Prise en main de la gestion de documents - Norme de dénomination
Vue d'ensemble
Contexte
Votre équipe connaîtra facilement l’auteur et l’objectif de chaque document grâce aux normes de dénomination des documents cohérentes dans tous vos projets. L’outil de gestion de documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées (attributs), simplifiant ainsi le processus de chargement. Il détermine si un chargement doit être associé aux révisions précédentes ou devenir un document entièrement nouveau.
Comment ça marche ?
L’outil Gestion de documents peut utiliser les codes d’attribut de document pour appliquer une norme de dénomination de document. Lorsque de nouvelles révisions sont chargées avec un nom et un format identiques à ceux déjà existants, le système empile ces révisions dans un conteneur de documents unique avec un nom unique. Cela réduit le risque de duplication de fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les informations les plus récentes.
Sur la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour tout ou partie des documents de votre projet.
Important
Étant donné que l’outil Gestion de documents utilise le nom et le format du document (p. ex. PDF) pour identifier automatiquement les révisions ultérieures, il est important que vos normes de dénomination contiennent l’ensemble des champs qui identifient de manière unique un conteneur de documents, mais pas toutes les révisions indépendantes qu’il contient.
Si vous souhaitez que les révisions d’un même document soient suivies dans un conteneur de documents unique, votre norme de dénomination ne doit PAS inclure de champs spécifiques à une révision, tels que le statut, le code de révision, l’auteur ou les dates de quelque nature que ce soit.
Meilleures pratiques
Il est important de définir la structure de votre norme de dénomination de document le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela permet d’éviter les incohérences et le refactoring par la suite.
Avant de configurer la norme de dénomination de l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels types de documents nécessitent l’application d’une norme de dénomination ?
- Quelle combinaison et quel ordre des informations dans le nom aideraient votre équipe à mieux comprendre l’objectif d’un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire ?
- Quelle combinaison d’informations dans le nom garantirait que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement ?
- Par exemple, vous pouvez décider que, dans un projet moins complexe, seuls vos plans et soumissions techniques doivent être nommés en tant que type de projet, discipline-numéro (par ex. ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, tels que les rapports ou les trackers, peuvent conserver leur nom de fichier d’origine.
Exemple
Imaginez que vous gérez un projet appelé « Duke Hospital (DH) » situé à Londres, au Royaume-Uni, et que votre projet respecte les normes ISO 19650. Vous avez établi cette convention de dénomination structurée pour vos plans :
Projet - Auteur - Volume/Système - Lieu - Type - Discipline - Nombre.
Considérons un dessin d’architecture pour le quatrième étage avec la désignation de volume/système « ZZ » et numéroté « 401 ». Ce dessin a été réalisé par John Moore & Associates (JMA), l’architecte du projet.
Conformément à votre convention de nommage, le fichier de ce plan sera étiqueté comme suit : DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si vous aviez configuré cette norme de dénomination dans l’outil Gestion de documents, le système exigerait chacun de ces champs lors du chargement, puis générerait le nom du document pour vous. De plus, si ce document était chargé dans le système avec ce nom déjà intact, tous ces champs du document seraient automatiquement étiquetés dans la révision, sans aucun effort manuel.
Cette approche systématique de dénomination garantit clarté et cohérence, ce qui facilite l’identification et l’organisation des documents de projet, même dans des projets complexes comme l’hôpital Duke.
Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurez-la
Configurez-le
Maintenant que vous avez découvert les normes de dénomination dans l’outil Gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l’action suivante dans Procore :
MESURES DE SUIVI
Modifier la norme de dénomination
Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la norme de dénomination « Procore par défaut » et apportez les modifications nécessaires.
Vidéo
Note: Dans la section suivante de ce guide, vous déciderez des types de documents à associer à cette norme de dénomination.