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Procore

Créer un plan d'action

Objectif

Créer un plan d'action à partir de l'outil Plans d'action du projet.

Contexte

L'outil Plans d'action permet de garantir que les exigences spécifiques de votre entreprise et de votre projet sont clairement définies, centralisées et organisées. Les plans d'action créés dans Procore sont révisés pour approbation par les principaux intervenants du projet avant d'être exécutés, puis révisés (avec tous les enregistrements connexes fournis à titre de preuve) après leur achèvement pour confirmer que la norme de qualité définie a été respectée.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer un plan d'action, autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Plans d'action du projet et autorisations granulaires « Créer et modifier un plan d'action » activées sur votre modèle d'autorisation.
    • Pour être ajouté en tant que gestionnaire de programme, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
    • Pour être ajouté en tant qu'approbateur de plan d'action, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans d'action du projet.
    • Pour être ajouté en tant que destinataire de plan d'action terminé, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans d'action du projet.

Procédure

Ajouter des informations générales

  1. Accédez à l'outil Plans d'action du projet.
  2. Pour créer un plan d'action sans modèle, cliquez sur +Créer et sur +Créer un nouveau plan.
    OU
    Pour créer le plan d'action à partir d'un modèle, cliquez sur +Créer, puis sur le nom du modèle sous « Modèles ».
    Remarque : les modèles de plan d'action en mode « Modifier » ne peuvent pas être sélectionnés.
  3. Complétez les champs suivants sous « Informations générales ».
    • Nom. Obligatoire. Saisissez un nom pour le plan d'action.
    • Gestionnaire de plan. Sélectionnez l'utilisateur chargé de superviser toutes les étapes du plan d'action tout au long de son cycle.
    • Type. Obligatoire. Sélectionnez un type dans la liste. Voir Créer des types de plan d'action.
      OU
      Pour créer un type lors de la création du plan d'action avec des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise :
      • Cliquez sur +Créer un type.
      • Saisissez un nom pour le type.
      • Cliquez sur Créer.
    • Lieu. Sélectionnez un lieu dans la liste.
      OU
      Cliquez sur +Créer un lieu, saisissez un nom de lieu et cliquez sur Créer.
    • Description. Saisissez une description pour le plan d'action.
    • Approbateurs du plan d'action. Cliquez sur Ajouter des approbateurs et sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste pour les ajouter en tant qu'approbateurs du plan d'action.
    • Destinataires du plan d'action terminé. Cliquez sur Destinataires du plan d'action terminé et sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste pour les ajouter en tant que « destinataires du plan d'action terminé ».
  4. Cliquez sur Créer et ajouter des sections.
    Une bannière s'affiche pour confirmer la création du plan d'action. La page est automatiquement actualisée et comprend désormais la section « Sections et éléments ». Voir Ajouter des sections et des éléments ci-dessous.
     Note
    Cliquez sur Créer et ajouter des sections pour faire passer le plan d'action en mode « Modifier ». En mode « Modifier », toutes les modifications apportées sous « Informations générales » ou « Sections et éléments » pour le plan d'action sont automatiquement enregistrées. Le message « Toutes les modifications ont été enregistrées » s'affiche en bas de l'écran pour confirmer que les modifications ont été enregistrées.

