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Procore

Meilleures pratiques : soumissions

Vue d'ensemble

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Présentation des guides de bonnes pratiques de Procore pour l’outil Livrables du projet !

Dans ces guides, vous trouverez nos recommandations générales pour utiliser au maximum les fonctionnalités de Procore et optimiser les informations et la productivité de votre entreprise.

Ces guides de bonnes pratiques sont destinés à expliquer les avantages de l’implémentation de certaines fonctionnalités et sont complétés par des tutoriels du centre de support qui fournissent des instructions étape par étape pour effectuer les actions associées.

Bien que les recommandations contenues dans ces guides soient génériques et puissent ne pas correspondre exactement aux processus existants de votre entreprise, nous vous encourageons à y jeter un coup d’œil et à voir quelles suggestions vous pouvez envisager d’adopter

 

Paramètres au niveau entreprise

Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour la configuration de l'outil Soumissions du projet. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.

Introduction

Avant que votre équipe ne commence à créer des soumissions, vous devez vous assurer que toutes les configurations au niveau entreprise sont en place. Cela aidera à éviter les problèmes et à retravailler plus tard. Êtes-vous prêt ?

Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?

Vous devez définir ces configurations maintenant pour standardiser les données saisies par vos équipes de projet dès le départ. Cela vous évitera d'avoir à modifier les soumissions existantes pour modifier ou ajouter des informations manquantes ultérieurement. Bien que vous puissiez modifier les soumissions par lot, vous ne pouvez modifier par lot que des champs spécifiques dans un seul projet.

Types de soumissions personnalisées

Avec l'outil Livrables de Procore, vous pouvez acheminer tout type de document qui peut nécessiter un flux de travail d'approbation sur votre projet. Les types de soumissions vous permettent d'organiser ces documents en créant des catégories de soumissions distinctes. Voir Créer des types de soumissions personnalisés. Votre équipe de projet peut filtrer et générer des rapports sur les livrables en fonction de leur type afin de trouver facilement les données dont elle a besoin.

Meilleures pratiques

Nous vous encourageons à créer des types supplémentaires que vos équipes de projet pourront utiliser. Voici quelques types populaires que nous recommandons :

  • Stock de grenier/Matériau supplémentaire
  • Conception de mélange de béton
  • Planning de construction
  • Plan de contrôle
  • Plan de coordination
  • Calculs de conception
  • Directives d'installation
  • Certificat d'usine
  • Fiche de données de Sécurité (FDS)
  • Opération et Manuels de maintenance (O et M)
  • Autres
  • Procédures/PON
  • Données du produit
  • Garantie du produit
  • Diplômes/Certificats
  • Enregistrer le document
  • Enregistrer le plan
  • Échantillon
  • Dessin d'atelier
  • Tests & Contrôles
  • Vérification de la formation
  • Garantie de fabrication

Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?

Les types de soumissions personnalisés vous permettent d'organiser vos soumissions plus efficacement. Vous devez créer des types de soumissions personnalisés au début de votre projet afin que votre équipe de projet puisse les utiliser dès qu'elle commence à créer des soumissions. La meilleure pratique consiste à créer des soumissions distinctes pour chaque type selon les besoins au lieu de combiner les soumissions sous un même type qui ne s'applique pas à tous les éléments. Cela permet de garantir que vous répondez aux exigences de soumission de votre projet et permet à vos équipes de projet de trouver plus facilement et rapidement des informations de soumission spécifiques.

Les types de soumissions personnalisés vous permettent de définir les catégories et les conventions de dénomination en fonction des préférences de votre entreprise. Étant donné que différentes équipes de conception peuvent utiliser une terminologie différente, nous vous recommandons de les définir tôt afin de ne pas vous retrouver avec plusieurs versions des « informations sur le produit », par exemple.

Considérations supplémentaires : générateur de soumissions

Si vous prévoyez d'utiliser le Générateur de soumissions pour créer votre registre des soumissions à partir du cahier des charges, le type de soumission n'est automatiquement renseigné que s'il existe une correspondance exacte pour le type dans votre compte Procore . Les pluriels sont considérés comme une correspondance exacte. Par exemple, « Plan d'atelier » correspond à « Plans d'atelier ». Si aucune correspondance exacte n'est trouvée, le générateur de soumissions sélectionne « Autre ». comme type de soumission. Si vous ajoutez des types de soumissions personnalisés après avoir utilisé le Générateur de soumissions, vous devez mettre à jour manuellement toutes les soumissions existantes avec les nouveaux types si nécessaire. 

Voir Meilleures pratiques : Générateur de soumissions pour plus de considérations et de recommandations.

Statuts de soumission personnalisés

Procore propose 3 statuts par défaut pour les soumissions : Ouvert, Fermé et Ébauche. Cependant, vous souhaiterez peut-être ajouter d'autres statuts pour indiquer exactement où se trouve une soumission dans son processus de soumission et d'approbation.

Un message "Ouvert" la soumission peut être :

  • Une soumission qui a été demandée, mais pas encore reçue
  • Une soumission qui a été reçue et est en cours de révision (en interne ou en externe)

A « Fermé » la soumission peut être :

  • Une soumission qui a été approuvée, avec ou sans exceptions
  • Une soumission qui a été rejetée ou marquée comme "Réviser & Renvoyer"

Meilleures pratiques

Nous vous recommandons d'ajouter des statuts de soumission personnalisés pour les adapter aux processus de votre entreprise. Voir Créer des statuts de registre des soumissions personnalisés. Voici quelques recommandations courantes :

  • En attente de soumission (considéré comme « Ouvert »)
  • En attente de révision (considéré comme « Ouvert »)
  • Approuvé/Aucune exception (considéré comme « fermé »)
  • Approuvé avec commentaires/exceptions prises (considéré comme « fermé »)
  • Réviser et renvoyer (considéré comme « fermé »)
  • Rejeté (considéré comme « fermé »)
  • Annulé (considéré comme « fermé »)
  • Pour enregistrement uniquement (considéré comme « fermé »)

Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?

Vous devez ajouter des statuts de soumission personnalisés au début d'un projet afin que les options soient disponibles immédiatement pour les équipes de projet. Avec des statuts clairs, les équipes peuvent voir si une soumission risque d'être retardée et confirmer s'il s'agit de la version la plus récente et la plus approuvée. Sans statuts personnalisés tels que « Approuvé/Aucune exception » ou « Rejeté », il peut être difficile pour les utilisateurs de trouver la version finale d'une soumission si toutes ses révisions ont été « fermées ». comme leur statut.

Ensembles de champs configurables

Utilisez les ensembles de champs configurables pour vous assurer que votre équipe de projet ne voit et ne remplit que les champs applicables aux processus de votre entreprise. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?

Vous devez définir l'ensemble de champs Soumissions de votre projet au début de votre projet pour simplifier votre processus de soumission et vous assurer que vos équipes saisissent les informations correctes dans Procore en fonction des besoins de votre entreprise dès le départ. Cela augmente l'adoption de Procore et limite le besoin de modifier manuellement les soumissions ultérieurement. Bien que vous puissiez modifier plusieurs soumissions à la fois, vous ne pouvez modifier que par lot certains champs dans un seul projet.

Champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent à vos équipes de capturer des données uniques à votre entreprise et/ou projet. Voir Créer de nouveaux champs personnalisés.

Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?

Tout comme les ensembles de champs, la définition de champs personnalisés au début d'un projet permet de garantir que les équipes de projet capturent les données important pour vos processus métier. Bien que des champs personnalisés puissent être ajoutés à tout moment au cours d'un projet, Procore ne prend pas en charge l'ajout de données aux champs personnalisés par lot pour les soumissions existantes.

Exemples courants

Champs personnalisés

  • Soumission LEED ? (à l'aide du type de champ personnalisé « Case à cocher »)
  • Priorité (à l'aide du type de champ personnalisé « Sélection multiple »)

Configurations du projet

Remarque
Cette page décrit les bonnes pratiques recommandées pour la configuration des livrables. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.

Présentation

Afin de tirer le meilleur parti de l'outil Livrables, vous devez vous assurer que toutes vos configurations au niveau projet sont en place avant de créer des livrables. Cet article passe en revue les meilleures pratiques pour les paramètres les plus notables. Êtes-vous prêt ?

Pourquoi devrais-je faire cela maintenant ?

L'activation de certaines configurations offre des fonctionnalités supplémentaires pour garantir que vos soumissions sont traitées aussi efficacement que possible.

