Fusionner des entreprises

Objectif

Consolider plusieurs enregistrements de fournisseur/d'entreprise individuels en un seul enregistrement de fournisseur/d'entreprise en fusionnant les enregistrements.

Contexte

Comme lors de la création de nouveaux utilisateurs, lorsqu'une entreprise est créée dans l'annuaire au niveau projet, les entrées sont automatiquement ajoutées à l'annuaire au niveau entreprise. Pour empêcher la création de doublons entre les deux annuaires, Procore utilise un sélecteur de résultats de recherche anticipée qui renseigne automatiquement toutes les informations préexistantes de l'entrée d'annuaire au niveau projet lorsqu'un nom dupliqué est créé et que cette entrée existante est sélectionnée. Procore autorisant cependant les doublons en ce qui concerne les informations d'entreprise (ce qui n'est pas le cas pour les utilisateurs, pour lesquels la duplication est plus difficile puisqu'il n'est pas possible d'ajouter deux utilisateurs avec la même adresse e-mail), des doublons d'entreprises sont parfois créés avec des orthographes légèrement différentes (« Star Framing » et « Star Framing Co. », par exemple). 

Les doublons d'entreprises dispersent également les informations liées aux appels d'offres et aux assurances, ainsi qu'aux utilisateurs associés aux entreprises, quand ces données devraient toutes être répertoriées sous une seule entreprise dans l'annuaire. Ceci peut affecter les processus de soumission d'appel d'offres, le suivi d'assurance et les rapports.

Pour résoudre ces problèmes, vous pouvez fusionner les entreprises en double dans l'annuaire au niveau entreprise.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises: autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire
  
   au niveau entreprise. Attention ! La fusion de deux enregistrements d'entreprise ne peut pas être annulée. Toutes les informations que vous n'avez pas spécifié de conserver seront définitivement supprimées et ne pourront pas être récupérées, y compris toutes les entrées d'entreprise des entreprises en double.
   
• Vous pouvez sélectionner deux entreprises ou plus à la fois pour les fusionner.
• Lorsque vous fusionnez des entreprises, vous serez invité à sélectionner une entreprise principale dans laquelle fusionner l'autre ou les autres entreprises.
• Tous les éléments et utilisateurs associés à la ou aux entreprises fusionnées seront associés à l'entreprise principale lors de la fusion.
• Le transfert d'un utilisateur vers l'entreprise principale peut être suivi dans l'historique des modifications de l'utilisateur.
• Les attributs de données d'entreprise suivants seront fusionnés dans l'entreprise principale lors de la fusion :
  • commentaires sur les appels d'offres et notes des fournisseurs
  • codes de coût
  • assurance
  • métiers
  • historique du projet
    Les attributs des données restants seront ceux de l'entreprise principale lors de la fusion (ex. : e-mail, logo, historique des modifications).
• Vous ne pouvez pas fusionner des entreprises si plusieurs d'entre elles ont été invitées à soumettre un appel d'offres dans le même dossier d'appel d'offres sur un projet.
• En cas de fusion, les noms des entreprises fusionnées dans l'entreprise principale seront suivis dans l'historique des modifications de l'entreprise principale et dans le tableau d'historique de fusion ci-dessous.
• Pour les entreprises utilisant l'outil  Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
  • Les fournisseurs/entreprises en double doivent être consolidés (voir Consolider les fournisseurs en double dans l'annuaire de l'entreprise) ou fusionnés dans Procore avant que vos données soient synchronisées avec un système intégré à ERP (par exemple, Sage 300 CRE ou Quickbooks). 
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP pour un système comptable tiers, le sous-onglet de fusion d'entreprise vous demandera de choisir un identifiant Sage si un ou plusieurs des fournisseurs sélectionnés pour la fusion sont synchronisés avec Sage. Les fournisseurs fusionnés qui ne sont pas sélectionnés en tant que fournisseur principal seront dissociés et archivés dans le sous-onglet Fournisseurs ERP. (Remarque : par exemple, si les fournisseurs A et B sont tous deux liés à Sage lors de leur fusion, et que le fournisseur A est choisi comme fournisseur principal, le fournisseur B sera alors dissocié de Sage et archivé dans le sous-onglet Fournisseurs ERP.)
• Veuillez faire preuve de prudence. La fusion d'entreprises est une action qui ne peut pas être annulée. Les enregistrements d'entreprise qui sont fusionnés dans l'entreprise principale sont définitivement supprimés de Procore et ne peuvent pas être récupérés.

