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Procore

Créer un Plan d'action

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Objectif

Créer un plan d'action à partir de l'outil Plans d'action du projet.

Contexte

L'outil Plans d'action permet de garantir que les exigences uniques de votre entreprise et spécifiques au projet sont clairement définies, centralisées et organisées. Les plans d'action créés dans Procore sont révisés pour approbation par les principales parties prenantes du projet avant d'être exécutés. Une fois qu'un plan d'action est exécuté, il est réexaminé (avec tout enregistrement lié fourni comme preuve) une fois terminé pour confirmer que la norme de qualité définie a été respectée.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer un plan d'action :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet. OU
      • Des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Plans d'action du projet avec l'autorisation granulaire « Créer et modifier un plan d'action » activée sur votre modèle d'autorisations.
    • Pour être ajouté en tant que gestionnaire de programme, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
    • Pour être ajouté en tant qu'approbateur de plan d'action, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans d'action du projet.
    • Pour être ajouté en tant que destinataire de plan d'action terminé, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans d'action du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Les plans d'action peuvent être marqués comme « Privés » et visibles uniquement par certains utilisateurs. Voir Qui peut voir les plans d'action privés ?
    • Une fois publié, le statut d'un plan d'action est automatiquement défini sur « En cours ».
    • Les personnes assignées obligatoires ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
    • Les personnes assignées facultatives peuvent être supprimées lors de l’exécution ou de la modification d’un plan d’action.
    • Les documents, soumissions et réunions ajoutés en tant que références ne sont actuellement pas disponibles sur mobile.
    • Les utilisateurs de mobiles ne peuvent actuellement pas voir si des documents, des soumissions ou des réunions sont demandés en tant qu'enregistrements.

Procédure

Ajouter des informations générales

  1. Accédez à l'outil Plans d'action du projet.
  2. Pour créer un plan d'action sans modèle, cliquez sur +Créer et sur +Créer un nouveau plan.
    OU
    Pour créer le plan d'action à partir d'un modèle, cliquez sur +Créer, puis sur le nom du modèle sous « Modèles ».
    Remarque : les modèles de plan d'action en mode « Modifier » ne peuvent pas être sélectionnés.
  3. Complétez les champs suivants sous « Informations générales ».
    • Nom. Obligatoire. Saisissez un nom pour le plan d'action.
    • Gestionnaire de plan. Sélectionnez l'utilisateur chargé de superviser toutes les étapes du plan d'action tout au long de son cycle.
    • Tapez . Obligatoire . Sélectionnez un type dans la liste. Voir Créer des types de plan d'action .
      OU
      Pour créer un type lors de la création du plan d'action avec des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise :
      • Cliquez sur +Créer un type.
      • Saisissez un nom pour le type.
      • Cliquez sur Créer.
    • Lieu. Sélectionnez un lieu dans la liste.
      OU
      Cliquez sur +Créer un lieu, saisissez un nom de lieu et cliquez sur Créer.
    • Privé.Cochez cette case pour que le plan d'action ne soit visible que par certaines personnes. Voir Qui peut voir les plans d'action privés ?
    • Description. Saisissez une description pour le plan d'action.
    • Approbateurs du plan d'action. Cliquez sur Ajouter des approbateurs et sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste pour les ajouter en tant qu'approbateurs du plan d'action.
    • Destinataires du plan d'action terminé. Cliquez sur Destinataires du plan d'action terminé et sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste pour les ajouter en tant que « destinataires du plan d'action terminé ».
  4. Cliquez sur Créer et ajouter des sections.
    Une bannière s'affiche pour confirmer la création du plan d'action. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la section « Sections et éléments ». Voir Ajouter des sections et des éléments ci-dessous.
    Remarque
    Cliquez sur Créer et ajouter des sections pour faire passer le plan d'action en mode « Modifier ». En mode « Modifier », toutes les modifications apportées sous « Informations générales » ou « Sections et éléments » pour le plan d'action sont automatiquement enregistrées. Le message « Toutes les modifications ont été enregistrées » s'affiche en bas de l'écran pour confirmer que les modifications ont été enregistrées.