 Conseil
Si vous souhaitez définir ces configurations par défaut pour tous les nouveaux projets, la plupart de ces paramètres seront reportés dans un modèle de projet. Voir Qu'est-ce qu'un modèle de projet ? et Qu'est-ce qui est copié dans un nouveau projet lors de l'application d'un modèle de projet ?

Numéroter les soumissions par section du cahier des charges

Ce paramètre active une option permettant de préfixer le numéro de soumission et la révision avec la section du cahier des charges liée. Par exemple, si une section du cahier des charges #03 30 00 est identifiée dans le champ Section du cahier des charges d'une soumission, le numéro de soumission (tel que #007) et le numéro de révision (tel que #01) seront au format #03 30 00- 007.01 lorsque le paramètre est activé. Si le paramètre n'est pas activé, le numéro de soumission et le numéro de révision seront au format #007.01.

De plus, les soumissions de chaque section du cahier des charges seront numérotées de manière séquentielle et indépendante des soumissions d'une autre section du cahier des charges lorsque ce paramètre est activé. Par exemple :

  • Section du cahier des charges : 03 30 00
    • #03 30 00-001 : Conception du mélange de béton
    • #03 30 00-002 : Données du produit
    • #03 30 00-003 : Disposition du joint de dilatation
  • Section du cahier des charges : 07 45 00
    • #07 45 00-001 : Données du produit
    • #07 45 00-002 : Échantillons

Considérations

Une fois ce paramètre activé et les soumissions créées, nous vous déconseillons de désactiver le paramètre. Cela entraînera probablement des numéros de soumission en double.

Dates d'échéance dynamiques

Les dates d'échéance dynamiques sont une configuration facultative mais recommandée qui définit les durées des étapes du flux de travail au lieu de dates d'échéance fixes. Cela garantit que chaque étape et chaque rôle du flux de travail a son délai contractuel pour réviser et répondre à chaque élément de soumission. Lorsque les étapes du flux de travail sont terminées, la date d'échéance de l'étape suivante s'ajuste automatiquement en avant (si l'étape précédente était en retard) ou en arrière (si l'étape précédente était en avance) pour toujours se conformer aux durées définies. Les règles de retard s'appliquent toujours si les étapes du flux de travail ne répondent pas avant leur date d'échéance. Voir Que sont les dates d'échéance des approbateurs dynamiques ?

Considérations

  • Nous vous recommandons d'activer la configuration « Dates d'échéance de l'approbateur dynamique » avant de créer et d'utiliser des modèles de flux de travail de soumission. 
  • Les dates d'échéance du flux de travail des livrables sont conformes aux paramètres de jours ouvrables du projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
  • Les e-mails de rappel des soumissions en retard ne seront pas envoyés une fois que la soumission est en retard de 45 jours. 

Calculs du planning des livrables

Les calculs du planning des soumissions sont une fonctionnalité facultative mais fortement recommandée qui affiche les dates d'étape pertinentes pour un élément de soumission. Ces champs sont constitués des éléments suivants :

  • Date d'intervention sur le site requise : un champ de saisie utilisateur pour la date à laquelle le livrable doit être installé ou utilisé sur le site. 
  • Délai : champ de saisie utilisateur pour le nombre de jours civils nécessaires au traitement, à la fabrication et à l'expédition de la soumission. 
  • Heure de révision de l'équipe de conception : champ de saisie utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes externes pour réviser et approuver la soumission.
  • Heure de révision interne : champ de saisie utilisateur pour les jours calendaires alloués aux équipes internes pour réviser la soumission.
  • Date de retour prévue : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin d'une soumission approuvée par vos réviseurs externes pour respecter le jalon de la date sur site requise, également connue sous le nom de « date limite d'envoi ».
    • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai d'exécution
  • Date de fin de la révision interne planifiée : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin d'une soumission révisée de la part de vos réviseurs internes pour atteindre le jalon de la date sur site requise.
    • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai - Temps de révision par l'équipe de conception
  • Date de soumission prévue avant le : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin qu'une soumission soit soumise à partir de votre rôle de Soumissionnaire pour atteindre le jalon de la date de présence requise.
    • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai - Durée de révision de l'équipe de conception - Durée de révision interne

Ces champs permettent de recalculer les dates d'échéance planifiées pour chaque membre du processus de flux de travail en fonction des dates sur site, des délais et des délais de révision impartis spécifiques requis. Ce paramètre facilite la création de rapports sur la progression d'une soumission pour déterminer si elle est sur la bonne voie.

Lorsque l'option « Calculs du planning de soumissions » est activée :

  • Saisissez d'abord une date dans le champ Date de présence obligatoire sur le site
  • Ensuite, saisissez les jours dans le champ Délai . Par exemple, si vous saisissez 10 jours, le système ajoutera automatiquement la date de retour prévue en soustrayant le délai de 10 jours de la date d'intervention sur le site requise.
  • Il en va de même pour les dates saisies dans le champ Heure de révision de l'équipe de conception . Par exemple, si vous saisissez 7 jours, le système soustrait 7 jours de la date de retour planifiée pour calculer la saisie automatique pour la date de fin de la révision interne planifiée
  • Enfin, saisissez les jours dans le champ Heure de révision interne . Par exemple, si vous entrez 5 jours, le système soustraira 5 jours à la date de l' heure de révision interne pour calculer automatiquement la date de soumission prévue avantle .

Considérations

  • Ces champs sont fournis à titre indicatif uniquement. Ils n'ont pas d'impact ni ne se synchronisent avec d'autres champs, y compris les dates d'échéance du flux de travail. 
  • Pour éviter toute confusion et éliminer les données en double, pensez à masquer le champ de date standard « Soumettre avant le » dans l'ensemble de champs de l'outil Soumission. Voir Quels champs de l'outil Livrables peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués ?
  • Ces calculs supposent un scénario parfait sans révision de la soumission. Veillez à prendre en compte le nombre de révisions potentielles lors de la détermination des dates d'échéance réelles du flux de travail.

Pourquoi activer les calculs du planning des livrables ?

L'affichage de ces informations vous permet d'ajouter et de référencer ces dates importantes lors de la création de votre flux de travail afin de vous assurer que votre soumission est approuvée avant la date requise sur le site. Voir Activer les calculs du planning des livrables et Configurer les calculs du planning des livrables.

Activer les flux de travail de rejet

Ce paramètre est fortement recommandé. Lorsqu'elles sont activées, les réponses aux livrables de type « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » d'un approbateur de flux de travail transmettent automatiquement la responsabilité au gestionnaire des livrables pour déterminer l'étape suivante.

  • Le gestionnaire des livrables sera informé par e-mail qu'il est désormais l'utilisateur responsable en raison d'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ». Lorsque la responsabilité est transférée au gestionnaire des soumissions, le responsable peut choisir les options suivantes :
    • Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
    • Renvoyez la responsabilité à l'étape précédente du flux de travail.
    • Reprenez le flux de travail.
      • Lorsqu'un flux de travail reprend, il reprend là où il s'était arrêté. Par exemple :
        • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape sans aucun autre approbateur, le flux de travail passe à l'étape suivante. S'il n'y a pas d'étape suivante, le flux de travail se termine.
        • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape avec d'autres approbateurs requis qui n'ont pas encore répondu, le flux de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.

Considérations 

  • Cette fonctionnalité s'applique également à toutes les réponses personnalisées mappées sur les types de réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ».
  • Lorsque le gestionnaire des livrables choisit de renvoyer la responsabilité à une étape de flux de travail précédente, aucune des informations de l'étape (pièces jointes, réponse, commentaires envoyés/dates de retour) n'est supprimée. Ces éléments peuvent être modifiés, mais les informations d'origine ne sont pas stockées dans le livrable. Les actions de modification sont enregistrées dans l'historique des changements, mais ne peuvent pas être signalées dans les outils de création de rapports.  Si la maintenance des données historiques est importante pour vous, nous vous recommandons de fermer et de distribuer le livrable et de créer une nouvelle révision au lieu de renvoyer Responsable à une étape précédente.

Pourquoi dois-je activer le flux de travail de rejet ?

Ce paramètre simplifie les flux de travail et élimine les révisions inutiles. Pour les interactions entre le soumissionnaire et l'approbateur, le gestionnaire des soumissions peut traiter une soumission incorrecte du soumissionnaire avant qu'elle ne puisse être transmise à l'approbateur suivant.

