Gérer les alertes d’affectation ouverte pour la planification des ressources
Objectif
Afficher les alertes relatives aux affectations de ressources dans la planification des ressources.
Contexte
Les affectations de ressources vous permettent de gérer votre ressource en affectant des ressources à des projets. Vous pouvez créer des alertes d’affectation pour informer les personnes assignées et partager des informations clés sur leur affectation. Voir Qu’est-ce qu’une alerte d’affectation dans la planification des ressources ?
Ce tutoriel montre comment gérer les alertes d’affectation ouvertes qui ont été envoyées aux personnes assignées.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises
- Seules les alertes d’affectation par défaut peuvent demander une réponse. Voir Configurer les alertes d’affectation par défaut pour la planification des ressources.
- Si vous cliquez sur « Demander sans réponse », l’alerte d’affectation est renvoyée, que les réponses soient activées ou non.
- Si une alerte nécessite toujours une réponse, le bouton « Demander sans réponse » renvoie l’alerte. S’il y a plusieurs destinataires sur l’alerte, les alertes ne seront renvoyées qu’à ceux qui n’ont pas répondu.
Procédure
Vous pouvez gérer vos alertes d’affectation ouvertes de l’une des manières suivantes :
- Afficher les alertes d’affectation ouvertes
- Renvoyer une alerte d’affectation
- Afficher les détails de l’alerte d’affectation
- Fermer une alerte d’affectation
Afficher les alertes d’affectation ouvertes
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
- Cliquez sur Communications et sélectionnez Alertes.
- Sélectionnez Ouvrir dans le menu déroulant.
- Optionnel: Pour rechercher une alerte d’affectation, saisissez l’alerte du destinataire dans la zone Rechercher des destinataires. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de loupe ou appuyez sur la touche ENTRÉE/RETOUR de votre clavier pour lancer votre recherche.
- Optionnel: Pour filtrer les alertes d’affectation, cliquez sur l’icône Filtre
. Sélectionnez vos filtres, puis cliquez sur Appliquer.
- A une ou plusieurs options de réponse. Sélectionnez l’option de réponse pour laquelle vous souhaitez voir les alertes d’affectation.
- Les réponses comptent. Sélectionnez cette option pour afficher les alertes d’affectation où tous les destinataires ont répondu, auxquels ils n’ont reçu qu’une réponse partielle ou qui n’ont reçu aucune réponse.
- Pour les projets. Sélectionnez le projet dans la liste déroulante pour voir les alertes d’affectation envoyées pour ce projet.
Note: Pour effacer les filtres, cliquez sur l’icône Filtre . Sélectionnez ensuite Effacer tout.
- Optionnel: Pour trier la liste des demandes d’affectation, cliquez sur Trier par et sélectionnez Envoyé le - Le plus récent, Envoyé le - Le plus ancien ou Réponse la plus récente.
- Vous obtenez un aperçu des alertes d’affectation ouvertes qui ont été envoyées, notamment :
- Nom de la personne assignée. Le nom et le prénom de la personne assignée.
- Nom du projet. Le nom du projet.
- Date de début de l’affectation. La date de début de l’affectation.
- Date de fin de l’affectation. La date de fin de l’affectation.
- Expéditeur. La personne qui a envoyé l’alerte d’affectation.
- Date d’envoi. Date à laquelle l’alerte d’affectation a été envoyée.
- Réponse. La réponse de la personne assignée.
Note: Les personnes assignées ne peuvent répondre aux alertes d’affectation par défaut que si les paramètres de réponse ont été configurés.
Renvoyer une alerte d’affectation
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
- Cliquez sur Communications et sélectionnez Alertes.
- Sélectionnez Ouvrir dans le menu déroulant.
- Optionnel: Pour rechercher une alerte d’affectation, saisissez le nom de la personne qui reçoit l’alerte dans la zone Rechercher des destinataires. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de loupe ou appuyez sur la touche Entrée/Retour de votre clavier pour lancer votre recherche.
