Gestion des documents - Notes de mise à jour

LES UTILISATEURS PEUVENT DÉFINIR LES PRÉFÉRENCES D'AFFICHAGE PAR DÉFAUT DE LA COLLECTION DANS LE PANNEAU DES AFFICHES ENREGISTRÉES (11/09/2024)

Dans le panneau Vues enregistrées, lorsqu'un utilisateur développe ou réduit les collections pour créer la vue organisationnelle souhaitée, l'outil Gestion de documents se souvient de ses préférences. La prochaine fois que l'utilisateur ouvrira l'outil, il verra les mêmes sections développées ou réduites tant qu'il utilise le même navigateur et n'a pas effacé son cache. En savoir plus sur les collections dans Qu'est-ce qu'une collection dans l'outil de gestion de Documents ?

Les configurations de flux de travail sont désormais incluses dans les modèles de projet lors de la création d'un nouveau projet.

Procore a rationalisé le processus de configuration du projet en vue d'utiliser les flux de travail dans l'outil de gestion des documents. Lorsque vous créez un nouveau projet à partir d'un modèle, vous pouvez désormais copier les configurations de modèles de flux de travail. Les affectations de modèles pour les étapes du flux de travail sont automatiquement incluses et les administrateurs peuvent facilement les réviser ou les modifier. Cela fait gagner du temps aux clients et réduit les incohérences entre les projets en permettant aux équipes de tirer rapidement parti des flux de travail d'approbation prédéfinis sans reconfiguration manuelle. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents. 

Vues enregistrées DÉSORMAIS organisées en collections sur le Web et sur mobile (31/07/2024) 

L'outil Gestion de documents de Procore a une nouvelle interface plus intelligente ! Vous pouvez toujours créer des vues enregistrées avec vos filtres préférés, mais ils sont désormais enregistrés dans des catégories appelées collections , qui agissent comme des filtres parents. Cette structure imbriquée offre plus d'options pour personnaliser la récupération des documents pour différents publics. Les administrateurs peuvent créer des collections supplémentaires et toute personne peut créer des vues enregistrées dans une collection. 

Sur l'application Web, la nouvelle collection « En cours de révision » est idéalement située dans l'onglet principal Documents pour visualiser les documents en cours de processus d'approbation. Consultez la vue enregistrée « Tous les documents » en bas du panneau Vues enregistrées pour consulter une liste de tous les documents du projet. 

Dans l'application mobile, l'outil s'ouvre désormais directement sur une liste organisée de vos collections et vues enregistrées. Vous pouvez effectuer des recherches dans tous les documents du projet ou appuyer sur un affichage enregistré pour le rechercher ou le filtrer. Cette mise à jour est disponible sur iOS et Android. 

Si votre outil de gestion de documents ne se met pas automatiquement à jour avec cette nouvelle expérience de collecte, contactez votre point de contact Procore pour obtenir de l'aide pour votre migration. 

Capacités de filtrage étendues dans les applications WEB ET mobiles de gestion des documents (31/07/2024) 

Procore rend la récupération des documents plus efficace grâce à ces capacités de filtrage étendues dans l'outil de gestion des documents :

• Filtre « Moi » : depuis les filtres  sur le Web ou sur mobile, vous pouvez désormais rechercher les documents qui vous sont assignés, créés par vous, mis à jour par vous, et plus encore. Dans l'application Web, la vue enregistrée de Procore intitulée « Mes éléments assignés » permet à toute personne connectée d'accéder rapidement à tous les documents en attente de révision. Vous trouverez « Assigné à moi » dans le panneau « Vues enregistrées » de la collection « En révision ». 

• Bouton Dernière révision/Toutes les révisions : ce nouveau bouton situé au-dessus du tableau des résultats de la recherche permet de passer facilement de l'affichage de la dernière révision de chaque document à l'affichage de toutes les révisions de chaque document. Toute personne créant ou modifiant une vue enregistrée peut utiliser ce bouton pour appliquer le paramètre souhaité (dernière ou toutes les révisions) aux filtres de cette vue. 

• Suite complète de filtres pour mobile : les applications mobiles iOS et Android Procore disposent désormais des mêmes filtres de flux de travail que la version Web de l'outil Gestion de documents. Filtrez les résultats de vos documents par personne assignée à l'étape du flux de travail actuelle, gestionnaire de flux de travail, nom de flux de travail assigné, etc. 