Pour les flux de travail comportant plusieurs étapes d'approbateur, il élimine la nécessité d'insérer une étape supplémentaire dédiée au gestionnaire des soumissions entre les étapes d'approbateur pour garantir qu'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » ne passe pas à l'étape suivante. 
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E-mails de soumission

Ces paramètres régissent les rôles de livrable qui seront copiés sur les notifications par e-mail résultant d’une action de livrable spécifique. Ces notifications peuvent être configurées selon les besoins pour modifier le nombre de notifications envoyées. Voir Qui reçoit un e-mail lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?

 Important
Ces paramètres ne contrôlent pas les e-mails « Action requise » envoyés aux utilisateurs de Responsable.

Définir les rôles de souscripteur, d'approbateur et de réviseur

Ces rôles identifient les actions spécifiques requises de la personne assignée sur un élément de soumission. Les rôles et leurs actions spécifiques incluent :

  • Soumissionnaire : en tant que première étape facultative mais recommandée du flux de travail, le rôle de soumissionnaire est responsable de la soumission de la documentation demandée. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés à l'outil « Soumetteur ». rôle, mais il ne peut y avoir qu'une seule étape de Soumissionnaire dans un flux de travail. 
  • Approbateur : ces utilisateurs sont chargés de répondre à l'élément de soumission. Les options de réponse peuvent être configurées dans les configurations de l'outil Livrables du projet. Voir Gérer les réponses aux soumissions personnalisées.
  • Réviseur : ce rôle est généralement utilisé pour fournir au rôle d'approbateur la flexibilité d'envoyer un élément pour révision à un autre utilisateur qui n'a pas encore été ajouté à la même étape du flux de travail. Un approbateur ne peut le faire que lorsque l'élément est dans sa responsabilité. Une fois que l'élément lui est transmis, le réviseur peut prendre des mesures de réponse similaires à celles d'un approbateur. La responsabilité revient à l'approbateur pour sa réponse finale. Voir Transférer une soumission pour révision.
Remarque
Pour créer efficacement des flux de travail de soumission, assurez-vous que les soumissionnaires, les approbateurs et les réviseurs ont tous été ajoutés à l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.

Voir Livrables - Diagrammes de flux de travail pour un visuel de la façon dont ces rôles fonctionnent ensemble dans le cycle de vie d'un livrable.

Réponses à la soumission

Ces paramètres vous permettent de personnaliser les réponses pouvant être utilisées par les réviseurs et les approbateurs. Par exemple, vous pouvez ajouter « Révisé » comme réponse préférée de votre projet au lieu de « Approuvé ». Les administrateurs de soumissions peuvent créer jusqu'à 12 réponses personnalisées pour chaque réponse par défaut, à l'exception des réponses « En attente ». et "Soumis" qui autorisent chacun une réponse personnalisée. Les réponses personnalisées ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées dans une soumission. Elles peuvent être modifiées, mais notez que la réponse modifiée remplacera la réponse précédente à tous les endroits où la réponse précédente a été utilisée. Voir Gérer les réponses aux soumissions personnalisées.

Modèles de flux de travail

Tout au long d'un projet, les équipes réutilisent constamment le même flux de travail dans plusieurs soumissions. Les équipes doivent pouvoir définir ces flux de travail en tant que modèles et les appliquer si nécessaire, plutôt que de devoir recréer manuellement le même flux de travail pour plusieurs soumissions. Si un ingénieur de projet doit créer le même flux de travail sur 10 éléments différents, cela représente beaucoup de temps supplémentaire passé à effectuer une action répétitive. Avec cette fonctionnalité, les modèles peuvent être créés et réutilisés si nécessaire. 

Considérations

  • Étant donné que les étapes du flux de travail de soumission sont assignées à des utilisateurs spécifiques et qu'aucune étape ne peut être « désassignée », il est probable que vous créerez de nouveaux modèles lorsque vous rachèterez des étendues de travail. 
  • Si vous préférez éviter de créer plusieurs modèles de flux de travail pour chaque acheminement unique, vous pouvez créer des modèles de flux de travail partiels contenant uniquement les rôles de flux de travail principaux. Une fois les modèles de flux de travail appliqués, les étapes restantes peuvent être ajoutées et toutes les étapes existantes peuvent être modifiées. Nous suggérons généralement de créer des modèles de flux de travail sans rôle de Soumissionnaire, vous n'avez donc pas besoin de créer un modèle pour chaque entrepreneur responsable. Cela fonctionne particulièrement bien si tous les flux de travail de soumission sont par ailleurs identiques.
  • Une fois le flux de travail d'une soumission terminé, la responsabilité revient automatiquement au gestionnaire des soumissions. Cependant, aucune date d'échéance n'est associée à cette balle dans le camp et aucune notification de retard n'est envoyée. Si vous préférez vous assurer que le gestionnaire des livrables distribue le livrable en fonction d'une date d'échéance, ajoutez cet utilisateur comme dernière étape du flux de travail.

Pourquoi créer des modèles de flux de travail ?

La création de modèles de flux de travail vous fait gagner du temps et garantit que les équipes requises révisent les éléments de la soumission dans le bon ordre. Voir Gérer les modèles de flux de travail de soumission.

Prochaines étapes

Maintenant que les configurations de livrables de votre projet sont en place, vous pouvez commencer à créer des livrables. Les méthodes les plus rapides pour créer un registre de livrables sont d'utiliser le générateur de livrables de Procore ou les importations de livrables. Voir Bonnes pratiques : Générateur de livrables et Bonnes pratiques : Importations de livrables pour plus d'informations et des recommandations sur l'utilisation de ces méthodes.

Importations

Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'importation de soumissions dans Procore. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.

Présentation

L'importation des soumissions est la méthode la plus efficace pour générer par lot un registre des soumissions avec des données détaillées pour les soumissions et les packages de votre projet. Ce guide vous montrera les meilleures pratiques pour vous aider à maximiser l'efficacité lors de l'utilisation des importations de soumissions. Êtes-vous prêt ?

Pourquoi utiliser les importations de livrables ?

Vous pouvez ajouter de nombreux détails aux éléments de la soumission au moment de la création en utilisant une feuille de calcul XLSX ou CSV et l'application Procore Imports. Il est beaucoup plus efficace de dupliquer des données sur plusieurs éléments dans une feuille de calcul que d'ajouter les données individuellement pour chaque élément de soumission.

 Conseil
Soumission Imports est effectuée à l’aide de Procore Imports, qui n’est disponible que pour les ordinateurs exécutant Windows 7 ou supérieures. Voir Importer des soumissions dans l’outil Soumissions au niveau projet (Procore Imports). Pour les utilisateurs Mac, notre équipe de support client est disponible pour aider ces importations. Voir Envoyer un modèle d’importation de soumissions terminé à Procore.

Avant de commencer

  • Assurez-vous que l'utilisateur ou les utilisateurs assignés en tant que gestionnaire des livrables ont été ajoutés à l'outil Annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
  • Si vous assignez une autre entreprise comme « entrepreneur responsable » pour une ou plusieurs soumissions, assurez-vous que chaque entreprise a été ajoutée à l'outil Annuaire du projet. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet.
  • Si votre projet utilise des lieux et que vous souhaitez ajouter des informations de lieu à vos soumissions, les niveaux de lieu doivent déjà exister dans Procore. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à un projet.
  • Si votre entreprise utilise l'outil Cahier des charges du projet pour gérer le cahier des charges, chargez le cahier des charges du projet dans Procore (voir Charger le cahier des charges) ou ajoutez-le manuellement dans Procore.
  • Si vous utilisez la fonctionnalité de calcul du planning des livrables, veillez à l'activer dans les paramètres de configuration des livrables du projet avant l'importation. Voir Activer les calculs du planning des livrables.

Utiliser le modèle d'importation

Tout d’abord, téléchargez le modèle d’importation de soumissions directement à partir de l’application Procore Imports ou depuis notre site de support ici : Téléchargez le modèle d’importation de soumissions.