Ajouter des sections et des éléments

  1. Saisissez un nom pour la première section.
  2. Fournissez les données suivantes pour le premier élément de la première section :
    1. Dans la colonne « Titre », saisissez un nom pour l'élément.
    2. Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet élément.
    3. Facultatif : dans la colonne « Références », cliquez sur + Ajouter des références pour joindre un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur ou pour lier un ou plusieurs fichiers du projet. Cochez les cases des fichiers que vous souhaitez ajouter ou joignez un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez sélectionner :
      • Spécifications
        Remarque : le plan d'action fera toujours référence à la dernière version du cahier des charges. Si vous référencez la version 1.0 et les versions ultérieures, chargez la version 1.1, le plan d'action fera référence à la dernière version.
      • Dessins
        Note: Les plans d’action font toujours référence à la dernière version des plans chargés. 
      • Correspondance
      • Livrables
      • Documents
      • Pièces jointes
    4. Dans la colonne « Date d'échéance », sélectionnez une date à laquelle l'élément doit être terminé.
      Remarque : la date d'échéance de l'élément peut être modifiée ou supprimée par un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action lors de l'exécution du plan d'action.
    5. Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur + Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l'élément et pour désigner les personnes dont les signatures sont demandées. 
      Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « Obligatoire » pour les deux premières options.
      • Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l'une des options suivantes : (voir
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
        )
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais les éléments libérés dans d'autres sections pourront être complétés.
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
        • Aucun. Cela permettra à d'autres éléments libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet élément ajoute sa signature.
      • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez la partie responsable (une entité ou une personne spécifique).
        OU
        Cliquez sur Sélectionner la personne assignée , puis sur Créer une personne pour ajouter un nouveau contact en tant que personne assignée. Voir Qu'est-ce qu'un « contact » dans Procore et quels outils de projet prennent en charge le concept?  
      • Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'élément. Voir Créer des méthodes de vérification de plan d'action .
        OU
        Pour créer une méthode de vérification lors de la création du plan d'action avec des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise :
        1. Cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.
        2. Saisissez un nom pour la méthode de vérification. 
        3. Cliquez sur Créer.
      • Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour publier le rest de la section ou Signature de la personne assignée requise pour publier le rest du plan comme indiqué ci-dessus, cochez la case à cocher dans la colonne «Obligatoire» pour exiger la signature de la personne assignée et pour bloquer les éléments restants dans la section ou dans le plan d'être terminé jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
      • Cliquez sur +Ajouter une personne assignée afin d'ajouter des parties responsables supplémentaires.
      • Cliquez sur Enregistrer.
    6. Facultatif : dans la colonne « Enregistrements », cliquez sur + Ajouter des enregistrements pour demander qu'un ou plusieurs enregistrements soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'élément.
      • Cliquez sur Inspections et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d' inspection que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des inspections pour l'élément.
        • Remarque : les autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Inspections au niveau projet sont requises pour demander des enregistrements à l’aide de modèles d’inspections de projet.
      • Cliquez sur Correspondance et cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque type de correspondance que vous souhaitez utiliser pour ajouter ou créer des éléments de correspondance pour l'élément.
        • Remarque : les autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’un des types de correspondance du projet sont requises pour demander des enregistrements de correspondance.
      • Cliquez sur Soumissions, Réunions, Pièces jointesou Photos et cochez la case à cocher pour demander cet enregistrement.
      • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'élément.
    7. Facultatif : dans la colonne « Notes », cliquez sur la zone de texte pour saisir des notes.
  3. Cliquez sur +Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.
  4. Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
  5. Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire.
  6. Pour supprimer une section ou un élément :
    • Survolez la fin de la ligne et cliquez sur l'icône icon-delete-trash4.png qui s'affiche.
    • Dans la fenêtre « Supprimer la section » ou « Supprimer l'élément », cliquez sur Supprimer.
  7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des sections et des éléments, cliquez sur Terminé pour terminer la création du plan d'action.
    Remarque
    Cliquer sur Terminé fait passer le plan d'action en mode « Afficher » où il peut être approuvé et exécuté.

Copier des sections et des éléments sur un plan d'action

  1. Accédez à l'outil Plans d'action du projet.

  2. Si le plan d'action est en mode « Afficher », cliquez sur Afficher à côté du plan d'action avec lequel vous souhaitez travailler, puis cliquez sur Modifier .
    OU
    Si le plan d'action est en mode « Modifier », cliquez sur Modifier à côté du plan d'action avec lequel vous souhaitez travailler.
  3. Sous « Sections et éléments », recherchez la section ou l'élément que vous souhaitez copier.
  4. Si vous copiez une section, passez votre souris sur la barre de titre de la section et cliquez sur Dupliquer icon-duplicate.png .
    OU
    Si vous copiez un élément, passez votre souris sur l'élément et cliquez sur Dupliquer icon-duplicate.png .
  5. Remplissez les informations nécessaires dans la section ou l'élément nouvellement créé.
  6. Cliquez sur Enregistrer le brouillon .
    OU
    Cliquez sur Publier.