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Procore

Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet

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Objectif

Ajouter une entreprise à l'outil Annuaire au niveau projet. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Pour les entreprises utilisant  l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP et que vous avez synchronisé des données avec votre système ERP intégré, une bannière ERP verte apparaît à côté des noms de fournisseurs/d'entreprises synchronisés avec votre système.
    • Une fois l'entreprise ajoutée à l'annuaire du projet, le système ajoute également l'entreprise à l'outil Annuaire au niveau entreprise. Vous devez envoyer l'enregistrement depuis l'outil Annuaire au niveau entreprise vers l'outil Intégrations ERP pour qu'un approbateur de comptabilité accepte son exportation vers votre système ERP intégré. Voir Envoyer une entreprise Procore à l'outil Intégrations ERP pour acceptation comptable.
  • Informations supplémentaires :
    • Lorsque vous ajoutez une nouvelle entreprise à l'annuaire du projet, cette entreprise est également ajoutée à l'outil Annuaire au niveau entreprise. Pour éviter la création d'entrées d'entreprise en double dans l'annuaire de l'entreprise, il est recommandé d'attendre que la fonction de remplissage automatique affiche la liste des entrées correspondantes dans l'annuaire de l'entreprise. Ensuite, sélectionnez la correspondance appropriée (s'il en existe une).
    • Si vous souhaitez demander d'importer des données dans l'outil Annuaire, voir Demander des importations d'entreprises et de personnes.
    • Si vous souhaitez accélérer le processus et effectuer votre propre importation de données, utilisez l'application Procore Imports. Voir Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Annuaire au niveau projet (Procore Imports).

Procédure

  1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau projet.
  2. Dans la barre latérale droite, cliquez sur +Ajouter une entreprise.
  3. Dans la fenêtre « Ajouter une entreprise à [Nom du projet] », complétez la saisie des données comme suit :
    • Nom. Saisissez le nom commercial légal complet de l'entreprise (c'est-à-dire le sous-traitant, le vendeur ou le fournisseur). Ce champ est obligatoire.
      Notes :

      • Si vous prévoyez d'exporter des fiches fournisseurs vers un système ERP intégré, le champ « Nom de l'entreprise » est soumis à des limites spécifiques de longueur maximale de caractères qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un "Nom d'entreprise" dans l'outil Annuaire ?
      • Votre organisation pouvant être amenée à travailler avec une large gamme de fournisseurs dans divers endroits, l'annuaire de l'entreprise ne requiert pas que la valeur « Nom de l'entreprise » soit unique. En effet, deux (2) fournisseurs peuvent avoir le même nom, quand bien même il s'agit de structures distinctes opérant dans des lieux différents (par exemple, un sous-traitant appelé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale indépendante de « AAA Plumbing » en Arizona).
      • Si vous êtes responsable de l'ajout d'entreprises à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements d'entreprises à un projet, cela peut entraîner l'apparition d'enregistrements « en double » pour une même entité dans l'annuaire des entreprises. Pour plus d'informations, voir Que se passe-t-il si j'ai des enregistrements en double dans l'annuaire des entreprises ?.
    • Téléphone professionnel. Saisissez le numéro de téléphone principal dans le format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Fax professionnel. Entrez le numéro de fax principal de l'utilisateur en utilisant le format de numéro NANP glossary-of-terms#North_American_Numbering_Plan (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de fax ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (par exemple, l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (par exemple, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, et ainsi de suite).

    • Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du vendeur/de la société (Note : Écrivez toujours en toutes lettres le nom complet de la ville et n'utilisez PAS d'abréviations).

    • Pays. Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur/de l'entreprise.

    • État. Sélectionnez l'État associé à l'adresse du fournisseur/de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • CODE POSTAL. Saisissez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de l'entreprise (Note: Si votre entreprise préfère utiliser le format complet du code postal à 9 chiffres, vous pouvez également saisir le code ZIP+4 si vous le souhaitez).

  4. Cliquez sur Créer.
    Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le nouvel enregistrement d'entreprise a été créé et vous êtes redirigé vers l'onglet « Informations générales » de l'enregistrement d'entreprise.
  5. Continuez avec Mettre à jour les coordonnées de l'entreprise.

Mettre à jour les coordonnées de l'entreprise

  1. Suivez les étapes de la section Ajouter une entreprise.
  2. Dans l'onglet Général , mettez à jour les « Coordonnées » comme suit :

    directory-add-company-to-project-directory.png
     
    • Nom. Saisissez le nom commercial légal complet de l'entreprise (c'est-à-dire le sous-traitant, le vendeur ou le fournisseur). Ce champ est obligatoire.
      Notes :