Meilleures pratiques

  • Ne supprimez ni ne déplacez aucune colonne du modèle. Cela entraînera l'échec de l'importation. Vous pouvez toutefois masquer les colonnes inutilisées.
  • Les importations de soumissions ne peuvent être utilisées que pour créer de nouvelles soumissions, et non pour mettre à jour celles qui existent déjà.
  • Tous les formats de date doivent être saisis en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA, quels que soient les paramètres du projet. D'autres champs, tels que Numéro de section du cahier des charges, peuvent être formatés selon vos besoins.
  • Pour la plupart des champs référençant des données existantes dans Procore, les données saisies lors de l'importation doivent correspondre exactement à ce qui se trouve dans Procore. Sinon, l'importation affichera un message d'erreur ou créera de nouveaux enregistrements indésirables.
  • Si vous préférez numéroter les soumissions au fur et à mesure que vous les recevez, vous pouvez laisser les cellules Numéro de soumission vides ou ajouter le numéro 0 à toutes. 
  • Les modèles d'importation terminés n'ont pas besoin d'être uniques pour chaque projet. Si vous créez systématiquement des éléments de soumission identiques ou similaires pour chaque projet, vous pouvez créer un modèle principal à dupliquer et à modifier si nécessaire pour chaque nouveau projet. Cela peut servir de registre de soumissions de modèles et vous fera gagner un temps considérable sur les projets futurs. 
  • Il n'y a pas de limite au nombre d'importations de soumissions que vous pouvez effectuer sur un projet. Il peut être utile de séparer les importations par priorité pour les grands projets. 
  • Les lots de livrables (colonnes A-D du modèle) ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés. Voir Bonnes pratiques : Lots de livrables - Introduction pour plus d'informations.
  • Les champs de calcul du planning des livrables (colonnes R-U du modèle) sont fortement recommandés pour vous aider à comprendre si vos livrables respectent l'objectif. Voir Bonnes pratiques : Configurations de projet de soumissions pour plus d'informations.

Voir Préparer les soumissions pour l’importation dans l’application Procore Imports pour plus d’informations.

Importations de livrables par rapport au générateur de livrables

Les importations de livrables et le générateur de livrables de Procore sont les deux méthodes les plus efficaces pour créer un registre des livrables, mais ils ne doivent pas être utilisés en tandem. Les listes ci-dessous présentent les avantages et les inconvénients de chaque option afin de vous aider à déterminer quel est le meilleur choix pour vos projets.

Générateur de livrables

Avantages
  • Le générateur de livrables peut réduire considérablement le temps nécessaire pour générer un registre de livrables.
  • Le générateur de livrables utilise l'OCR pour identifier et ajouter le texte du livrable de la section du cahier des charges dans la description du livrable.
Inconvénients
  • Le générateur de livrables crée des livrables avec des détails très limités. Il faudra donc probablement plus de travail pour ajouter les données manquantes (manuellement ou par modification groupée).
  • Le générateur de livrables ne peut être exécuté qu'une seule fois par révision de section du cahier des charges.
  • Le générateur de livrables est uniquement disponible en anglais pour les États-Unis, le Canada et l'Australie.
  • Il existe des exigences strictes concernant le formatage du cahier des charges afin d'utiliser efficacement le générateur de livrables.
Envisagez de l'utiliser si :
  • Vous avez besoin d'un registre des soumissions simple et rapide, sans beaucoup d'informations détaillées.

Importations de soumissions

Avantages
  • Les importations sont nettement plus détaillées en ce qui concerne la quantité de données pouvant être incluses lors de la création initiale. 
  • Les soumissions importées nécessitent moins de modifications manuelles ou en masse de leurs données, telles que :
    • Lots de livrables
    • Dates d'étape de l'approvisionnement en matériaux
    • Lieux
  • Vous pouvez importer autant de modèles terminés que nécessaire
Inconvénients
  • La création du registre sur le modèle d'importation est manuelle et n'extrait pas automatiquement les données de Procore (telles que les sections du cahier des charges ou tout autre texte).
  • Les importations nécessitent un programme tiers pour modifier un fichier XLSX ou CSV, tel qu'Excel ou Google Sheets.
Envisagez de l'utiliser si :
  • Vous décidez d'utiliser les lots de livrables
  • Vous souhaitez utiliser les champs de calcul du planning des soumissions de Procore pour déterminer les dates « Soumission planifiée avant ». 
  • Vous avez un projet complexe, tel que plusieurs phases, pour lequel vous avez besoin de soumissions distinctes pour chaque phase
     
 Conseil
Pour plus d'informations et de recommandations sur la création d'un registre des livrables à l'aide du générateur de livrables, consultez Bonnes pratiques : Générateur de livrables.

Prochaines étapes

Maintenant que votre registre de soumissions a été créé à partir de l'importation, nous vous recommandons d'utiliser la fonction Lots de soumissions de Procore pour lancer un flux de travail pour plusieurs éléments de soumission. Voir Bonnes pratiques : Lots de livrables - Création et révision.

Alternativement, la fonction d'actions en masse de Procore peut ajouter un flux de travail à plusieurs éléments de soumission à partir de la vue liste. Voir Bonnes pratiques : Configurations de projet de soumissions.

Générateur de livrables

Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation du Générateur de soumissions. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.

Introduction

Le générateur de soumissions de Procore est probablement l'une des méthodes les plus rapides pour créer un registre des soumissions si votre projet a un cahier des charges publié. Le générateur de livrables peut rechercher des livrables en fonction d'un formatage spécifique dans un cahier des charges et créer un registre des livrables de base. Ce guide vous montrera les meilleures pratiques pour vous aider à maximiser l'efficacité lors de l'utilisation du générateur de livrables. Êtes-vous prêt ?

Pourquoi utiliser le Générateur de soumissions ?

La génération d'un registre des soumissions au début d'un projet permet d'éviter que les soumissions critiques ne soient oubliées. Ce qui prendrait des semaines à quelqu'un à faire manuellement peut être effectué avec beaucoup moins de temps et d'efforts à l'aide du Générateur de soumissions.

Remarque
Le Générateur de soumissions n'est disponible qu'en anglais pour les États-Unis, le Canada et l'Australie.

Formatage du cahier des charges idéal pour le générateur de soumissions

Le générateur de soumissions recherche des composants spécifiques lorsqu'il traite un cahier des charges. Si ces composants sont manquants, peu ou pas d'éléments de soumission seront détectés. Veuillez consulter les informations ci-dessous et votre cahier des charges pour vous assurer que ces règles sont respectées :

  1. La technologie OCR dépend fortement de la qualité du document PDF . Pour cette raison, nous vous recommandons vivement d'utiliser des PDF vectoriels dans la mesure du possible. Voir Quelle est la différence entre le contenu raster et vectoriel dans les PDF ? pour plus d'informations.
  2. Le Générateur de soumissions recherche uniquement les informations de soumission dans les en-têtes de section contenant le word anglais « soumissions ». dedans.
  3. Dans les rubriques « Soumissions » sous-sections, les éléments doivent être mis en retrait pour être capturés correctement en tant qu'éléments de soumission individuels.
  4. Sur le nom de chaque élément, l'outil de création de soumissions recherche toutes les correspondances exactes avec les types de soumissions de votre entreprise (par défaut ou personnalisé) avant deux-points (:). Si aucune correspondance exacte n'est détectée, le type de soumission est sélectionné comme « Autre ». par défaut.
Exemple

Voici un exemple de formatage optimal :

best-practices-submittal-builder-spec-formatting.png

Cliquez ici pour télécharger un modèle Microsoft Word avec des spécifications optimisées pour l'utilisation du Générateur de soumissions.

 Important

Étant donné que vous ne pouvez exécuter le générateur de livrables qu'une seule fois pour chaque révision de section du cahier des charges d'un projet, s'assurer que le cahier des charges a un formatage optimal est une première étape importante afin que le système puisse capturer toutes les soumissions possibles. Sinon, vous devrez peut-être effectuer les opérations suivantes :

  • Créez manuellement des éléments de soumission ultérieurement.
  • Supprimez la section du cahier des charges du projet et chargez-la à nouveau pour exécuter à nouveau le générateur de soumissions.
  • Chargez la section du cahier des charges en tant que révision.

Création d'un élément de soumission à partir du générateur de soumissions

Avant de confirmer les soumissions dans le processus de révision du générateur de soumissions, vous devez savoir comment vous souhaitez que les soumissions de votre projet soient organisées dans Procore. Pour mieux comprendre l'organisation des soumissions dans Procore, veuillez consulter Bonnes pratiques : Lots de soumissions - Introduction.

Le Générateur de soumissions crée des éléments de soumission avec les champs confirmés par l'utilisateur suivants renseignés :

  • Titre
    • Remarque : étant donné que le titre contient généralement du texte lié au type de soumission, vérifiez que le champ « Type de soumission » est exact avant de configurer et d'appliquer le titre. L'application du titre configuré mettra automatiquement à jour tous les titres existants sur les soumissions en attente de confirmation. La modification manuelle du « Type » d'une soumission après la configuration des titres ne met pas automatiquement à jour le « Titre » de la soumission.
  • Type
  • Description
  • Gestionnaire des livrables

Le Générateur de soumissions crée des éléments de soumission avec les champs suivants préremplis par le système :

  • Numéro de section du cahier des charges & Descriptif
  • Statut (toutes les soumissions créées auront le statut Ébauche.)
  • Numéro du livrable
    • Remarque :
      • Si le projet comporte la mention « Numéroter les soumissions par section du cahier des charges » paramètre activé, les soumissions sont numérotées en conséquence dans leur section du cahier des charges. Par exemple : 
        • 06 25 09 - 001
        • 06 25 09 - 002
        • 06 25 09 - 003
      • Si le projet comporte la mention « Numéroter les soumissions par section du cahier des charges » paramètre désactivé, la liste complète des soumissions révisées est numérotée de manière séquentielle, quel que soit le numéro de section du cahier des charges.