démo

Procédure

Important ! Révisez toutes les informations de la section Éléments à prendre en compte ci-dessus avant d'exécuter les étapes suivantes :

1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise.
2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres .
3. Cliquez sur Fusionner des entreprises.
4. Révisez les instructions de la page « Fusionner des entreprises : instructions ».
5. Cliquez sur Commencer la fusion.
6. Dans la page « Sélectionner deux ou plusieurs entreprises à fusionner. », cochez les cases des entreprises que vous souhaitez fusionner.
   Remarques :
   • Pour changer l'ordre de tri du tableau, cliquez sur un en-tête de colonne. L'ordre de tri par défaut est l'ordre alphabétique croissant par nom d'entreprise. 
   • Pour rechercher des noms d'entreprise similaires ou en double, saisissez vos critères de recherche dans le champ « Rechercher des entreprises » et cliquez sur Rechercher.
   • Pour filtrer l'affichage de la liste afin qu'elle affiche uniquement les correspondances exactes, sous Filtrer les entreprises, sélectionnez l'une des options dans la liste déroulante « Correspondance exacte ».
     • Nom de l'entreprise
     • Adresse
     • Téléphone
     • Fax
   • Si deux entreprises ou plus ont été liées à la même fiche de l'appel d'offres, vous ne pouvez pas fusionner les enregistrements d'entreprise.
7. Cliquez sur Étape suivante.
8. Sur la page « Sélectionnez l'entreprise principale et les champs. » et sous la colonne « Entreprise principale », sélectionnez le bouton d'option en regard de l'enregistrement de l'entreprise que vous souhaitez spécifier comme entreprise principale. L'entreprise principale est l'enregistrement d'entreprise dans lequel l'autre ou les autres enregistrements seront fusionnés.
   Important ! Si un enregistrement d'entreprise a été synchronisé avec un système comptable tiers, une note apparaît entre les colonnes « Entreprise principale » et « Nom de l'entreprise » pour vous avertir qu'il est lié à votre système ERP tiers. Sachez que si les fournisseurs sont liés à un système ERP, le lien pour le fournisseur principal sera enregistré et les autres fournisseurs seront dissociés du système ERP, puis archivés dans le sous-onglet Fournisseurs de l'outil Intégrations ERP.

   Exemple

   Le fournisseur A et le fournisseur B sont tous deux liés à un système ERP et vous souhaitez fusionner les enregistrements. Si vous spécifiez le fournisseur A comme entreprise principale, les informations du fournisseur B seront déplacées vers le fournisseur A. L'enregistrement du fournisseur B sera alors dissocié de l'ERP et archivé dans le sous-onglet Fournisseurs de l'outil Intégrations ERP. L'enregistrement du fournisseur B sera également définitivement supprimé de l'annuaire de l'entreprise.

9. Dans la page « Sélectionnez l'entreprise principale et les champs. », sélectionnez les boutons d'option sous les colonnes de données que vous souhaitez appliquer à l'entreprise principale. Lorsque vous sélectionnez l'entreprise principale, toutes les options de cette entreprise sont sélectionnées par défaut, mais vous pouvez sélectionner le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le fax ou le type/ID d'entité à partir de l'une des autres entreprises de la liste.
   Important ! Toutes les données qui ne sont PAS sélectionnées seront supprimées définitivement lors de la fusion. Tous les utilisateurs associés à l'entreprise ou aux entreprises non sélectionnées comme entreprise principale seront fusionnés dans l'entreprise principale.
10. Cliquez sur Étape suivante.
11. Sur la page « Ajuster et confirmer », modifiez ou ajoutez des informations sur l'entreprise principale.
12. Cliquez sur Fusionner.  
    Une fenêtre de confirmation s'affiche .Cliquez sur OK pour fusionner les entreprises.
    Un indicateur de progression s'affiche sous« Fusion en cours »pour indiquer l'état de la fusion.
    
    Remarque : pendant la fusion,toutes les entreprises impliquées dans la fusion sont temporairement verrouillées pour éviter qu'elles ne soient utilisées dans une autre fusion jusqu'à ce que la fusion initiale soit terminée. Vous pouvez fusionner d'autres entreprises pendant que la fusion initiale est toujours en cours.
    
    Le message « Fusion réussie » s'affiche sous« Fusion en cours » lorsque la fusion est terminée.