Bonnes pratiques : paramètres de soumission au niveau entreprise
Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour la configuration de l'outil Soumissions du projet. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.Introduction
Avant que votre équipe ne commence à créer des soumissions, vous devez vous assurer que toutes les configurations au niveau entreprise sont en place. Cela aidera à éviter les problèmes et à retravailler plus tard. Êtes-vous prêt ?
Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?
Vous devez définir ces configurations maintenant pour standardiser les données saisies par vos équipes de projet dès le départ. Cela vous évitera d'avoir à modifier les soumissions existantes pour modifier ou ajouter des informations manquantes ultérieurement. Bien que vous puissiez modifier les soumissions par lot, vous ne pouvez modifier par lot que des champs spécifiques dans un seul projet.
Types de soumissions personnalisées
Avec l'outil Livrables de Procore, vous pouvez acheminer tout type de document qui peut nécessiter un flux de travail d'approbation sur votre projet. Les types de soumissions vous permettent d'organiser ces documents en créant des catégories de soumissions distinctes. Voir Créer des types de soumissions personnalisés. Votre équipe de projet peut filtrer et générer des rapports sur les livrables en fonction de leur type afin de trouver facilement les données dont elle a besoin.
Meilleures pratiques
Nous vous encourageons à créer des types supplémentaires que vos équipes de projet pourront utiliser. Voici quelques types populaires que nous recommandons :
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Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?
Les types de soumissions personnalisés vous permettent d'organiser vos soumissions plus efficacement. Vous devez créer des types de soumissions personnalisés au début de votre projet afin que votre équipe de projet puisse les utiliser dès qu'elle commence à créer des soumissions. La meilleure pratique consiste à créer des soumissions distinctes pour chaque type selon les besoins au lieu de combiner les soumissions sous un même type qui ne s'applique pas à tous les éléments. Cela permet de garantir que vous répondez aux exigences de soumission de votre projet et permet à vos équipes de projet de trouver plus facilement et rapidement des informations de soumission spécifiques.
Les types de soumissions personnalisés vous permettent de définir les catégories et les conventions de dénomination en fonction des préférences de votre entreprise. Étant donné que différentes équipes de conception peuvent utiliser une terminologie différente, nous vous recommandons de les définir tôt afin de ne pas vous retrouver avec plusieurs versions des « informations sur le produit », par exemple.
Considérations supplémentaires : générateur de soumissions
Si vous prévoyez d'utiliser le Générateur de soumissions pour créer votre registre des soumissions à partir du cahier des charges, le type de soumission n'est automatiquement renseigné que s'il existe une correspondance exacte pour le type dans votre compte Procore . Les pluriels sont considérés comme une correspondance exacte. Par exemple, « Plan d'atelier » correspond à « Plans d'atelier ». Si aucune correspondance exacte n'est trouvée, le générateur de soumissions sélectionne « Autre ». comme type de soumission. Si vous ajoutez des types de soumissions personnalisés après avoir utilisé le Générateur de soumissions, vous devez mettre à jour manuellement toutes les soumissions existantes avec les nouveaux types si nécessaire.
Voir Meilleures pratiques : Générateur de soumissions pour plus de considérations et de recommandations.
Statuts de soumission personnalisés
Procore propose 3 statuts par défaut pour les soumissions : Ouvert, Fermé et Ébauche. Cependant, vous souhaiterez peut-être ajouter d'autres statuts pour indiquer exactement où se trouve une soumission dans son processus de soumission et d'approbation.
Un message "Ouvert" la soumission peut être :
- Une soumission qui a été demandée, mais pas encore reçue
- Une soumission qui a été reçue et est en cours de révision (en interne ou en externe)
A « Fermé » la soumission peut être :
- Une soumission qui a été approuvée, avec ou sans exceptions
- Une soumission qui a été rejetée ou marquée comme "Réviser & Renvoyer"
Meilleures pratiques
Nous vous recommandons d'ajouter des statuts de soumission personnalisés pour les adapter aux processus de votre entreprise. Voir Créer des statuts de registre des soumissions personnalisés. Voici quelques recommandations courantes :
- En attente de soumission (considéré comme « Ouvert »)
- En attente de révision (considéré comme « Ouvert »)
- Approuvé/Aucune exception (considéré comme « fermé »)
- Approuvé avec commentaires/exceptions prises (considéré comme « fermé »)
- Réviser et renvoyer (considéré comme « fermé »)
- Rejeté (considéré comme « fermé »)
- Annulé (considéré comme « fermé »)
- Pour enregistrement uniquement (considéré comme « fermé »)
Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?
Vous devez ajouter des statuts de soumission personnalisés au début d'un projet afin que les options soient disponibles immédiatement pour les équipes de projet. Avec des statuts clairs, les équipes peuvent voir si une soumission risque d'être retardée et confirmer s'il s'agit de la version la plus récente et la plus approuvée. Sans statuts personnalisés tels que « Approuvé/Aucune exception » ou « Rejeté », il peut être difficile pour les utilisateurs de trouver la version finale d'une soumission si toutes ses révisions ont été « fermées ». comme leur statut.
Ensembles de champs configurables
Utilisez les ensembles de champs configurables pour vous assurer que votre équipe de projet ne voit et ne remplit que les champs applicables aux processus de votre entreprise. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.
Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?
Vous devez définir l'ensemble de champs Soumissions de votre projet au début de votre projet pour simplifier votre processus de soumission et vous assurer que vos équipes saisissent les informations correctes dans Procore en fonction des besoins de votre entreprise dès le départ. Cela augmente l'adoption de Procore et limite le besoin de modifier manuellement les soumissions ultérieurement. Bien que vous puissiez modifier plusieurs soumissions à la fois, vous ne pouvez modifier que par lot certains champs dans un seul projet.
Champs personnalisés
Les champs personnalisés permettent à vos équipes de capturer des données uniques à votre entreprise et/ou projet. Voir Créer de nouveaux champs personnalisés.
Pourquoi devrais-je le faire maintenant ?
Tout comme les ensembles de champs, la définition de champs personnalisés au début d'un projet permet de garantir que les équipes de projet capturent les données important pour vos processus métier. Bien que des champs personnalisés puissent être ajoutés à tout moment au cours d'un projet, Procore ne prend pas en charge l'ajout de données aux champs personnalisés par lot pour les soumissions existantes.
Exemples courants
Champs personnalisés
- Soumission LEED ? (à l'aide du type de champ personnalisé « Case à cocher »)
- Priorité (à l'aide du type de champ personnalisé « Sélection multiple »)