Prochaines étapes

Maintenant que votre registre des soumissions a été créé avec les champs mentionnés ci-dessus, de nombreux autres champs doivent être mis à jour pour un contexte supplémentaire. Pour ajouter ces informations restantes sur vos soumissions, nous vous recommandons d'utiliser la fonction d' actions par lot par lot de Procore pour modifier plusieurs éléments de soumission dans les packages. Voir Modifier par lot des soumissions dans un lot. La fonction d' actions par lot par lot de Procore peut également être utilisée pour modifier plusieurs éléments de soumission en dehors des packages. Voir Utiliser les actions par lot > Modifier dans l'outil Soumissions.

Vue d'ensemble

Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation des packages de soumissions. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.

Introduction

Comprendre comment vous souhaitez organiser vos soumissions dans votre projet avant de commencer à les créer et à les envoyer entraînera beaucoup moins de problèmes par la suite. Réfléchissez non seulement à ce qui fonctionne le mieux pour vos équipes de conception, mais assurez-vous également de prendre en compte vos équipes de chantier. Souvent, les équipes de terrain ne sont pas suffisamment prises en compte à ce stade, ce qui peut les amener à avoir du mal à trouver des documents approuvés par la suite. De plus, il est beaucoup plus difficile de modifier les plans d'organisation des soumissions une fois que certaines soumissions ont déjà été envoyées pour approbation en raison d'une numérotation des soumissions potentiellement incompatible entre vous et vos équipes de conception.

Problèmes liés à l'empaquetage et aux approbations de documents

Une soumission est généralement considérée comme tout document soumis par l'entrepreneur à l'équipe de conception dans le but de recevoir l'approbation pour une utilisation sur un projet (équipement, matériaux, etc.). Historiquement, la plupart des professionnels de la construction considéraient un dossier de soumission comme un PDF unique comprenant une page de garde et tous les éléments de la soumission. Lorsqu'un package comme celui-ci est envoyé à l'équipe de conception, celle-ci peut fournir des commentaires sur les éléments individuels, mais fournit généralement une seule réponse telle que « Approuvé ». ou « Réviser et renvoyer » pour l'ensemble du package.  Lorsque les approbations concernent un lot entier, cela peut créer des difficultés en fonction du processus de révision des soumissions de votre entreprise.

Option 1 : renvoyer uniquement les éléments rejetés dans le cadre d'une révision de package

best-practices-submittal-package-problems-resubmit-option-1.png

Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir que le dossier de livrables d'origine a été partiellement approuvé, les éléments rejetés étant approuvés lors des révisions suivantes. Il s'agit de la méthode de révision la plus courante, car elle est généralement la plus rapide. Cependant, comme indiqué dans cet exemple, il existe trois versions de documents approuvés liés au même dossier de livrables. Cela oblige les équipes de terrain à déchets du temps à rechercher dans plusieurs révisions de soumissions pour une seule donnée. De plus, comme les éléments ne sont pas répertoriés individuellement dans un registre des soumissions, il est facile de les perdre ou de les oublier.
 

Option 2 : renvoyer l'intégralité du package sous une révision de package

best-practices-submittal-package-problems-resubmit-option-2.png

Ce n'est pas aussi courant que l'option 1, mais c'est la meilleure méthode du point de vue du contrôle des documents. Cependant, cette méthode peut entraîner des retards pour des éléments déjà approuvés et faire perdre du temps aux équipes de conception sur des révisions presque en double. Il existe également un potentiel d'autorisation « Approuvé ». éléments changeant entre les révisions, car les réviseurs ont tendance à ne pas accorder autant d'attention aux éléments approuvés dans les révisions ultérieures. 

Semblable à l'option précédente, étant donné que les éléments ne sont pas répertoriés individuellement, les éléments peuvent facilement se perdre entre les révisions de package, en particulier si des éléments précédemment approuvés sont modifiés ultérieurement. De plus, le personnel de terrain doit lire des documents beaucoup plus volumineux lorsqu'ils recherchent probablement des données spécifiques.

 

Ces deux options de révision des documents de soumission ont été développées bien avant que les fichiers numériques ne deviennent monnaie courante et la gestion des soumissions était encore un processus papier. Aucune de ces options n'est le moyen le plus efficace de fournir un accès aux données à toute l'équipe du projet. En conséquence, Procore a développé un nouveau concept pour les packages. 

Lots de soumissions dans Procore

Dans Procore, les éléments individuels d'un dossier de livrables ont leurs propres flux de travail et approbations, au lieu du lot dans son ensemble. Dans Procore, les éléments individuels sont plus comparables aux packages connus décrits ci-dessus et les packages de soumissions sont plus similaires à un regroupement flexible d' éléments liés.

La principale différence avec l'utilisation des packages de soumissions dans Procore réside dans la façon dont les resoumissions sont gérées. Dans Procore, lors de la resoumission d'un lot, seuls les éléments rejetés sont resoumis, mais tous les éléments restent dans le même lot, éliminant ainsi le besoin de rechercher dans plusieurs versions de document. Procore affiche les versions les plus récentes des éléments de soumission dans les packages.

best-practices-submittal-package-resubmit-recommendation.png

Si cela vous semble un peu inhabituel, les révisions peuvent également être déplacées vers un autre package (agissant comme une révision de package) si l'équipe de conception préfère les séparer des soumissions précédentes (exemple ci-dessous). Cependant, gardez à l'esprit que nous ne recommandons pas cette option, car elle peut être inefficace pour le personnel de chantier qui aurait besoin de parcourir plusieurs packages pour trouver les approbations d'éléments. 

best-practices-submittal-package-resubmit-as-different-package.png

Le concept de dossier de livrables unique de Procore résout bon nombre des difficultés de gestion des documents rencontrées par les équipes de projet, en particulier le personnel de chantier.

  • Étant donné qu'il est recommandé de répertorier les éléments individuellement, la probabilité qu'une soumission critique soit ignorée est considérablement réduite.
  • L'organisation des éléments individuels permet d'accélérer des soumissions spécifiques à tout moment, tout en restant connectées sous le lot associé.
  • Les éléments individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire, mais seule la version la plus récente est affichée à tout moment. Ceci réduit le risque que les équipes de projet fassent référence à une version précédente.
  • Lorsque les éléments sont répertoriés individuellement, le personnel de chantier passe moins de temps à rechercher dans des packages distincts et des PDF volumineux contenant plusieurs éléments.

Comment les lots de soumissions doivent-ils être organisés dans Procore?

La plupart des entrepreneurs utilisent l'une des trois options suivantes pour organiser leurs lots : entrepreneur de métier/responsable, division du cahier des charges ou section du cahier des charges. Nous vous recommandons d'organiser vos colis par section du cahier des charges, car l'emballage par division du cahier des charges ou entrepreneur professionnel/responsable peut être trop large et conduire à des colis volumineux qui sont plus difficiles à gérer. De plus, l'emballage par section du cahier des charges est généralement plus accommodant et moins difficile pour plusieurs métiers impliqués dans des étendues de travail similaires.

Exemple 1 : Package par division du cahier des charges

#23 Ensemble mécanique
Section du cahier des charges N° de soumission N° de révision Titre Type Statut
23 21 13 Tuyauterie hydronique 1 0 Données sur les produits de tuyauterie hydronique Données du produit Ouvert
23 21 13 Tuyauterie hydronique 2 0 Données produit des pompes hydroniques Données du produit Ouvert
23 23 00 Tuyauterie de réfrigérant 3 0 Données de produit de tuyauterie de réfrigérant Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 4 0 Données sur les produits de traitement de l'eau CVC Données du produit Ouvert
23 31 13 Conduits métalliques 5 0 Données sur les produits de conduits métalliques Données du produit Ouvert

Exemple 2 : lot par section du cahier des charges, combiné par type de soumission

#23 Ensemble de traitement de l'eau CVC
Section du cahier des charges N° de soumission N° de révision Titre Type Statut
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 1 0 Données produit des mangeoires de dérivation Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 2 0 Données produit des contrôleurs de pH Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 3 0 Données produit des pompes à injection Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 4 0 Données produit des séparateurs centrifuges Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 5 0 Filtres multimédias Données produit Données du produit Ouvert

 

Si vous choisissez d'organiser vos packages par section du cahier des charges (exemple 2), il peut toujours y avoir des cas où plusieurs sous-traitants responsables sont impliqués dans un seul package. L'ignifugation est un bon exemple et, dans ces cas, il existe deux options principales pour s'assurer que chaque entreprise reçoit les informations appropriées.

