sélectionnez l'un des éléments suivants :
    • Code de coût
    • Nom du sous-projet
    • Unité de mesure

À partir de l'outil Feuilles horaires du projet

  1. Accédez à l'outil Feuilles horaires du projet.
  2. Cliquez sur Rapports.
  3. Cliquez sur Rapport de production du chantier.

    field production report timesheets.jpg

    Le rapport de production du chantier s’affiche. Pour en savoir plus sur les colonnes de données, voir Quelles sont les colonnes de données dans un rapport de production du chantier ?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour affiner les résultats d’affichage.

    filter button.jpg
     
  5. Sélectionnez l'un des éléments suivants :
    • Code de coût
    • Nom du sous-projet
    • Unité de mesure