Désactiver les comptes d'utilisateurs dans l'annuaire de l'entreprise
Objectif
Désactiver un utilisateur d'un compte Procore afin qu'il ne puisse plus se connecter à un compte Procore ni accéder aux informations spécifiques à l'entreprise.
Contexte
Conservez un historique de projet complet et une tenue de dossiers précise en conservant toutes les informations sur les utilisateurs dans le compte d’entreprise Procore de votre organisation. Bien que la suppression directe ne soit pas une option, vous pouvez facilement désactiver le profil d’un utilisateur pour empêcher l’accès à la connexion.
Avant de désactiver un compte dans l’annuaire au niveau entreprise, assurez-vous que la transition se fera en douceur en fermant tous les éléments assignés en attente ou en les réassignant à un autre utilisateur. Procore recommande vivement d’effectuer ces étapes avant la désactivation pour des résultats optimaux. Pour obtenir une vue d’ensemble utile des affectations ouvertes d’un utilisateur, les utilisateurs de niveau « Admin » peuvent facilement afficher le rapport d’affectation dans l’outil Rapports de l’entreprise.
Certaines considérations à prendre en compte avant de désactiver un utilisateur sont décrites dans l'exemple ci-dessous.
Exemples
Si un utilisateur est associé à des éléments ouverts dans un projet actif, assurez-vous de fermer ces éléments ou de les réassigner à un autre utilisateur à l'aide de l'outil de projet approprié dans Procore. Ceci devrait toujours être effectué avant de désactiver un utilisateur dans l'annuaire au niveau entreprise.Les considérations sur les meilleures pratiques comprennent, sans toutefois s'y limiter, les points suivants :
- L'utilisateur est-il un « employé » qui a besoin d'une entrée de pointage finale dans la zone « Entrée de pointage » du Rapport journalier ? Voir Créer une entrée de pointage.
- L'utilisateur est-il désigné dans le champ « Affectation » d'un point de réunion ? Voir Modifier un élément de réunion.
- L'utilisateur est-il désigné comme « Point de contact » pour un entrepreneur responsable dans une inspection ? Voir Modifier une inspection au niveau projet.
- L'utilisateur est-il désigné comme « Personne assignée » d'une observation ? Voir Modifier une observation.
- L'utilisateur est-il désigné dans le champ « Assigné à » d'un élément de la liste de réserves ? Voir Modifier un élément de la liste de réserves.
- L'utilisateur est-il un « Gestionnaire de DDR » ou un « Personne assignée » d'une DDR ? Voir Modifier une DDR.
- L'utilisateur est-il un « Gestionnaire des livrables » ou un « Approbateur » de livrables ? Voir Modifier des livrables.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises
- Une fois qu’un utilisateur est inactif, ce qui suit est vrai :
- L'utilisateur ne pourra pas accéder au compte de votre entreprise lorsqu'il se connectera.
- Le nom de l'utilisateur est supprimé des options sélectionnables dans les menus déroulants Utilisateur.
- Les informations sur l'utilisateur restent dans l'annuaire au niveau entreprise et sont archivées dans la vue Utilisateurs inactifs. Un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'annuaire peut réactiver l'utilisateur à tout moment.
- Toutes les activités des utilisateurs sont stockées dans Procore et les éléments ouverts restent à l'état dans lequel ils se trouvaient au moment de la désactivation.
Conditions préalables
- Avant de désactiver un compte utilisateur dans l’outil Annuaire de l’entreprise, il est recommandé à un utilisateur disposant d’une autorisation de niveau « Admin » de fermer et/ou de réassigner tous les éléments ouverts qui pourraient lui être assignés via Procore.
Procédure
- Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise.
- Cliquez sur Utilisateurs.
- Cochez la case à côté d’un ou plusieurs utilisateurs que vous souhaitez désactiver.
- Cliquez sur Actions groupées et sélectionnez Désactiver.
- Consultez la liste des utilisateurs.
- Optionnel: Cliquez sur le X à côté du nom d’un utilisateur pour le supprimer de la liste.
- Cliquez sur Désactiver.