• Filtre « Dans le flux de travail actif » : les utilisateurs Web et mobiles peuvent voir si un document fait actuellement partie d'un processus d'approbation de flux de travail ou n'utilise pas ce nouveau filtre (champ). 

Si votre outil de gestion de documents ne se met pas automatiquement à jour avec ces nouvelles expériences de filtrage, contactez votre point de contact Procore pour obtenir de l'aide pour votre migration. 

Joindre les fichiers de gestion des documents aux éléments de correspondance dans l'application mobile (31/07/2024) 

Dans l'outil Correspondance sur les applications mobiles iOS et Android de Procore, vous pouvez désormais joindre des documents de l'outil Gestion de documents aux documents de correspondance. Cette intégration améliore la communication sur le chantier en améliorant l'efficacité et la vérifiabilité. Les utilisateurs peuvent référencer les documents joints tout en bénéficiant du contexte et de l'appel à l'action fournis par le document de correspondance. Pour en savoir plus sur l'ajout de fichiers de gestion de documents à un élément de correspondance, consultez nos instructions iOS ou Android . 

Modifier le champ de révision par lot pour les chargements (30/07/2024)

Les utilisateurs peuvent désormais modifier par lot le champ Révision dans l'onglet Chargements pour remplir rapidement l'identifiant de révision d'une ou plusieurs révisions en même temps. Voir Modifier les informations des documents dans l'outil de gestion des documents.

MODIFICATION PAR ENSEMBLE D'UN CHAMP NOM POUR LES RÉVISIONS SOUMISES (30/07/2024)

Les utilisateurs peuvent désormais modifier par lot le champ Nom dans l'onglet Documents pour modifier rapidement le nom d'une ou plusieurs révisions sans norme de dénomination en même temps. Voir Modifier les informations des documents dans l'outil de gestion des documents.

nouvelle personne assignée du flux de travail & Options de réponse pour les révisions de documents (25/07/2024)  

Vous pouvez désormais réduire la taille de vos flux de travail tout en conservant la complexité de votre logique de réponse. Les utilisateurs peuvent assigner plusieurs équipes obligatoires ou facultatives à une seule étape de réponse dans un flux de travail au lieu de n'assigner que des personnes. En une seule étape, les utilisateurs peuvent désigner un responsable d'équipe requis, un membre d'équipe facultatif et des équipes supplémentaires pour répondre. Les administrateurs de l'entreprise peuvent également envoyer un flux de travail à toute une organisation et ne demander qu'à une seule personne du groupe de répondre. La durée requise pour terminer une révision de document devrait diminuer car plusieurs parties peuvent commencer leur processus de révision simultanément. Voir Créer un modèle de flux de travail.

RÉcapitulatif des e-mails des nouveaux flux de travail & TYPES DE NOTIFICATIONS pour les utilisateurs de la gestion des documents (25/07/2024) 

Procore a amélioré l'envoi des notifications par e-mail de flux de travail afin de réduire le risque que les utilisateurs reçoivent plusieurs e-mails de flux de travail en peu de temps. Deux types de notifications sont désormais stockés au cours d'une heure et envoyés dans un e-mail de synthèse : (1) les alertes aux personnes assignées à l'étape que c'est leur tour dans un flux de travail et (2) les notifications aux destinataires et aux groupes de distribution qu'un flux de travail a atteint un certain seuil. étape. Les notifications d'éléments en retard sont stockées jusqu'à 7h00 du matin dans le fuseau horaire du projet ou de l'entreprise du flux de travail et envoyées sous forme d'e-mail de synthèse à ce moment-là. Pour plus de détails sur la période de regroupement, voir Quelles notifications par e-mail sont envoyées par les flux de travail ?

De plus, Procore a ajouté les nouveaux types de notifications par e-mail de flux de travail suivants pour tenir les participants au flux de travail informés : 

• Due demain. Le gestionnaire de flux de travail est averti lorsqu'une ou plusieurs étapes sont dues dans la journée.
• Étape en retard pour le gestionnaire de flux de travail. Le gestionnaire de flux de travail est averti lorsqu'une ou plusieurs étapes sont en retard.
• Nouveau flux de travail appliqué. Lorsqu'un nouveau flux de travail est appliqué à un élément, le nouveau gestionnaire de flux de travail est averti. 
• Flux de travail redémarré. Les gestionnaires de flux de travail sont avertis lorsqu'un flux de travail est redémarré.

les identifiants de révision en double sont désormais autorisés pour tenir compte des mises à jour mineures (24/06/2024).

