Créer et modifier un modèle de plan d'action au niveau projet
Objectif
Créer un modèle de plan d'action au niveau projet pour l'outil Plans d'action.
Contexte
Les modèles peuvent être créés au niveau entreprise ou au niveau projet, ce qui vous permet d'utiliser facilement la même structure de plan d'action dans l'ensemble de votre projet sans avoir à recréer plusieurs fois des modèles avec des exigences similaires. Les modèles peuvent être créés à partir de zéro ou à partir de modèles précédemment créés au niveau entreprise.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Plans d'action du projet avec l'autorisation granulaire « Créer et modifier des modèles de projet » activée dans votre modèle d'autorisations.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
- Information supplémentaire :
- Les informations générales par défaut et les sections et éléments par défaut peuvent être modifiés lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.
- Les modèles de projet peuvent avoir le même nom que les modèles gérés au niveau entreprise.
- Chaque champ d’un modèle de projet est à remplir et sera copié dans les plans d’action créés à l’aide de ce modèle.
- Vous pouvez définir les modèles à « Privé(e) » par défaut. Cependant, lors de la création d’un plan d’action à partir d’un modèle, les utilisateurs peuvent sélectionner pour rendre le plan d’action privé ou non.
Conditions préalables
Procédure
- Ajouter des informations générales par défaut
- Ajouter des sections et des éléments par défaut
- Copier des sections et des éléments
- Modifier des éléments par lot
- Réorganiser des sections ou des éléments
- Supprimer des sections ou des éléments
- Visualiser et modifier un modèle au niveau entreprise au niveau du projet
Ajouter des informations générales par défaut
- Accédez à l'outil Plans d'action au niveau projet.
- Cliquez sur les paramètres des plans d'action.
icône. - Accédez à l'onglet « Modèles ».
- Cliquez sur +Créer un modèle.
- Sélectionnez cette option pour créer un nouveau modèle à partir d'un modèle d'entreprise existant ou pour créer un nouveau modèle à partir de zéro.
- Saisissez les informations générales.
- Continuez et ajoutez des sections et des éléments par défaut ou cliquez sur Enregistrer le brouillon ou Publier.
Ajouter des sections et des éléments par défaut
- Saisissez un nom pour la section.
- Remplissez les informations pour chaque élément dans la section :
- Dans la colonne « Titre », saisissez un nom pour l'élément.
- Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet élément.
- Dans la colonne « Références », cliquez sur +Ajouter des références pour ajouter des fichiers au plan d'action pour référence.
- Dans la fenêtre « Ajouter des références », sélectionnez un outil et un objet à référencer ou joignez un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer.
Remarque : les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pour créer un plan d'action peuvent supprimer ces pièces jointes ou ajouter les leurs lors de la création d'un plan d'action.
- Dans la fenêtre « Ajouter des références », sélectionnez un outil et un objet à référencer ou joignez un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer.
- Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur +Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l'élément et désigner les signatures demandées.
Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :- Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l’une des options suivantes : (voir)
- Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais les éléments libérés dans d'autres sections pourront être complétés.
- Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
- Aucun. Ceci permettra à d'autres éléments libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet élément ajoute sa signature.
Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « obligatoire ».
- Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l'entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable.
Remarque : des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personne assignée lors de l'exécution de plans d'action. - Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l’achèvement de l’élément. Voir Créer des méthodes de vérification du plan d’action.
OU
Pour créer une nouvelle méthode de vérification lors de la création du modèle de plan d’action :- Cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.
- Saisissez un nom pour la méthode de vérification.
- Cliquez sur Créer.
- Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : cochez la case dans la colonne « Obligatoire » pour exiger la signature de la personne assignée et pour empêcher les éléments restants de la section ou du plan d'être terminés jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
- Cliquez sur +Ajouter une personne assignée afin d'ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarques :- Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
- Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
- Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l’une des options suivantes : (voir)
- Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur +Ajouter des dossiers pour demander qu'un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'élément.
- Cliquez sur Inspections et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d' inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'élément.
Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Inspections au niveau projet sont requises pour demander des enregistrements à l'aide de modèles d'inspection de projet. - Cliquez sur Correspondance et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque type de correspondance que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des éléments de correspondance pour l'élément.
Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur l'un des types de correspondance du projet sont requises pour demander des enregistrements de correspondance. - Cliquez sur Formulaires et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque formulaire que vous souhaitez joindre en tant qu'enregistrement.
Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Formulaires au niveau projet sont requises pour demander des enregistrements de formulaire. - Cliquez sur Livrables, Réunions, Observations, Pièces jointesou Photos et cochez la case pour demander cet enregistrement.
- Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'élément.
- Cliquez sur Inspections et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d' inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'élément.
- Cliquez sur +Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.
- Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
- Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer le brouillon ou Publier.
Copier des sections et des éléments sur un plan d'action
- Sous « Sections et éléments », recherchez la section ou l'élément que vous souhaitez copier.
- Si vous copiez une section, survolez la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer .
.
OU
Si vous copiez un élément, survolez l'élément et cliquez sur Dupliquer .. - Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l'élément nouvellement créé.
- Cliquez sur Enregistrer le brouillon.
OU
Cliquez sur Publier.
Modifier des éléments par lot
- Cochez les cases à côté des éléments que vous souhaitez modifier.
- Sélectionnez Ajouter, modifier ou remplacer des personnes assignées en fonction de la modification que vous souhaitez apporter.
- Vous pouvez ajouter des personnes assignées, des enregistrements ou des références.
- Vous pouvez modifier les critères d'acceptation, les dates d'échéance ou le statut de l'élément.
- Vous pouvez remplacer les personnes assignées et mettre à jour leur méthode de vérification.
- Saisissez les nouvelles informations.
- Cliquez sur Enregistrer.
Réorganiser des sections ou des éléments
- Survolez le début de la ligne contenant la section ou l'élément que vous souhaitez déplacer.
- Cliquez sur l' icône de la poignée verticale (⋮⋮) et maintenez-la enfoncée .
- Faites glisser la ligne et déposez-la pour la déplacer vers le haut ou le bas dans l'ordre du tableau.
Supprimer une section ou un élément
- Passez votre curseur sur la fin de la ligne.
- Cliquez sur le
icône. - Cliquez sur Supprimer.
Visualiser et modifier un modèle au niveau entreprise au niveau du projet
- Accédez à l'outil Plans d'action au niveau projet.
- Cliquez sur l'icône des paramètres (engrenage) pour accéder à Paramètres des plans d'action.
- Accédez à l'onglet « Modèles ».
- Sélectionnez le modèle d'entreprise que vous souhaitez gérer.
Remarque : le symbole vectoriel
indique que le modèle de plan d'action est géré au niveau entreprise. - Cliquez sur le bouton Modifier pour apporter des modifications au modèle.
- Une fois les modifications apportées, cliquez sur Publier.
Note: Les modifications sont automatiquement enregistrées.