Envoyer une nouvelle correspondance dans l'outil Appels d'offres
Objectif
Envoyer une nouvelle correspondance à partir de l'outil Appels d'offres afin d'informer vos candidats des addenda ou autres changements aux informations du dossier d'appel d'offres.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appels d'offres du projet.
- Informations supplémentaires :
- Dans Procore, une correspondance est un addendum ou un e-mail destiné aux candidats invités.
- Si vous avez déjà mis à jour les documents dans un dossier de documents d’appel d’offres sélectionné dans l’outil Documents du projet, il n’est pas nécessaire de joindre ces fichiers à la correspondance. Le nouvel ensemble de documents d'appel d'offres dans les documents sera disponible pour les destinataires via un lien dans l’e-mail.
Conditions préalables
Procédure
- Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
- Ouvrez le dossier d'appel d'offres à partir duquel vous souhaitez envoyer une nouvelle correspondance.
- Cliquez sur l' tab Correspondance .
- Cliquez surAjouter une nouvelle correspondance.
- Renseignez les champs décrits ci-dessous.
- Cci: cette section se remplit automatiquement avec tous les candidats invités qui figurent sur la « liste des destinataires », sauf s’ils ont indiqué qu’ils « ne répondront pas à un appel d’offres ».
Note: Vous ne pouvez ajouter que des contacts qui ont été invités à soumettre un appel d’offres sur ce dossier d’appel d’offres.- Si vous souhaitez supprimer tous les candidats invités afin de pouvoir ajouter individuellement des destinataires, cliquez sur Supprimer tout. Ou cliquez sur l’icône X rouge pour supprimer un destinataire à la fois.
- Si vous souhaitez ajouter tous les destinataires invités, cliquez sur Ajouter tout. Ou sélectionnez les destinataires et les listes de distribution individuellement.
Remarque : les destinataires ne peuvent pas être sélectionnés si tous les candidats invités sont déjà sélectionnés.Important
Si votre projet a été mis à jour vers Expérience améliorée de la gestion des appels d'offres, une section Formulaire d'appel d'offres se trouve dans la liste de sélection. Si vous sélectionnez un formulaire d'appel d'offres dans la liste, les destinataires invités pour ce formulaire d'appel d'offres sont automatiquement ajoutés.
- Objet : c'est l'objet de l'e-mail.
- Pièces jointes : joignez tous les fichiers pertinents à cette correspondance en cliquant sur Joindre un fichier ou en les faisant glisser depuis votre ordinateur.
Remarque : les documents du dossier d'appel d'offres seront automatiquement joints à chaque correspondance. - Message : inclure un message pour la correspondance
- Cci: cette section se remplit automatiquement avec tous les candidats invités qui figurent sur la « liste des destinataires », sauf s’ils ont indiqué qu’ils « ne répondront pas à un appel d’offres ».
- Vérifiez votre correspondance et cliquez sur Envoyer.
Remarques :- Ceci enverra un e-mail avec votre message, les pièces jointes et l'objet aux utilisateurs de la liste Cci.
- Les utilisateurs à qui vous envoyez ce message ne verront pas les autres contacts à qui vous avez envoyé la correspondance.
- Les utilisateurs auxquels vous envoyez ce message ne pourront pas répondre à l'e-mail de correspondance.