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Procore

Créer un modèle de plan d'action au niveau entreprise

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Objectif

Créer un modèle de plan d'action au niveau entreprise à utiliser dans l'outil Plans d'action du projet.

Contexte

La création de modèles de plan d'action au niveau entreprise permet à votre entreprise d'utiliser facilement des plans d'action identiques ou similaires dans vos projets sans avoir à recréer complétement les plans d'action plusieurs fois. En créant des modèles de plan d'action, votre entreprise peut établir des normes pour votre processus qualité afin de servir de point de départ pour les plans d'action de vos projets que vos équipes de projet peuvent modifier au besoin pour répondre aux besoins uniques de chaque projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise
  • Informations supplémentaires :
    • Les informations générales par défaut et les sections et éléments par défaut peuvent être modifiés lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.
    • Vous pouvez définir les modèles sur « Privé(e) » par défaut. Cependant, lors de la création d'un plan d'action à partir d'un modèle, les utilisateurs peuvent choisir de rendre le plan d'action privé ou non.

Conditions préalables

  • Créer des types de plans d'action
  • Facultatif : téléchargez les fichiers ci-dessous avec des exemples de modèles de plans d'action.
    1. Cliquez ici pour télécharger le fichier compressé Exemples de modèles de plan d' action ou cliquez ici pour télécharger le fichier compressé Exemples de modèles de plan d'action des maîtres d'ouvrage Procore.
      Remarque : ces fichiers sont fournis à titre de guides de référence uniquement et ne peuvent pas être chargés ou importés directement dans Procore.
    2. Révisez les exemples de modèles.
    3. En suivant les étapes du tutoriel ci-dessous, ajoutez les informations que vous souhaitez inclure à partir des exemples de modèles.

Procédure

Ajouter des informations générales par défaut

  1. Naviguez vers l'outil Admin au niveau entreprise.
  2. Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur Plans d'action.
  3. Accédez à l'onglet « Modèles ».
  4. Cliquez sur +Créer un modèle.
  5. Saisissez les informations dans les champs suivants :
    • Nom. Obligatoire. Saisissez un nom par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle.
    • Tapez . Obligatoire . Sélectionnez un type par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle. Voir Créer des types de plan d'action .
      OU
      Pour créer un nouveau type lors de la création du modèle de plan d'action :
      • Cliquez sur +Créer un type.
      • Saisissez un nom pour le type.
      • Cliquez sur Créer.
    • Privé.Cochez cette case pour que les plans d'action créés à partir de ce modèle ne soient visibles que par certaines personnes. Voir Qui peut voir les plans d'action privés ?
      Remarque : les utilisateurs peuvent décocher cette case lors de la création d'un plan d'action à partir du modèle.
    • Description. Saisissez une description par défaut pour les plans d'action créés à partir de ce modèle.
  6. Cliquez sur Créer et ajouter des sections .
    Une bannière s'affiche pour confirmer que le plan d'action est créé. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la section « Sections et éléments ». Voir Ajouter des sections et des éléments par défaut ci-dessous.
    Note
    Cliquez sur Créer et ajouter des sections pour faire passer le modèle de plan d'action en mode « Modifier ». En mode « Modifier », toutes les modifications apportées sous « Informations générales » ou « Sections et éléments » pour le modèle de plan d'action sont automatiquement enregistrées. Le message « Toutes les modifications ont été enregistrées » s'affiche en bas de l'écran pour confirmer que les modifications ont été enregistrées.