  1. Créez un package distinct pour chaque entrepreneur responsable en utilisant la même section du cahier des charges. Par exemple, créez les packages « Package d'ignifugation pour la mécanique » et « Ensemble d'ignifugation pour l'électricité »
  2. Créez un élément de soumission distinct dans le même lot pour chaque entrepreneur responsable différent et traitez les éléments individuels séparément. Par exemple, créez un « Package d'ignifugation » avec « Données sur les produits coupe-feu – Électricité » et « Données sur les produits coupe-feu – Mécanique » comme les soumissions dans le lot.

Équipement

Remarque
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Introduction

Une fois que vous avez déterminé comment vous organiserez vos lots de soumissions, l'étape suivante consiste à décider comment détailler les éléments de la soumission dans chaque lot (généralement appelé registre des soumissions). Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de configurer votre registre des soumissions, mais il y a certainement des avantages et des inconvénients pour chaque option.

Un registre des soumissions commence traditionnellement par le cahier des charges, alors commençons par là. Voici une sous-section type du cahier des charges pour les soumissions de luminaires :

best-practices-submittals-spec-book-example.png

Nous vous recommandons de commencer à créer votre registre des soumissions en créant un poste individuel pour chacun des éléments identifiés comme des exigences dans le cahier des charges. Dans notre exemple de section du cahier des charges ci-dessus, ces éléments sont les suivants : données du produit, plans d'atelier, données de Qualification , certificats de produit, rapports de contrôle Qualité sur le chantier, O&M et Garantie.

Options de détail

Option 1 : ventilations générales

Étant donné que le projet peut comporter 50 appareils d'éclairage distincts, chacune de ces lignes de soumission dans cet exemple peut potentiellement contenir 50 documents distincts pour chaque appareil à réviser et à approuver. Vous pouvez choisir de vous arrêter ici lors de l'organisation de votre registre, mais cette option présente à la fois des avantages et des inconvénients.

#165000-1.0 : Ensemble de luminaires
Section du cahier des charges N° de soumission N° de révision Titre Type Statut
16 50 00 Éclairage 16 50 00-1 0 Données sur le produit du luminaire Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-2 0 Plans d'atelier de luminaires Dessin d'atelier Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-3 0 Données de Qualification du luminaire Qualifications/Certificats Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-4 0 Certificats de produit de luminaire Qualifications/Certificats Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-5 0 Rapports de contrôle de la Qualité des luminaires Autres Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-6 0 Données d'exploitation et d'entretien du luminaire Opération et Manuels de maintenance (O et M) Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-7 0 Données de Garantie des luminaires Garantie du produit Ouvert

Avantages

  • Il est plus facile de charger tous les documents relatifs aux données produit dans une seule soumission au lieu de créer des soumissions distinctes pour chaque appareil.
  • Il est plus rapide de réviser tous les documents pour les données produit dans une seule soumission, au lieu de réviser des soumissions distinctes pour chaque appareil.

Inconvénients

  • Étant donné que les éléments sont regroupés et répertoriés de manière générale, il est plus probable qu'un élément de soumission critique soit ignoré. Si aucun réviseur n'y prête pas attention, il peut ne pas remarquer qu'il n'a reçu que les données de soumission pour 40 des 50 luminaires du projet.
  • Lorsque des révisions sont nécessaires, cela peut conduire à plusieurs « Données sur le produit du luminaire » partiellement approuvées. soumissions et confusion quant à la révision la plus récente.
  • Le personnel de chantier passe plus de temps à rechercher dans des documents volumineux pouvant avoir plusieurs révisions.

Option 2 : Détails spécifiques

Au lieu de vous arrêter avec des détails généraux, vous pouvez continuer à développer le registre et être très précis avec vos détails. En utilisant le même exemple de section du cahier des charges ci-dessus, vous pouvez créer autant de lignes de soumission individuelles que votre projet a besoin pour les données produit, les plans d'atelier, etc. de chaque appareil.

#165000-1.0 : Ensemble de luminaires
Section du cahier des charges N° de soumission N° de révision Titre Type Statut
16 50 00 Éclairage 16 50 00-1 0 Données produit du luminaire Peerless BRM9-1-28T5-SPR-20/80 Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-2 0 Fiche technique du luminaire Pinnacle E4A-35-28-G9G Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-3 0 Données du produit du luminaire Gotham EVO-SQ-30-10-4AR Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-4 0 Fiche technique du luminaire Pinnacle F36-A-35-G-120 Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-5 0 Données produit du luminaire Pinnacle EV3WG-35-28-SFS Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-6 0 Fiche technique du luminaire Pinnacle F48-CL-35-S-120 Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-7 0 Données du produit du luminaire Gotham EVO-CYL-30-10-6AR Données du produit Ouvert

Selon le nombre d'éléments dans un lot et votre projet, vous souhaiterez peut-être séparer encore plus vos lots de soumissions. Par exemple, au lieu de créer un seul "Appareils d'éclairage" package, vous pouvez créer des packages en fonction des lieux, des phases, des types de soumissions de votre projet ou même des packages distincts pour chaque luminaire avec tous les éléments de soumission correspondants (données du produit, garantie, O&M, etc.). 

Avantages

  • Étant donné que les éléments sont répertoriés individuellement, la probabilité qu'une soumission ou un composant critique soit ignoré est considérablement réduite. 
  • Les éléments individuels permettent d'accélérer plus facilement les soumissions à tout moment.
  • Les éléments individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire et peuvent être affichés pour n'afficher que la version la plus récente à tout moment. Cela réduit le risque que les équipes de terrain fassent référence à une version précédente.
  • Les éléments étant répertoriés individuellement, le personnel de chantier peut trouver ce dont il a besoin plus rapidement et passer moins de temps à rechercher dans des documents volumineux contenant plusieurs éléments.

Inconvénients

  • Requiert plus de temps et d'efforts lors de la création du registre des soumissions.
  • Les équipes de conception peuvent se sentir dépassées par le nombre d'éléments nécessitant une révision et une approbation.
  • La distribution des soumissions peut être fastidieuse, car la distribution à partir de Procore n'est disponible qu'au niveau élément.

Quelle option est recommandée ?

La réponse simple est que les deux options sont recommandées à des fins différentes. Le meilleur choix dépend vraiment des besoins du projet et de l'équipe, mais vous pouvez utiliser les deux dans le même projet. Pour les éléments tels que les accessoires pour cloisons sèches qui sont rarement rejetés ou référencés, il est logique de les regrouper pour plus de simplicité. Cependant, avec les éléments couramment révisés tels que les luminaires, la séparation de ces données en packages pour les luminaires individuels est probablement la meilleure option.

Procore la flexibilité nécessaire pour prendre en charge de nombreux cas d'utilisation et projets différents, afin que vous puissiez toujours organiser vos soumissions de la manière qui convient le mieux à l'équipe de projet. Si vous ne savez toujours pas quelle option choisir, nous vous recommandons de passer un peu plus de temps au début en créant des détails de soumission plus spécifiques.

Création et révision

Remarque
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Introduction

Dans cet article, vous trouverez la séquence d'événements recommandée pour maximiser l'utilisation des packages de soumissions.

Étape 1 : créer des lots de soumissions et des éléments

Option 1 : Importation de la soumission

L'option d'importation de soumissions via CSV est le moyen le plus rapide de créer des éléments de soumission et des packages en même temps. Les quatre premières colonnes de l'importation sont spécifiques aux informations sur le package. Les champs ne sont pas obligatoires pour traiter l'importation, mais vous gagnerez du temps en les remplissant lors de l'importation.

best-practices-submittal-package-submittal-import.png

"Titre du package" (colonne A) et "numéro de colis" (colonne B) peut utiliser le format qui convient le mieux à votre organisation. Pour obtenir des recommandations sur les titres de packages, reportez-vous à l'article précédent Meilleures pratiques : Packages de soumissions - Détaillage des soumissions. Gardez à l'esprit que le numéro d'un lot est un champ défini par l'utilisateur lorsque vous importez, créez ou modifiez le lot. Procore n'autorise actuellement pas la sélection de plusieurs sections du cahier des charges sur un emballage. Par conséquent, le "Numéro de section du cahier des charges du package" et « Description de la section du cahier des charges du package » (les colonnes C et D) ne peuvent faire référence qu'à une seule section du cahier des charges. 

