Préparer les éléments de la liste de réserves pour l'importation dans l'application Procore Imports

Conditions préalables

• Utilisateurs:
  Tous les utilisateurs ajoutés aux champs applicables du modèle doivent déjà exister dans l’outil Annuaire de votre entreprise ou du projet. Voir Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil d'annuaire au niveau de l'entreprise (importations Procore) et Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil d'annuaire au niveau du projet (importations Procore), ou Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de l'entreprise et Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet.
• Lieux:
  Si votre projet utilise des lieux à un seul niveau, vous pouvez créer un nouveau lieu dans l’outil Admin pendant le processus d’importation ou associer un élément de la liste de réserves à un lieu existant pendant le processus d’importation. Voir Ajouter des lieux de bureau.
  OU
  Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, les niveaux doivent déjà exister dans Procore afin d’associer un élément de la liste de réserves au lieu. Voir Importer des lieux dans l’outil Admin du projet.
• Types de liste de réserves :
  Si vous spécifiez les valeurs « Type d’élément de réserve », assurez-vous que les types ont été ajoutés à l’outil Liste de réserves de votre projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves.

Procédure

1. Tenez compte des considérations ci-dessous lorsque vous remplissez le modèle.
   • Données de colonne requises :
     • Important : pour éviter les erreurs d'importation, n'ajoutez pas de lignes vides, de colonnes vides ou de nouvelles colonnes de données, et ne supprimez pas la ligne d'en-tête du modèle d'importation de contact. 
     • La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre entreprise dans Procore.
       • Les en-têtes suivants sont obligatoires et un astérisque (*) indique que des données sont requises dans la ligne : Nom de l'élément*, N° d'élément de réserve*, Responsable d'élément de réserve*, Création par*, Assigné à, Approbateur final*, Lieu, Métier, Impact sur le planning, Jours d'impact sur le planning, Code de coût, Type d'élément de réserve, Date d'échéance, Priorité, Impact financier, Montant de l'impact financier, Référence, Description et Commentaires.
     • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
     • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
     • Le processus d'importation échouera si vous modifiez l'ordre de l'en-tête de colonnes dans le modèle.
   • Données de ligne requises :
     • Important : il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.
     • Chaque ligne du tableau correspond à un élément de la liste de réserves. Chaque enregistrement requiert au moins la valeur du nom d'élément. Les autres colonnes et cellules d'une ligne peuvent rester vides.
     • Chaque ligne du tableau correspond à un poste de la liste de réserves.
   • Taille maximale du fichier : 
     • La taille de fichier maximale pour une importation de liste de réserves est de 1 Mo. 
2. Complétez le modèle d'importation.
   Remarque : les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*).
   • Nom de l'élément*
     Saisissez un titre descriptif pour l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques. Ce champ est obligatoire.
   • Numéro d'élément de réserve*
     Saisissez une valeur numérique dans cette zone pour chaque ligne de données. Les valeurs de la colonne sont généralement saisies en ordre numérique croissant (1, 2, 3, etc.). Les valeurs en double sont autorisées. Par contre, ce champ ne peut pas être vide.
   • Responsable d'élément de réserve*
     Saisissez l'adresse e-mail complète de l'utilisateur qui servira de responsable d'élément de réserve. Saisissez toujours l'adresse e-mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
     Important ! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves, ou un utilisateur « Standard » et une autorisation spéciale pour agir en tant que responsable d'élément de réserve.
   • Créé par*
     Entrez l'adresse e-mail complète de l'utilisateur qui a créé l'élément de la liste de réserves. Saisissez toujours l'adresse e-mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
     Important ! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves.
   • Assigné à
     Entrez l'adresse e-mail complète de la personne responsable de la fermeture de l'élément de la liste de réserves.
     Important ! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Standard » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves et sera automatiquement désigné comme Responsable pour l'élément de la liste de réserves.
     Important ! Vous pouvez ajouter plusieurs personnes assignées à ce champ, mais chaque e-mail DOIT être séparé par le symbole tuyau (« | »).
   • Approbateur final*
     Saisissez l'adresse e-mail complète de l'utilisateur qui servira d'approbateur final. Saisissez toujours l'adresse e-mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
