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Procore

Modifier une transmission

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Objectif

Modifier une transmission dans l'outil Transmissions du projet.

Contexte

L'outil Transmissions vous permet de créer un enregistrement des informations de projet qui ont été envoyées à d'autres personnes par télécopie ou qui leur ont été expédiées. Lorsque vous créez une transmission et en envoyez une copie par e-mail à d'autres personnes, toutes les informations (notamment le nom de l'expéditeur, le nom du destinataire et les dates pertinentes) sont capturées et stockées avec le projet Procore. Par exemple, si le système de messagerie d'un utilisateur est en panne, il doit utiliser le fax ou le téléphone pour envoyer une réponse officielle. Dans une telle situation, vous pouvez créer une transmission afin d'assurer le suivi de la correspondance, de sorte qu'un enregistrement historique soit disponible à des fins d'audit dans Procore.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour modifier une transmission, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Transmission du projet.
      OU
    • Pour modifier une transmission que vous avez créée, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Transmissions du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous avez créé une transmission, les onglets « Éléments liés », « E-mails » et « Historique des changements » deviennent visibles et disponibles.

Conditions préalables

Procédure

Modifier les informations générales 

  1. Accédez à l'outil Transmissions du projet.
  2. Recherchez la transmission souhaitée dans la liste, puis choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Modifier. La transmission s'ouvre en mode édition.
      edit-transmittal.png
      OU
    • Cliquez sur Afficher. La transmission s'ouvre en mode d'affichage. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Dans la zone « Informations générales », vous pouvez modifier les champs suivants :

    • Numéro : Procore assigne automatiquement des numéros aux nouvelles transmissions par ordre séquentiel. Vous pouvez modifier ce numéro à votre guise.

    • Sujet : Un sujet descriptif pour la transmission.

    • CC : sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans l'annuaire du projet. Cette action attribue la transmission aux personnes indiquées. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par e-mail (ou "Enregistrer et envoyer par e-mail" si vous êtes un utilisateur "Admin" modifiant une transmission existante), le système enverra automatiquement une notification au sujet de la transmission aux destinataires. 

    • CC : sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans l'annuaire du projet. Cette action copie de la transmission aux personnes indiquées. Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Créer et envoyer par e-mail (ou "Enregistrer et envoyer par e-mail" si vous êtes un utilisateur "Admin" modifiant une transmission existante), le système enverra automatiquement une notification au sujet de la transmission aux destinataires.

    • Envoyé via : sélectionnez Joindre pour joindre un élément de Procore à la transmission ou Sous pli séparé. Si vous sélectionnez Sous pli séparé, vous pouvez également sélectionner l'une des options suivantes : E-mail, US Mail, Livraison en mains propres, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Télécopie, et Autre. 

    • Privé : Cochez cette case pour masquer la transmission à tous, à l'exception des utilisateurs de niveau "Admin", des utilisateurs désignés dans les champs "À" et "Cc" et des membres du groupe de distribution par défaut (voir Configurer les paramètres avancés : Transmissions).

    • Soumis pour : Cochez les cases correspondant à la raison pour laquelle la transmission est soumise. Vous avez les choix suivants : Approbation, Pour utilisation, Comme demandé, Révision et Commentaire, or Traitement complémentaire.

    • Action comme notée : Cochez les cases correspondant à l'action souhaitée. Vous avez les choix suivants : En attente d'une signature, Approuvé comme soumis, Approuvé avec note conditionnelle, Soumettre, Soumis à nouveau, Renvoyé, Renvoyé pour corrections, Soumettre à nouveau, Échéance, Reçu, Reçu comme noté, et Date d'envoi. (Remarque : il est recommandé de travailler avec les gestionnaires de votre projet pour définir l'utilisation appropriée de chacune de ces actions par défaut dans votre environnement). 

  4. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la transmission sans l'envoyer par e-mail aux destinataires spécifiés dans les champs « À » et « CC ».
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer et envoyer par e-mail pour enregistrer la transmission et l'envoyer par e-mail aux destinataires spécifiés dans les champs « À » et « CC ».
      Une bannière apparaît pour indiquer que la transmission a été mise à jour.