Attribuer un appel d'offres gagnant et le convertir en bon de commande

Objectif

Sélectionner un appel d'offres gagnant et le convertir en nouveau bon de commande.

Contexte

Lorsque vous sélectionnez un appel d'offres gagnant, vous avez la possibilité de le convertir en bon de commande comme indiqué ci-dessous. Après la conversion, vous pouvez également envoyer le bon de commande par e-mail au fournisseur qui s'est vu attribuer la portée des travaux.

Vous pouvez également convertir un appel d'offres gagnant en contrat de sous-traitance. Pour plus de détails, voir Attribuer un appel d'offres gagnant et le convertir en contrat de sous-traitance.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appels d'offres du projet
    ET
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
• Pour les entreprises utilisant l'outil  Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
  • Le bouton Convertir en bon de commande est pris en charge.
  • Important ! Pour synchroniser les données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût (voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?) sur les bons de commande comme suit :
    • Intégration par Procore. Utilisez le type de coût du code de coût par défaut configuré pour Viewpoint® Spectrum® lors du processus d'implémentation.
    • Intégration par Ryvit. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût du code de coût par défaut pour Viewpoint® Vista™
    • QuickBooks® Desktop . Le type de coût pour les bons de commande doit toujours être défini sur Autre « O ».
    • Sage 100 Contractor®. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût du code de coût par défaut pour le bon de commande.
    • Sage 300 CRE®. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût du code de coût par défaut pour le bon de commande.
    • Xero™. Ouvrez l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement le type de coût de code de coût par défaut du contrat.

Conditions préalables

• Ajoutez l'outil Engagements au projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet .
• Pour attribuer un bon de commande au candidat retenu, les conditions suivantes doivent être remplies :
  • La fiche de l'appel d'offres doit avoir dépassé sa date d'échéance/heure prévue.
  • Au moins un (1) appel d'offres doit être soumis par un candidat invité.

Procédure

1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
2. Localisez votre dossier d'appel d'offres.
3. Cliquez sur Afficher.
4. Dans l'onglet Candidats, localisez l'entreprise avec l'appel d'offres gagnant.
5. Cliquez sur Afficher.
   
6. Dans la barre latérale de droite, cliquez sur Convertir en bon de commande.
   
   
   
   Remarques :
   • L'entreprise avec l'appel d'offres gagnant est automatiquement ajoutée à l'annuaire du projet du compte Procore de votre entreprise. Les utilisateurs individuels associés à l'entreprise ne sont PAS automatiquement ajoutés à l'annuaire du projet.
   • Si la conversion a réussi, une bannière jaune apparaît pour la confirmer.
     
     Procore lance l'outil Engagements du projet et ouvre l'onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de l'appel d'offres gagnant sont automatiquement renseignées dans le nouveau contrat.
7. Dans l'onglet Général du contrat, cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts. Pour en savoir plus, voir Ventilation des coûts.
8. Si vous souhaitez informer l'entreprise de l'appel d'offres gagnant, cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail.
   Ceci ouvre l'onglet E-mails sur le contrat.
   
   
    
9. Dans l'onglet E-mails, procédez comme suit :
   • À : sélectionnez les noms de destinataires souhaités.
   • CC : sélectionnez les noms de personnes devant être mises en copie dans l'e-mail.
   • Privé : cochez cette case si vous souhaitez que les destinataires et les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Engagements puissent voir l'e-mail. Ce paramètre est défini par défaut. 
   • Pièces jointes. Ajoutez un ou plusieurs fichiers à un e-mail. Si ceci convient à votre situation, nous vous recommandons de toujours ajouter le formulaire de contrat officiel de votre entreprise en pièce jointe.
   • Message. Saisissez le corps de votre e-mail. Il est recommandé de toujours fournir des directives claires à vos destinataires (par exemple, sous-traitants/fournisseurs) en ce qui concerne la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel pour renvoyer le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en tant que pièce jointe dans leur réponse par e-mail.
     Remarque : l'e-mail inclura automatiquement les détails du contrat.
10. Cliquez sur Envoyer.
    Le système envoie le contrat aux destinataires désignés. 

Voir aussi

• Attribuer l'appel d'offres retenu et le convertir en contrat de sous-traitance