Bonnes pratiques : Lots de soumissions – Détail des soumissions
Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation des packages de soumissions. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.Introduction
Une fois que vous avez déterminé comment vous organiserez vos lots de soumissions, l'étape suivante consiste à décider comment détailler les éléments de la soumission dans chaque lot (généralement appelé registre des soumissions). Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de configurer votre registre des soumissions, mais il y a certainement des avantages et des inconvénients pour chaque option.
Un registre des soumissions commence traditionnellement par le cahier des charges, alors commençons par là. Voici une sous-section type du cahier des charges pour les soumissions de luminaires :
Nous vous recommandons de commencer à créer votre registre des soumissions en créant un poste individuel pour chacun des éléments identifiés comme des exigences dans le cahier des charges. Dans notre exemple de section du cahier des charges ci-dessus, ces éléments sont les suivants : données du produit, plans d'atelier, données de Qualification , certificats de produit, rapports de contrôle Qualité sur le chantier, O&M et Garantie.
Options de détail
Option 1 : ventilations générales
Étant donné que le projet peut comporter 50 appareils d'éclairage distincts, chacune de ces lignes de soumission dans cet exemple peut potentiellement contenir 50 documents distincts pour chaque appareil à réviser et à approuver. Vous pouvez choisir de vous arrêter ici lors de l'organisation de votre registre, mais cette option présente à la fois des avantages et des inconvénients.
| #165000-1.0 : Ensemble de luminaires | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Section du cahier des charges | N° de soumission | N° de révision | Titre | Type | Statut |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-1 | 0 | Données sur le produit du luminaire | Données du produit | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-2 | 0 | Plans d'atelier de luminaires | Dessin d'atelier | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-3 | 0 | Données de Qualification du luminaire | Qualifications/Certificats | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-4 | 0 | Certificats de produit de luminaire | Qualifications/Certificats | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-5 | 0 | Rapports de contrôle de la Qualité des luminaires | Autres | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-6 | 0 | Données d'exploitation et d'entretien du luminaire | Opération et Manuels de maintenance (O et M) | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-7 | 0 | Données de Garantie des luminaires | Garantie du produit | Ouvert |
Avantages
- Il est plus facile de charger tous les documents relatifs aux données produit dans une seule soumission au lieu de créer des soumissions distinctes pour chaque appareil.
- Il est plus rapide de réviser tous les documents pour les données produit dans une seule soumission, au lieu de réviser des soumissions distinctes pour chaque appareil.
Inconvénients
- Étant donné que les éléments sont regroupés et répertoriés de manière générale, il est plus probable qu'un élément de soumission critique soit ignoré. Si aucun réviseur n'y prête pas attention, il peut ne pas remarquer qu'il n'a reçu que les données de soumission pour 40 des 50 luminaires du projet.
- Lorsque des révisions sont nécessaires, cela peut conduire à plusieurs « Données sur le produit du luminaire » partiellement approuvées. soumissions et confusion quant à la révision la plus récente.
- Le personnel de chantier passe plus de temps à rechercher dans des documents volumineux pouvant avoir plusieurs révisions.
Option 2 : Détails spécifiques
Au lieu de vous arrêter avec des détails généraux, vous pouvez continuer à développer le registre et être très précis avec vos détails. En utilisant le même exemple de section du cahier des charges ci-dessus, vous pouvez créer autant de lignes de soumission individuelles que votre projet a besoin pour les données produit, les plans d'atelier, etc. de chaque appareil.
| #165000-1.0 : Ensemble de luminaires | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Section du cahier des charges | N° de soumission | N° de révision | Titre | Type | Statut |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-1 | 0 | Données produit du luminaire Peerless BRM9-1-28T5-SPR-20/80 | Données du produit | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-2 | 0 | Fiche technique du luminaire Pinnacle E4A-35-28-G9G | Données du produit | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-3 | 0 | Données du produit du luminaire Gotham EVO-SQ-30-10-4AR | Données du produit | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-4 | 0 | Fiche technique du luminaire Pinnacle F36-A-35-G-120 | Données du produit | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-5 | 0 | Données produit du luminaire Pinnacle EV3WG-35-28-SFS | Données du produit | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-6 | 0 | Fiche technique du luminaire Pinnacle F48-CL-35-S-120 | Données du produit | Ouvert |
| 16 50 00 Éclairage | 16 50 00-7 | 0 | Données du produit du luminaire Gotham EVO-CYL-30-10-6AR | Données du produit | Ouvert |
Selon le nombre d'éléments dans un lot et votre projet, vous souhaiterez peut-être séparer encore plus vos lots de soumissions. Par exemple, au lieu de créer un seul "Appareils d'éclairage" package, vous pouvez créer des packages en fonction des lieux, des phases, des types de soumissions de votre projet ou même des packages distincts pour chaque luminaire avec tous les éléments de soumission correspondants (données du produit, garantie, O&M, etc.).
Avantages
- Étant donné que les éléments sont répertoriés individuellement, la probabilité qu'une soumission ou un composant critique soit ignoré est considérablement réduite.
- Les éléments individuels permettent d'accélérer plus facilement les soumissions à tout moment.
- Les éléments individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire et peuvent être affichés pour n'afficher que la version la plus récente à tout moment. Cela réduit le risque que les équipes de terrain fassent référence à une version précédente.
- Les éléments étant répertoriés individuellement, le personnel de chantier peut trouver ce dont il a besoin plus rapidement et passer moins de temps à rechercher dans des documents volumineux contenant plusieurs éléments.
Inconvénients
- Requiert plus de temps et d'efforts lors de la création du registre des soumissions.
- Les équipes de conception peuvent se sentir dépassées par le nombre d'éléments nécessitant une révision et une approbation.
- La distribution des soumissions peut être fastidieuse, car la distribution à partir de Procore n'est disponible qu'au niveau élément.
Quelle option est recommandée ?
La réponse simple est que les deux options sont recommandées à des fins différentes. Le meilleur choix dépend vraiment des besoins du projet et de l'équipe, mais vous pouvez utiliser les deux dans le même projet. Pour les éléments tels que les accessoires pour cloisons sèches qui sont rarement rejetés ou référencés, il est logique de les regrouper pour plus de simplicité. Cependant, avec les éléments couramment révisés tels que les luminaires, la séparation de ces données en packages pour les luminaires individuels est probablement la meilleure option.
Procore la flexibilité nécessaire pour prendre en charge de nombreux cas d'utilisation et projets différents, afin que vous puissiez toujours organiser vos soumissions de la manière qui convient le mieux à l'équipe de projet. Si vous ne savez toujours pas quelle option choisir, nous vous recommandons de passer un peu plus de temps au début en créant des détails de soumission plus spécifiques.
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Bonnes pratiques : Lots de soumissions - Création et révision