Meilleures pratiques : Lots de soumissions - Introduction
Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation des packages de soumissions. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.Introduction
Comprendre comment vous souhaitez organiser vos soumissions dans votre projet avant de commencer à les créer et à les envoyer entraînera beaucoup moins de problèmes par la suite. Réfléchissez non seulement à ce qui fonctionne le mieux pour vos équipes de conception, mais assurez-vous également de prendre en compte vos équipes de chantier. Souvent, les équipes de terrain ne sont pas suffisamment prises en compte à ce stade, ce qui peut les amener à avoir du mal à trouver des documents approuvés par la suite. De plus, il est beaucoup plus difficile de modifier les plans d'organisation des soumissions une fois que certaines soumissions ont déjà été envoyées pour approbation en raison d'une numérotation des soumissions potentiellement incompatible entre vous et vos équipes de conception.
Problèmes liés à l'empaquetage et aux approbations de documents
Une soumission est généralement considérée comme tout document soumis par l'entrepreneur à l'équipe de conception dans le but de recevoir l'approbation pour une utilisation sur un projet (équipement, matériaux, etc.). Historiquement, la plupart des professionnels de la construction considéraient un dossier de soumission comme un PDF unique comprenant une page de garde et tous les éléments de la soumission. Lorsqu'un package comme celui-ci est envoyé à l'équipe de conception, celle-ci peut fournir des commentaires sur les éléments individuels, mais fournit généralement une seule réponse telle que « Approuvé ». ou « Réviser et renvoyer » pour l'ensemble du package. Lorsque les approbations concernent un lot entier, cela peut créer des difficultés en fonction du processus de révision des soumissions de votre entreprise.
Option 1 : renvoyer uniquement les éléments rejetés dans le cadre d'une révision de package
Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir que le dossier de livrables d'origine a été partiellement approuvé, les éléments rejetés étant approuvés lors des révisions suivantes. Il s'agit de la méthode de révision la plus courante, car elle est généralement la plus rapide. Cependant, comme indiqué dans cet exemple, il existe trois versions de documents approuvés liés au même dossier de livrables. Cela oblige les équipes de terrain à déchets du temps à rechercher dans plusieurs révisions de soumissions pour une seule donnée. De plus, comme les éléments ne sont pas répertoriés individuellement dans un registre des soumissions, il est facile de les perdre ou de les oublier.
Option 2 : renvoyer l'intégralité du package sous une révision de package
Ce n'est pas aussi courant que l'option 1, mais c'est la meilleure méthode du point de vue du contrôle des documents. Cependant, cette méthode peut entraîner des retards pour des éléments déjà approuvés et faire perdre du temps aux équipes de conception sur des révisions presque en double. Il existe également un potentiel d'autorisation « Approuvé ». éléments changeant entre les révisions, car les réviseurs ont tendance à ne pas accorder autant d'attention aux éléments approuvés dans les révisions ultérieures.
Semblable à l'option précédente, étant donné que les éléments ne sont pas répertoriés individuellement, les éléments peuvent facilement se perdre entre les révisions de package, en particulier si des éléments précédemment approuvés sont modifiés ultérieurement. De plus, le personnel de terrain doit lire des documents beaucoup plus volumineux lorsqu'ils recherchent probablement des données spécifiques.
Ces deux options de révision des documents de soumission ont été développées bien avant que les fichiers numériques ne deviennent monnaie courante et la gestion des soumissions était encore un processus papier. Aucune de ces options n'est le moyen le plus efficace de fournir un accès aux données à toute l'équipe du projet. En conséquence, Procore a développé un nouveau concept pour les packages.
Lots de soumissions dans Procore
Dans Procore, les éléments individuels d'un dossier de livrables ont leurs propres flux de travail et approbations, au lieu du lot dans son ensemble. Dans Procore, les éléments individuels sont plus comparables aux packages connus décrits ci-dessus et les packages de soumissions sont plus similaires à un regroupement flexible d' éléments liés.
La principale différence avec l'utilisation des packages de soumissions dans Procore réside dans la façon dont les resoumissions sont gérées. Dans Procore, lors de la resoumission d'un lot, seuls les éléments rejetés sont resoumis, mais tous les éléments restent dans le même lot, éliminant ainsi le besoin de rechercher dans plusieurs versions de document. Procore affiche les versions les plus récentes des éléments de soumission dans les packages.
