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Procore

Créer et modifier un modèle de plan d'action au niveau projet

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Objectif

Créer un modèle de plan d'action au niveau projet pour l'outil Plans d'action.

Contexte

Les modèles peuvent être créés au niveau entreprise ou au niveau projet, ce qui vous permet d'utiliser facilement la même structure de plan d'action dans l'ensemble de votre projet sans avoir à recréer plusieurs fois des modèles avec des exigences similaires. Les modèles peuvent être créés à partir de zéro ou à partir de modèles précédemment créés au niveau entreprise. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Plans d'action du projet avec l'autorisation granulaire « Créer et modifier des modèles de projet » activée dans votre modèle d'autorisations.
  • Information supplémentaire :
    • Les informations générales par défaut et les sections et éléments par défaut peuvent être modifiés lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.
    • Chaque champ d’un modèle de projet est à remplir et sera copié dans les plans d’action créés à l’aide de ce modèle. 
    • Vous pouvez définir les modèles à « Privé(e) » par défaut. Cependant, lors de la création d’un plan d’action à partir d’un modèle, les utilisateurs peuvent sélectionner pour rendre le plan d’action privé ou non.

Conditions préalables

  • Créer des types de plans d'action
  • Optionnel: Téléchargez les fichiers ci-dessous avec des exemples de modèles de plan d’action.
    1. Cliquez ici pour télécharger le fichier zippé des exemples de modèle de plan d’action ou cliquez ici pour télécharger les exemples de modèles de plan d’action de Procore.
      Remarque: Ces fichiers sont fournis en tant que référence guides uniquement et ne peuvent pas être chargés ou importés directement dans Procore.
    2. Révisez les exemples de modèle.
    3. En suivant les étapes du tutoriel ci-dessous, ajoutez les informations que vous souhaitez inclure à partir des exemples de modèle.

Procédure

Ajouter des informations générales par défaut

  1. Accédez à l'outil Plans d'action au niveau projet.
  2. Cliquez sur l'icône des paramètres (engrenage) pour accéder à Paramètres des plans d'action.
  3. Accédez à l'onglet « Modèles ».
  4. Cliquez sur +Créer un modèle.
    Modèle à partir de zéro ou à partir d'un modèle d'entreprise
    Si vous créez à partir d'un modèle d'entreprise, lorsque vous cliquez sur +Créer un modèle, vous verrez une liste déroulante avec des modèles d'entreprise déjà créés ou l'option de créer un modèle à partir de zéro. Si vous choisissez un modèle d'entreprise précédemment créé, un nouveau modèle de projet s'ouvrira (un clone du modèle d'entreprise) et il sera déjà considéré comme « créé ». Il n'y aura donc pas de bouton Créer et ajouter des sections.
  5. Saisissez les informations dans les champs suivants :
    • Nom. Obligatoire. Saisissez un nom par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle.
      Remarque
      Les modèles de projet peuvent avoir le même nom que les modèles gérés au niveau entreprise. Toutefois, si vous essayez de créer un modèle de projet portant le même nom qu'un modèle de projet existant, vous obtiendrez l'erreur « Déjà utilisé ».
    • Tapez. Obligatoire. Sélectionnez un type par défaut pour les plans d’action créés à partir de ce modèle. Voir Créer des types de plan d’action.
      OU
      Pour créer un nouveau type lors de la création du modèle de plan d'action :
      • Cliquez sur +Créer un type.
      • Saisissez un nom pour le type.
      • Cliquez sur Créer.
    • Privé. Cochez cette case à cocher pour que les plans d'action créés à partir de ce modèle ne soient visibles que par défaut pour certaines personnes. Voir Qui peut voir les plans d'action privés ?
    • Description. Saisissez une description par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle.
  6. Cliquez sur Créer et ajouter des sections.
    Une bannière s’affichera pour confirmer que le plan d’action est créé. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la section « Sections et éléments ». Voir Ajouter des sections et des éléments par défaut ci-dessous.
    Note
    Cliquez sur Créer et ajouter des sections pour faire passer le modèle de plan d'action en mode « Modifier ». En mode « Modifier », toutes les modifications apportées sous « Informations générales » ou « Sections et éléments » pour le modèle de plan d'action sont automatiquement enregistrées. Le message « Toutes les modifications ont été enregistrées » s'affiche en bas de l'écran pour confirmer que les modifications ont été enregistrées.