Les entreprises peuvent désormais autoriser les utilisateurs à donner le même identifiant de révision à plusieurs chargements. Par exemple, si un utilisateur apporte une modification mineure et ne souhaite pas considérer le chargement comme une nouvelle révision, il peut modifier manuellement le champ Révision afin qu'il ait le même numéro qu'une révision précédente. Les nouveaux projets et les nouvelles règles conditionnelles autoriseront les identifiants de révision en double par défaut, mais les administrateurs peuvent modifier ce paramètre pour tous les types de documents ou certains d'entre eux. Voir Modifier les exigences de chargement pour l'outil de gestion de documents. Contrairement au champ Révision, le champ Version récemment ajouté n'est pas modifiable et peut être utilisé comme identifiant unique.  

Le nouveau champ « Version » est un identifiant unique pour les chargements de documents (17/06/2024).

Lors de la soumission d'une révision de document, un numéro de version unique est désormais automatiquement assigné à la révision et ne peut pas être modifié. Les utilisateurs peuvent choisir d'afficher ou de masquer une colonne affichant les numéros de version via les paramètres du tableau.  dans la page principale de l'outil Gestion de documents. Voir Configurer votre affichage dans l'outil de gestion de documents. Les numéros de version apparaissent également dans la liste Révisions qui s'ouvre lorsque vous cliquez sur une version ou un champ de révision à partir de la page principale de la liste, dans le menu déroulant Révision et dans le panneau Informations de la visionneuse de documents.

Nouveaux champs de métadonnées des pièces jointes dans les exportations PDF de correspondance (23/05/2024)

Les destinataires des exportations PDF de correspondance peuvent désormais voir les attributs de pièce jointe suivants : nom de la pièce jointe, description, type, révision et statut. Ces métadonnées facilitent l'audit des communications contractuelles. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

Affichage de la description du document et du numéro de RÉVISION dans les résultats de recherche globaux sur mobile (13/05/2024). 

Sur l'application mobile Procore pour iOS et Android, les résultats de la recherche globale de projets affichent désormais la description et le numéro de révision de chaque document. Il est ainsi plus facile de trouver le document dont vous avez besoin en dehors de l'outil Gestion de documents. Consultez Rechercher des éléments dans un projet (iOS) ou Rechercher des éléments dans un projet (Android) pour savoir où se trouve la recherche globale dans votre application Procore. 

Redémarrez en masse ou RÉAPPLIQUEZ les modèles de flux de travail à tout moment du cycle de vie d'un document (06/05/2024)

Vous pouvez désormais appliquer un nouveau modèle de flux de travail à plusieurs documents en même temps ! Les documents sans flux de travail appliqué, avec des flux de travail en cours ou avec des flux de travail terminés peuvent être sélectionnés par lot ou une seule fois afin d'appliquer un nouveau flux de travail, un flux de travail supplémentaire ou de redémarrer le même flux de travail. Tous les ajouts et modifications du flux de travail font partie de l'historique du flux de travail du document, ce qui facilite la tenue des dossiers. Voir Démarrer un flux de travail dans l'outil de gestion de documents.

Présélections de FLUX DE TRAVAIL préservées lors de la MODIFICATION des modèles (02/05/2024)

Les configurations de flux de travail de projet existantes sont désormais préservées lors de la publication d'une nouvelle version d'un modèle dans l'outil Flux de travail.*  Les utilisateurs peuvent apporter les modifications suivantes dans le modèle de flux de travail sans avoir à le reconfigurer au niveau projet :

• Nom de l'étape 
• Jours pour terminer
• Statut de l'élément
• Champs et valeurs conditionnels
• Ajouts ou modifications de réponses
• Ajouts ou suppressions de rôles de personnes assignées*
• Suppressions d'étapes
• Modifications de la séquence d'étapes

* La création d'un nouveau rôle de modèle personnalisé pour une étape nouvelle ou existante nécessite toujours une configuration au niveau projet une fois les mises à jour publiées, car au moins un membre du rôle doit être assigné à l'étape au niveau projet. Voir Configurer un modèle de flux de travail personnalisé sur un projet. 

