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Procore

Créer un Plan d'action

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Objectif

Créer un plan d'action à partir de l'outil Plans d'action du projet.

Contexte

L'outil Plans d'action permet de garantir que les exigences uniques de votre entreprise et spécifiques au projet sont clairement définies, centralisées et organisées. Les plans d'action créés dans Procore sont révisés pour approbation par les principales parties prenantes du projet avant d'être exécutés. Une fois qu'un plan d'action est exécuté, il est réexaminé (avec tout enregistrement lié fourni comme preuve) une fois terminé pour confirmer que la norme de qualité définie a été respectée.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer un plan d'action :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet. OU
      • Des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Plans d'action du projet avec l'autorisation granulaire « Créer et modifier un plan d'action » activée sur votre modèle d'autorisations.
  • Informations supplémentaires :
    • Les plans d'action peuvent être marqués comme « Privés » et visibles uniquement par certains utilisateurs. Voir Qui peut voir les plans d'action privés ?
    • Une fois publié, le statut d'un plan d'action est automatiquement défini sur « En cours ».
    • Les personnes assignées obligatoires ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
    • Les personnes assignées facultatives peuvent être supprimées lors de l’exécution ou de la modification d’un plan d’action.
    • La date d'échéance d'un élément peut être modifiée ou supprimée par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action lors de l'exécution du plan d'action.
    • Pour ajouter des références, vous devez disposer des autorisations nécessaires pour afficher le ou les éléments dans le ou les outils respectifs.
    • Pour afficher les références et ajouter les enregistrements demandés, les utilisateurs effectuant un plan d'action doivent disposer des autorisations nécessaires pour afficher le ou les éléments dans le ou les outils respectifs.
    • Pour être ajouté en tant que gestionnaire de plan, l'utilisateur doit disposer des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Plans d'action du projet.
    • Pour être ajouté en tant qu'approbateur de plan d'action, l'utilisateur doit disposer des autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans d'action du projet.
    • Pour être ajouté en tant que destinataire de plan d'action achevé, l'utilisateur doit disposer des autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans d'action du projet.

Procédure

Ajouter des informations générales

Ajouter des informations générales

  1. Accédez à l'outil Plans d'action du projet.
  2. Pour créer un plan d'action sans modèle, cliquez sur +Créer , puis sur +Créer un nouveau plan.
    OU
    Pour créer le plan d'action à partir d'un modèle, cliquez sur +Créer , puis sur le nom du modèle.
    Remarque : les modèles de plan d'action qui sont en mode « Modifier » ne peuvent pas être sélectionnés.
  3. Complétez les champs suivants sous « Informations générales ».
    • Saisissez un nom pour le plan d'action.
    • Sélectionner le gestionnaire de plan qui est le utilisateur responsable de superviser toutes les étapes du plan d'action tout au long de son cycle.
    • Sélectionnez un type dans la liste.
      • Si le type n'est pas répertorié, cliquez sur +Créer un type. Voir Créer des types de plan d'action.
        Remarque : vous devez disposer des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise pour effectuer cette action.
    • Sélectionnez un lieu dans la liste.
      • Si le lieu n'est pas répertorié, cliquez sur +Créer un lieu. Voir Ajouter des lieux à un projet.
        Remarque : vous devez disposer des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise pour effectuer cette action.
    • Cochez la case Privé pour que le plan d'action ne soit visible que par certaines personnes. Voir Qui peut voir les plans d'action privés ?
    • Saisissez une description pour le plan d'action.
    • Cliquez sur Ajouter des approbateurs et sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste.
    • Cliquez sur Récepteurs du plan d'actionterminé et sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste.
  4. Cliquez sur Créer et ajouter des sections.

Ajouter des sections et des éléments

  1. Saisissez un nom pour la première section.
  2. Fournissez les données suivantes pour le premier élément de la première section :
    • Sous « Titre », saisissez un nom pour l'élément.
    • Saisissez les critères d'acceptation pour l'élément.
    • Cliquez sur Ajouter des références pour ajouter des fichiers au plan d'action pour référence. 
      1. Cochez les cases des fichiers que vous souhaitez ajouter ou joignez un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur.
        Remarques :
        • Le plan d'action fera toujours référence à la dernière version d'un cahier des charges.
        • Les plans d'action font toujours référence à la dernière version des plans chargés. 
      2. Cliquez sur Enregistrer. 
    • Sélectionnez une date d'échéance pour l'élément.
    • Cliquez sur Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l'élément et pour désigner les personnes dont les signatures sont demandées. 
      1. Sous « Fonctionnalité de blocage », indiquez si l'élément nécessite une signature avant de pouvoir effectuer d'autres éléments. Voir
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
      2. Sélectionnez le menu déroulant Personne assignée (une entité ou une personne spécifique).
      3. Sélectionnez la méthode de vérification que la personne assignée doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'élément. Voir Créer des méthodes de vérification de plan d'action.
        • Si la méthode de vérification n'est pas répertoriée dans le menu déroulant, cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.
          Remarque : vous devez disposer des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise pour effectuer cette action.
        • Saisissez un nom pour la méthode de vérification. 
        • Cliquez sur Créer.
        • Cliquez sur Enregistrer.
      4. Cliquez sur Ajouter une personne assignée pour ajouter des parties responsables supplémentaires.
      5. Cliquez sur Enregistrer.
    • Cliquez sur Ajouter des enregistrements pour demander qu'un ou plusieurs enregistrements soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'élément.
      • Cliquez sur Inspections, Correspondance ou Formulaires et cochez une case supplémentaire à côté du modèle ou du type que vous souhaitez demander.
        Remarque : des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l'outil de niveau Projet correspondant sont requises pour demander des enregistrements pour cet outil.
      • Cliquez sur Soumissions, Réunions, Observations, Pièces jointes (y compris les documents) ou Photos et cochez la case pour demander cet enregistrement.
      • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'élément.
    • Saisissez des notes pour l'élément.
  3. Cliquez sur Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.
  4. Cliquez sur Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
  5. Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire.
  6. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des sections et des éléments, cliquez sur Enregistrer le brouillon pour l'enregistrer en tant que brouillon, ou cliquez sur Publier si vous êtes prêt pour l'exécution du plan d'action à approuver.
    Remarque
    Cliquer sur Publier fait passer le plan d'action en mode « Afficher » où il peut être approuvé et exécuté.