Ajouter des sections et des éléments

  1. Saisissez un nom pour la première section.
  2. Fournissez les données suivantes pour le premier élément de la première section :
    • Dans la colonne « Titre », saisissez un nom pour l'élément.
    • Dans la colonne « Critères d'acceptation », saisissez les exigences associées à la réussite de cet élément.
    • Dans la colonne « Références », cliquez sur +Ajouter des références pour joindre un ou plusieurs fichiers de votre ordinateur ou pour lier une ou plusieurs sections du cahier des charges du projet.
      • Pour lier des sections du cahier des charges, remplissez les sections suivantes dans la fenêtre « Ajouter des références » :
        • Cliquez sur Cahier des charges.
          Remarque : le plan d'action fera toujours référence à la dernière version du cahier des charges. Si vous faites référence à la version 1.0 et aux versions ultérieures, puis chargez la version 1.1, le plan d'action référencera la dernière version.
        • Cochez une ou plusieurs cases à côté des divisions ou sections que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Enregistrer.
      • Pour lier des plans, procédez comme suit dans la fenêtre « Ajouter des références » :
        • Cliquez sur Plans.
          Remarque : les plans d'action font toujours référence à la dernière version des plans chargés.
        • Sélectionnez le nom et la discipline du plan applicables dans la liste déroulante.
        • Cochez une ou plusieurs cases à côté des images que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Enregistrer.
      • Pour joindre des fichiers depuis votre ordinateur, procédez comme suit dans la fenêtre « Ajouter des références » :
        • Cliquez sur Pièces jointes.
          Remarque : si vous créez un plan d'action à l'aide d'un modèle de plan d'action, toutes les pièces jointes ajoutées au modèle de plan d'action peuvent être supprimées en cliquant sur le X à côté du nom de fichier.
        • Joignez un ou plusieurs fichiers de votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer.
    • Dans la colonne « Date d'échéance », sélectionnez une date à laquelle l'élément doit être terminé.
      Remarque : la date d'échéance de l'élément peut être modifiée ou supprimée par un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action lors de l'exécution du plan d'action.
    • Dans la colonne « Personnes assignées », cliquez sur +Modifier les personnes assignées pour assigner les parties responsables à l'élément et désigner les signatures demandées.
      Dans la fenêtre « Modifier les personnes assignées », procédez comme suit :
      • Sous « Fonctionnalité de blocage », sélectionnez le bouton de l'une des options suivantes : (voir Qu'est-ce que la « fonctionnalité de blocage » dans un plan d'action ?)
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments restants de la même section soient libérés pour être terminés, mais les éléments libérés dans d'autres sections pourront être complétés.
        • Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan. La signature de la personne assignée sera requise avant que tous les éléments de toutes les sections restantes soient libérés pour être terminés.
        • Aucun. Ceci permettra à d'autres éléments libérés du plan d'action d'être terminés, quel que soit le moment où la personne assignée à cet élément ajoute sa signature.
          Remarque : la signature de la personne assignée doit être marquée comme « obligatoire ».
      • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez l'entité (par exemple, « entrepreneur ») pour la partie responsable.
        Remarque : des utilisateurs spécifiques peuvent être ajoutés en tant que personnes assignées lorsque le plan d'action est en cours d'exécution.
      • Cliquez sur Créer une personne pour ajouter une personne assignée individuelle. Ceci vous permet d'ajouter une seule personne en tant que partie responsable.
      • Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'élément. Voir Créer des méthodes de vérification de plan d'action.
        OU
        Pour créer une méthode de vérification lors de la création du plan d'action avec des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise :
        • Cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.
        • Saisissez un nom pour la méthode de vérification. 
        • Cliquez sur Créer.
      • Si vous avez sélectionné Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste de la section ou Signature de la personne assignée requise pour libérer le reste du plan comme indiqué ci-dessus : cochez la case dans la colonne « Obligatoire » pour exiger la signature de la personne assignée et pour empêcher les éléments restants de la section ou du plan d'être terminés jusqu'à ce que cette personne assignée ajoute sa signature.
      • Cliquez sur +Ajouter une personne assignée afin d'ajouter des entités supplémentaires pour des parties responsables supplémentaires.
      • Cliquez sur Enregistrer.
        Remarques :
        • Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
        • Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
    • Dans la colonne « Dossiers », cliquez sur +Ajouter des dossiers pour demander qu'un ou plusieurs dossiers soient inclus dans le cadre de l'achèvement de l'élément.
      • Pour demander que des modèles d'inspection soient complétés pour l'élément, cliquez sur Inspections dans la fenêtre « Ajouter les enregistrements demandés » et procédez comme suit :
        • Cochez une ou plusieurs cases à côté de chaque modèle d'inspection que vous souhaitez demander à remplir.
          Remarque : les autorisations « Lecture seule » et « Standard » ou supérieures sont requises sur l'outil Inspections au niveau entreprise pour demander des enregistrements à partir de l'outil Inspections.
          ET
          Autorisations granulaires activées sur votre modèle d'autorisation Plans d'action. Pour les utilisateurs disposant d'autorisations « Lecture seule », les autorisations granulaires doivent être activées. Pour les utilisateurs avec des autorisations « Standard » et supérieures, les autorisations granulaires sont activées par défaut.
      • Pour demander l'ajout d'une pièce jointe pour l'élément, cliquez sur Pièces jointes dans la fenêtre « Ajouter les dossiers demandés » et procédez comme suit :
        • Cochez la case « Sélectionner pour exiger une pièce jointe pour cet élément ».
      • Cliquez sur Enregistrer après avoir sélectionné les enregistrements demandés pour l'élément.
  3. Cliquez sur +Ajouter un élément pour ajouter un nouvel élément dans la section.
  4. Cliquez sur +Ajouter une section pour ajouter une nouvelle section.
  5. Continuez à ajouter des sections et des éléments si nécessaire.
  6. Pour supprimer une section ou un élément :
    • Survolez la fin de la ligne et cliquez sur l'icône icon-delete-trash4.png qui s'affiche.
    • Dans la fenêtre « Supprimer la section » ou « Supprimer l'élément », cliquez sur Supprimer.
  7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des sections et des éléments, cliquez sur Terminé pour terminer la création du plan d'action.
     Note
    Cliquer sur Terminé fait passer le plan d'action en mode « Afficher » où il peut être approuvé et exécuté.

Voir également