Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet

Objectif

Ajouter une entreprise à l'outil Annuaire au niveau projet.

Contexte

Vous pouvez ajouter des entreprises individuelles à votre annuaire au niveau projet. Toutes les entreprises ajoutées à l’annuaire de votre projet seront également ajoutées à votre annuaire au niveau entreprise.

Conseil

Pour demander l’importation de données dans l’outil Annuaire, voir Demander des importations d’entreprises et de personnes.
Pour effectuer votre propre importation de données, utilisez l’application Procore Imports. Voir Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Annuaire au niveau projet (Procore Imports).

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises
Lorsque vous ajoutez une nouvelle entreprise à l'annuaire du projet, cette entreprise est également ajoutée à l'outil Annuaire au niveau entreprise. Pour éviter la création d'entrées d'entreprise en double dans l'annuaire de l'entreprise, il est recommandé d'attendre que la fonction de remplissage automatique affiche la liste des entrées correspondantes dans l'annuaire de l'entreprise. Ensuite, sélectionnez la correspondance appropriée (s'il en existe une).
Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer
- Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP et que vous avez synchronisé des données avec votre système ERP intégré, une bannière ERP verte apparaît à côté des noms de fournisseurs/d'entreprises synchronisés avec votre système.
- Une fois l'entreprise ajoutée à l'annuaire du projet, le système ajoute également l'entreprise à l'outil Annuaire au niveau entreprise. Vous devez envoyer l'enregistrement depuis l'outil Annuaire au niveau entreprise vers l'outil Intégrations ERP pour qu'un approbateur de comptabilité accepte son exportation vers votre système ERP intégré. Voir Envoyer une entreprise Procore à l'outil Intégrations ERP pour acceptation comptable.

Procédure

Accédez à l'outil Annuaire au niveau projet.
Dans la barre latérale droite, cliquez sur Ajouter une entreprise.
Version limitée

Ce flux de travail n’est actuellement disponible qu’en anglais aux États-Unis et au Canada. En savoir plus.

Saisissez le « Nom de l'entreprise » et cliquez sur Rechercher pour rechercher d'abord l'entreprise dans l'annuaire au niveau entreprise. Vous pouvez effectuer une recherche par nom d'entreprise. À partir des résultats de la recherche, effectuez l'une des actions suivantes :
- Cliquez sur Ajouter au projet à côté de l'entreprise que vous souhaitez ajouter à votre annuaire.
- Cliquez sur Recherchez dans le réseau Procore Construction Network pour ajouter des entreprises existantes répertoriées sur le réseau Procore Construction Network. Une fois l'entreprise trouvée, cliquez sur Ajouter au projet.
  Remarque : l'entreprise est ajoutée en tant qu'entreprise connectée et son nom, son adresse, son site Web et son numéro de téléphone sont ajoutés à votre annuaire. Vous pouvez mettre à jour les informations de l'entreprise dans votre annuaire.
- Cliquez sur Créer une nouvelle entreprise pour créer une nouvelle entreprise dans votre annuaire.
Dans la fenêtre « Ajouter une entreprise à [Nom du projet] », complétez la saisie des données comme suit :
- Nom. Saisissez le nom commercial légal complet de l'entreprise (c'est-à-dire le sous-traitant, le vendeur ou le fournisseur). Ce champ est obligatoire.
  Notes :
  - Si vous prévoyez d'exporter des fiches fournisseurs vers un système ERP intégré, le champ « Nom de l'entreprise » est soumis à des limites spécifiques de longueur maximale de caractères qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (p. ex. intégration par Procore : Viewpoint® Spectrum®, intégration par Ryvit : Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, Sage 300 CRE®, etc.). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un "Nom d'entreprise" dans l'outil Annuaire ?
  - Votre organisation pouvant être amenée à travailler avec une large gamme de fournisseurs dans divers endroits, l'annuaire de l'entreprise ne requiert pas que la valeur « Nom de l'entreprise » soit unique. En effet, deux (2) fournisseurs peuvent avoir le même nom, quand bien même il s'agit de structures distinctes opérant dans des lieux différents (par exemple, un sous-traitant appelé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale indépendante de « AAA Plumbing » en Arizona).
  - Si vous êtes responsable de l'ajout d'entreprises à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements d'entreprises à un projet, cela peut entraîner l'apparition d'enregistrements « en double » pour une même entité dans l'annuaire des entreprises. Pour plus d'informations, voir Que se passe-t-il si j'ai des enregistrements en double dans l'annuaire des entreprises ?.
- Téléphone professionnel. Saisissez le numéro de téléphone principal dans le format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
- Fax professionnel. Entrez le numéro de fax principal de l'utilisateur en utilisant le format de numéro NANP glossary-of-terms#North_American_Numbering_Plan (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de fax ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
- Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (par exemple, l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (par exemple, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, et ainsi de suite).
- Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du vendeur/de la société (Note : Écrivez toujours en toutes lettres le nom complet de la ville et n'utilisez PAS d'abréviations).
- Pays. Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur/de l'entreprise.
- État. Sélectionnez l'État associé à l'adresse du fournisseur/de l'entreprise dans la liste déroulante.
- CODE POSTAL. Saisissez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de l'entreprise (Note: Si votre entreprise préfère utiliser le format complet du code postal à 9 chiffres, vous pouvez également saisir le code ZIP+4 si vous le souhaitez).
Cliquez sur Créer.
Continuez avec Mettre à jour les coordonnées de l'entreprise.