Ajouter des sections et des éléments par défaut

  1. Saisissez un nom pour la première section.
  2. Fournissez les données suivantes pour le premier élément de la première section :
    • Dans la colonne « Titre », saisissez un nom pour l'élément.
    • Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet élément.
    • Dans la colonne « Références », cliquez sur +Ajouter des références pour ajouter des fichiers de votre ordinateur au plan d'action, pour référence.
      • Dans la fenêtre « Ajouter des références », sélectionnez un outil et un objet à référencer ou joignez un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer.
        Remarque : les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pour créer un plan d'action peuvent supprimer ces pièces jointes ou ajouter les leurs lors de la création d'un plan d'action.
    • Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur +Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l'élément et désigner les signatures demandées.
      Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :
      • Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l’une des options suivantes : (voir
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
        )
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais les éléments libérés dans d'autres sections pourront être complétés.
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
        • Aucun. Ceci permettra à d'autres éléments libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet élément ajoute sa signature.
          Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « obligatoire ».
      • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l'entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable.
        Remarque : des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personne assignée lors de l'exécution de plans d'action.
      • Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l’achèvement de l’élément. Voir Créer des méthodes de vérification du plan d’action.
        OU
        Pour créer une nouvelle méthode de vérification lors de la création du modèle de plan d’action :
        • Cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.
        • Saisissez un nom pour la méthode de vérification.
        • Cliquez sur Créer.
      • Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : cochez la case dans la colonne « Obligatoire » pour exiger la signature de la personne assignée et pour empêcher les éléments restants de la section ou du plan d'être terminés jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
      • Cliquez sur +Ajouter une personne assignée afin d'ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.
      • Cliquez sur Enregistrer.
        Remarques :
        • Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
        • Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
    • Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur +Ajouter des dossiers pour demander qu'un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'élément.
      • Cliquez sur Inspections et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d' inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'élément.
        Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Inspections au niveau projet sont requises pour demander des enregistrements à l'aide de modèles d'inspection de projet.
      • Cliquez sur Correspondance et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque type de correspondance que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des éléments de correspondance pour l'élément.Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l'un des types de correspondance du projet sont requises pour demander des enregistrements de correspondance.
      • Cliquez sur Soumissions, Réunions, Pièces jointesou Photos et cochez la case à cocher pour demander cet enregistrement.
      • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'élément.
  3. Cliquez sur +Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.
  4. Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
  5. Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire.
  6. Pour supprimer une section ou un élément :
    • Survolez la fin de la ligne et cliquez sur l'icône icon-delete-trash4.png qui s'affiche.
    • Dans la fenêtre « Supprimer la section » ou « Supprimer l'élément », cliquez sur Supprimer.
  7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des sections et des éléments, cliquez sur Terminé pour terminer la création du modèle de plan d'action.
    Remarque : cliquer sur Terminé fait passer le modèle de plan d'action en mode « Afficher » où il peut être utilisé pour créer un nouveau plan d'action dans un projet.

Copier des sections et des éléments dans un modèle au niveau projet

  1. Accédez à l'outil Plans d'action au niveau projet.
  2. Cliquez sur l'engrenage des paramètres pour accéder aux paramètres des plans d'action .
  3. Accédez à l'onglet « Modèles ».
  4. Si vous créez un nouveau modèle, cliquez sur +Créer un modèle .
    OU
    Si vous modifiez un modèle existant, cliquez sur Modifier à côté du modèle que vous souhaitez modifier.
  5. Sous « Sections et éléments », recherchez la section ou l'élément que vous souhaitez copier.
  6. Si vous copiez une section, passez votre souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer icon-duplicate.png .
    OU
    Si vous copiez un élément, passez votre souris sur l'élément et cliquez sur Dupliquer icon-duplicate.png .
  7. Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l'élément nouvellement créé.
  8. Cliquez sur Enregistrer le brouillon .
    OU
    Cliquez sur Publier.

 

Visualiser et modifier un modèle au niveau entreprise au niveau du projet

  1. Accédez à l'outil Plans d'action au niveau projet.
  2. Cliquez sur l'icône des paramètres (engrenage) pour accéder à Paramètres des plans d'action.
  3. Accédez à l'onglet « Modèles ».
  4. Sélectionnez le modèle d'entreprise que vous souhaitez gérer.
    Remarque : le symbole vectoriel icon-company-level.png indique que le modèle de plan d'action est géré au niveau entreprise.
  5. Cliquez sur le bouton Modifier pour apporter des modifications au modèle.
  6. Une fois les modifications apportées, cliquez sur Publier.
    Note: Les modifications sont automatiquement enregistrées.

Prochaines étapes