Si cela vous semble un peu inhabituel, les révisions peuvent également être déplacées vers un autre package (agissant comme une révision de package) si l'équipe de conception préfère les séparer des soumissions précédentes (exemple ci-dessous). Cependant, gardez à l'esprit que nous ne recommandons pas cette option, car elle peut être inefficace pour le personnel de chantier qui aurait besoin de parcourir plusieurs packages pour trouver les approbations d'éléments.
Le concept de dossier de livrables unique de Procore résout bon nombre des difficultés de gestion des documents rencontrées par les équipes de projet, en particulier le personnel de chantier.
- Étant donné qu'il est recommandé de répertorier les éléments individuellement, la probabilité qu'une soumission critique soit ignorée est considérablement réduite.
- L'organisation des éléments individuels permet d'accélérer des soumissions spécifiques à tout moment, tout en restant connectées sous le lot associé.
- Les éléments individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire, mais seule la version la plus récente est affichée à tout moment. Ceci réduit le risque que les équipes de projet fassent référence à une version précédente.
- Lorsque les éléments sont répertoriés individuellement, le personnel de chantier passe moins de temps à rechercher dans des packages distincts et des PDF volumineux contenant plusieurs éléments.
Comment les lots de soumissions doivent-ils être organisés dans Procore?
La plupart des entrepreneurs utilisent l'une des trois options suivantes pour organiser leurs lots : entrepreneur de métier/responsable, division du cahier des charges ou section du cahier des charges. Nous vous recommandons d'organiser vos colis par section du cahier des charges, car l'emballage par division du cahier des charges ou entrepreneur professionnel/responsable peut être trop large et conduire à des colis volumineux qui sont plus difficiles à gérer. De plus, l'emballage par section du cahier des charges est généralement plus accommodant et moins difficile pour plusieurs métiers impliqués dans des étendues de travail similaires.
Exemple 1 : Package par division du cahier des charges
| #23 Ensemble mécanique | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Section du cahier des charges | N° de soumission | N° de révision | Titre | Type | Statut |
| 23 21 13 Tuyauterie hydronique | 1 | 0 | Données sur les produits de tuyauterie hydronique | Données du produit | Ouvert |
| 23 21 13 Tuyauterie hydronique | 2 | 0 | Données produit des pompes hydroniques | Données du produit | Ouvert |
| 23 23 00 Tuyauterie de réfrigérant | 3 | 0 | Données de produit de tuyauterie de réfrigérant | Données du produit | Ouvert |
| 23 25 00 Traitement de l'eau CVC | 4 | 0 | Données sur les produits de traitement de l'eau CVC | Données du produit | Ouvert |
| 23 31 13 Conduits métalliques | 5 | 0 | Données sur les produits de conduits métalliques | Données du produit | Ouvert |
Exemple 2 : lot par section du cahier des charges, combiné par type de soumission
| #23 Ensemble de traitement de l'eau CVC | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Section du cahier des charges | N° de soumission | N° de révision | Titre | Type | Statut |
| 23 25 00 Traitement de l'eau CVC | 1 | 0 | Données produit des mangeoires de dérivation | Données du produit | Ouvert |
| 23 25 00 Traitement de l'eau CVC | 2 | 0 | Données produit des contrôleurs de pH | Données du produit | Ouvert |
| 23 25 00 Traitement de l'eau CVC | 3 | 0 | Données produit des pompes à injection | Données du produit | Ouvert |
| 23 25 00 Traitement de l'eau CVC | 4 | 0 | Données produit des séparateurs centrifuges | Données du produit | Ouvert |
| 23 25 00 Traitement de l'eau CVC | 5 | 0 | Filtres multimédias Données produit | Données du produit | Ouvert |
Si vous choisissez d'organiser vos packages par section du cahier des charges (exemple 2), il peut toujours y avoir des cas où plusieurs sous-traitants responsables sont impliqués dans un seul package. L'ignifugation est un bon exemple et, dans ces cas, il existe deux options principales pour s'assurer que chaque entreprise reçoit les informations appropriées.
- Créez un package distinct pour chaque entrepreneur responsable en utilisant la même section du cahier des charges. Par exemple, créez les packages « Package d'ignifugation pour la mécanique » et « Ensemble d'ignifugation pour l'électricité »
- Créez un élément de soumission distinct dans le même lot pour chaque entrepreneur responsable différent et traitez les éléments individuels séparément. Par exemple, créez un « Package d'ignifugation » avec « Données sur les produits coupe-feu – Électricité » et « Données sur les produits coupe-feu – Mécanique » comme les soumissions dans le lot.
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Bonnes pratiques : Lots de soumissions – Détail des soumissions