- Optionnel: Pour filtrer les alertes d’affectation, cliquez sur l’icône Filtrer . Sélectionnez vos filtres, puis cliquez sur Appliquer.
- A une ou plusieurs options de réponse. Sélectionnez l’option de réponse pour laquelle vous souhaitez voir les alertes d’affectation.
- Les réponses comptent. Sélectionnez cette option pour afficher les alertes d’affectation où tous les destinataires ont répondu, auxquels ils n’ont reçu qu’une réponse partielle ou qui n’ont reçu aucune réponse.
- Pour les projets. Sélectionnez le projet dans la liste déroulante pour voir les alertes d’affectation envoyées pour ce projet.
Note: Pour effacer les filtres, cliquez sur l’icône Filtre . Sélectionnez ensuite Effacer tout.
- Recherchez l’alerte d’affectation pour laquelle vous souhaitez demander une réponse.
- Cliquez sur Demander sans réponse pour renvoyer l’alerte.
Note: Cette option apparaît même si les réponses ne sont pas configurées pour une alerte d’affectation.
Afficher les détails de l’alerte d’affectation
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
- Cliquez sur Communications et sélectionnez Alertes.
- Sélectionnez Ouvrir dans le menu déroulant.
- Optionnel: Pour rechercher une alerte d’affectation, saisissez le nom de la personne qui reçoit l’alerte dans la zone Rechercher des destinataires. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de loupe ou appuyez sur la touche Entrée/Retour de votre clavier pour lancer votre recherche.
- Optionnel: Pour filtrer les alertes d’affectation, cliquez sur l’icône Filtrer . Sélectionnez vos filtres, puis cliquez sur Appliquer.
- A une ou plusieurs options de réponse. Sélectionnez l’option de réponse pour laquelle vous souhaitez voir les alertes d’affectation.
- Les réponses comptent. Sélectionnez cette option pour afficher les alertes d’affectation où tous les destinataires ont répondu, auxquels ils n’ont reçu qu’une réponse partielle ou qui n’ont reçu aucune réponse.
- Pour les projets. Sélectionnez le projet dans la liste déroulante pour voir les alertes d’affectation envoyées pour ce projet.
Note: Pour effacer les filtres, cliquez sur l’icône Filtre . Sélectionnez ensuite Effacer tout.
- Recherchez l’alerte d’affectation pour laquelle vous souhaitez afficher les détails de l’alerte. Cliquez ensuite sur Afficher.
- Révisez les informations qui ont été envoyées au destinataire. Cliquez ensuite sur Fermer pour fermer le module.
Fermer une alerte d’affectation
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
- Cliquez sur Communications et sélectionnez Alertes.
- Sélectionnez Ouvrir dans le menu déroulant.
- Optionnel: Pour rechercher une alerte d’affectation, saisissez le nom de la personne dans la zone Rechercher des destinataires. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de loupe ou appuyez sur la touche Entrée/Retour de votre clavier pour lancer votre recherche.
- Optionnel: Pour filtrer les alertes d’affectation, cliquez sur l’icône Filtrer . Sélectionnez vos filtres, puis cliquez sur Appliquer.
- A une ou plusieurs options de réponse. Sélectionnez l’option de réponse pour laquelle vous souhaitez voir les alertes d’affectation.
- Les réponses comptent. Sélectionnez cette option pour afficher les alertes d’affectation où tous les destinataires ont répondu, auxquels ils n’ont reçu qu’une réponse partielle ou qui n’ont reçu aucune réponse.
- Pour les projets. Sélectionnez le projet dans la liste déroulante pour voir les alertes d’affectation envoyées pour ce projet.
Note: Pour effacer les filtres, cliquez sur l’icône Filtre . Sélectionnez ensuite Effacer tout.
- Recherchez l’alerte d’affectation que vous souhaitez fermer.
- Cliquez sur Fermer.
L’alerte d’affectation apparaît maintenant sous Alertes d’affectation fermée. Voir Afficher les alertes d’affectation fermée.