Filtrer les documents par « Format » (15/03/2024)

Vous pouvez désormais filtrer rapidement les documents par formats de fichiers (tels que pdf, dwg et jpg) grâce au nouveau filtre « Format ». Ce filtre est disponible à partir de l'un des trois onglets (Tous les documents, En révision et Chargements) de l'outil Gestion des documents. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l'outil de gestion de documents. Le filtrage par format de fichier sera bientôt disponible sur iOS de Procore (v2024.0318) et Android (v2024.0311) les applications mobiles aussi ! 

Améliorations apportées aux pièces jointes de gestion des documents dans les e-mails de correspondance (04/03/2024).

Les e-mails de l'outil Correspondance de Procore fournissent désormais des données supplémentaires pour les pièces jointes de la Gestion des documents. Les e-mails de correspondance contiennent désormais un tableau des pièces jointes répertoriant le nom de chaque document, son identifiant de révision et son statut au moment de la transmission. Ceci garantit que le destinataire peut facilement identifier les révisions fournies et le statut de ces révisions sans se connecter à Procore. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

VOIR LES RÉVISIONS ANTÉRIEURES des documents sur l'application mobile Procore (04/03/2024)

Sur l'application mobile Procore pour iOS et Android, les utilisateurs sur le chantier peuvent désormais afficher les révisions précédentes ! Si une nouvelle révision d'un document est chargée au cours de la construction, un utilisateur sur le chantier peut désormais la comparer à une révision précédente pour voir les différences et apporter les modifications nécessaires sur place. Voir Afficher des documents dans l'outil de gestion de documents (iOS) ou Afficher des documents dans l'outil de gestion de documents (Android). 

Affichage des pièces jointes des documents de Correspondance dans l'affichage liste de l'application mobile Procore (07/02/2024).

Dans l'outil Correspondance de l'application mobile Procore pour iOS et Android, les utilisateurs peuvent désormais appuyer sur « Afficher tout » pour afficher une liste de toutes les pièces jointes de l'élément. Il est ainsi plus facile de trouver un fichier spécifique lorsqu'un élément de correspondance comporte de nombreuses pièces jointes. Voir Afficher les fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance (iOS) ou Afficher les fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance (Android).

Nouveau bouton « Réviser » pour les documents dans la modale de chargement (07/02/2024)

Vous pouvez maintenant réviser et compléter rapidement les informations des documents récemment chargés en cliquant sur un nouveau bouton « Réviser » dans la modale de chargements. Voir Charger des documents et Remplir les informations pour les documents. Après avoir cliqué sur « Réviser », le document s'ouvrira dans la visionneuse, où vous pourrez remplir les métadonnées et soumettre des documents. La fenêtre Chargements est accessible à partir de n'importe quel onglet jusqu'à ce qu'elle soit fermée manuellement.

Afficher le nombre d'annotations de documents visibles et le nombre de filtres appliqués (05/02/2024)

Sur l'application mobile Procore pour iOS, les utilisateurs peuvent désormais afficher le nombre d'annotations visibles par rapport aux annotations totales sur un document. Les utilisateurs peuvent également voir le nombre de filtres appliqués à la liste d'annotations. Voir « Liste d'annotations » dans Afficher les documents dans l'outil de gestion de Documents (iOS) et Afficher les documents dans l'outil de gestion de documents (Android).

Répondre en masse à plusieurs documents dans un flux de travail (01/02/2024)

Les personnes assignées au flux de travail ont désormais la possibilité de soumettre leur réponse pour plusieurs documents à la fois. Voir Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil de gestion de Documents. 

Filtrer les annotations des documents par « Créé par » et « Entreprise » (23/01/2024)

Lors de l'affichage des annotations sur un document, vous pouvez maintenant appliquer les filtres « Entreprise » et « Créé par » pour afficher les annotations d'entreprises et de particuliers spécifiques. Voir Afficher les annotations dans l'outil de gestion de documents.

Possibilité d'utiliser le même code de projet pour tous les projets (18/01/2024)

Vous pouvez désormais utiliser la même abréviation de code de projet pour plusieurs projets au sein de la même entreprise. Voir Qu'est-ce que le champ Code sur la page de création de projet ?