      • Si vous prévoyez d'exporter des fiches fournisseurs vers un système ERP intégré, le champ « Nom de l'entreprise » est soumis à des limites spécifiques de longueur maximale de caractères qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un "Nom d'entreprise" dans l'outil Annuaire ?
      • Votre organisation pouvant être amenée à travailler avec une large gamme de fournisseurs dans divers endroits, l'annuaire de l'entreprise ne requiert pas que la valeur « Nom de l'entreprise » soit unique. En effet, deux (2) fournisseurs peuvent avoir le même nom, quand bien même il s'agit de structures distinctes opérant dans des lieux différents (par exemple, un sous-traitant appelé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale indépendante de « AAA Plumbing » en Arizona).
      • Si vous êtes responsable de l'ajout d'entreprises à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements d'entreprises à un projet, cela peut entraîner l'apparition d'enregistrements « en double » pour une même entité dans l'annuaire des entreprises. Pour plus d'informations, voir Que se passe-t-il si j'ai des enregistrements en double dans l'annuaire des entreprises ?.
    • Nom abrégé. Si vous souhaitez créer une forme abrégée pour le nom de l'entreprise, saisissez-la ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut être affiché.
      Note : Il y a une limite de 10 caractères pour ce champ.

    • NC. Entrez le Nom commercial de l'entreprise. Voir Nom commercial.

    • Téléphone professionnel. Saisissez le numéro de téléphone principal dans le format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (par exemple, l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (par exemple, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, et ainsi de suite).

    • Fax professionnel. Entrez le numéro de fax principal de l'utilisateur en utilisant le format de numéro NANP glossary-of-terms#North_American_Numbering_Plan (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de fax ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du vendeur/de la société (Note : Écrivez toujours en toutes lettres le nom complet de la ville et n'utilisez PAS d'abréviations).

    • Adresse électronique. Saisissez l'e-mail complet de l'entreprise (par exemple, info@example.com).

    • Pays. Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur/de l'entreprise.

    • Site Web. Entrez l'adresse du site Web dans ce champ (par exemple, www.example.com).

    • CODE POSTAL. Saisissez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de l'entreprise (Note: Si votre entreprise préfère utiliser le format complet du code postal à 9 chiffres, vous pouvez également saisir le code ZIP+4 si vous le souhaitez).

    • Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de l'entreprise. Pour qu'un nom apparaisse comme une sélection dans cette liste, le compte utilisateur du contact doit être ajouté à l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire de l'entreprise. En outre :

    • Rôles du projet . Sélectionnez un rôle de projet dans cette liste. Les sélections de cette liste sont créées par l' administrateur Procore de votre entreprise. Pour savoir comment créer des rôles de projet pour répondre aux besoins de votre organisation, voir Ajouter un rôle de projet personnalisé .

    • Tags/Mots-clés. Entrez les tags ou mots-clés souhaités dans cette case. Pour comprendre comment les tags/mots-clés fonctionnent dans Procore, voir Comment utiliser les tags/mots-clés dans Procore ?

    • Numéro de licence. Saisissez la licence d'entrepreneur de la société (par exemple, il s'agit du numéro de licence qui a été délivré au vendeur/à la société par l'agence ou le conseil d'État chargé des licences).

    • Type d'entité. En fonction de votre pays, sélectionnez soit Australian Business Number (numéro d'entreprise australienne, ABN), soit Numéro d'identification d'employeur (NIE). Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.

      flag-australia.png L'option ABN a été conçue pour être utilisée par les clients de Procore en Australie. Après qu'une entreprise et son ABN aient été ajoutés à l'Annuaire, le bouton Vérifier ABN est disponible pour vérifier le statut de l'ABN en utilisant le système de recherche d'ABN du gouvernement australien. Pour plus de détails, voir Comment puis-je vérifier un numéro d'entreprise australien (ABN) ?

    • Syndicat. Indiquez le nom complet du syndicat associé à l'entreprise (par exemple, Association internationale des métallurgistes, Union internationale des peintres et métiers connexes, etc.)

    • Pièces jointes. Si vous souhaitez ajouter des fichiers joints, cliquez sur Joindre des fichiers puis téléchargez les fichiers souhaités vers Procore ou déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la zone Glisser-déposer des fichier(s).

  3. Cliquez sur Enregistrer.
    Ceci enregistre les coordonnées que vous venez de saisir dans la fiche du fournisseur/de l'entreprise.
  4. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les utilisateurs du fournisseur/de l'entreprise, continuez avec Ajouter des utilisateurs à l'entreprise.

Ajouter des utilisateurs à l'entreprise

  1. Dans l'onglet Utilisateurs, vous pouvez afficher tous les utilisateurs de l'entreprise qui travaillent dans le projet en cours. Vous pouvez modifier les détails de ces utilisateurs en cliquant sur le bouton Modifier à côté de leur nom.
    Remarque : vous verrez également une liste des utilisateurs de l'entreprise qui ne sont pas ajoutés au projet en cours. Vous pouvez ajouter ces utilisateurs au projet en cliquant sur le bouton Ajouter à côté de leur nom.

    directory-project-edit-company-people.png

Informations sur le candidat

Assurance

Historique des changements

  • L'onglet Historique des changements affiche toutes les modifications qui ont été apportées à l'enregistrement de l'entreprise, ainsi que qui a effectué les modifications et à quelle heure.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'annuaire de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Annuaire des contacts dans le secteur de la construction. .