Gestion des documents - Notes de mise à jour

Redémarrez en masse ou RÉAPPLIQUEZ les modèles de flux de travail à tout moment du cycle de vie d'un document (06/05/2024)

Vous pouvez désormais appliquer un nouveau modèle de flux de travail à plusieurs documents en même temps ! Les documents sans flux de travail appliqué, avec des flux de travail en cours ou avec des flux de travail terminés peuvent être sélectionnés par lot ou une seule fois afin d'appliquer un nouveau flux de travail, un flux de travail supplémentaire ou de redémarrer le même flux de travail. Tous les ajouts et modifications du flux de travail font partie de l'historique du flux de travail du document, ce qui facilite la tenue des dossiers. Voir Démarrer un flux de travail dans l'outil de gestion de documents.

Présélections de FLUX DE TRAVAIL préservées lors de la MODIFICATION des modèles (02/05/2024)

Les configurations de flux de travail de projet existantes sont désormais préservées lors de la publication d'une nouvelle version d'un modèle dans l'outil Flux de travail.*  Les utilisateurs peuvent apporter les modifications suivantes dans le modèle de flux de travail sans avoir à le reconfigurer au niveau projet :

• Nom de l'étape 
• Jours pour terminer
• Statut de l'élément
• Champs et valeurs conditionnels
• Ajouts ou modifications de réponses
• Ajouts ou suppressions de rôles de personnes assignées*
• Suppressions d'étapes
• Modifications de la séquence d'étapes

* La création d'un nouveau rôle de modèle personnalisé pour une étape nouvelle ou existante nécessite toujours une configuration au niveau projet une fois les mises à jour publiées, car au moins un membre du rôle doit être assigné à l'étape au niveau projet. Voir Configurer un modèle de flux de travail personnalisé sur un projet. 

Filtrer les documents par « Format » (15/03/2024)

Vous pouvez désormais filtrer rapidement les documents par formats de fichiers (tels que pdf, dwg et jpg) grâce au nouveau filtre « Format ». Ce filtre est disponible à partir de l'un des trois onglets (Tous les documents, En révision et Chargements) de l'outil Gestion des documents. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l'outil de gestion de documents. Le filtrage par format de fichier sera bientôt disponible sur iOS de Procore (v2024.0318) et Android (v2024.0311) les applications mobiles aussi ! 

Améliorations apportées aux pièces jointes de gestion des documents dans les e-mails de correspondance (04/03/2024).

Les e-mails de l'outil Correspondance de Procore fournissent désormais des données supplémentaires pour les pièces jointes de la Gestion des documents. Les e-mails de correspondance contiennent désormais un tableau des pièces jointes répertoriant le nom de chaque document, son identifiant de révision et son statut au moment de la transmission. Ceci garantit que le destinataire peut facilement identifier les révisions fournies et le statut de ces révisions sans se connecter à Procore. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

VOIR LES RÉVISIONS ANTÉRIEURES des documents sur l'application mobile Procore (04/03/2024)

Sur l'application mobile Procore pour iOS et Android, les utilisateurs sur le chantier peuvent désormais afficher les révisions précédentes ! Si une nouvelle révision d'un document est chargée au cours de la construction, un utilisateur sur le chantier peut désormais la comparer à une révision précédente pour voir les différences et apporter les modifications nécessaires sur place. Voir Afficher des documents dans l'outil de gestion de documents (iOS) ou Afficher des documents dans l'outil de gestion de documents (Android). 

Affichage des pièces jointes des documents de Correspondance dans l'affichage liste de l'application mobile Procore (07/02/2024).

Dans l'outil Correspondance de l'application mobile Procore pour iOS et Android, les utilisateurs peuvent désormais appuyer sur « Afficher tout » pour afficher une liste de toutes les pièces jointes de l'élément. Il est ainsi plus facile de trouver un fichier spécifique lorsqu'un élément de correspondance comporte de nombreuses pièces jointes. Voir Afficher les fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance (iOS) ou Afficher les fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance (Android).

Nouveau bouton « Réviser » pour les documents dans la modale de chargement (07/02/2024)

Vous pouvez maintenant réviser et compléter rapidement les informations des documents récemment chargés en cliquant sur un nouveau bouton « Réviser » dans la modale de chargements. Voir Charger des documents et Remplir les informations pour les documents. Après avoir cliqué sur « Réviser », le document s'ouvrira dans la visionneuse, où vous pourrez remplir les métadonnées et soumettre des documents. La fenêtre Chargements est accessible à partir de n'importe quel onglet jusqu'à ce qu'elle soit fermée manuellement.