     Important ! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves, ou un utilisateur « Standard » et disposer d'une autorisation spéciale pour agir en tant qu'approbateur final.
   • Lieu
     Saisissez le lieu exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans Procore.
     Important! _ Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous devez saisir le lieu exactement tel qu'il apparaît dans Procore et séparer les niveaux par le symbole supérieur à (>). N'utilisez PAS d'espaces entre les niveaux, de chaque côté du symbole supérieur à (>). Par exemple, une entrée de lieu correcte à deux niveaux pourrait ressembler à ceci : Lot 1>Section A.
   • Commerce
     Saisissez le nom de métier exactement tel qu’il apparaît dans l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Ajouter ou supprimer des noms de métiers.
   • Impact sur le planning
     Sélectionnez l’une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves. Toute entrée autre que celle ci-dessous entraîne une entrée vierge après l’importation :
     • Tbd: C’est court pour « À déterminer ». Sélectionnez cette option si l’impact sur le planning n’est pas encore déterminé.
     • n_a : C’est court pour « Non applicable ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.
     • no_impact : Sélectionnez cette option pour indiquer que l’élément de la liste de réserves n’a aucun impact sur le planning du projet. 
     • yes_unknown : Sélectionnez cette option pour indiquer que l’élément de la liste de réserves aura un impact sur le planning du projet, mais l’impact n’est pas connu.  
     • yes_known : Sélectionnez cette option pour indiquer que les élément de la liste de réserves affectent le planning du projet et le nombre de jours pendant lesquels le planning du projet sera affecté est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez saisir un nombre de jours dans le champ « Jours d’impact sur le planning ».
   • Jours d’impact sur le planning
     Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ « Impact sur le planning », saisissez le nombre de jours pendant lesquels le planning du projet sera affecté.
   • Code de coût
     Associez un code de coût à un élément de la liste de réserves. Le code de coût doit être formaté « division - code de coût » écrit avec le montant exact des chiffres comme indiqué dans votre projet ou entreprise dans Procore. Voir Ajouter des codes de coût de l’entreprise.
   • Type d’élément de réserve
     Saisissez un type d’élément pour classer les élément de la liste de réserves (par exemple, électrique, instrumentation ou mécanique). Pour une importation réussie, les types doivent être ajoutés à l’outil Liste de réserves avant le processus d’importation, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves : Ajouter des types d’élément de réserve.
   • Date d'échéance
     Saisissez la date à laquelle l'élément de la liste de réserves doit être complété en utilisant le format MM/JJ/AAAA (par exemple, 06/01/2020).
     Important : ne saisissez PAS de dates au format M/J/AAAA (par exemple, ne saisissez PAS 6/1/2020). Avec ce format, l'importation échouerait.
     Remarque : le « Format de nombre » des cellules de cette colonne doit être « Texte ».
   • Priorité
     Sélectionnez l’une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves pour indiquer leurs niveaux de priorité.
     • Faible
     • Moyen
     • Haute
   • Impact financier
     Sélectionnez l’une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves. Toute entrée autre que celle-ci entraîne la gauche vide du champ.
     • Tbd: C’est court pour « À déterminer ». Sélectionnez cette option si l’impact financier n’est pas encore déterminé.
     • n_a : C’est court pour « Non applicable ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.
     • no_impact : Sélectionnez cette option pour indiquer que l’élément de la liste de réserves n’a aucun impact financier.
     • yes_unknown : Sélectionnez cette option pour indiquer que le élément de la liste de réserves a un impact financier, mais que le montant du coût n’est pas connu.  
     • yes_known : Sélectionnez cette option pour indiquer que le élément de la liste de réserves a un impact financier et que le montant des coûts est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez également saisir un montant en dollars dans le champ « Montant de l’impact financier ».
   • Montant de l’impact financier
     Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ « Impact financier », saisissez le montant en dollars ici. N’incluez PAS le symbole de dollar ($). 
   • Référence
     Saisissez un mot-clé ou une expression à utiliser comme référence d'élément. Ce champ de texte de format libre est à utiliser selon les spécifications de votre organisation. Par exemple, si l'élément a été créé à la demande du client, saisissez « demande du client ».
   • Description
     Saisissez des informations descriptives supplémentaires relatives à la réalisation de l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
   • Commentaires
     Si vous le souhaitez, saisissez des commentaires supplémentaires sur l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.