Afficher les champs manquants requis pour un document (01/02/2024)

Pour faciliter l’identification des champs à remplir avant de pouvoir soumettre un document, vous pouvez désormais survoler le message « Attributs manquants » dans la colonne « Prêt à soumettre » pour voir quels champs obligatoires sont toujours vides pour un document. Voir Terminer les informations pour les documents dans l’outil Gestion des documents. Ceci est également utile si des champs ont été déplacés ou masqués dans les paramètres du tableau.

Afficher les fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance sur l’application Android Procore (18/18/2023)

Sur l’application mobile Procore pour Android, les utilisateurs peuvent désormais afficher les fichiers de gestion des documents qui ont été joints à un élément de correspondance. Voir Afficher les fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance (Android).

Télécharger un document avec ou sans annotation sur Web (12/14/2023)

Vous pouvez désormais choisir de télécharger un document individuel avec ou sans annotations sur l’application Web de Procore. Voir Télécharger des documents à partir de l’outil Gestion des documents.

Afficher ou masquer les annotations sur les documents (12/13/2023)

Vous pouvez désormais choisir d’afficher ou de masquer toutes les annotations sur les documents lors de la visionneuse sur l’application Web de Procore. Voir Afficher les documents dans l’outil Gestion des documents. 

Afficher les fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance sur l’application IOS Procore (11/29/2023)

Sur l’application mobile Procore pour iOS, les utilisateurs peuvent désormais afficher les fichiers de gestion des documents qui ont été joints à un élément de correspondance. Voir Afficher les fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance (iOS).

Synchroniser les vues enregistrées sur l'application mobile Procore (13/11/2023)

Les utilisateurs de l'application Procore iOS ou Android peuvent désormais choisir de synchroniser tous les documents d'une vue enregistrée en une seule fois sur leur appareil mobile. Ceci permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin, quelle que soit la force ou la disponibilité de la connexion Wi-Fi ou cellulaire. Voir Synchroniser et télécharger des documents à partir de l'outil de gestion de documents (iOS) ou Synchroniser et télécharger des documents à partir de l'outil de gestion de documents (Android).

Ajouter des pièces jointes dans une réponse de flux de travail (24/10/2023)

Vous pouvez désormais ajouter des pièces jointes à votre réponse dans un flux de travail. Voir Répondre à un flux de travail personnalisé et Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.

Accéder rapidement aux plans et au cahier des charges en une seule touche dans l'application mobile Procore (24/10/2023)

Les utilisateurs de l'application Procore iOS ou Android peuvent désormais accéder aux plans et au cahier des charges dans l'outil Gestion de documents en une seule touche, en appuyant sur Plans ou Cahier des charges dans la liste des outils. Voir Bonnes pratiques pour les membres de l'équipe de chantier utilisant l'outil de gestion de documents.

Bien que ces documents soient toujours accessibles en ouvrant l'outil de gestion des documents, les vignettes des outils « Plans » et « Cahier des charges » sur l'application mobile Procore s'ouvriront désormais automatiquement dans la vue enregistrée correspondante dans l'outil de gestion des documents. 

Tableau des données de gestion des documents pour les pièces jointes des documents de correspondance (17/10/2023)

La zone des pièces jointes des éléments de l'outil de correspondance comprend désormais le tableau de données de l'outil de gestion des documents, ce qui permet une meilleure expérience de pièce jointe et de visualisation des documents. Au lieu de voir uniquement les noms de fichiers, les utilisateurs peuvent désormais visualiser tous les documents joints dans le tableau de données avec les informations pertinentes et la possibilité de trier ou d'ajuster les colonnes selon les besoins. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

Cette version ajoute également des améliorations aux pièces jointes en mode Créer ou Modifier, comme la possibilité de supprimer par lot les documents sélectionnés et la possibilité d'afficher les documents joints. Voir Partager des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

Ajout d'attributs supplémentaires pour l'autorisation de Documents (13/10/2023)

« Lieu », « Auteur » et « Étape » peuvent désormais être sélectionnés comme attributs pour accorder des autorisations aux documents. Voir Créer un groupe d'autorisations pour l'outil de gestion de documents. Ceci vous permet de contrôler davantage l'accès aux documents.

