Objectif
Créer une transmission à l'aide de l'outil Transmissions du projet.
Contexte
L'outil Transmissions vous permet de créer un enregistrement des informations de projet qui ont été envoyées à d'autres personnes par télécopie ou qui leur ont été expédiées. Lorsque vous créez une transmission et en envoyez une copie par e-mail à d'autres personnes, toutes les informations (notamment le nom de l'expéditeur, le nom du destinataire et les dates pertinentes) sont capturées et stockées avec le projet Procore. Par exemple, si le système de messagerie d'un utilisateur est en panne, il doit utiliser le fax ou le téléphone pour envoyer une réponse officielle. Dans une telle situation, vous pouvez créer une transmission afin d'assurer le suivi de la correspondance, de sorte qu'un enregistrement historique soit disponible à des fins d'audit dans Procore.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour créer une transmission, autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Transmissions du projet.
- Pour être ajouté aux champs "À" ou "Cc" d'une transmission, l'utilisateur doit être ajouté à l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
Procédure
Créer une transmission
- Accédez à l'outil Transmissions du projet.
- Cliquez sur Créer.
- Suivez ensuite ces étapes :
Ajouter des informations générales à la transmission
- Faites défiler jusqu'à la section Informations générales.
- Saisissez les données comme suit :
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Number: Procore automatically assigns numbers to new transmittals in sequential order. You may change this number as desired.
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Subject: A descriptive subject for the transmittal.
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To: Select people or distribution groups from the project's Directory. This action assigns the transmittal to the named individuals. If you choose to click the Create and Email button (or 'Save and Email' if you are an 'Admin' user editing an existing transmittal), the system will automatically email a notification about the transmittal to the recipients.
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CC: Select people or distribution groups from the project's Directory. This action carbon copies the transmittal to the named individuals. If you choose to click the Create and Email button (or 'Save and Email' if you are an 'Admin' user editing an existing transmittal), the system will automatically email a notification about the transmittal to the recipients.
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Sent Via: Select Attached to attach an item from Procore to the transmittal or Under Separate Cover. If you select Under Separate Cover, you can also select one of these options: Email, US Mail, Hand Delivery, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Fax, and Other.
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Private: Mark this checkbox to hide the transmittal from everyone except 'Admin' level users, designated users in the 'To' and 'Cc' fields, and members of the default distribution group (see Configure Advanced Settings: Transmittals).
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Submitted For: Mark the checkboxes that correspond to the reason the transmittal is being submitted. You have these choices: Approval, Your Use, As Requested, Review and Comment, or Further Processing.
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Action as Noted: Mark the checkboxes that correspond to the desired action. You have these choices: Out for Signature, Approved as Submitted, Approved as Noted, Submit, Resubmitted, Returned, Returned for Corrections, Resubmit, Due By, Received, Received as Noted, and Sent Date. (Note: It is recommended that you work with your project's management to define the proper use for each of these default actions in your environment).
- Pour continuer, passez à Ajouter des éléments à la transmission.
Ajouter des éléments à la transmission
- Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Éléments.
- Sélectionnez un élément dans la liste déroulante Format.
Remarques :
- Vous pouvez ajouter plusieurs éléments à une transmission.
- Lors de l’ajout d’éléments à une transmission, vous pouvez joindre plusieurs fichiers à la fois pour les formats suivants : documents, plans, imprimés, échantillons et dessins d’atelier. Voir Comment joindre plusieurs fichiers à la fois à une transmission ?
Selon les outils Procore activés dans votre environnement, vous pouvez disposer des options suivantes :
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Attic Stock: Select this option to create a transmittal for any attic stock Then enter a description, select a date from the calendar, and enter the number of copies.
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CDs: Select this option to create a transmittal for a compact disc. Then enter a description, select a date from the calendar, and enter the number of copies.
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Commitment Contract: Select this option to create a transmittal for subcontract (see Create a Subcontract). Next, select a subcontract from the Description list, the date of the subcontract is captured automatically, and then enter a number of copies.
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Communication: Select this option to create a transmittal for an email message in the project's Emails tool.
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Document: When you select this option, the system prompts you to select a document from the project's Documents tool.
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Other: To create a different type of submittal, select this option. Then enter a description, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Plans: Select this option to create a transmittal for any construction plans. Then enter a description, attach any files to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Potential Change Order: When you select this option, the system prompts you to select a potential change order from the project's Prime Contracts tool.
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Prime Contract: When you select this option, the system prompts you to select a contract line item from the project's Prime Contracts tool.
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Prints: Select this option to create a transmittal for prints. Next, enter a description of the print(s), attach a file of the print, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Punch List Item: When you select this option, the system prompts you to select a punch list item from the project's Punch List tool.
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Purchase Order Contract: Select this option to create a transmittal for a purchase order (see Create a Purchase Order). Then select a purchase order from the Description list, the system sets the date automatically, and enter a number of copies.
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RFI: When you select this option, the system prompts you to select an RFI from the project's RFIs tool.
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Samples: Select this option to create a transmittal for a sample. Then type a description of the sample, attach a file to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Shop Drawings: Select this option to create a transmittal for shop drawing. Then type a description of the shop drawing, attach a file to the item, select a date from the calendar, and enter a number of copies.
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Submittal Log: Select this option to create a transmittal for a submittal. Then select a submittal from the Description list and specify the number of copies.
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Submittal Package: When you select this option, the system prompts you to select a submittal package from the project's Submittals tool.
- Cliquez sur Ajouter.
Remarque : si vous avez joint plusieurs fichiers à la transmission, chaque fichier est ajouté en tant que poste distinct.
- Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires.
L’illustration ci-dessous vous montre un exemple d’une zone Éléments terminée.
Remarque: le système ne vous permet PAS de modifier les éléments existants. Si vous avez besoin de corriger un élément, cliquez sur le « x » ROUGE pour le supprimer. Ajoutez ensuite l’élément à nouveau.
- Pour continuer, passez à Ajouter des commentaires à la transmission.
Ajoutez des commentaires à la transmission
- Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Commentaires.
- Saisissez toute information supplémentaire sur la transmission dans la zone Commentaires.
- Pour continuer, passez à Créer la transmission ou créer et envoyer la transmission.
Créer la transmission ou créer et envoyer la transmission
- Faites défiler la page Nouvelle transmission jusqu'en bas.
- Choisissez parmi ces options :
- Pour créer la transmission sans envoyer d'e-mail aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « CC », cliquez sur Créer.
OU
- Pour créer la transmission et envoyer une notification par e-mail aux personnes répertoriées dans les champs « À » et « CC », cliquez sur Créer et envoyer par e-mail.
Remarques : une fois la transmission créée, le système rend visibles les onglets Éléments liés, E-mails et Historique des changements. L'onglet E-mails permet aux utilisateurs de transférer une transmission à d'autres membres de l'équipe de projet. Voir Transférer une transmission par e-mail.
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