Afficher le nombre d'annotations de documents visibles et le nombre de filtres appliqués (05/02/2024)

Sur l'application mobile Procore pour iOS, les utilisateurs peuvent désormais afficher le nombre d'annotations visibles par rapport aux annotations totales sur un document. Les utilisateurs peuvent également voir le nombre de filtres appliqués à la liste d'annotations. Voir « Liste d'annotations » dans Afficher les documents dans l'outil de gestion de Documents (iOS) et Afficher les documents dans l'outil de gestion de documents (Android).

Répondre en masse à plusieurs documents dans un flux de travail (01/02/2024)

Les personnes assignées au flux de travail ont désormais la possibilité de soumettre leur réponse pour plusieurs documents à la fois. Voir Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil de gestion de Documents. 

Filtrer les annotations des documents par « Créé par » et « Entreprise » (23/01/2024)

Lors de l'affichage des annotations sur un document, vous pouvez maintenant appliquer les filtres « Entreprise » et « Créé par » pour afficher les annotations d'entreprises et de particuliers spécifiques. Voir Afficher les annotations dans l'outil de gestion de documents.

Possibilité d'utiliser le même code de projet pour tous les projets (18/01/2024)

Vous pouvez désormais utiliser la même abréviation de code de projet pour plusieurs projets au sein de la même entreprise. Voir Qu'est-ce que le champ Code sur la page de création de projet ?

Afficher les champs manquants requis pour un document (01/02/2024)

Pour faciliter l’identification des champs à remplir avant de pouvoir soumettre un document, vous pouvez désormais survoler le message « Attributs manquants » dans la colonne « Prêt à soumettre » pour voir quels champs obligatoires sont toujours vides pour un document. Voir Terminer les informations pour les documents dans l’outil Gestion des documents. Ceci est également utile si des champs ont été déplacés ou masqués dans les paramètres du tableau.

Afficher les fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance sur l’application Android Procore (18/18/2023)

Sur l’application mobile Procore pour Android, les utilisateurs peuvent désormais afficher les fichiers de gestion des documents qui ont été joints à un élément de correspondance. Voir Afficher les fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance (Android).

Télécharger un document avec ou sans annotation sur Web (12/14/2023)

Vous pouvez désormais choisir de télécharger un document individuel avec ou sans annotations sur l’application Web de Procore. Voir Télécharger des documents à partir de l’outil Gestion des documents.

Afficher ou masquer les annotations sur les documents (12/13/2023)

Vous pouvez désormais choisir d’afficher ou de masquer toutes les annotations sur les documents lors de la visionneuse sur l’application Web de Procore. Voir Afficher les documents dans l’outil Gestion des documents. 

Afficher les fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance sur l’application IOS Procore (11/29/2023)

Sur l’application mobile Procore pour iOS, les utilisateurs peuvent désormais afficher les fichiers de gestion des documents qui ont été joints à un élément de correspondance. Voir Afficher les fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance (iOS).

Synchroniser les vues enregistrées sur l'application mobile Procore (13/11/2023)

Les utilisateurs de l'application Procore iOS ou Android peuvent désormais choisir de synchroniser tous les documents d'une vue enregistrée en une seule fois sur leur appareil mobile. Ceci permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin, quelle que soit la force ou la disponibilité de la connexion Wi-Fi ou cellulaire. Voir Synchroniser et télécharger des documents à partir de l'outil de gestion de documents (iOS) ou Synchroniser et télécharger des documents à partir de l'outil de gestion de documents (Android).

Ajouter des pièces jointes dans une réponse de flux de travail (24/10/2023)

Vous pouvez désormais ajouter des pièces jointes à votre réponse dans un flux de travail. Voir Répondre à un flux de travail personnalisé et Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.

Accéder rapidement aux plans et au cahier des charges en une seule touche dans l'application mobile Procore (24/10/2023)

Les utilisateurs de l'application Procore iOS ou Android peuvent désormais accéder aux plans et au cahier des charges dans l'outil Gestion de documents en une seule touche, en appuyant sur Plans ou Cahier des charges dans la liste des outils. Voir Bonnes pratiques pour les membres de l'équipe de chantier utilisant l'outil de gestion de documents.

Bien que ces documents soient toujours accessibles en ouvrant l'outil de gestion des documents, les vignettes des outils « Plans » et « Cahier des charges » sur l'application mobile Procore s'ouvriront désormais automatiquement dans la vue enregistrée correspondante dans l'outil de gestion des documents. 