Nouvelle autorisation « Soumettre de nouveaux fichiers » (09/10/2023)

Une nouvelle autorisation permettant de contrôler la soumission des fichiers peut désormais être appliquée aux groupes d'autorisations dans l'outil de gestion des documents. Ceci est utile lorsque vous souhaitez permettre à certains utilisateurs de charger des fichiers et des informations complètes, mais demander à quelqu'un d'autre de réviser et de soumettre des fichiers. Voir Soumettre des documents dans l'outil de gestion des documents, Créer un groupe d'autorisations pour l'outil de gestion des documents et Comment les autorisations fonctionnent-elles dans l'outil de gestion des documents ?

Modifier par lot les informations sur les documents soumis (11/09/2023)

Vous pouvez désormais modifier par lot les informations des documents dans les onglets Tous les documents et En révision. Voir Modifier les informations des documents. Auparavant, vous ne pouviez modifier des documents par lot que dans l'onglet Chargements. 

Télécharger tous les fichiers d'un document de correspondance (31/08/2023)

Les utilisateurs peuvent désormais télécharger tous les fichiers de gestion de documents joints à un document de correspondance. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

Informations complètes sur les fichiers chargés dans la visionneuse de documents (23/08/2023)

Vous pouvez désormais remplir les champs et soumettre des documents directement à partir de la visionneuse de l'outil Gestion des documents. Voir Informations complètes sur les documents dans l'outil Gestion des documents. Ceci est utile si vous souhaitez afficher le contenu des documents chargés pendant que vous remplissez les informations nécessaires.

Répondeurs de flux de travail parallèles pour l'outil de gestion de documents (31/07/2023)

L'outil Flux de travail de Procore prend désormais en charge les flux de travail parallèles, qui peuvent être configurés pour l'outil Gestion des documents. Cela signifie que vous pouvez désormais avoir plusieurs réviseurs dans la même étape du flux de travail, ce qui vous permet de faire approuver les documents plus rapidement. Voir Créer un modèle de flux de travail personnalisé et Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.

Partager des documents à l'aide de l'outil Correspondance (31/07/2023)

Vous pouvez désormais partager des fichiers à partir de l'outil Gestion des documents en les joignant à un élément de correspondance dans l'outil Correspondance. Voir Partager des fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance. 

Les mêmes autorisations de l'outil Gestion des documents s'appliquent. Les destinataires des éléments de correspondance peuvent afficher et télécharger les fichiers à partir de l'outil e-mail, Exportation PDF ou Correspondance. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance.

Créer des vues enregistrées pour les documents (22/06/2023)

Vous pouvez désormais créer des vues enregistrées dans l'outil Gestion des documents pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques tout en conservant une seule source d'information pour chaque fichier. Voir Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document.

Les vues enregistrées sont séparées en vues du projet (créées par les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » et disponibles pour tous les membres du projet) et Mes vues (vues que vous créez et qui ne sont visibles que par vous). Voir Afficher les documents dans l'outil Gestion des documents.  Tous les utilisateurs ayant accès à l'outil Gestion des documents peuvent créer leurs propres vues enregistrées pour référencer facilement les documents les plus importants pour eux, et les utilisateurs disposant des autorisations « Admin » dans l'outil peuvent créer des vues enregistrées que tous les membres du projet peuvent utiliser. 

Ajout du niveau d'autorisation « Aucun » pour l'outil Gestion des documents (05/06/23)

L'outil Gestion des documents dispose désormais d'un niveau d'autorisation « Aucun » qui peut être assigné aux utilisateurs qui n'ont pas besoin d'accéder à l'outil. Les autorisations peuvent être gérées dans l'outil Autorisations au niveau entreprise et dans l'annuaire au niveau projet. Voir Comment fonctionnent les autorisations dans l'outil Gestion de documents ?

Exporter au CSV (25/04/2023)

Vous pouvez désormais exporter des informations de l'outil Gestion de documents vers un fichier CSV . Voir Exporter des informations à partir de l'outil Gestion de documents. 

Télécharger des documents avec la norme de dénomination appliquée 30/03/2023

Les documents sont désormais téléchargés avec les noms de fichiers affichés dans le champ Nom de l'outil Gestion des documents. Auparavant, les documents étaient téléchargés avec leur nom de fichier d'origine. Voir Télécharger des documents à partir de l'outil Gestion de documents. Cela permet de garder les fichiers organisés, conformes et au format correct pour que les révisions soient détectées lors de l'importation.