Option 2 : créer manuellement des packages

Si vous avez utilisé le Générateur de soumissions ou venez de créer des éléments de soumission manuellement, vous pouvez toujours les ajouter dans des packages comme étape de suivi. Il n'existe aucun moyen d'ajouter par lot des soumissions à un dossier de livrables, c'est pourquoi nous recommandons l'option 1 ci-dessus dans la mesure du possible. Si vous choisissez de créer manuellement des packages, vous pouvez filtrer par section du cahier des charges spécifique pour affiner les sélections disponibles.

best-practices-submittal-package-add-submittals-filter.png

Étape 2 : (Facultatif) Gérer la numérotation des éléments de soumission dans un lot

Nous vous recommandons d'utiliser 0 comme espace réservé temporaire pour les numéros de vos soumissions lorsque vous les créez, car il peut être difficile de savoir dans quel ordre vous les recevrez et les enverrez. Lorsque vous recevez les éléments de la soumission, mais avant de les envoyer pour révision, cliquez sur le bouton « Modifier ». bouton sur l'emballage. Dans ce mode d'édition, vous pouvez modifier en ligne les numéros de soumission. Une fois les numéros de soumission définis, passez à l'étape suivante pour modifier le lot par lot et envoyer les éléments pour révision. 

Étape 3 : Modifier par lot des éléments de soumission dans un lot

Lorsqu'un registre de soumissions est créé tôt (avant le rachat, par exemple), les détails connus dans les éléments de soumission sont généralement limités. Via l'outil « Modification par lot » bouton dans un dossier de livrables, vous pouvez ajouter rapidement les données manquantes à plusieurs éléments de soumission dans un lot à mesure que les informations sont connues. Vous pouvez également appliquer un flux de travail à partir du même écran. Sans utiliser de packages, il s'agirait de deux étapes distinctes pour chaque groupe de soumissions si vous faisiez la même chose via l'option de modification par lot de la vue de liste.

best-practices-submittal-package-bulk-edit-submittals.png

Étape 4 : lancer des flux de travail et résumer les notifications par e-mail

Une fois que les flux de travail ont été ajoutés aux éléments du dossier de livrables, vous êtes maintenant prêt à envoyer le message « Action requise ». e-mails à la première personne du flux de travail. Contrairement à la création de soumissions individuellement où plusieurs e-mails de notification sont envoyés une fois que vous cliquez sur « Créer et envoyer un e-mail », les packages adoptent une approche différente qui entraîne l'envoi d'un seul e-mail à chaque utilisateur.

Une fois qu'un flux de travail a été ajouté à au moins une soumission dans un lot, une nouvelle bannière d'alerte apparaît sur la page d'affichage du lot. Cette bannière permet à un utilisateur Admin d'initier une seule action « Action requise ». e-mail à la première personne du flux de travail. La réduction du nombre d'e-mails de soumission est un avantage majeur pour l'utilisation de la fonctionnalité de package.

best-practices-submittal-package-send-now-banner.png

Remarque
Les flux de travail n'ont pas besoin d'être exactement les mêmes pour toutes les soumissions d'un lot. Les soumissionnaires, les approbateurs et les dates d'échéance peuvent tous être différents et chaque utilisateur recevra son propre e-mail de résumé en fonction de son implication dans le flux de travail.

Nous vous recommandons d'envoyer des e-mails pour tous les éléments de soumission d'un lot en même temps. Vous pouvez ajouter de nouveaux éléments à un lot à tout moment, mais en cliquant sur « Envoyer maintenant » dans la bannière d'alerte du colis renverra également tout e-mail précédemment envoyé, ce qui pourrait semer la confusion chez vos soumissionnaires/approbateurs.

Étape 5 : Rôle de l'expéditeur – Révision du package et réponse

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Envoyer maintenant" , le bouton « Action requise » L'e-mail affiche au destinataire toutes les soumissions qui nécessitent désormais une réponse (4 éléments dans cet exemple). Ils peuvent cliquer sur le bouton « Réviser dans Procore » lien pour accéder directement à la page de Procore où ils peuvent soumettre la réponse et les documents demandés.

best-practices-submittal-package-action-required-email.png

Dans l'exemple de page de révision ci-dessous, vous pouvez voir que l'entrepreneur de porte est répertorié comme étant la « balle devant le tribunal » pour les quatre éléments. Cette vue est l'endroit où les utilisateurs peuvent voir et répondre à tous leurs éléments à partir d'une seule page et constitue un autre avantage majeur de l'utilisation de packages. Cliquer sur « Réviser » pour chaque élément affiche sa date d'échéance et comprend les champs permettant aux utilisateurs de saisir leur réponse, leurs commentaires et leurs pièces jointes.

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Étant donné que les flux de travail existent pour les éléments de soumission individuels, les dates d'échéance n'ont pas besoin d'être les mêmes pour chaque soumission d'un lot. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons inclus un élément de soumission pour une Garantie de clôture qui n'est pas due avant plusieurs mois. Si le sous-traitant n'est pas prêt à soumettre cet élément maintenant, il peut soumettre les trois autres éléments sans être retardé par cet élément de clôture. L'entrepreneur en portes restera répertorié comme la « balle en jeu » pour la garantie jusqu'à ce qu'elle soit soumise. Des notifications par e-mail en retard seront également envoyées à l'entrepreneur de porte s'il ne les soumet pas dans les délais. C'est un excellent moyen de rester sur la bonne voie pour les livrables de clôture. Si les équipes de conception de votre projet préfèrent recevoir le message « Terminé ». packages, vous pouvez facilement déplacer tout élément de clôture vers un package distinct. 

Étape 6 : Rôle de l'approbateur – Révision du package et réponse

Le processus de l'approbateur est similaire au processus du soumissionnaire décrit ci-dessus. L'approbateur reçoit une seule action « Action requise ». par e-mail avec les trois éléments de ce lot qu'ils doivent réviser. Suite à la « Révision dans Procore » dans l'e-mail, l'écran de révision est presque identique au rôle de Soumissionnaire. Les seules différences sont les sélections disponibles sous l'onglet « Réponse ». et la liste déroulante « Réponse précédente » rubrique.

best-practices-submittal-package-review-page-approver.png

Encore une fois, étant donné que les flux de travail existent sur les éléments de soumission individuels, ils peuvent chacun être transférés à un autre utilisateur ou approuvés séparément. Quelle que soit la façon dont les éléments de la soumission se déroulent, chaque utilisateur reste répertorié comme « responsable » jusqu'à ce qu'il post sa réponse.

Distribution et révision

Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation des packages de soumissions. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.

Introduction

Dans ce dernier article sur le dossier de livrables, nous aborderons la fermeture d'une soumission, sa restitution au créateur, la création de révisions et d'autres informations utiles.

Répartition des packages

Une fois les flux de travail de soumission terminés, le gestionnaire des soumissions renvoie généralement les éléments individuels à l'entrepreneur responsable/soumissionnaire. Étant donné que chaque élément de soumission a son propre flux de travail et ses propres approbations, tous les éléments de soumission sont distribués via des e-mails distincts, comme décrit dans Distribuer une soumission.

Révision de package

Comme pour la distribution, il n'y a pas de révisions au niveau package puisque les éléments de soumission sont approuvés individuellement via des flux de travail distincts. En renvoyant à Meilleures pratiques : Lots de soumissions – Introduction, ceci évite d'avoir à choisir entre les deux options identifiées dans le lot « Industrie ». Seuls les éléments qui doivent être soumis à nouveau sont traités, ce qui accélère le temps global d'approbation. Les révisions des éléments d'un lot peuvent être gérées de plusieurs manières, mais voici les deux plus courantes :

Option 1 : renvoyer les éléments dans le même lot

Lorsqu'une révision est créée sur un élément de soumission, toutes les données précédentes sont automatiquement reportées, y compris le lot. Ceci suppose que vous souhaitez que toutes les révisions de soumissions soient contenues dans le même lot. Cette option est la méthode la plus couramment recommandée car elle garde tout regroupé pour un référencement plus rapide, en particulier lorsqu'elle est combinée avec la "Révision actuelle" filtrer. 

