Meilleures pratiques : Lots de soumissions - Distribution et révision
Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation des packages de soumissions. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.Introduction
Dans ce dernier article sur le dossier de livrables, nous aborderons la fermeture d'une soumission, sa restitution au créateur, la création de révisions et d'autres informations utiles.
Répartition des packages
Une fois les flux de travail de soumission terminés, le gestionnaire des soumissions renvoie généralement les éléments individuels à l'entrepreneur responsable/soumissionnaire. Étant donné que chaque élément de soumission a son propre flux de travail et ses propres approbations, tous les éléments de soumission sont distribués via des e-mails distincts, comme décrit dans Distribuer une soumission.
Révision de package
Comme pour la distribution, il n'y a pas de révisions au niveau package puisque les éléments de soumission sont approuvés individuellement via des flux de travail distincts. En renvoyant à Meilleures pratiques : Lots de soumissions – Introduction, ceci évite d'avoir à choisir entre les deux options identifiées dans le lot « Industrie ». Seuls les éléments qui doivent être soumis à nouveau sont traités, ce qui accélère le temps global d'approbation. Les révisions des éléments d'un lot peuvent être gérées de plusieurs manières, mais voici les deux plus courantes :
Option 1 : renvoyer les éléments dans le même lot
Lorsqu'une révision est créée sur un élément de soumission, toutes les données précédentes sont automatiquement reportées, y compris le lot. Ceci suppose que vous souhaitez que toutes les révisions de soumissions soient contenues dans le même lot. Cette option est la méthode la plus couramment recommandée car elle garde tout regroupé pour un référencement plus rapide, en particulier lorsqu'elle est combinée avec la "Révision actuelle" filtrer.
Filtre « Révision actuelle »
Une fois appliqué dans la vue Packages, ce filtre reste en place pour votre compte utilisateur sur un projet jusqu'à ce que vous le supprimiez. Ce filtre est particulièrement utile pour les équipes de chantier, car il n'affiche que la version la plus récente de toute soumission, quel que soit le statut de la soumission (similaire à « ensemble actuel » dans les plans). Vous trouverez ci-dessous des captures d'écran du filtre :
Filtre désactivé :
Filtrer activé :
Remarque
Ce filtre est l'une des principales raisons pour lesquelles nous recommandons de créer la révision immédiatement après la distribution de l'élément rejeté d'origine. Ce faisant, vous créez immédiatement un nouveau poste qui indique clairement que le poste est toujours en attente de soumission. Il est donc beaucoup moins probable qu'un membre du champ clique dessus et crée à partir d'un élément non approuvé.Option 2 : renvoyer les éléments rejetés dans un nouveau lot
À l'aide de cette option, vous ajoutez une soumission révisée dans un lot nouvellement créé. Cela peut être utile lorsque l'équipe de conception de votre projet nécessite des contrôles et une numérotation des emballages très stricts. Cependant, l'inconvénient est que vous aurez plusieurs packages à rechercher lorsque vous essayez de trouver un élément spécifique.
Afin d'éviter que des éléments ne soient oubliés, nous vous recommandons de créer des révisions immédiatement après la distribution de l'élément rejeté d'origine, en particulier si vous utilisez le rôle « Soumissionnaire » (voir Créer une révision de soumission). Les dates d'échéance assignées au cours de ce processus et les notifications de retard aideront à garantir que rien n'est manqué.
Conclusion
Nous espérons que ces articles ont clarifié l'objectif et les avantages de la fonctionnalité de dossier de livrables de Procore. Bien que nous réalisions que cette fonctionnalité n'est peut-être pas la meilleure solution pour chaque projet ou équipe, veuillez tenir compte de ces dernières réflexions lorsque vous réfléchissez à la façon d'organiser les soumissions pour votre prochain projet.
- Les packages de soumissions peuvent être utilisés simplement comme un outil d'organisation sans envoyer de notifications de flux de travail à partir des packages. Considérez-le comme un autre moyen d'afficher et de regrouper les éléments de la soumission.
- Si vous ne savez toujours pas comment utiliser les packages de soumissions, nous vous encourageons à les essayer en utilisant des détails généraux. Cette option peut sembler plus proche de la façon dont vous iv traité les éléments auparavant. Si vous décidez que ce n'est pas pour vous, vous n'aurez pas une tonne d'éléments de soumission à gérer.
- Bien que l'utilisation de packages de soumissions puisse ne pas être le bon choix pour votre projet actuellement, la fonctionnalité continuera d'évoluer au fil du temps et peut mieux fonctionner pour vous plus tard ou sur un autre projet. Pour rester informé des nouvelles versions, nous vous encourageons à vous inscrire à notre webinairesur les nouvelles versions.