Supprimer par lot les documents chargés (30/03/2023)

Vous pouvez désormais supprimer par lot des documents qui ont été chargés dans l'outil Gestion de documents. Voir Supprimer les documents chargés dans l'outil Gestion de documents. Actuellement, les documents ne peuvent être supprimés qu'à partir de l' tab« Chargements » .

Supprimer un document chargé (07/03/2023)

Vous pouvez désormais supprimer un document qui a été chargé dans l'outil Gestion de documents. Voir Supprimer un document chargé dans l'outil Gestion de documents. Actuellement, un document ne peut être supprimé qu'à partir de l' tab« Chargements » .

Flux de travail d'approbation (31/01/2023)

Vous pouvez désormais configurer des modèles de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise pour la gestion des documents. Voir À propos des flux de travail dans l'outil Gestion de documents . Une fois configuré et assigné à un projet, vous pouvez assigner un gestionnaire de flux de travail et assigner des documents dans l' tab Chargements à un modèle de flux de travail.

La soumission d'un document avec un modèle de flux de travail assigné démarre le flux de travail et envoie automatiquement un e-mail à chaque personne assignée lorsqu'il est temps de répondre. Les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations, des commentaires et effectuer une sélection dans une liste de réponses configurées. Voir Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil Gestion de documents . Au fur et à mesure que les documents avancent dans les étapes du flux de travail, leurs statuts sont automatiquement mis à jour en fonction du modèle configuré.

Remarque : les annotations ne peuvent être ajoutées que par les personnes assignées au flux de travail. Vous pouvez modifier les autorisations dont dispose une personne assignée du flux de travail dans les paramètres de l'outil Gestion de documents. Voir Configurer les paramètres : Gestion des documents .

Gestion des révisions (31/01/2023)

Vous pouvez saisir le numéro de révision initial des documents dans l' tab Téléchargements. Lorsqu'une nouvelle révision est chargée avec un nom correspondant, elle est consolidée en une seule ligne avec le numéro de révision augmenté de un par incréments. Vous pouvez ensuite cliquer sur le numéro de révision pour afficher et modifier les révisions précédentes. Vous pouvez également basculer entre les révisions dans le visualiseur de documents. Voir Modifier les révisions dans l'outil Gestion de documents et Afficher les documents dans l'outil Gestion de documents .

Détection d'attributs de document avec Machine Learning (13/01/2023)

Vous verrez désormais les attributs Type, Description et Numéro détectés et automatiquement renseignés dans l'onglet Chargements par notre service d'apprentissage automatique. La détection de l'attribut Type s'applique uniquement aux plans et aux cahiers des charges ; s'il ne reconnaît pas le type comme un plan ou un cahier des charges, il ne remplit pas l'attribut. Voir Que peut remplir automatiquement Procore lors du chargement de fichiers vers l'outil Gestion de documents ?

Ensembles de champs configurables et champs par défaut (13/01/2023)

Vous pouvez désormais créer et gérer des ensembles de champs configurables et des champs par défaut pour l'outil Gestion des documents. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil Gestion de documents . Vous pouvez configurer les valeurs disponibles pour les attributs de document suivants : Classification, Discipline, Statut, Type, Volume /Système. Cela inclut la personnalisation de la description de la valeur, du code et s'il s'agit d'une valeur active sur les projets. Vous pouvez également choisir parmi les 20+ attributs par défaut que vous souhaitez marquer comme facultatifs ou requis pour votre projet afin d'assurer la conformité et la cohérence dans l'ensemble de votre portefeuille de projets.

Assigner un groupe d'autorisations de document à partir de l'annuaire (13/01/2023)

Vous pouvez désormais assigner un groupe d'autorisations Gestion de documents aux utilisateurs nouveaux et existants à partir de l'outil Annuaire lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs. Voir Définir un groupe d'autorisations Gestion de documents pour un nouvel utilisateur .

Historique des changements d'attribut (09/01/2023)

Vous pouvez désormais afficher l'historique des modifications d'attributs d'un document dans le panneau d'informations du visualiseur de documents. Voir Afficher l'historique des changements pour les documents dans l'outil Gestion de documents .

Exigences de chargement conditionnel (04/01/23)

Vous pouvez désormais exiger que les attributs de document conditionnels soient requis en fonction du type de document au moment du chargement. Vous pouvez également choisir d'utiliser la norme de dénomination configurée ou aucune norme de dénomination pour différents types de documents. Voir Modifier les exigences de chargement pour l'outil Gestion de documents .