Filtre « Révision actuelle »

Une fois appliqué dans la vue Packages, ce filtre reste en place pour votre compte utilisateur sur un projet jusqu'à ce que vous le supprimiez. Ce filtre est particulièrement utile pour les équipes de chantier, car il n'affiche que la version la plus récente de toute soumission, quel que soit le statut de la soumission (similaire à « ensemble actuel » dans les plans). Vous trouverez ci-dessous des captures d'écran du filtre :

Filtre désactivé :

best-practices-submittal-package-current-revision-filter-off.png

Filtrer activé :

best-practices-submittal-package-current-revision-filter-on.png

Remarque
Ce filtre est l'une des principales raisons pour lesquelles nous recommandons de créer la révision immédiatement après la distribution de l'élément rejeté d'origine. Ce faisant, vous créez immédiatement un nouveau poste qui indique clairement que le poste est toujours en attente de soumission. Il est donc beaucoup moins probable qu'un membre du champ clique dessus et crée à partir d'un élément non approuvé.

Option 2 : renvoyer les éléments rejetés dans un nouveau lot

À l'aide de cette option, vous ajoutez une soumission révisée dans un lot nouvellement créé. Cela peut être utile lorsque l'équipe de conception de votre projet nécessite des contrôles et une numérotation des emballages très stricts. Cependant, l'inconvénient est que vous aurez plusieurs packages à rechercher lorsque vous essayez de trouver un élément spécifique.

Afin d'éviter que des éléments ne soient oubliés, nous vous recommandons de créer des révisions immédiatement après la distribution de l'élément rejeté d'origine, en particulier si vous utilisez le rôle « Soumissionnaire » (voir Créer une révision de soumission). Les dates d'échéance assignées au cours de ce processus et les notifications de retard aideront à garantir que rien n'est manqué.

Conclusion

Nous espérons que ces articles ont clarifié l'objectif et les avantages de la fonctionnalité de dossier de livrables de Procore. Bien que nous réalisions que cette fonctionnalité n'est peut-être pas la meilleure solution pour chaque projet ou équipe, veuillez tenir compte de ces dernières réflexions lorsque vous réfléchissez à la façon d'organiser les soumissions pour votre prochain projet.

  1. Les packages de soumissions peuvent être utilisés simplement comme un outil d'organisation sans envoyer de notifications de flux de travail à partir des packages. Considérez-le comme un autre moyen d'afficher et de regrouper les éléments de la soumission.
  2. Si vous ne savez toujours pas comment utiliser les packages de soumissions, nous vous encourageons à les essayer en utilisant des détails généraux. Cette option peut sembler plus proche de la façon dont vous iv traité les éléments auparavant. Si vous décidez que ce n'est pas pour vous, vous n'aurez pas une tonne d'éléments de soumission à gérer.
  3. Bien que l'utilisation de packages de soumissions puisse ne pas être le bon choix pour votre projet actuellement, la fonctionnalité continuera d'évoluer au fil du temps et peut mieux fonctionner pour vous plus tard ou sur un autre projet. Pour rester informé des nouvelles versions, nous vous encourageons à vous inscrire à notre webinairesur les nouvelles versions.

Gestion des flux de travail

Remarque
Cette page décrit les bonnes pratiques recommandées pour la modification des flux de travail de soumission. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.

Présentation

La section Flux de travail active les composants de notification et de suivi des communications de l'outil Livrables. Les flux de travail offrent l'avantage d'une progression automatisée des flux de travail et de notifications d'action/en retard. Cet article traite des meilleures pratiques pour la modification des flux de travail de soumission. Êtes-vous prêt ?

Actions en masse > Appliquer le flux de travail

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs Admin de sélectionner plusieurs éléments de soumission par lot et d'appliquer un nouveau flux de travail ou un modèle de flux de travail précréé. Pour appliquer un flux de travail par lot, tous les éléments de la soumission doivent avoir le statut Ébauche ET n'avoir aucun flux de travail précédemment appliqué. Les deux options d'ajout par lot de flux de travail aux soumissions sont décrites ci-dessous.

Pourquoi utiliser des actions groupées ?

L'application par lot de flux de travail permet de gagner du temps en ajoutant le même flux de travail à plusieurs soumissions simultanément. Cette fonctionnalité peut être utilisée avec les modèles de flux de travail pour gagner encore plus de temps.

Option 1 : actions en masse à partir des lots de soumissions

Nous vous recommandons d'utiliser des lots de livrables (voir Bonnes pratiques : Lots de livrables - Introduction) car vous pouvez également appliquer des flux de travail par lot via la modification par lot de lots de livrables. Le principal avantage de cette option est que vous pouvez également lancer des e-mails de flux de travail par lot dans le cadre du processus, au lieu d'exiger des actions distinctes pour envoyer chaque élément de soumission séparément. Voir Modifier par lot des livrables dans un lot.

Option 2 : actions en masse à partir de la vue liste

Ce sera probablement l'option la plus longue, mais vous pouvez également appliquer des flux de travail par lot à partir de la vue de liste si vous choisissez de ne pas utiliser les lots de soumissions. Voir Utiliser les actions en masse > Appliquer le flux de travail dans l'outil Livrables. Cependant, contrairement aux flux de travail de demande par lot via le dossier de livrables, cette option vous obligera à envoyer des e-mails pour chaque élément individuellement.

Considérations

Aucune notification n'est envoyée lorsque le flux de travail est appliqué, car les éléments ont toujours le statut Ébauche . Pour terminer ce processus, vous devez modifier chaque élément de soumission, mettre à jour le statut et cliquer sur Mettre à jour et envoyer des e-mails. Si vous cliquez sur Mettre à jour à la place, aucun e-mail (à part les notifications de retard lorsque des dates d'échéance sont dépassées) n'est envoyé.

Remplacer un utilisateur par lot

Les personnes entrent et sortent régulièrement des projets, il doit donc y avoir un moyen de remplacer facilement un utilisateur de flux de travail par un autre utilisateur. Si vous devez remplacer un approbateur, un soumissionnaire ou un réviseur sur un grand nombre de soumissions, un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Soumissions du projet peut le faire dans les paramètres de configuration de l'outil Soumissions. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables.

Rejeter le flux de travail & Récupérer la responsabilité d'une étape précédente

Dans de nombreux scénarios, un administrateur peut avoir besoin de rétablir la responsabilité d'une soumission à une étape précédente du flux de travail. Voici quelques exemples de scénarios :

  • Un utilisateur de flux de travail oublie de charger une pièce jointe ou charge la pièce jointe incorrecte dans sa réponse.
  • Un utilisateur du flux de travail a fourni une réponse incorrecte.
  • La soumission a été acheminée vers des approbateurs incorrects.

À tout moment, un gestionnaire des livrables peut revenir sur la responsabilité d'une étape précédente. Pour une expérience plus automatisée basée sur des réponses spécifiques, nous vous recommandons d'activer le paramètre « Rejeter le flux de travail ». Voir Configurer les paramètres : activer les flux de travail de rejet.

Considérations

Il n'est pas recommandé d'utiliser cette fonctionnalité pour gérer les révisions des soumissions. Lorsque vous revenez à une étape précédente du flux de travail et que de nouvelles données sont saisies, les données précédemment enregistrées - dates (dates d'envoi, de retour et d'échéance), commentaires, réponses et pièces jointes - sont écrasées. Les modifications sont toujours documentées dans l'historique des changements de l'élément, mais ne sont pas immédiatement évidentes. De plus, les rapports dans Procore n'affichent que les données les plus récentes. Vous ne pouvez donc pas avoir une idée précise des durées réelles de responsabilité si vous reculez le flux de travail au lieu de créer des révisions de soumissions.

Voir Changer la balle sur le terrain dans un livrable pour plus d'informations et d'instructions.

Révision de soumissions

La fonctionnalité « Créer une révision » crée une copie des détails de l'élément d'origine (sous un numéro de révision), à l'exclusion de toutes les données précédemment saisies dans le flux de travail. Les étapes du flux de travail seront copiées, mais la commande reprendra à partir de la première étape, vous pouvez donc demander une nouvelle soumission à partir du rôle de Soumissionnaire. Cette fonctionnalité garantit que toutes les données historiques sont conservées dans l'élément de soumission d'origine tout en permettant d'ajouter de nouvelles données à la révision. 

Meilleure pratique

Le processus recommandé consiste à créer immédiatement une révision si nécessaire après avoir fermé et distribué l'élément de soumission d'origine. Ceci communique les informations rejetées au soumissionnaire sur la soumission d'origine et fournit un nouvel élément sous lequel il peut soumettre. Voir Créer une révision de soumission.