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Procore

Attribuer un appel d'offres et le convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande

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 Note
The content below describes functionality that is part of the new Bid Management Enhanced Experience. See About Bid Management Enhanced Experience.

 

Objectif

Sélectionner l'appel d'offres gagnant et le convertir en un nouveau contrat de sous- traitance ou un nouveau bon de commande.

Contexte

Avec Procore, vous avez désormais la possibilité de choisir de convertir l’offre initiale ou la version de l’offre nivelée en contrat de sous-traitance ou en bon de commande. Une fois qu’un appel d’offres (y compris un appel d’offres nivelé) est attribué et converti, vous pouvez immédiatement envoyer le contrat résultant par e-mail au fournisseur.

Si vous ne souhaitez pas encore créer de contrat , vous pouvez également "attribution conditionnelle" un appel d'offres. Voir Attribution conditionnelle d'un appel d'offres.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appels d'offres du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Pour les entreprises qui utilisent l’option icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • Les boutons Convertir en contrat et Convertir en contrat ne sont pris en charge que lors de la conversion d’une offre initiale.
      • Les appels d’offres échelonnés ne peuvent pas être convertis en contrat lorsque le projet est synchronisé avec ERP.
    • Important! Pour synchroniser les données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût (voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?) sur les contrats comme suit : 
      • Intégration par Procore. Utilisez le type de coût de code de coût par défaut configuré pour Viewpoint® Spectrum® pendant le processus d’implémentation. 
      • Intégration par Procore. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour Vista. 
      • QuickBooks® Desktop. Le type de coût pour les contrats de sous-traitance doit toujours être défini sur Autre « O ». 
      • QuickBooks® en ligne. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.
      • Sage 100 Sous-traitant®. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat
      • Sage 300 CRE.® Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.
      • Xero™. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.

Conditions préalables

  • Pour pouvoir convertir les appels d'offres gagnants, l’outil Engagements doit être activé.
  • Au moins un (1) appel d'offres doit être soumis par un candidat invité.

Procédure

Convertir un appel d’offres initial en engagement

  1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
  2. Cliquez sur Afficher dans le dossier d'appel d'offres pour lequel vous souhaitez attribuer un appel d'offres.
  3. Cliquez sur le nom de l’entreprise que vous souhaitez sélectionner comme offre gagnante.
    OU
    Cliquez sur l’icône points de suspension verticaux icon-ellipsis-vertical.pngà côté de l’entreprise sélectionnée.
    Note: L’entreprise sélectionnée doit avoir le statut « Récompensé ».
  4. Cliquez sur le menu Attribuer un appel d'offres et sélectionnez Convertir en bon de commande ou Convertir en contrat de sous-traitance.
  5. Cliquez sur Attribuer et convertir.
    Note: Une fois l’offre convertie avec succès, l’outil Engagements du projet s’ouvre sur l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de l’offre gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.
  6. Continuez jusqu’à compléter les détails de l’engagement ci-dessous.

