Que se passe-t-il si j'ai des dossiers d'entreprise en double dans l'annuaire d'entreprise de Procore ?
Réponse
Procore a été conçu pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisations appropriées d'ajouter de nouvelles entreprises à l'annuaire de leur projet (voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet). Pour chaque nouvelle entreprise ajoutée à l'annuaire du projet, un enregistrement correspondant est également créé dans l'annuaire au niveau entreprise. Ceci garantit que tous les enregistrements d'entreprise qui ont été ajoutés à vos projets sont capturés dans l'annuaire global au niveau entreprise.
De plus, lorsque des entreprises sont invitées à répondre à un appel d'offres à partir du réseau Procore Construction Network, l'entreprise est automatiquement ajoutée à votre annuaire des entreprises en tant que « Connectée » ; entreprise. Voir Que se passe-t-il lorsque des entreprises et des utilisateurs sont ajoutés depuis le réseau Procore Construction Network à l'annuaire de l'entreprise ?
Comment les entrées d'entreprise en double se produisent-elles ?
Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement d'entreprise à l'outil Annuaire du projet, le système ajoute automatiquement cet enregistrement d'entreprise à l'outil Annuaire au niveau entreprise. Si un autre utilisateur ajoute la même entreprise à l'annuaire de son projet avec une petite variation d'orthographe ou d'abréviation, les deux enregistrements apparaîtront dans l'annuaire de l'entreprise.
Exemple
Jacques, chef de projet, a ajouté un nouvel enregistrement d'entreprise à l'annuaire du projet A et a nommé l'entreprise « Star Framing ».
Jane, également chef de projet, a ajouté la même entreprise à l'annuaire du projet B, mais elle a nommé l'entreprise « Star Framing, LLC ».
<br ] Étant donné que les deux chefs de projet ont orthographié le nom de l'entreprise différemment lors de la création de l'enregistrement d'entreprise, le système a créé deux (2) enregistrements d'entreprise uniques dans l'outil Annuaire au niveau entreprise de votre organisation. Une pour « Star Framing » et une autre pour « Star Framing, LLC ».
La prévention ou la consolidation des entrées en double garantit que toutes les informations sur l'utilisateur, le bureau, le candidat, l'assurance et l'historique des changements de l'entreprise sont stockées dans un seul enregistrement, au lieu de diviser les données en deux (2) enregistrements ou plus. Ceci garantit que vos processus d'appel d'offres, votre suivi d'assurance et vos rapports restent exacts. Les moyens les plus courants de duplication des entrées sont les suivants :
- Plusieurs entrées pour une même entreprise (par exemple, un sous-traitant, un entrepreneur, un fournisseur externe) sont accidentellement créées dans l'annuaire de l'entreprise lorsque différents utilisateurs ajoutent la même entreprise (avec des orthographes différentes) à deux projets différents.
- De petites incohérences d'orthographe peuvent se produire pendant le processus d'importation des fournisseurs.
Si vous trouvez des dossiers d'entreprise en double dans votre système, suivez les étapes décrites dans Fusionner des entreprises pour résoudre le problème.
Que se passe-t-il si l'une des entreprises est « connectée » ?
Les entreprises connectées sont créées lorsque vous invitez des entreprises à répondre à un appel d'offres à partir du réseau de construction Procore . Pour le moment, vous ne pouvez pas fusionner des entreprises connectées et non connectées en un seul enregistrement. Cependant, il existe d'autres façons de gérer les doublons. Voir Comment les entreprises en double sont gérées entre l'outil Annuaire et Procore Construction Network ?
Remarque importante pour les comptes utilisant Intégrations ERP
Si le compte Procore de votre entreprise a été intégré à un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) tiers, il est également possible d'introduire des entrées en double lorsque les données sont synchronisées entre votre système ERP et Procore.
Lorsque votre compte Procore est intégré à un système ERP tiers, il est très important d'éliminer les entrées multiples de l'annuaire de l'entreprise. En effet, les enregistrements des fournisseurs dans le système ERP doivent partager un lien direct avec l'entrée d'entreprise correspondante dans Procore. Cette relation un à un (c'est-à-dire un fournisseur à une entreprise) garantit l'intégrité des données entre les deux systèmes. Pour obtenir des instructions, voir :