Ajouter des sections et des éléments par défaut

  1. Saisissez un nom pour la première section.
  2. Fournissez les données suivantes pour le premier élément de la première section :
    • Dans la colonne « Titre », saisissez un nom pour l'élément.
    • Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet élément.
    • Dans la colonne « Références », cliquez sur +Ajouter des références pour ajouter des fichiers de votre ordinateur au plan d'action, pour référence.
      • Dans la fenêtre « Ajouter des références », joignez un ou plusieurs fichiers de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer.
        Remarque : les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pour créer un plan d'action peuvent supprimer ces pièces jointes ou ajouter leurs propres pièces jointes lors de la création d'un plan d'action.
    • Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur +Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l'élément et désigner les signatures demandées.
      Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :
      • Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l'une des options suivantes : (voir
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
        )
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais les éléments libérés dans d'autres sections pourront être complétés.
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
        • Aucun. Ceci permettra à d'autres éléments libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet élément ajoute sa signature.
          Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « obligatoire ».
      • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l'entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable.
        Remarque : des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personne assignée lors de l'exécution de plans d'action.
      • Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'élément. Voir Créer des méthodes de vérification de plan d'action .
        OU
        Pour créer une nouvelle méthode de vérification lors de la création du modèle de plan d'action :
        • Cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.
        • Saisissez un nom pour la méthode de vérification.
        • Cliquez sur Créer.
      • Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : cochez la case dans la colonne « Obligatoire » pour exiger la signature de la personne assignée et pour empêcher les éléments restants de la section ou du plan d'être terminés jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
      • Cliquez sur +Ajouter une personne assignée afin d'ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.
      • Cliquez sur Enregistrer.
        Remarques :
        • Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
        • Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
    • Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur +Ajouter des dossiers pour demander qu'un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'élément.
      • Pour demander que des inspections soient ajoutées ou créées pour l'élément, cliquez sur Inspections dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
        • cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d'inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'élément.
          Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieure sur l'outil Inspections au niveau entreprise sont nécessaires pour demander des enregistrements à l'aide des modèles d'inspection de l'entreprise.
      • Pour demander l'ajout ou la création d'éléments de correspondance pour l'élément, cliquez sur Correspondance dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
        • Cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque type de correspondance que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des éléments de correspondance pour l'élément.
      • Pour demander l'ajout ou la création de soumissions pour l'élément, cliquez sur Soumissions dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
        • Cochez la case à cocher« Sélectionner pour demander une soumission pour cet élément » .
      • Pour demander l'ajout d'une pièce jointe pour l'élément, cliquez sur Pièces jointes dans la fenêtre « Ajouter les dossiers demandés » et procédez comme suit :
        • Cochez la case « Sélectionner pour demander une pièce jointe pour cet élément ».
      • Pour demander l'ajout d'une photo pour l'élément, cliquez sur Photos dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
        • Cochez la case « Sélectionner pour demander une photo pour cet élément ».
      • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'élément.
  3. Cliquez sur +Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.
  4. Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
  5. Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire.
  6. Pour supprimer une section ou un élément :
    • Survolez la fin de la ligne et cliquez sur l'icône icon-delete-trash4.png qui s'affiche.
    • Dans la fenêtre « Supprimer la section » ou « Supprimer l'élément », cliquez sur Supprimer.
  7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des sections et des éléments, cliquez sur Terminé pour terminer la création du modèle de plan d'action.
    Remarque : cliquer sur Terminé fait passer le modèle de plan d'action en mode « Afficher » où il peut être utilisé pour créer un nouveau plan d'action dans un projet.

Copier des sections et des éléments dans un modèle au niveau entreprise

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau entreprise.
  2. Sous « Paramètres des outils », cliquez sur Plans d'action .
  3. Accédez à l'onglet « Modèles ».
  4. Si vous créez un nouveau modèle, cliquez sur +Créer un modèle .
    OU
    Si vous modifiez un modèle existant, cliquez sur Modifier à côté du modèle que vous souhaitez modifier.
  5. Sous « Sections et éléments », recherchez la section ou l'élément que vous souhaitez copier.
  6. Si vous copiez une section, passez votre souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer icon-duplicate.png .
    OU
    Si vous copiez un élément, passez votre souris sur l'élément et cliquez sur Dupliquer icon-duplicate.png .
  7. Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l'élément nouvellement créé.
  8. Cliquez sur Enregistrer le brouillon .
    OU
    Cliquez sur Publier.

 

Prochaines étapes