Tableau des données de gestion des documents pour les pièces jointes des documents de correspondance (17/10/2023)

La zone des pièces jointes des éléments de l'outil de correspondance comprend désormais le tableau de données de l'outil de gestion des documents, ce qui permet une meilleure expérience de pièce jointe et de visualisation des documents. Au lieu de voir uniquement les noms de fichiers, les utilisateurs peuvent désormais visualiser tous les documents joints dans le tableau de données avec les informations pertinentes et la possibilité de trier ou d'ajuster les colonnes selon les besoins. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

Cette version ajoute également des améliorations aux pièces jointes en mode Créer ou Modifier, comme la possibilité de supprimer par lot les documents sélectionnés et la possibilité d'afficher les documents joints. Voir Partager des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

Ajout d'attributs supplémentaires pour l'autorisation de Documents (13/10/2023)

« Lieu », « Auteur » et « Étape » peuvent désormais être sélectionnés comme attributs pour accorder des autorisations aux documents. Voir Créer un groupe d'autorisations pour l'outil de gestion de documents. Ceci vous permet de contrôler davantage l'accès aux documents.

Nouvelle autorisation « Soumettre de nouveaux fichiers » (09/10/2023)

Une nouvelle autorisation permettant de contrôler la soumission des fichiers peut désormais être appliquée aux groupes d'autorisations dans l'outil de gestion des documents. Ceci est utile lorsque vous souhaitez permettre à certains utilisateurs de charger des fichiers et des informations complètes, mais demander à quelqu'un d'autre de réviser et de soumettre des fichiers. Voir Soumettre des documents dans l'outil de gestion des documents, Créer un groupe d'autorisations pour l'outil de gestion des documents et Comment les autorisations fonctionnent-elles dans l'outil de gestion des documents ?

Modifier par lot les informations sur les documents soumis (11/09/2023)

Vous pouvez désormais modifier par lot les informations des documents dans les onglets Tous les documents et En révision. Voir Modifier les informations des documents. Auparavant, vous ne pouviez modifier des documents par lot que dans l'onglet Chargements. 

Télécharger tous les fichiers d'un document de correspondance (31/08/2023)

Les utilisateurs peuvent désormais télécharger tous les fichiers de gestion de documents joints à un document de correspondance. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un élément de correspondance.

Informations complètes sur les fichiers chargés dans la visionneuse de documents (23/08/2023)

Vous pouvez désormais remplir les champs et soumettre des documents directement à partir de la visionneuse de l'outil Gestion des documents. Voir Informations complètes sur les documents dans l'outil Gestion des documents. Ceci est utile si vous souhaitez afficher le contenu des documents chargés pendant que vous remplissez les informations nécessaires.

Répondeurs de flux de travail parallèles pour l'outil de gestion de documents (31/07/2023)

L'outil Flux de travail de Procore prend désormais en charge les flux de travail parallèles, qui peuvent être configurés pour l'outil Gestion des documents. Cela signifie que vous pouvez désormais avoir plusieurs réviseurs dans la même étape du flux de travail, ce qui vous permet d'approuver les documents plus rapidement. Voir Créer un modèle de flux de travail personnalisé et Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil Gestion de documents.

Partager des documents à l'aide de l'outil Correspondance (31/07/2023)

Vous pouvez désormais partager des fichiers à partir de l'outil Gestion des documents en les joignant à un élément de correspondance dans l'outil Correspondance. Voir Partager des fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance. 

Les mêmes autorisations de l'outil Gestion des documents s'appliquent. Les destinataires des éléments de correspondance peuvent afficher et télécharger les fichiers à partir de l'outil e-mail, Exportation PDF ou Correspondance. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion des documents dans un élément de correspondance.

Créer des vues enregistrées pour les documents (22/06/2023)

Vous pouvez désormais créer des vues enregistrées dans l'outil Gestion des documents pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques tout en conservant une seule source d'information pour chaque fichier. Voir Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document.

Les vues enregistrées sont séparées en vues du projet (créées par les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » et disponibles pour tous les membres du projet) et Mes vues (vues que vous créez et qui ne sont visibles que par vous). Voir Afficher les documents dans l'outil Gestion des documents.  Tous les utilisateurs ayant accès à l'outil Gestion des documents peuvent créer leurs propres vues enregistrées pour référencer facilement les documents les plus importants pour eux, et les utilisateurs disposant des autorisations « Admin » dans l'outil peuvent créer des vues enregistrées que tous les membres du projet peuvent utiliser. 

Ajout du niveau d'autorisation « Aucun » pour l'outil Gestion des documents (05/06/23)

L'outil Gestion des documents dispose désormais d'un niveau d'autorisation « Aucun » qui peut être assigné aux utilisateurs qui n'ont pas besoin d'accéder à l'outil. Les autorisations peuvent être gérées dans l'outil Autorisations au niveau entreprise et dans l'annuaire au niveau projet. Voir Comment fonctionnent les autorisations dans l'outil Gestion de documents ?

Exporter au CSV (25/04/2023)

Vous pouvez désormais exporter des informations de l'outil Gestion de documents vers un fichier CSV . Voir Exporter des informations à partir de l'outil Gestion de documents. 