Convertir un appel d’offres nivelé en engagement

  1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
  2. Cliquez sur Afficher ou sur le nom du dossier d’appel d’offres concerné.
    Note: Vous pouvez également cliquer sur le nom du dossier d’appel d’offres.
  3. Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.
  4. Cliquez sur l’onglet Égalisation de l’appel d’offres.
  5. Cliquez sur la vue Appels d’offres échelonnés .
  6. Cliquez sur les points de icon-ellipsis-vertical.pngsuspension verticaux <img data-sl-alt="icon-ellipsis-vertical.png" height="16" src="data:image/png;base64,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 NYlaGmhAG1UYBwEqlIuLi6/880NzGU6nk0CM5gCThKhQ+Gn+x3ANMFE9oIUY0Vw8fahQjJzmG4mJFRgqlIeHB935Pj4+6o6JNQAVipGT+dzc3Fhr1B2PCqWwsFB3gkZidC8SEoAKpbS0lFZXV4ekEP4StBATXhGfGVQoUAJvW9TyY0cYRjTQgDaiKE6T6FBSUlL+XlhYcJSVlYUtCeZAA9qwojhOoEOBWtLS0v6YmZmhw8PDpKmpicAHMBiMwQdzoAGtDJMC5Xuh9fX1tK+vjy4uLgYMxuD7Pi/rWSoUWUVHW1dBERBSUBQUAQGBC2OnCJZ93y4FRfD+KCgKioCAwKV2ioIiICBwSd8pXq/3N35yz9bX19nV1dUXQY7oLmlQDg4OWF1dHSsvLx/ mPR7S0dFBqqqqbPyaud1uhk4iaEEpUHibgzU3N0P7IiiV1yHfOaS7u5t0dXXxXhiT8r9v6FBWV1cZtEn9/shfzuA6+HJUZNErR9MfUaHwXfCJn6ZpLmJ0dJRcXl5+1RxgkhAVytbWluv+/l5z6tAM293d/ag5wCQhKhQjja3T01OTStX+MqhQPB6P9sy+KW9ubr6N8J5QoeTk5OiuzEiM7kVCAjRDCYkzdGnk+z5GYgwlFxSECsVqtf6kp0jQQkxQvihDVCiUUv/g4OBlYmJi1OJAA1qIiSo2WYAKBXLPzs7O4n0dkpGRAZdCgznQgFYoiLMTHQrUU1xcTJeXl39ubW0NNMISEhIIGDTEwAdzoAGtDJMCBQpNSkr6x263B5pgh4eHH8CgKQY+mAONLJMGJbhg/rnhAwv2yRy/CygyAYjWVlAEVP4HAAD// wNXcXYAAAAGSURBVAMAwoKKmLcv6boAAAAASUVORK5CYII= » width="16 » />à côté du nom de l’entreprise que vous souhaitez sélectionner comme offre gagnante.
  7. Sélectionnez Convertir en contrat de sous-traitance
    OU
    Sélectionnez Convertir en bon de commande
  8. Lorsque la fenêtre Attribuer un contrat d’appel d’offres et de conversion s’ouvre, choisissez parmi les options suivantes :
    • Appel d’offres nivelé: comprend uniquement les ajustements d’appel d’offres les plus récents, les postes privés et les alternatives.
    • Appel d’offres envoyé: inclut l’offre originale soumise par ou au nom de vos candidats.
  9. Cliquez sur Attribuer et convertir.
    Note: Une fois l’offre convertie avec succès, l’outil Engagements du projet s’ouvre sur l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de l’offre gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.

Détails complets de l’engagement

  1. Dans l' tab « Général » du contrat, cliquez sur l' tab Ventilation des coûts. Pour en savoir plus, voir Ventilation des coûts.
  2. Pour informer l'entreprise de l'appel d'offres gagnant :
    1. Cliquez sur Contrat par e-mail.
    2. Dans l' tab E- mails , renseignez les informations suivantes :
      • À: sélectionnez les noms des destinataires.
      • CC: sélectionnez les noms des personnes qui doivent être mises en copie dans l'e-mail.
      • Privé: cochez la case à cocher si vous souhaitez que seuls les destinataires et les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Engagements voient l'e-mail. Il s'agit du paramètre par défaut. 
      • Pièces jointes: ajoutez un ou plusieurs fichiers à l'e-mail. Le cas échéant, il est recommandé d'ajouter le formulaire de contrat officiel de votre entreprise en pièce jointe.
      • Message: saisissez le corps de votre e-mail. Il est recommandé de fournir des instructions claires à vos destinataires (c'est-à-dire les sous-traitants) concernant la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel pour renvoyer le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en pièce jointe dans leur réponse par e-mail.
        Remarque : l'e-mail comprendra automatiquement les détails du contrat .
    3. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le contrat par e-mail, cliquez sur «Envoyer ».
      Le système envoie le contrat aux destinataires désignés. 

Voir aussi