Créer un élément de la liste de réserves
Éléments à prendre en compte
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Autorisations utilisateur requises :
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Autorisations de niveau « Standard » ou Admin dans l’outil Liste de réserves du projet.
Remarque : Bien que les utilisateurs de niveau « Standard » puissent créer des éléments de la liste de réserves, ils ne peuvent pas assigner un élément de la liste de réserves à moins d’avoir reçu une autorisation spéciale pour agir en tant que responsable d’élément de réserve. -
Les utilisateurs de niveau Admin ont un contrôle complet sur les éléments de la liste de réserves et peuvent modifier et mettre à jour toute réponse de la personne assignée.
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Les utilisateurs de niveau « Standard » peuvent afficher toutes les réponses, mais ne peuvent mettre à jour leur réponse que si elles sont répertoriées comme personne assignée sur le élément de la liste de réserves.
Remarque : Les utilisateurs de niveau « Standard » peuvent uniquement répertorier un responsable d’élément de réserve comme personne assignée sur un élément de la liste de réserves. -
Les utilisateurs de niveau « Lecture seule » ne peuvent pas se voir assigner un élément de la liste de réserves.
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Informations supplémentaires :
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Les éléments de la liste de réserves peuvent être assignés à plusieurs personnes.
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Pour assigner un élément de la liste de réserves à une personne, l’utilisateur doit :
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Exister dans l’annuaire du projet.
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Disposer des autorisations appropriées pour répondre à un élément de la liste de réserves.
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Une fois qu’une notification initiale a été envoyée, les personnes assignées sélectionnées reçoivent des notifications quotidiennes des éléments en retard par e-mail ; Les notifications par e-mail prendront fin après 45 jours.
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Il n’est pas possible de créer des types d’éléments de la liste de réserves lors de la création d’un élément de la liste de réserves. Les types doivent être créés par un Admin utilisateur dans les paramètres de configuration de l’outil avant de pouvoir être sélectionnés lors de la création d’un nouveau élément de la liste de réserves. Voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves.
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Procédure
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Accédez à l’outil Liste de réserves de votre projet.
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Cliquez sur + Créer.
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Cliquez dans les champs suivants pour saisir les informations pertinentes :
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Titre : fournissez un titre descriptif pour l’élément de la liste de réserves. Le titre de l’élément est affiché comme titre dans la vue en liste.
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Numéro : Attribuez un numéro à la liste de réserves. Ce numéro peut être un doublon de celui déjà attribué à un autre élément de la liste de réserves de votre projet.
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Responsable des réserves : Sélectionnez un responsable des réserves qui supervisera l’élément tout au long de son cycle de vie.
Remarque : Si aucun responsable d’élément de réserve n’est sélectionné, Procore répertorie automatiquement le créateur de l’élément en tant que responsable d’élément de réserve. -
Personne assignée : sélectionnez une personne assignée qui sera responsable de la résolution de ces éléments.
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Approbateur final : sélectionnez un approbateur final qui aura le pouvoir de fermer l’élément.
Remarque : Si aucun approbateur final n’est sélectionné, Procore répertorie automatiquement le créateur de l’élément comme approbateur final. -
Lieu : utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu impacté par l’élément. Sélectionnez l’un des lieux prédéfinis ou ajoutez un nouveau lieu. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément. Ce lieu peut être aussi général que l’lieu du site au premier niveau ou aussi spécifique que l’endroit sur le site où le sous-traitant travaillera au deuxième niveau. Vous pouvez ajouter un élément de la liste de réserves à un plan pour indiquer le lieu exact de l’élément de la liste de réserves. Voir Ajouter des éléments de la liste de réserves aux plans et Utiliser la barre d’outils Annotation de plans.
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Type : les types Liste de réserves élément permettent de classer les éléments en zones ou divisions associées. Sélectionnez le type approprié pour le élément.
Remarque : Les utilisateurs disposant d''Admin' autorisation dans l’outil liste de réserves peuvent créer des types élément de la liste de réserves. Voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves. -
Date d’échéance : Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle l’élément de la liste de réserves sera dû.
Remarque : Le champ « Date d’échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l’outil Liste de réserves. Voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves. La date d’échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet. -
Priorité : Sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer l’urgence de l’élément : faible, moyenne, élevée.
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Liste de distribution : vous pouvez sélectionner un groupe d’utilisateurs qui seront informés du nouvel élément par e-mail une fois les éléments envoyés. Pour créer un par défaut liste de distribution, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves.
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Métier : Sélectionnez le métier applicable dans le menu déroulant. Les métiers sont configurés au niveau entreprise. Voir Ajouter ou supprimer des métiers.
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Référence : Entrez un numéro de référence ou des mots-clés dans cette case. Ceci est un champ de texte ouvert. Une fois le élément créé, les utilisateurs peuvent rechercher les éléments de liste de réserves correspondants en saisissant le numéro de référence ou le mot-clé dans la case « Rechercher Liste de réserves Élément » du Registre de la liste de réserves.
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Impact financier : Sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer si l’élément aura une incidence sur le coût du projet (c.-à-d. ajouter des coûts au projet) : Oui, Oui (inconnu), Non, à déterminer et N/A.
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Impact sur le planning : Sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer si l’élément affectera le planning du projet (c.-à-d. retarder l’échéancier prévu du projet) : Oui, Oui (inconnu), Non, à déterminer et N/A.
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Code de coût : Associez un code de coût à l’élément. Le code de coût se remplira automatiquement lorsque vous commencerez à saisir un élément répertorié dans vos codes de coût.
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Privé : Cochez cette case à cocher pour rendre l’élément privé. Les éléments marqués comme « privés » ne sont visibles que par le créateur de l’élément, la personne assignée, les membres de la liste de distribution et tous les membres avec Autorisations de niveau Admin dans l’outil Liste de réserves. Pour définir tous les nouveaux éléments de la liste de réserves par défaut, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves.
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La description : Entrez une description détaillée de l’élément, y compris des informations sur le problème et sa résolution possible.
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Pièces jointes : Joignez tous les fichiers ou photos associés à l’élément en cliquant sur le lien Joindre des fichiers ou joignez des fichiers à partir de l’outil Gestion documentaire.
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Une fois que vous avez ajouté toutes les informations pertinentes, choisissez parmi les options suivantes :
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Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre élément.
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Cliquez sur Enregistrer et créer un nouveau pour enregistrer votre élément et créer un nouvel élément de la liste de réserves.
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Une fois que vous avez créé le ou les éléments de la liste de réserves souhaités, accédez à la page d’accueil de la liste de réserves et envoyez des notifications aux personnes assignées et aux membres du groupe de distribution du ou des éléments en cliquant sur Envoyer tous les éléments dans la bannière de la page de liste.