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Procore

Que se passe-t-il si j'ai des dossiers d'entreprise en double dans l'annuaire d'entreprise de Procore ?

Réponse

Si vous découvrez qu'il existe plusieurs entrées pour une même entreprise dans l'annuaire de l'entreprise, c'est parce que Procore a été conçu pour permettre aux utilisateurs, avec les autorisations appropriées, d'ajouter de nouvelles entreprises aux projets (voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet). Pour chaque nouvelle entreprise ajoutée à un projet, un dossier correspondant est également créé au niveau entreprise. Pour les organisations gérant plusieurs projets de construction dans Procore, ceci garantit que toutes les entreprises qui ont été ajoutées à vos projets sont enregistrées au niveau entreprise.

Comment les entrées d'entreprise en double se produisent-elles ?

Lorsque vous ajoutez un nouveau dossier pour un fournisseur ou une entreprise à l'outil Annuaire d'un projet, le système ajoute automatiquement ce dossier à l'outil Annuaire au niveau projet et à l'outil Annuaire au niveau entreprise. Si votre entreprise permet à plusieurs utilisateurs de créer des dossiers pour un fournisseur ou une entreprise pour leurs projets respectifs, ces utilisateurs doivent savoir que les dossiers pour un fournisseur ou une entreprise peuvent être dupliqués s'ils ne vérifient comment sont écrits les dossiers pour un fournisseur ou une entreprise dans l'annuaire.

EXEMPLE

La saisie d'orthographes similaires sur différents projets entraîne des données dupliquées, comme suit :

Outil Annuaire du projet A
Jacques, chef de projet, a ajouté un nouvel enregistrement de fournisseur/entreprise à l'annuaire du projet A et a nommé l'entreprise « Star Framing ».

Outil Annuaire du projet B
Jeanne, également chef de projet, a ajouté le même fournisseur/entreprise à l'annuaire du projet B, mais elle a nommé l'entreprise « Star Framing, LLC ». 

Outil Annuaire de l'entreprise
Étant donné que les deux chefs de projet ont utilisé une orthographe similaire mais unique, lors de la création du fournisseur/entreprise, le système a créé deux (2) enregistrements uniques fournisseur/entreprise dans l'outil Annuaire au niveau entreprise de votre organisation : un pour « Star Framing » et un autre pour « Star Framing, LLC ».

Empêcher la duplication d'entrées garantit que toutes les données relatives aux utilisateurs, au bureau, au candidat, à l'assurance et à l'historique des changements pour le fournisseur/l'entreprise sont stockées dans un seul enregistrement (au lieu de fractionner les données en deux (2) enregistrements ou plus). Vos processus de soumission d'appel d'offres, votre suivi d'assurance et vos rapports restent alors exacts. Les raisons les plus courantes pour que des entrées soient dupliquées incluent : 

  • Plusieurs entrées pour une même entreprise (par exemple, un sous-traitant, un entrepreneur, un fournisseur externe) sont créées par inadvertance dans l'annuaire de l'entreprise lorsque différents utilisateurs ajoutent la même entreprise (avec des orthographes différentes) à deux projets différents.
  • Une autre source d'entrées multiples peut être le résultat d'orthographes similaires lors du processus d'importation d'un fournisseur. Pour en savoir plus sur le processus d'importation de fournisseurs, contactez votre Procore point of contact.

Si vous découvrez la présence de dossiers de fournisseur ou d'entreprise en double dans votre système, suivez les étapes dans Fusionner des entreprises pour résoudre le problème.

Remarque importante pour les comptes utilisant Intégrations ERP

Si le compte Procore de votre entreprise a été intégré à un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) tiers (par exemple, Sage 300 CRE® , QuickBooks® , etc.), il est également possible d'introduire des entrées en double lorsque les données sont synchronisées entre votre système ERP et Procore.

Lorsque votre compte Procore est intégré à un système ERP tiers, il est très important d'éliminer les entrées multiples de l'annuaire de l'entreprise. Les enregistrements des fournisseurs dans le système ERP doivent en effet partager un lien direct vers l'entrée de l'entreprise correspondante dans Procore. Ce lien direct (de fournisseur à entreprise) garantit l'intégrité des données entre les deux systèmes. Pour obtenir des instructions, consultez :

 

Voir également