Prise en main de la gestion des documents – Organisation des documents et Affichages enregistrés
Vue d'ensemble
Contexte
La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour maintenir les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent poser problème, car chaque révision de document doit réellement exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux ou plusieurs dossiers à la fois. Bien que ceci puisse fonctionner pour les documents en cours avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour révision, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans la construction, il est essentiel de maintenir un historique unique et traçable des révisions d'un document de construction et de leur changement de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou à des publics différents, vous perdez cette traçabilité et les équipes risquent de fonctionner à partir d'informations obsolètes.
Avec l'outil Gestion de documents de Procore, les révisions des documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers plans d'architecture approuvés ou afficher les documents rejetés provenant de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l'avantage d'une structure de dossiers de projet standard sans les risques et les inconvénients de la duplication de fichiers.
Comment ça marche
organisation basée sur les attributs de Documents
Une fois les révisions du document soumises, les utilisateurs pourront y accéder dans l'onglet Tous les documents. Les groupes d'autorisations et les règles qui ont été définis pour le projet contrôlent automatiquement les révisions de documents pouvant être consultées par chaque personne. Les métadonnées associées à chaque document garantissent que les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin et qu'ils ne verront que les documents auxquels ils ont accès.
Vues enregistrées
Un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents est une recherche enregistrée (souvent appelée dans d'autres systèmes « dossiers intelligents »). Les révisions de documents peuvent s'afficher dans différentes vues enregistrées et se mettre à jour automatiquement au fur et à mesure que les choses changent au fil du temps, ce qui signifie que vous n'avez besoin que d'une seule source de vérité dans l'outil de gestion de documents pour une révision de document individuelle.
Les affichages enregistrés peuvent être créés pour des cas d'utilisation courants de consommation de documents, tels que les plans et le cahier des charges publiés, ou pour des documents spécifiques que vous souhaitez que les équipes de projet puissent facilement référencer. Les autorisations régiront toujours ce à quoi une personne a accès dans une vue enregistrée donnée, ce qui signifie qu'il n'y a aucun risque de partage excessif.
Remarque : les vues enregistrées sont séparées en vues de projet (créées par les administrateurs pour toutes les personnes présentes dans le projet) et en Mes vues (vues personnelles que vous avez créées et qui ne sont visibles que par vous).
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Meilleures pratiques
Avant de commencer à configurer vos vues enregistrées, tenez compte des points suivants :
- Utilisez-vous généralement une structure de dossiers standard pour vos projets ? Si tel est le cas, vous pouvez créer des vues enregistrées pour répliquer la structure des dossiers et contrôler efficacement l'accès aux documents.
Remarque : des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'imbrication et le classement des vues enregistrées, seront bientôt disponibles. - Quel type de documents souhaitez-vous que votre équipe ait un accès rapide ?
- Quels documents de construction souhaitez-vous rendre disponibles pour les équipes sur le chantier ?
Exemple
Au lieu de devoir réorganiser manuellement les documents dans les dossiers, les vues enregistrées sont dirigées par les filtres. Ceci signifie que la liste des documents sera mise à jour automatiquement.
Supposons qu’un contrôleur de documents nommé Paul souhaite créer une vue enregistrée pour les plans d’architecture approuvés. Paul sélectionnera les filtres suivants pour créer une vue enregistrée à partir de :
- Discipline: architecture
- Type: plan
- Statut: approuvé
Leçon suivante : Organisation des documents avec des vues enregistrées - Configurer
Configurer
Maintenant que vous avez compris comment les documents sont organisés dans l'outil Gestion des documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :
ÉLÉMENTS DE MESURE
Créer des vues enregistrées
Pour tout regroupement de documents auquel vous souhaitez que les personnes aient un accès rapide, créez des vues enregistrées en tant que « Vues du projet ». Notez que seuls les administrateurs de l'outil Gestion de documents peuvent créer des vues enregistrées au niveau projet, mais que tout le monde peut créer ses propres vues personnalisées.
Remarque : actuellement, les vues enregistrées de projet doivent être créées dans chaque projet individuellement, mais à l'avenir, vous pourrez standardiser les vues enregistrées dans plusieurs projets de votre entreprise.