Télécharger des documents avec la norme de dénomination appliquée 30/03/2023

Les documents sont désormais téléchargés avec les noms de fichiers affichés dans le champ Nom de l'outil Gestion des documents. Auparavant, les documents étaient téléchargés avec leur nom de fichier d'origine. Voir Télécharger des documents à partir de l'outil Gestion de documents. Cela permet de garder les fichiers organisés, conformes et au format correct pour que les révisions soient détectées lors de l'importation.

Supprimer par lot les documents chargés (30/03/2023)

Vous pouvez désormais supprimer par lot des documents qui ont été chargés dans l'outil Gestion de documents. Voir Supprimer les documents chargés dans l'outil Gestion de documents. Actuellement, les documents ne peuvent être supprimés qu'à partir de l' tab« Chargements » .

Supprimer un document chargé (07/03/2023)

Vous pouvez désormais supprimer un document qui a été chargé dans l'outil Gestion de documents. Voir Supprimer un document chargé dans l'outil Gestion de documents. Actuellement, un document ne peut être supprimé qu'à partir de l' tab« Chargements » .

Flux de travail d'approbation (31/01/2023)

Vous pouvez désormais configurer des modèles de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise pour la gestion des documents. Voir À propos des flux de travail dans l'outil Gestion de documents . Une fois configuré et assigné à un projet, vous pouvez assigner un gestionnaire de flux de travail et assigner des documents dans l' tab Chargements à un modèle de flux de travail.

La soumission d'un document avec un modèle de flux de travail assigné démarre le flux de travail et envoie automatiquement un e-mail à chaque personne assignée lorsqu'il est temps de répondre. Les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations, des commentaires et effectuer une sélection dans une liste de réponses configurées. Voir Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil Gestion de documents . Au fur et à mesure que les documents avancent dans les étapes du flux de travail, leurs statuts sont automatiquement mis à jour en fonction du modèle configuré.

Remarque : les annotations ne peuvent être ajoutées que par les personnes assignées au flux de travail. Vous pouvez modifier les autorisations dont dispose une personne assignée du flux de travail dans les paramètres de l'outil Gestion de documents. Voir Configurer les paramètres : Gestion des documents .

Gestion des révisions (31/01/2023)

Vous pouvez saisir le numéro de révision initial des documents dans l' tab Téléchargements. Lorsqu'une nouvelle révision est chargée avec un nom correspondant, elle est consolidée en une seule ligne avec le numéro de révision augmenté de un par incréments. Vous pouvez ensuite cliquer sur le numéro de révision pour afficher et modifier les révisions précédentes. Vous pouvez également basculer entre les révisions dans le visualiseur de documents. Voir Modifier les révisions dans l'outil Gestion de documents et Afficher les documents dans l'outil Gestion de documents .

Détection d'attributs de document avec Machine Learning (13/01/2023)

Vous verrez désormais les attributs Type, Description et Numéro détectés et automatiquement renseignés dans l'onglet Chargements par notre service d'apprentissage automatique. La détection de l'attribut Type s'applique uniquement aux plans et aux cahiers des charges ; s'il ne reconnaît pas le type comme un plan ou un cahier des charges, il ne remplit pas l'attribut. Voir Que peut remplir automatiquement Procore lors du chargement de fichiers vers l'outil Gestion de documents ?

Ensembles de champs configurables et champs par défaut (13/01/2023)

Vous pouvez désormais créer et gérer des ensembles de champs configurables et des champs par défaut pour l'outil Gestion des documents. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil Gestion de documents . Vous pouvez configurer les valeurs disponibles pour les attributs de document suivants : Classification, Discipline, Statut, Type, Volume /Système. Cela inclut la personnalisation de la description de la valeur, du code et s'il s'agit d'une valeur active sur les projets. Vous pouvez également choisir parmi les 20+ attributs par défaut que vous souhaitez marquer comme facultatifs ou requis pour votre projet afin d'assurer la conformité et la cohérence dans l'ensemble de votre portefeuille de projets.

Assigner un groupe d'autorisations de document à partir de l'annuaire (13/01/2023)

Vous pouvez désormais assigner un groupe d'autorisations Gestion de documents aux utilisateurs nouveaux et existants à partir de l'outil Annuaire lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs. Voir Définir un groupe d'autorisations Gestion de documents pour un nouvel utilisateur .

Historique des changements d'attribut (09/01/2023)

Vous pouvez désormais afficher l'historique des modifications d'attributs d'un document dans le panneau d'informations du visualiseur de documents. Voir Afficher l'historique des changements pour les documents dans l'outil Gestion de documents .

Exigences de chargement conditionnel (04/01/23)

Vous pouvez désormais exiger que les attributs de document conditionnels soient requis en fonction du type de document au moment du chargement. Vous pouvez également choisir d'utiliser la norme de dénomination configurée ou aucune norme de dénomination pour différents types de documents. Voir Modifier les exigences de chargement pour l'outil Gestion de documents .